Was ist Revenue Operations (RevOps)? Ein umfassender Leitfaden

In meiner Zeit als Revenue Leader waren Kommunikationsprobleme zwischen den Abteilungen die häufigste Herausforderung, der ich gegenüberstand. Doch meistens ist das nicht das einzige Problem. Falsch ausgerichtete Ziele, eine inkonsistente Datenverarbeitung und ineffiziente Prozesse über den gesamten Umsatzzyklus hinweg behindern das Wachstum und führen manchmal zu verpassten Chancen.

Ich habe miterlebt, wie Unternehmen eine Revenue-Operations-Funktion (RevOps) eingeführt und so isolierte Abläufe durch einheitliche Umsatzprozesse ersetzt haben. Der eigentliche Vorteil von RevOps liegt in der Vernetzung, die ein unternehmensweites Verständnis für die weiter reichenden Auswirkungen einzelner Aktionen schafft.

Sehen wir uns an, wie Sie RevOps in Ihrem Unternehmen einsetzen können:

• Was ist Revenue Operations?
• Wie funktioniert Revenue Operations?
• Was ist der Unterschied zwischen Revenue Operations und Sales Operations?
• Warum ist Revenue Operations wichtig für Ihr Unternehmen?
• Wie sieht erfolgreiche Arbeit im Bereich Revenue Operations aus?
• Welche Kennzahlen sind für Revenue Operations besonders wichtig?
• Wie kann ich RevOps in meinem Unternehmen einführen?
• Auf welche wichtigen Funktionen sollten Sie bei Revenue-Management- und Revenue-Operations-Software achten?

Revenue Operations (kurz RevOps) ist ein strategischer Rahmen, der alle umsatzbezogenen Aktivitäten in einer Organisation zusammenführt. Dazu werden Marketing, Vertrieb, Customer Success und Finanzen unter einem Dach aufeinander abgestimmt, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben. RevOps stellt sicher, dass alle Teams im gesamten umsatzgenerierenden Lebenszyklus dank konsistenten Prozessen und Technologien an einem Strang ziehen.

In vielen Unternehmen arbeiten Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Customer Success isoliert voneinander. Die Folge sind fragmentierte Customer Experiences und verpasste Chancen. Revenue Operations behebt dieses Problem, indem es eine durchgehend einheitliche Customer Journey schafft und damit für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Teile des Unternehmens sorgt.

In meiner Rolle bedeutet das auch, dafür zu sorgen, dass unsere Customer-Relationship-Management-Software (CRM), Marketingplattformen und anderen Tools effektiv miteinander kommunizieren, ohne manuelle Eingriffe Daten austauschen und automatisch abteilungsübergreifende Maßnahmen einleiten. Dadurch können wir strategischer und vorausschauender agieren.

Wenn zum Beispiel bei einer Marketingkampagne ein Lead generiert wird, wird er nicht einfach blind an die Vertriebsabteilung weitergeleitet. Vielmehr wird der Vertrieb dank RevOps über die bisherigen Interaktionen, Herausforderungen und Präferenzen des Leads informiert. Dieses nahtlose Ineinandergreifen ist möglich, weil RevOps alle Systeme verbindet und Kundendaten abteilungsübergreifend zugänglich und nutzbar macht.

Dies ermöglicht eine reibungslose Übergabe und ein effektiveres Engagement.

Neben der Verwaltung von Workflows umfasst RevOps die kontinuierliche Analyse von Daten aus jeder Kundeninteraktion. Auf diese Weise können wir Strategien in Echtzeit anpassen, verbesserungswürdige Bereiche erkennen und unseren Ansatz fortlaufend optimieren. Durch kontinuierliche, feedbackbasierte Verbesserung bleiben Unternehmen in wettbewerbsintensiven Märkten agil und kundenorientiert.

RevOps integriert also Systeme und fördert die abteilungsübergreifende Kooperation. Zuvor isolierte Teams arbeiten nun koordiniert zusammen, was die Effizienz verbessert und nachhaltiges Wachstum fördert. Jede:r im Unternehmen versteht, welche Folgen sein oder ihr Handeln in anderen Unternehmensteilen hat – das Ergebnis ist eine kohärentere und effektivere Umsatzstrategie.

