Data Loss Prevention (DLP): Ein umfassender Leitfaden

Daten spielen eine zentrale Rolle für den Unternehmensbetrieb. Sie beeinflussen eine Vielzahl von Entscheidungen – von der Finanzbuchhaltung bis hin zum Customer-Relationship-Management. Daher sollte der Schutz Ihrer Unternehmensdaten oberste Priorität haben. Unternehmen, die auf Enterprise-Backup-Lösungen setzen, sollten diese mit einer effektiven Data-Loss-Prevention-(DLP)-Lösung kombinieren, um ein zusätzliches Sicherheitsniveau zu schaffen.

In diesem Leitfaden befassen wir uns mit den Grundlagen sowie der Funktionsweise von DLP und erörtern, gegen welche Arten von Bedrohungen es schützt und wie Sie die geeignetste DLP-Software für Ihr Unternehmen finden.

Data Loss Prevention bezieht sich auf eine Reihe von Strategien und Prozessen, die sicherstellen sollen, dass sensible Daten nicht in die falschen Hände gelangen – sei es durch versehentliche Freigabe oder vorsätzlich herbeigeführte Datenlecks. DLP-Systeme kommen in Verbindung mit Tools zur Datenmaskierung und anderen Sicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, um Bewegungen vertraulicher Daten zu überwachen, zu erkennen und zu blockieren. Dies ist unerlässlich, um unbefugten Zugriff und Datenschutzverletzungen zu verhindern.

DLP ist unverzichtbar, um personenbezogene Daten, Finanzdaten, geistiges Eigentum und andere sensible Daten vor ungewollter Offenlegung zu schützen. Vor dem Hintergrund von Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem California Consumer Privacy Act (CCPA), die die Einhaltung strenger Compliance-Standards erfordern, ist die Implementierung einer DLP-Lösung ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um Bußgelder zu vermeiden und das Kundenvertrauen aufrechtzuerhalten.

Obwohl die Begriffe ähnlich klingen, befassen sich Data Loss Prevention und Data Leakage Prevention mit verschiedenen Aspekten der Datensicherheit. Im Rahmen von Data Loss Prevention geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass sensible Daten nicht verloren gehen, gestohlen oder unsachgemäß gehandhabt werden. Das Konzept umfasst verschiedene Strategien, um die versehentliche Freigabe vertraulicher Daten bzw. deren Offenlegung im Rahmen von Cyberangriffen zu verhindern.

Data Leakage Prevention ist im Vergleich dazu enger definiert. Hierbei geht es speziell darum, den unerwünschten Abfluss von Daten zu verhindern. Das geschieht in der Regel, indem Datenbewegungen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens überwacht werden.

Zusammengefasst könnte man also sagen, dass DLP eine umfassende Herangehensweise an das Thema Datensicherheit bietet, während Data Leakage Prevention häufig als eine zentrale Komponente einer weiter gefassten DLP-Strategie betrachtet wird.

Um Datenverlust zu verhindern, werden die Bewegungen sensibler Daten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens überwacht – einschließlich der Verfolgung von aktiv verwendeten Daten (u. a. im Rahmen von Aktionen wie dem Kopieren oder Ausdrucken von Dateien), in Übertragung befindlichen Daten (z. B. Daten, die über Netzwerke übertragen werden) und inaktiven Daten (Daten, die in Datenbanken oder Cloud-Umgebungen gespeichert sind).

Wenn Sie dafür zuständig sind, Datenverlust in Ihrem Unternehmen zu verhindern, bieten DLP-Systeme einen guten Ausgangspunkt. Diese Systeme bedienen sich verschiedener Methoden, u. a. Inhaltsprüfung, Kontextanalyse und Musterabgleich, um sensible Daten zu identifizieren und zu schützen.

Beispielsweise können DLP-Lösungen so konfiguriert werden, dass sie unzulässige Datenübertragungen blockieren und die Verschlüsselung sensibler Dateien erzwingen. Durch die Konzentration auf personenbezogene Daten, Zahlungsdaten, geistiges Eigentum und andere vertrauliche Daten stellt DLP sicher, dass die betreffenden Daten sowohl vor falscher Handhabung durch Mitarbeiter:innen als auch vor externen Bedrohungen geschützt sind. DLP-Systeme können außerdem in die bestehende Cybersicherheits-Infrastruktur integriert werden. Dadurch erhalten Sie ein mehrschichtiges Verteidigungssystem, das Daten aus allen Unternehmensbereichen überwacht und schützt.

