Cos'è una fattura?

Complimenti! Dopo mesi dedicati a costruire un rapporto con un cliente, hai chiuso la trattativa e completato l'ordine. Manca solo un ultimo passaggio: ricevere il pagamento.

Cos'è una fattura? È una parte fondamentale, e spesso laboriosa, del processo di vendita. Ma con qualche consiglio pratico e gli strumenti giusti puoi renderla più semplice e ricevere i pagamenti più velocemente. Se sei alle prime armi con la fatturazione, ti spieghiamo cosa sono le fatture, come integrarle nel tuo flusso di lavoro e come il software giusto può farti risparmiare tempo ed energie.

Una fattura è un documento contabile che registra e dettaglia una transazione. Le aziende emettono fatture per comunicare all'acquirente che il pagamento è dovuto. Di solito la fattura viene inviata dopo che l'ordine è già stato evaso. Serve come prova della vendita e come richiesta di pagamento. Trattandosi di un documento ufficiale, viene spesso utilizzata per la rendicontazione finanziaria e a fini fiscali.

La fattura viene inviata all'acquirente dopo il completamento dell'ordine. Le fatture indicano i termini di pagamento per favorire il rispetto delle scadenze.

La fattura viene emessa dal venditore. Questo documento può essere inviato in formato digitale o in modo tradizionale (per posta).

Una ricevuta è un documento che indica quanto deve il cliente per beni o servizi. Una fattura fornisce dettagli aggiuntivi sulle condizioni di pagamento e su eventuali altri aspetti, come servizi di assistenza e garanzie, che una ricevuta non include. Le ricevute sono di solito associate agli acquisti dei consumatori, mentre le fatture vengono utilizzate più spesso nelle vendite business-to-business (B2B).

Per esempio, se ordini una bistecca al ristorante, ti verrà presentato il conto (scontrino o ricevuta) da pagare immediatamente. Ma se assumi un'agenzia di design grafico per creare il logo della tua azienda, riceverai una fattura da pagare in un secondo momento.

In realtà è il contrario. Quando ricevi una fattura da un'azienda, significa che l'azienda sta richiedendo il pagamento per un prodotto o un servizio. Di solito la fattura viene inviata dopo aver ricevuto il prodotto, ma prima di effettuare il pagamento.

Lo scopo principale di una fattura è richiedere il pagamento. È un modo per rendere chiari i dettagli della transazione: cosa è stato fornito, come pagare e quando è prevista la scadenza. Le fatture possono anche fungere da registro dei ricavi e delle imposte.

Le organizzazioni che utilizzano le fatture beneficiano spesso dei seguenti vantaggi:

• Aiuta a monitorare i pagamenti: ogni fattura contiene un numero univoco che consente di tracciare ciascun pagamento. Questo semplifica la riconciliazione contabile, garantisce che tutti i pagamenti siano stati riscossi e permette di seguire eventuali pagamenti in ritardo o mancati.
• Riduce i problemi di pagamento: inviare una richiesta di pagamento formale con la data di scadenza aumenta le probabilità di ricevere il pagamento puntualmente. Poiché il documento indica chiaramente le condizioni, come l'importo e i metodi di pagamento accettati, le fatture aiutano anche a prevenire errori che potrebbero rallentare il processo.
• Migliora il monitoraggio dei ricavi: le organizzazioni devono sapere con precisione quanti ricavi sono ancora in sospeso per effettuare previsioni accurate. Le fatture semplificano il monitoraggio dei pagamenti in attesa, completati o scaduti. Utilizzando un software di analytics delle vendite, le organizzazioni possono gestire in modo più preciso budget, flussi di cassa e spese.
• Semplifica la tenuta dei registri: poiché le fatture sono documenti legali, le aziende le utilizzano per mantenere una registrazione accurata delle transazioni. Questo aiuta a semplificare il calcolo e la documentazione dell'imposta sulle vendite o dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). Inoltre, le fatture creano una traccia documentale sia per gli audit interni che per quelli esterni.
• Migliora i rapporti con i clienti: la fattura riepiloga tutte le condizioni di vendita e di pagamento. Avendo tutte le informazioni in un unico posto, la comunicazione con il cliente è meno soggetta a fraintendimenti. Inoltre, l'acquirente non dovrà perdere tempo a fare domande sul pagamento, con una maggiore soddisfazione complessiva.

Cos'è una fattura e cosa deve contenere? Più la tua fattura è dettagliata e precisa, prima riuscirai a ricevere il pagamento. Ad esempio, se gli articoli in fattura non sono corretti o manca la data di scadenza del pagamento, i tempi di pagamento possono allungarsi notevolmente.

