Che cosa sono le Revenue Operations (RevOps)? La guida completa

Nella mia esperienza come revenue leader, la problematica più frequente che ho riscontrato è stata l'assenza di comunicazione tra i reparti. Tuttavia, questa non è l'unica difficoltà: anche gli obiettivi non condivisi, la gestione incoerente dei dati e i processi inefficienti durante il ciclo di vita dei ricavi ostacolano la crescita e talvolta precludono nuove opportunità.

Ho visto organizzazioni che, dopo aver adottato una funzione di revenue operations (RevOps), sono passate da operazioni in silos a unità di ricavo coese. Il vero potere delle RevOps deriva dall'interconnessione di tutti i team aziendali e dalla consapevolezza che le loro attività hanno un effetto più ampio.

Scopriamo come utilizzare le revenue operations nella tua organizzazione:

• Che cosa sono le RevOps?
• Come funzionano le RevOps?
• Qual è la differenza tra revenue operations e sales operations?
• Perché le RevOps sono importanti per la tua azienda?
• Quali sono le caratteristiche che rendono le RevOps efficaci?
• Quali sono le metriche più importanti per le revenue operations?
• Come posso implementare le RevOps nella mia azienda?
• Quali funzioni importanti deve includere un software di revenue operations e gestione dei ricavi?

Le revenue operations sono un framework strategico che riunisce tutte le attività relative ai ricavi di un'azienda. Ciò significa sintonizzare i reparti di marketing, vendite, successo dei clienti e finanza affinché lavorino in sinergia per favorire la crescita aziendale. Le RevOps assicurano che durante il ciclo di generazione di ricavi tutti i team stiano andando nella stessa direzione, utilizzando processi e tecnologie coerenti.

In molte aziende, reparti come marketing, vendite e successo dei clienti operano separatamente, con conseguenti frammentazione dell'esperienza cliente e perdita di opportunità. Le revenue operations risolvono questo problema garantendo che tutte le componenti dell'organizzazione lavorino in modo coordinato e fluido, creando percorsi cliente unificati e coerenti dall'inizio alla fine.

Per chi ricopre un ruolo come il mio, significa anche assicurarsi che il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), le piattaforme di marketing e altri strumenti comunichino in modo efficace, scambiandosi i dati senza intervento manuale e avviando automaticamente le attività nei vari reparti. Questa capacità permette di agire in modo maggiormente strategico e lungimirante.

Ad esempio, quando un lead viene generato da una campagna di marketing, non viene semplicemente affidato al team di vendita. Con le RevOps, il reparto vendite ottiene informazioni sulle precedenti interazioni, problematiche e preferenze del lead. Questa transizione fluida è possibile perché le revenue operations collegano tutti i sistemi e rendono i dati della clientela accessibili e fruibili da tutti i reparti.

Ciò consente un facile passaggio di informazioni e un engagement più efficace.

Oltre a gestire i flussi di lavoro, le revenue operations permettono un'analisi costante dei dati provenienti da ogni interazione con il cliente. In tal modo è possibile adattare le strategie in tempo reale, individuare le aree di miglioramento e mantenere il proprio approccio efficace. In un mercato competitivo, questi feedback e perfezionamenti continui rendono le aziende agili e incentrate sul cliente.

Integrando i sistemi e promuovendo la collaborazione tra i reparti, le RevOps trasformano le iniziative isolate in una spinta coordinata che migliora l'efficienza e favorisce una crescita duratura. All'interno dell'azienda, tutti comprendono l'effetto più ampio delle proprie azioni e contribuiscono a una strategia di ricavi più coesa ed efficace.

Le operazioni di vendita puntano a rendere i team di vendita più efficienti e produttivi. Semplificano i processi di vendita, analizzano i dati e implementano strategie per migliorare le performance di vendita, aumentare direttamente i ricavi e rendere più prevedibili i risultati finanziari.

Tuttavia, le sales operations entrano in gioco solo a metà del ciclo dei ricavi.

Le revenue operations sono l'intero percorso delle entrate, a partire dallo sviluppo del prodotto fino ai pagamenti e all'incasso. Sintonizzano fin dall'inizio tutte le attività relative ai ricavi tra i team di marketing, vendite, successo dei clienti, finanza e altri reparti. Ciò significa coordinare ogni aspetto, dal modo in cui i prodotti vengono sviluppati e prezzati a come vengono commercializzati e venduti, fino all'assistenza post-vendita.

Questo approccio coeso e uniforme riduce l'inefficienza, previene i silos di dati e consente un migliore processo decisionale. Di conseguenza, le aziende possono rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato, ottimizzare l'esperienza dei clienti e, fondamentalmente, massimizzare le opportunità di guadagno durante l'intero ciclo di vita aziendale.

Le revenue operations sono il collante che tiene insieme i vari reparti, in modo che non solo lavorino nella stessa azienda, ma si muovano in sincronia verso gli stessi obiettivi. Sono il motore che alimenta una strategia di vendita e marketing più completa.