Angesichts der zunehmenden Häufigkeit und Raffiniertheit von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen ist der Schutz sensibler Daten für Unternehmen jeder Größe ein absolutes Muss. Data Loss Prevention bietet unentbehrliche Schutzmaßnahmen, die über standardmäßige Sicherheitsprotokolle hinausgehen, um die Offenlegung, die falsche Handhabung oder den Totalverlust von Daten zu verhindern. Darum ist DLP so wichtig:

Eines der wichtigsten Ziele von DLP besteht darin, die Offenlegung sensibler Daten zu verhindern. Unternehmen erfassen und speichern die unterschiedlichsten vertraulichen Daten, u. a. personenbezogene Daten, Finanzdaten, Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum. Wenn diese Daten in die falschen Hände gelangen – sei es durch versehentliche Freigabe oder Cyberangriffe –, kann das schwerwiegende Folgen haben.

DLP spielt eine Schlüsselrolle für den Schutz dieser Daten, indem es Datenbewegungen überwacht und riskante Aktivitäten identifiziert. Außerdem erzwingt es Sicherheitsprotokolle wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Beispielsweise kann ein DLP-System verhindern, dass sensible Daten per E-Mail an unbefugte Empfänger:innen weitergeleitet werden, oder den Zugriff auf vertrauliche Dateien einschränken. So bleiben die Daten innerhalb des Unternehmens geschützt.

Da immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte Umgebungen umsteigen, hat der Schutz von Daten, die in der Cloud gespeichert und gemeinsam genutzt werden, inzwischen oberste Priorität. Während Cloud-Lösungen ein hohes Maß an Flexibilität bieten, bringen sie gleichzeitig besondere Sicherheitsherausforderungen mit sich. Dazu zählen beispielsweise potenzielle Schwachstellen in Drittanbieter-Apps sowie eine größere Angriffsfläche.

DLP-Lösungen, die speziell auf die Datensicherheit in der Cloud zugeschnitten sind, tragen zur Reduzierung dieser Risiken bei, indem sie Daten innerhalb von Cloud-Anwendungen und Speichersystemen fortlaufend überwachen. So können DLP-Tools beispielsweise die unzulässige Freigabe von Dateien auf Plattformen erkennen und verhindern. Außerdem können sie die Verschlüsselung sensibler, in der Cloud gespeicherter Dateien erzwingen, wodurch die Daten selbst bei unbefugten Zugriffsversuchen geschützt bleiben.

Die finanziellen Folgen einer Datenschutzverletzung sind nicht zu unterschätzen und können durchaus in die Millionen gehen . Abgesehen vom unmittelbaren finanziellen Schaden können Datenschutzverletzungen auch den Ruf eines Unternehmens schädigen. Kund:innen verlieren das Vertrauen und wenden sich ab, während der Imageschaden noch lange nachwirkt.

DLP-Systeme blockieren aktiv unzulässige Aktivitäten und benachrichtigen die zuständigen Sicherheitsteams über potenzielle Bedrohungen. Der proaktive Schutz minimiert die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Vorfälle und stärkt das Vertrauen der Kund:innen, dass das Unternehmen die Datensicherheit ernst nimmt.

Ob aus Versehen oder mit voller Absicht: Insider-Bedrohungen können besonders großen Schaden anrichten, da sie von Personen ausgehen, die bereits Zugriff auf sensible Daten haben. DLP-Systeme verfolgen Mitarbeiterinteraktionen mit Daten, machen auf ungewöhnliches oder riskantes Verhalten aufmerksam und setzen Zugriffskontrollen durch, um die Datensicherheit aufrechtzuerhalten.

Versucht beispielsweise ein:e Mitarbeiter:in, große Mengen sensibler Dateien außerhalb der regulären Arbeitszeiten herunterzuladen, kann das DLP-System das Sicherheitsteam benachrichtigen oder den Zugriff einschränken, um potenziellen Missbrauch zu verhindern. Indem es Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb des Unternehmens verbessert, trägt Data Loss Prevention dazu bei, eine Kultur der Sicherheit und Verantwortung aufrechtzuerhalten.

Datenbedrohungen können verschiedene Formen annehmen. Für eine effektive DLP-Strategie ist es wichtig, diese genau zu verstehen. Sowohl interne als auch externe Bedrohungen bergen die Gefahr erheblicher Datenschutzverletzungen und können dazu führen, dass sensible Daten offengelegt werden. Daher müssen Sie wissen, womit Sie es zu tun haben.