Im Bereich Sales Operations liegt der Fokus darauf, Vertriebsteams effizienter und produktiver zu machen. Vertriebsprozesse sollen rationalisiert, Daten analysiert und Strategien zur Verbesserung der Vertriebsleistung implementiert werden, um den Umsatz direkt zu steigern und die finanziellen Ergebnisse vorhersehbarer zu machen.

Doch Sales Operations kommt erst in der Mitte des Umsatzzyklus ins Spiel.

Revenue Operations hingegen berücksichtigt den ganzen Zyklus, angefangen bei der Produktentwicklung über die Gehaltsabrechnung bis hin zum Inkasso. RevOps stimmt von Anfang an alle umsatzbezogenen Aktivitäten über sämtliche Abteilungen hinweg aufeinander ab. Das beinhaltet Marketing, Vertrieb, Customer Success, Finanzen und mehr. Es muss also alles koordiniert werden, von der Entwicklung und Preisgestaltung der Produkte bis hin zu deren Vermarktung, Vertrieb und Support.

Diese Koordination reduziert Ineffizienzen, verhindert Datensilos und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Unternehmen können folglich schneller auf Marktveränderungen reagieren, die Customer Experience verbessern und letztlich die Umsatzchancen über den gesamten Geschäftszyklus maximieren.

Revenue Operations ist der Klebstoff, der die verschiedenen Abteilungen zusammenhält, sodass sie nicht nur unter einem Dach arbeiten, sondern sich synchron auf die gleichen Ziele zubewegen. RevOps ist der Motor, der eine umfassendere Marketing- und Vertriebsstrategie antreibt.

Revenue Operations spielt eine wichtige Rolle bei der Nutzung von Daten aus dem gesamten Unternehmen, um fundierte, umsatzfördernde Entscheidungen zu treffen. Die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Abteilungen sorgt für konsequent datengestützte Strategien, die auf die langfristigen Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Echtzeit-Einblicke in Vertriebsleistung, Kundenverhalten und Markttrends ermöglichen es Vertriebsteams, effektiver zu arbeiten und Vertriebsziele leichter zu erreichen. Darüber hinaus unterstützt RevOps Unternehmen dabei, Daten und Feedback kontinuierlich zu analysieren, Trends zu erkennen, Ineffizienzen zu erkennen und proaktive Strategieanpassungen vorzunehmen, die Erfolg und nachhaltiges Wachstum unterstützen.

Ein erfolgreiches RevOps-Team ist effizient, legt Wert auf Zusammenarbeit und verändert so die Beziehung zwischen Vertriebs- und Finanzabteilung. Richtig eingesetzte Technologie vereinfacht und beschleunigt Geschäftsabschlüsse, was Vertriebs- und Finanzteam einander näherbringt. Schnellere Genehmigungen und vereinfachte Dokumentation beschleunigen Verhandlungen im Vertrieb und gewähren dem:der Chief Revenue Officer (CRO) Echtzeit-Einblicke in kritische Transaktionsdaten, die zuvor in isolierten Finanzsystemen versteckt waren.

Finanzteams wissen es zu schätzen, wenn der Vertrieb schnell vorankommt und dennoch alle Compliance-Standards einhält. Mittels robuster RevOps-Prozesse werden Transaktionen automatisch mit Geschäftsregeln abgeglichen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Gewinnmargen kanalübergreifend zu stützen. So entsteht eine Vertrauensbasis, auf der der Vertrieb eigenständig arbeiten und ein effizienteres, produktiveres Umfeld schaffen kann.

Woran erkennen Sie, ob Ihr neu gegründetes Revenue-Operations-Team seine Aufgabe erfüllt? Für einmalige Produktverkäufe ist die wichtigste Kennzahl die Marge (also der Gewinn pro Verkauf). Für abonnementbasierte Modelle braucht es andere Metriken. Nur wenn Sie einmalige und wiederkehrende Umsatzkennzahlen verstehen, können Sie sich ein vollständiges Bild davon machen, wie Ihr Team (und Ihr Unternehmen) abschneidet.

Hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen (unabhängig vom Umsatzmodell):

• Kosten pro Akquise: die Kosten für die Gewinnung eines neuen Kunden oder einer neuen Kundin
• Jährlich wiederkehrender Umsatz: der jährliche Umsatz, der mit einem Kundenvertrag generiert wird
• Gesamtvertragswert: der Umsatz, der über die gesamte Laufzeit eines Vertrages erzielt wird
• Abwanderungsrate: der Prozentsatz der Kund:innen, die ihre Abonnements kündigen
• Verlängerungsrate: der Prozentsatz der Kund:innen, die ihre Abonnements verlängern
• Customer Lifetime Value: der Umsatz, den ein:e Kund:in über die gesamte Geschäftsbeziehung zu einem Unternehmen hinweg voraussichtlich generieren wird
• Durchschnittlicher Umsatz pro Nutzer: der durchschnittliche Umsatz, der für jede:n aktive:n Kund:in generiert wird
• Forderungslaufzeit: die durchschnittliche Anzahl der Tage bis zum Zahlungseingang nach einem Verkauf
• Umsatzrückstand: die Höhe der vertraglich vereinbarten, aber noch nicht realisierten Umsatzerlöse
• Kundenzufriedenheitswert (Customer Satisfaction Score, abgekürzt: CSAT): Maß für die Zufriedenheit der Kund:innen mit den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens

Wer den Fokus auf wiederkehrende Umsätze richten will, muss umdenken: Eine Kundenbeziehung endet nicht, sobald der Vertrag unter Dach und Fach ist, vielmehr ist eine kontinuierliche Kundenpflege gefragt. Kennzahlen wie die Kundenzuwachsrate (das Verhältnis neuer Nutzer:innen zur gesamten Nutzerbasis) und der Kundenzufriedenheitswert (CSAT) geben Aufschluss darüber, wie treu und engagiert Ihre Kund:innen sind. Mit RevOps lassen sich diese Zahlen nachverfolgen, um funktionierende Strategien und Prozesse sicherzustellen, die für eine zufriedene, wiederkehrende Kundschaft sorgen. Dies ist der Schlüssel zu nachhaltigem Umsatzwachstum.

Die Implementierung von Revenue Operations in einem Unternehmen ist nicht so kompliziert, wie es scheinen mag. Es handelt sich dabei um einen methodischen, datengesteuerten Prozess. Hier eine praktische Anleitung für die ersten Schritte:

Schritt 1: Umsatzdaten konsolidieren

Erfassen Sie zunächst an einem zentralen Ort alle umsatzbezogenen Daten, von den ersten Produktdaten bis hin zur finalen Umsatzrealisierung in Ihren Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP). Unbedingt erfasst werden sollten folgende Daten:

• Produktdaten: Informationen über die angebotenen Produkte und Dienstleistungen
• Kundendaten: Details zu Kund:innen und deren Profilen
• Angebote: Daten zu Preisangeboten an potenzielle Kund:innen
• Bestellungen: Informationen über getätigte Kundenaufträge
• Verträge: Dokumente mit Details zu Kundenvereinbarungen
• Rechnungen: an Kund:innen gesendete Abrechnungsdokumente
• Zahlungen: Daten zu Zahlungseingängen von Kund:innen

Schritt 2: Systeme integrieren

Optimieren Sie als Nächstes Ihren Product-to-Cash-Prozess. Führen Sie dazu wichtige Systeme – z. B. Produktkatalog, Vertriebsprognosen und CRM-Tool – in einer einzigen Plattform zusammen, die in Ihr ERP-System integriert ist. So stellen Sie sicher, dass alle Abteilungen eine kundenorientierte Sicht auf Abrechnungen, Inkasso und Datenmanagement haben.

Nehmen wir als Beispiel Anita, eine Inkassomitarbeiterin in der Finanzabteilung. Bisher konnte Anita nur Forderungen gegenüber Kund:innen einsehen. Mit einem integrierten RevOps-Ansatz hat sie nun Zugriff auf Marketing-, Vertriebs- und Customer-Success-Daten. Dank diesem zusätzlichen Kontext kann sie Ziel-Accounts erfassen, Vertriebschancen erkennen, die Produktakzeptanz bewerten und strategischere Entscheidungen treffen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stärken und die Kundenbeziehungen verbessern.

Schritt 3: Repetitive Aufgaben automatisieren

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Routineaufgaben zu automatisieren. Laut PwC kann die Arbeitszeit durch Automatisierung und Verhaltensänderung um bis zu 40 % reduziert werden. Die Automatisierung zeitintensiver Routineaufgaben, z. B. Self-Service-Transaktionen oder komplexere Prozesse wie das Management im Direktvertrieb, entlastet Mitarbeiter:innen, die dadurch mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.

Automatisierbar sind beispielsweise die Umwandlung von Leads in Opportunities, die Angebotserstellung, die Auftragsabwicklung und Abrechnungsprozesse. In der Folge haben Teams mehr Zeit, das Kundenverhalten zu analysieren, Prognosemodelle für Upselling- oder Cross-Selling-Chancen zu erstellen und Kundenbedürfnisse mit perfekt getimten Angeboten zu befriedigen.

Die Automatisierung entlastet Mitarbeiter:innen von manuellen Aufgaben, sodass sie sich auf das große Ganze konzentrieren können: die Analyse von Umsatzdaten auf Erkenntnisse, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen.

Schritt 4: Umsatzdaten auswerten, um den Umsatz zu steigern

Nutzen Sie zu guter Letzt die aggregierten und automatisierten Daten, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. Erkenntnisse aus integrierten Systemen helfen Ihnen dabei, das Verhalten Ihrer Kund:innen zu verstehen, deren Bedürfnisse vorherzusagen und Interaktionen zu personalisieren. Dies erleichtert die Identifizierung neuer Leads, die Verbesserung von Cross-Selling- und Upselling-Chancen und die Bereitstellung des richtigen Produkts zur richtigen Zeit.

Die Wahl der richtigen Revenue-Management- und Revenue-Operations-Software ist der Schlüssel zur Implementierung effektiver RevOps. Das ideale Tool sollte sich abteilungsübergreifend integrieren lassen und die Daten und Tools bereitstellen, die zur Verbesserung der Performance erforderlich sind. Wichtig sind u. a. diese Funktionen:

1. Integrierte Analysen und Echtzeit-Datenverarbeitung: Ein gutes RevOps-Tool kombiniert Daten aus mehreren Quellen, wie CRM- und ERP-Systemen, und verarbeitet sie in Echtzeit. So können Sie das Kundenverhalten und die Vertriebsleistung leichter nachvollziehen, schnellere Entscheidungen treffen und Strategien bei Bedarf anpassen.
2. Erweiterte Automatisierung für Umsatzprozesse: Automatisierungsfunktionen können wichtige RevOps-Aufgaben vereinfachen, wie z. B. die Preisgestaltung, die Auftragsabwicklung und Umsatzprognosen. Dies reduziert Fehler durch manuelle Eingaben, beschleunigt Prozesse und sorgt für korrekte Daten. Außerdem hilft es bei der Compliance: Geschäftsregeln werden automatisch geprüft, sodass Sie kostspielige Fehler vermeiden und Vorgaben einhalten können. Sind diese Aufgaben erst einmal automatisiert, kann sich Ihr Team auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, was die Gesamteffizienz steigert.
3. Aussagekräftige Umsatzeinblicke: Wählen Sie Tools mit Berichtsfunktionen und Dashboards, die Aufschluss über Ihre Geschäftslage geben. Sehen Sie sich die Erfolgsquoten, die Auftragsvolumen und die Dauer bis zum Geschäftsabschluss an. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, den Umsatz zu prognostizieren und zusätzliche Verkaufschancen zu ermitteln.
4. Customer Lifecycle Management: Konzentrieren Sie sich bei der Wahl des Tools auf Funktionen, die in jeder Phase der Customer Journey Erkenntnisse und Kontrolle bieten, von der Akquise bis zur Kundenbindung. Mit solchen Tools können Sie Interaktionen verfolgen, das Engagement messen und zukünftige Käufe vorhersagen.
5. Skalierbarkeit und Flexibilität: Ist ein Tool nicht skalierbar, kann es zu betrieblichen Ineffizienzen, ungenauen Berichten und schlechten Customer Experiences kommen. Mögliche Folgen sind ungenutzte Opportunities, langsameres Wachstum, höhere Kosten für Einmallösungen, frustrierte Mitarbeiter:innen und Wettbewerbsnachteile. Wählen Sie also ein skalierbares RevOps-Tool, das mit Ihrem Unternehmen wachsen und an neue Marktbedingungen angepasst werden kann.
6. Sicherheit und Compliance: Da RevOps-Tools oft sensible Vertriebs-, Marketing- und Kundendaten verarbeiten, sind zuverlässige Sicherheits- und Compliance-Funktionen unerlässlich. Die Software muss Branchenstandards und gesetzliche Anforderungen erfüllen, um den vollen Datenschutz zu gewährleisten.