Svolgono un ruolo essenziale nell'utilizzo dei dati provenienti dall'intera azienda per prendere decisioni informate che favoriscano la crescita dei ricavi. Unificando le informazioni ottenute dai vari reparti, le revenue operations garantiscono che ogni strategia sia basata sui dati e corrispondente agli obiettivi a lungo termine dell'azienda. Facilitano il raggiungimento degli attuali obiettivi di vendita fornendo insight in tempo reale sulle prestazioni di vendita, sul comportamento dei clienti e sui trend del mercato, permettendo così ai sales team di migliorare le proprie iniziative. Inoltre, aiutano le aziende ad analizzare continuamente dati e feedback, identificare le tendenze, rilevare le inefficienze e apportare modifiche proattive alla strategia, in modo da favorire una crescita e un successo duraturi.

Un team RevOps di successo è efficiente, collaborativo e in grado di trasformare il rapporto tra vendite e finanza. Se applicata nel modo giusto, questa tecnologia semplifica e accelera la conclusione delle trattative, portando i team di vendita ad amare anche l'ambito finanziario. Velocizzare le approvazioni e semplificare la documentazione rende più rapide le negoziazioni di vendita, offrendo al Chief Revenue Officer (CRO) visibilità in tempo reale sui dati transazionali essenziali che prima erano compartimentati all'interno dei sistemi finanziari.

I team finanziari apprezzano che i team di vendita sappiano agire rapidamente pur rispettando gli standard di conformità. Grazie ai solidi processi di revenue operations, le transazioni vengono controllate automaticamente sulla base delle regole aziendali per garantire la conformità e proteggere i margini di profitto su tutti i canali. Affidandosi a queste certezze, i team di vendita possono operare in modo indipendente e creare un ambiente più efficiente e produttivo.

Come puoi capire se il tuo nuovo team di revenue operations sta lavorando bene? Quando i prodotti vengono venduti con pagamento unico, la metrica più importante è il margine (quanto profitto genera ogni vendita). I modelli basati su abbonamento, invece, vanno valutati con metriche diverse. È importante comprendere le metriche dei ricavi da pagamento unico o ricorrente in modo da ottenere un quadro completo delle performance del tuo team (e della tua azienda).

Ecco alcune delle principali metriche da considerare (indipendentemente dal modello):

• Costo per acquisizione: il costo per acquisire un nuovo cliente
• Entrate ricorrenti annuali: le entrate generate annualmente da un contratto con un cliente
• Valore totale del contratto: il valore totale dei ricavi di un contratto nel corso della sua durata
• Tasso di abbandono: la percentuale di clienti che interrompono l'abbonamento
• Tasso di rinnovo: la percentuale di clienti che rinnovano l'abbonamento
• Customer lifetime value: il ricavo totale che si prevede un cliente generi durante il suo rapporto con un'azienda
• Ricavo medio per utente: il ricavo medio generato per ciascun cliente attivo
• Giorni di vendita in sospeso: il numero medio di giorni necessari per incassare il pagamento dopo una vendita
• Ricavi in sospeso: l'ammontare dei ricavi contrattati ma non ancora ufficializzati
• CSAT: il grado di soddisfazione dei clienti rispetto ai prodotti o servizi di un'azienda

Portare l'attenzione alle entrate ricorrenti richiede un cambiamento di mentalità: se prima pensavi che le relazioni con i clienti si "conquistassero" in un'unica volta, ora devi riconoscere che vanno continuamente coltivate e riaffermate. Metriche come il tasso di adozione di clienti (il rapporto tra nuovi utenti e base di utenti totale) e il punteggio di soddisfazione della clientela (CSAT) forniscono informazioni dettagliate sulla fedeltà e sul coinvolgimento dei clienti. Le RevOps tengono traccia di queste metriche assicurandoti che le strategie e i processi in atto funzionino per mantenere i tuoi clienti soddisfatti e farli tornare per scoprire nuovi prodotti. Questo è fondamentale per una crescita dei ricavi a lungo termine.

L'implementazione delle revenue operations nella tua azienda non è così difficile come può sembrare. Si tratta di un processo metodico e basato sui dati. Ecco una guida pratica per iniziare:

Passaggio 1: accorpa i dati delle entrate

Inizia raccogliendo tutti i dati relativi alle entrate in un'unica posizione centrale. Ciò include tutto, dai dati iniziali del prodotto al riconoscimento finale dei ricavi nei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). È importante acquisire i seguenti elementi dati:

• Dati di prodotto: informazioni sui prodotti o servizi offerti
• Dati dell'account: dettagli sugli account e sui profili dei clienti
• Preventivi: registri dei preventivi forniti ai potenziali clienti
• Ordini: informazioni sugli ordini dei clienti effettuati
• Contratti: documenti che specificano gli accordi con i clienti
• Fatture: estratti conto inviati ai clienti
• Pagamenti: registri dei pagamenti ricevuti dalla clientela

Passaggio 2: integra i tuoi sistemi

Successivamente, semplifica il processo product-to-cash rafforzando i sistemi principali, come il catalogo prodotti, le previsioni di vendita e lo strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), in un'unica piattaforma integrata con il tuo sistema ERP. In questo modo, tutti i reparti adottano una visione incentrata sul cliente della fatturazione, delle riscossioni e della gestione dei dati.

