Guida ai modelli di CRM (per Excel e Fogli Google)

I modelli di CRM sono strutture preconfigurate per gestire le relazioni con i clienti e i processi di vendita. Per una piccola impresa, un template di questo tipo è un modo accessibile ed economico per iniziare il customer relationship management senza investire in software costosi. Si tratta in genere di fogli di calcolo (come Excel o Fogli Google) oppure di un layout di base all'interno di una piattaforma CRM, che fornisce un framework per tracciare lead, contatti e interazioni con i clienti.

Di cosa parleremo:

• Perché le piccole imprese dovrebbero usare i modelli di CRM
• Componenti chiave dei modelli di CRM per piccole imprese
• Come creare un tuo modello CRM semplice
• Quando passare a uno strumento più avanzato rispetto ai modelli di CRM
• Un'alternativa scalabile: Starter Suite

Usare un modello CRM presenta diversi vantaggi importanti per una piccola impresa:

• Conveniente: molti modelli di CRM sono gratuiti e ciò li rende una scelta eccellente per chi ha un budget limitato.
• Facile da usare: un modello basato su foglio di calcolo è intuitivo, soprattutto se tu o il tuo team avete già dimestichezza con programmi come Excel o Fogli Google.
• Informazioni centralizzate: offre un'unica posizione organizzata in cui raccogliere tutti i dati dei clienti, dalle informazioni di contatto allo storico delle comunicazioni. In questo modo non è più necessario cercare tra note sparse, e-mail e documenti cartacei.
• Organizzazione migliorata: ti aiuta a standardizzare il tuo processo di vendita, assicurandoti che ogni lead e ogni cliente venga gestito in modo coerente e che nessuna opportunità vada persa.
• Scalabilità: anche se un modello semplice è un ottimo punto di partenza, un CRM per piccole imprese dedicato offre piani gratuiti o modelli in grado di crescere insieme alla tua attività, man mano che le tue esigenze diventano più complesse.

Per essere efficace, un buon modello CRM dovrebbe includere le seguenti sezioni fondamentali:

• Gestione dei contatti: un elenco centralizzato di tutti i tuoi contatti, con nome, azienda, qualifica e recapiti (telefono, e-mail, ecc.). Dovrebbe includere anche un campo per indicare il ruolo, ad esempio “lead”, “cliente” o “partner”.
• Registro delle interazioni: una sezione per annotare ogni interazione con un contatto. Dovrebbe includere la data, un riepilogo della conversazione, i passi successivi e la persona responsabile dell'interazione. Questo garantisce una cronologia completa e mantiene tutto il team allineato.
• Pipeline di vendita: una rappresentazione visiva della posizione di ciascun potenziale cliente nel tuo processo di vendita. Ti aiuta a monitorare le opportunità dal primo contatto alla chiusura della trattativa. Le fasi più comuni sono “Lead”, “Qualificato”, “Proposta inviata”, “Negoziazione” e “Acquisito/Perso”.
• Attività e promemoria: uno strumento per assegnare e monitorare le attività legate a ciascun contatto, come “chiamata di follow-up” o “invio proposta”. Questa funzione è fondamentale per restare aggiornato sulla lista delle cose da fare e garantire follow-up puntuali.

Note: uno spazio dedicato a qualsiasi informazione aggiuntiva su un contatto, come esigenze specifiche, preferenze o dettagli personali che possono aiutarti a costruire una relazione più solida.

Se utilizzi un programma per fogli di calcolo, creare un modello CRM di base è semplice. Ecco una guida passo dopo passo:

1. Crea un nuovo foglio di calcolo: apri un nuovo foglio in Excel o Fogli Google. Crea una scheda principale per il tuo Elenco contatti.
2. Definisci le colonne: nella prima riga, aggiungi le intestazioni di colonna per le informazioni essenziali che vuoi monitorare. Un buon punto di partenza potrebbe essere:
   1. ID contatto (un unico identificatore per ogni persona)
   2. Nome
   3. Cognome
   4. Azienda
   5. Qualifica
   6. E-mail
   7. Numero di telefono
   8. Fonte del lead (es. sito web, referral, evento)
   9. Stato (es. Lead, Cliente, Inattivo)
   10. Prossima azione
   11. Data prossima azione
   12. Assegnato a
3. Aggiungi altri fogli: crea un foglio separato per la tua pipeline di vendita. In questo foglio puoi elencare le tue opportunità e usare le colonne per monitorarne il valore, la probabilità di chiusura e la fase attuale. Puoi anche creare un semplice foglio Dashboard con formule di base per avere una panoramica rapida dei tuoi progressi di vendita, come il numero totale di lead attivi o il valore della pipeline.
4. Usa la convalida dei dati: per garantire coerenza, usa la funzione di convalida dei dati del tuo foglio di calcolo per creare elenchi a discesa per le colonne come "Stato" e "Fonte del lead". In questo modo si evitano errori di ortografia o refusi e l’inserimento dei dati risulta più rapido.

Inizia a inserire i dati: comincia a popolare il template con i tuoi contatti e lead esistenti. Assicurati di tenerlo aggiornato dopo ogni nuova interazione.

I modelli di CRM sono un ottimo punto di partenza, ma può arrivare il momento in cui un semplice foglio di calcolo non è più sufficiente per la tua azienda. Ecco alcuni segnali che indicano che è ora di cambiare:

• Difficoltà nella gestione di un volume crescente di dati: il foglio di calcolo diventa lento, difficile da navigare e soggetto a errori.
• Necessità di automazione: stai dedicando troppo tempo a operazioni manuali ripetitive, come l’invio di e-mail di follow-up o l’aggiornamento delle informazioni sui clienti.
• Mancanza di una visione a 360 gradi del cliente: hai bisogno di integrare i dati di vendita, marketing e assistenza clienti in un’unica panoramica completa.
• Report e analisi limitati: un foglio di calcolo offre solo insight di base e, per prendere decisioni basate sui dati, hai bisogno di dashboard più avanzate.

Necessità di accesso mobile: il tuo team ha bisogno di accedere alle informazioni sui clienti e aggiornare i record ovunque si trovi.

Per le piccole imprese pronte ad andare oltre i modelli di CRM, una piattaforma CRM dedicata è il passo successivo più naturale. Starter Suite è pensata appositamente per questo tipo di realtà e offre una soluzione all-in-one che integra funzionalità di vendita, assistenza e marketing.

Ecco come Starter Suite amplia le funzionalità di un template di base:

• Piattaforma all-in-one: Starter Suite riunisce in un'unica piattaforma gli strumenti per le vendite, il marketing e l'assistenza. Non hai più bisogno di fogli di calcolo separati per ogni reparto: tutti i dati dei clienti sono centralizzati.
• Processi automatizzati: invece di impostare i promemoria manualmente, la piattaforma può automatizzare attività come l'invio di template di e-mail o l'aggiornamento dello stato di un lead nella pipeline di vendita, liberando tempo prezioso per il tuo team.
• Report e dashboard avanzati: Starter Suite mette a disposizione report predefiniti e dashboard personalizzabili che offrono una rappresentazione visiva dello stato del tuo business. Puoi monitorare il valore della tua pipeline di vendita, tenere traccia delle performance delle campagne e analizzare i casi di assistenza clienti in tempo reale.

I modelli di CRM sono un ottimo modo per iniziare, ma una soluzione come Starter Suite offre le funzionalità e la scalabilità necessarie per supportare la crescita della tua azienda e gettare le basi per un successo duraturo.