Insider-Bedrohungen bereiten Unternehmen zunehmende Sorgen. Diese Bedrohungen gehen häufig von Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen aus, die Zugriff auf sensible Daten haben und dieses Privileg missbrauchen – entweder mit böser Absicht oder aus Versehen. DLP minimiert Insider-Risiken, indem es Interaktionen von Nutzer:innen mit vertraulichen Daten überwacht, verdächtiges Verhalten erkennt und unzulässige Aktionen blockiert, bevor es zu einer Datenschutzverletzung kommt.

Externe Cyberangriffe – darunter Phishing, Malware und Ransomware – haben es auf wertvolle und nicht ausreichend geschützte Daten abgesehen. Die Angreifer:innen machen sich häufig Schwachstellen in Systemen zunutze, um sensible Daten zu stehlen, zu ändern oder zu löschen. DLP fungiert als wichtige Verteidigungslinie, indem es unbefugten Zugriff erkennt und verhindert und gleichzeitig Daten davor schützt, während eines Angriffs exfiltriert zu werden.

Menschliches Versagen ist eine der häufigsten Ursachen für Datenschutzverletzungen. Selbst einfache Fehler wie das Senden einer E-Mail mit vertraulichen Dateien an den:die falsche:n Empfänger:in oder die Weitergabe vertraulicher Informationen über ungesicherte Kanäle können verheerende Folgen haben. DLP-Lösungen überwachen aktiv Kommunikations- und Datenaustauschkanäle, um sicherzustellen, dass sensible Daten nicht versehentlich offengelegt werden.

Die Implementierung einer DLP-Strategie ist lediglich der erste Schritt. Um ihre Effektivität zu maximieren und langfristige Datensicherheit zu gewährleisten, ist es wichtig, einige Best Practices zu befolgen. Diese Strategien helfen Ihnen dabei, ein effektives Framework zu errichten und die Kontrolle über Ihre sensiblen Daten zu behalten.

Die Grundlage einer jeden Datenschutzstrategie ist das Wissen darüber, welche Daten geschützt werden müssen. Identifizieren und klassifizieren Sie zunächst sensible Daten innerhalb Ihrer Organisation, u. a. personenbezogene Daten, Finanzdaten, geistiges Eigentum und vertrauliche Geschäftsdaten. Priorisieren Sie anschließend Maßnahmen zur kontinuierlichen Datensicherung (Continuous Data Protection) für diese wichtigen Daten.

Datensicherheit ist Teamarbeit. Weisen Sie eindeutige Rollen und Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und Überwachung sensibler Daten zu und nutzen Sie eine Datensicherheitsplattform. In diesem Zusammenhang legen Sie u. a. fest, wer auf bestimmte Arten von Daten zugreifen kann, und weisen Berechtigungen in Abhängigkeit von den jeweiligen Rollen innerhalb der Organisation zu. Effektive Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur befugte Mitarbeiter:innen mit vertraulichen Daten in Berührung kommen.

Die Verschlüsselung von Daten ist eine der wirksamsten Methoden zum Schutz vertraulicher Daten. Durch die Verschlüsselung Ihrer Daten in jeder Phase können Sie sicherstellen, dass diese selbst dann, wenn Informationen abgefangen oder von unbefugten Nutzer:innen abgerufen werden, nicht lesbar sind.

Insider-Bedrohungen werden häufig übersehen, können jedoch genauso großen Schaden anrichten wie externe Angriffe. Führen Sie Überwachungs- und Prüfmechanismen ein, die verfolgen, wie Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen mit sensiblen Daten umgehen. Überprüfen Sie regelmäßig Zugriffsprotokolle und halten Sie Ausschau nach ungewöhnlichen Verhaltensmustern, die auf ein mögliches Insider-Risiko hinweisen könnten.

Halten Sie Ausschau nach einer DLP-Lösung, die Sie dabei unterstützt, sensible Daten zu identifizieren, zu überwachen und zu schützen. Achten Sie darauf, dass das Produkt rollenbasierte Zugriffskontrollen sowie Monitoring- und Verschlüsselungsfunktionen umfasst. Ziehen Sie eine Lösung in Betracht, die sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur integriert. Das gilt umso mehr, wenn Sie Cloud-Plattformen nutzen. Salesforce bietet verschiedene Produkte, mit denen Sie Ihre Salesforce Daten effektiv vor Datenverlust schützen können – u. a. das Sicherheits-Center, Shield Event Monitoring, Shield Platform Encryption und Data Mask & Seed.