Prendiamo come esempio Anna, un'addetta all'incasso dei pagamenti del reparto finanziario. In precedenza, Anna poteva visualizzare solo i debiti della clientela. Grazie alle RevOps, ora ha accesso ai dati di marketing, vendite e successo dei clienti. Questo contesto le permette di identificare account mirati, scoprire opportunità di vendita e valutare l'adozione dei prodotti; è inoltre in grado di prendere decisioni più strategiche che rafforzano la collaborazione tra reparti e migliorano le relazioni con la clientela.

Passaggio 3: automatizza le attività ripetitive

Cerca soluzioni che automatizzino le attività di routine. Secondo PwC , fino al 40% del tempo che passiamo al lavoro può essere ridotto grazie all'automazione e al cambiamento del comportamento. L'automazione delle attività di routine ad alto volume, ad esempio le transazioni per le opzioni self-service, e dei processi più complessi come la gestione delle vendite dirette, consente di risparmiare tempo per le iniziative strategiche.

Ad esempio, la qualificazione di un lead, la stesura dei preventivi, l'elaborazione degli ordini e la fatturazione sono attività che possono essere automatizzate. Ciò permette ai team di concentrarsi sull'analisi dei comportamenti dei clienti e sulla creazione di modelli per prevedere le opportunità di upselling o cross-selling, oltre a soddisfare le esigenze dei clienti grazie a soluzioni proattive offerte con perfetto tempismo.

Riducendo le attività manuali, l'automazione concede più tempo per concentrarsi sul quadro complessivo e studiare i dati sui ricavi, ottenendo insight che aiutano la crescita dell'azienda.

Passaggio 4: impara dai ricavi per aumentarli

Infine, utilizza i dati aggregati e automatizzati per prendere decisioni strategiche informate. Grazie agli insight ottenuti dai tuoi sistemi integrati puoi comprendere i comportamenti dei clienti, prevedere le loro esigenze e personalizzare le interazioni. Questo ti permette di individuare nuovi lead e aumentare le opportunità di cross-selling e upselling; inoltre ti aiuta a offrire il prodotto giusto al cliente giusto e nel momento giusto.

Il segreto per implementare RevOps efficaci consiste nella scelta del giusto software di revenue management e revenue operations. Lo strumento ideale dovrebbe integrarsi tra i reparti e fornire i dati e i tool necessari per migliorare le performance. Ecco alcune caratteristiche da considerare:

1. Analisi integrata ed elaborazione dei dati real-time: un ottimo strumento di revenue operations associa i dati provenienti da più fonti, come i sistemi CRM ed ERP, e li elabora in tempo reale. Questo ti aiuta a comprendere il comportamento della clientela e le prestazioni di vendita, in modo da poter prendere decisioni rapide e modificare le strategie secondo necessità.
2. Automazione avanzata per i processi dei ricavi: le funzionalità di automazione possono semplificare importanti attività delle RevOps, come l'impostazione dei prezzi, l'elaborazione degli ordini e la previsione delle entrate. Ciò riduce gli errori dovuti all'inserimento manuale, velocizza i processi e preserva l'accuratezza dei dati. Applicando automaticamente le regole e i controlli aziendali, ti aiuta inoltre a mantenere la conformità, rispettare le normative ed evitare errori costosi. Grazie alle attività automatizzate, il tuo team può concentrarsi su iniziative più strategiche, aumentando così l'efficienza complessiva.
3. Insight fruibili sui ricavi: scegli uno strumento dotato di dashboard e funzionalità di reporting, e utilizzale per capire come sta andando la tua attività. Osserva il win rate, il volume delle trattative e il tempo necessario per chiuderle. Queste informazioni ti aiuteranno a prevedere le tue entrate e ti daranno nuove idee per guadagnare di più.
4. Gestione del ciclo di vita del cliente: quando scegli le funzionalità, prediligi quelle che offrono insight e permettono il controllo in ogni fase del percorso del cliente, dall'acquisizione alla fidelizzazione. Questi strumenti possono monitorare le interazioni, misurare l'engagement e prevedere gli acquisti futuri.
5. Scalabilità e flessibilità: se i tuoi software non sono scalabili, potresti riscontrare inefficienza operativa, report imprecisi ed esperienze cliente scadenti. Ne possono derivare opportunità mancate, crescita rallentata, aumento dei costi per soluzioni one-off, frustrazione dei dipendenti e svantaggio competitivo. Assicurando la scalabilità, le tue revenue operations possono crescere con la tua azienda e permetterle di adattarsi alle nuove condizioni di mercato.
6. Sicurezza e conformità: dato che le RevOps gestiscono spesso dati sensibili relativi alle vendite, al marketing e alla clientela, sono essenziali solide funzioni di sicurezza e conformità. Il software deve soddisfare gli standard del settore e i requisiti normativi per tutelare i dati e la privacy.