Ecco gli elementi essenziali da includere in una fattura per garantire che il processo si svolga senza intoppi:

È la data in cui la fattura è stata creata. È importante indicare sia la data di emissione che i termini di pagamento, in modo che i clienti sappiano quando scade il pagamento.

Includi il nome e l'indirizzo della tua azienda, il nome di una persona di riferimento, l'indirizzo e-mail e i numeri di telefono sia tuoi che del tuo cliente.

Ogni fattura deve avere un numero univoco per tracciare il pagamento. In genere, i numeri di fattura sono numerici, ad esempio 001.

Includendo i dettagli sui prodotti e sulla quantità acquistata, crei un registro dell'ordine utile sia a te che al cliente. Assicurati di indicare anche i codici prodotto o le unità di stoccaggio (SKU), se le utilizzi per la gestione dell'inventario.

Se sono disponibili pagamenti rateali, riporta queste informazioni in fattura. I termini di pagamento più comuni sono entro 30, 60 o 90 giorni, a indicare i giorni dalla ricezione della fattura entro cui effettuare il pagamento. Ad esempio, una fattura con pagamento entro 30 giorni emessa il 1° aprile è in scadenza il 1° maggio. Indica inoltre eventuali spese per ritardi e i metodi di pagamento accettati.

Indica l'importo totale dovuto, così chi acquista sa esattamente quanto deve pagare. Se sono previste imposte, assicurati di includere l'importo al netto delle imposte, le imposte dovute e l'importo totale, per semplificare la gestione fiscale.

Indica la data di scadenza della fattura per garantire il pagamento nei tempi previsti e stabilire da quando si applicano eventuali penali per ritardo.

Oltre alla fattura standard descritta in precedenza, le aziende possono creare altri tipi di fattura per soddisfare esigenze specifiche. Ecco i tre più comuni:

Spesso i clienti vogliono conoscere il costo di un prodotto o servizio prima di impegnarsi all'acquisto. La fattura proforma dettaglia il costo stimato e definisce chiaramente l'ambito del progetto. Poiché non è un documento definitivo, acquirente o venditore possono modificare i termini e l'ambito.

Ad esempio, un rivenditore che acquista server per il proprio data center on-site vuole assicurarsi che tutti i termini, come installazione e supporto, siano approvati dalla direzione. Una fattura proforma dettaglia tutte le specifiche in forma scritta, così il cliente può ottenere il via libera dai suoi responsabili prima di procedere con l'acquisto.

Per i progetti a lungo termine, come servizi continuativi o progetti che richiedono materiali anticipati, i venditori utilizzano spesso fatture intermedie. Queste servono a riscuotere un pagamento parziale dell'importo totale dovuto. Sebbene una parte del pagamento possa essere richiesta in anticipo, l'importo complessivo viene generalmente saldato solo a lavoro ultimato.

Ad esempio, una catena di fast food incarica un'impresa edile di ristrutturare la propria sala. L'impresa edile invia una fattura intermedia all'avvio del lavoro per riscuotere il pagamento dei materiali necessari per cominciare.

Le aziende che vendono servizi ricorrenti, come abbonamenti o iscrizioni in palestra a rinnovo mensile, utilizzano in genere fatture ricorrenti per riscuotere i pagamenti. Ad esempio, alla fine di ogni mese o ciclo di fatturazione, il cliente riceve una fattura per continuare a usufruire del proprio servizio di streaming.

Creare una fattura è semplice nell'ambito della tua gestione del ciclo di vita dei ricavi. Segui questi cinque passaggi per definire un processo standardizzato:

1. Usa un software di fatturazione per creare un modello di fattura che includa tutte le sezioni chiave elencate sopra.
2. Assicurati che il documento sia chiaro e facile da leggere. Quando possibile, cerca di mantenerlo in una sola pagina.
3. Fai revisionare il modello agli stakeholder interni, tra cui i team di vendita, finanza e legale.
4. Personalizza il modello per ogni cliente o vendita, con i dati di contatto e le condizioni specifiche.
5. Quando invii la fattura, metti in copia tutti gli stakeholder coinvolti, in particolare il rappresentante commerciale e il reparto finanziario. Così tieni il team aggiornato e tieni traccia della data di emissione. La maggior parte delle aziende le invia via e-mail, ma in alcuni casi l'acquirente potrebbe richiedere una copia cartacea.

Creare una fattura può essere semplice, ma le aziende incappano spesso in errori comuni che complicano il processo di vendita. Ecco alcune best practice per la gestione delle fatture: