Fördelar med flexibel arbetstid

Medarbetarnas förväntningar på hur de vill arbeta har förändrats de senaste två åren. Med ökat distans- och hybridarbete har flexibel arbetstid blivit vanligare, vilket ger människor ömojlighet att utforma sina dagar efter hur de föredrar att arbeta – när och var de vill.

”Forskning visar att ökad flexibilitet och autonomi för både teammedlemmar och chefer ofta leder till högre produktivitet och välbefinnande, samtidigt som risken för utbrändhet minskar.

En Gartner-undersökning från 2021 visade att nästan hälften av de 10 000 svarande i USA, Europa och APAC uppgav att ökad flexibel arbetstid ledde till högre produktivitet. Innan pandemin var distansarbete och flexibel arbetstid ovanligare. Numera är det normen, särskilt eftersom arbete och privatliv har blivit mer sammanlänkade.

”Flexibilitet handlar inte bara om var och när du arbetar, utan det handlar om val”, säger Sheela Subramanian, vice president, Future Forum på Slack och medförfattare till ”How The Future Works ”. ”Pandemin har erbjudit en möjlighet för människor att förverkliga ett nytt sätt att arbeta och ett nytt sätt att leva. Det är viktigt för oss att erkänna hur det ser ut, att det är unikt för varje individ och att bygga ett sätt att stärka den typen av beteende.”

Människor har historiskt sett haft produktivitetstoppar precis före och efter lunch. Men under de senaste två åren har forskning visat att vissa personer – frivilligt eller av nödvändighet – också har en t redje produktivitetstopp på kvällen.

Detta har gett chefer och ledare möjligheten att anpassa sig till den nya arbetsmiljön, men också att hitta en balans mellan att ge medarbetare frihet och att säkerställa att de respekterar andras tid och scheman så att arbetet utförs. Här diskuterar vi sätt att omsätta allt detta i praktiken.

För att övergå till ett system med flexibel arbetstid som tillåter människor att arbeta när de är som mest energiska och produktiva kan du börja med att öppna upp bättre kommunikationskanaler, sa Tate.

”Ni måste prata med varandra om vad som fungerar och inte fungerar så att ni kollektivt kan lösa problem och sedan skapa lösningen”, berättade hon.

Tate föreslår att du genomför en mötesrevision på både team- och individnivå för att avgöra hur många möten ni faktiskt behöver under en viss dag och vilka som behöver delta. Ställ sedan in digitala kommunikations- och organisationsverktyg, som Slack, för att hjälpa människor att enkelt samarbeta, hålla sig inom deadline och se teammedlemmarnas tillgänglighet för en snabb chatt. Om du arbetar över flera tidszoner kan du skapa ett schema som tar hänsyn till allas platser.

Ett annat effektivt verktyg är ett flexteamavtal, ett kontrakt som beskriver hur ditt team arbetar tillsammans.

”Teamavtal beskriver normer”, sa Subramanian. ”Allas arbete är olika, och att försöka införa en modell som passar alla är inte ett effektivt sätt att engagera dina anställda”.

Varje gruppmedlem kan bestämma vilka tidsberoende uppgifter som behöver utföras under kärnarbetstid, vilka samarbetsuppgifter som kan behöva virtuell eller personlig interaktion, och vilka uppgifter som kan hanteras självständigt. Det säger Moira Dunne, produktivitetskonsult och grundare av Dublin-baserade beproductive.ie .

”Det viktiga är att göra en plan för dagen och identifiera de viktigaste uppgifterna”, sa Dunne. ”Det här hjälper personer att behålla fokus och få saker gjorda oavsett tid på dygnet eller plats”.

Dagens arbetsmiljö med flexibel arbetstid där man arbetar var som helst har visat att människor är mer produktiva eftersom de har mer självständighet. De ägnar sin tid åt att fokusera på sina uppgifter och inte bli bedömda baserat på om de är fysiskt närvarande.

Människor vill ha utrymme att arbeta självständigt och ha flexibel arbetstid, men behöver också vägledning från chefer som kan hjälpa till att skapa ansvar.

”Chefen hjälper till att skapa strukturen genom mycket tydliga mål och deadlines”, sa Tate. ”Att utveckla mycket tydliga, mätbara projektplaner, mål som går upp till strategin med tydliga förfallodatum och leveranser hjälper till att skapa den strukturen.”

Att ha tekniska verktyg på plats kan också bidra till att skapa autonomi inom en digital-first-arbetsplats, oavsett var människor arbetar rent fysiskt. Men folk borde fortfarande vara tillgängliga.

”Människor vill ha flexibilitet inom ett ramverk”, sa Subramanian. ”Du måste vara väldigt tydlig i ditt team om när du förväntar dig att folk ska svara, men annars ge dem friheten att arbeta på sina villkor.”

När personer arbetar vid olika tider på dygnet och gränserna suddas ut mellan professionell och personlig tid, kan människor känna press att prestera mer eller kan uppleva högre nivåer av stress eller ångest. Detta har lett till att chefer anammat coachning för att säkerställa medarbetarnas välbefinnande och skapa ett tryggt utrymme för att diskutera problem.

”Chefens roll har förändrats i grunden”, sa Subramanian. ”Det handlar inte bara om arbetet. Det handlar om att förstå vad som motiverar distraherar dina anställda. Så lär känna dem bättre och främja den kopplingen.”

Eftersom människor arbetar mer asynkront bidrar öppnare och ärligare samtal till att skapa större förtroende bland ditt team. Det leder till att människor får mer självförtroende, bättre produktivitet, personlig tillväxt och karriärutveckling. Genom att ha mer transparens med feedback och stöd från högre chefer kan människor veta att det är okej för dem att arbeta när som helst.

”Vi ser att flexibel arbetstid med viss struktur har varit riktigt fördelaktigt för att leva sitt eget liv, ta hand om familjen och vänner och vara en effektiv anställd”, sa Subramanian.