Subscription Management – So finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen

Längst betreffen Abo-Modelle nicht mehr nur Streaming-Dienste: Ob Software, Service, Autoindustrie oder Maschinenbau – überall sind Produkte und Dienstleistungen als Abonnement erhältlich.

Die Basis dafür bildet Subscription Management: Hier werden Kundendaten, Billing und Abonnement-Modell verwaltet. Doch welches Tool passt zu Ihrem Unternehmen? Nutzen Sie unsere Kriterien als Hilfestellung bei der Wahl eines Subscription Management Tools und erfahren Sie alles über die wichtigsten Funktionen.

• Die wichtigsten Fragen rund um Subscription Management
• Die häufigsten Abonnement- und Preismodelle
• Warum Sie auf Subscription Management setzen sollten
• So gehen Sie bei der Wahl einer Subscription Management Software vor
• Mit diesen Kennzahlen messen Sie Erfolge im Subscription Management

Stellen Sie sich vor, wie es wäre, wenn Ihr Unternehmen nicht nur einmalige Verkäufe abschließen würde, sondern wenn Kund:innen sich immer wieder neu für Ihr Unternehmen entscheiden und Ihr Produkt immer wieder neu kaufen würden. Sie hätten nicht nur wiederkehrende, planbare Einnahmen, sondern auch einen festen Kundenstamm, mit dem Sie stetig in Kontakt sind und dessen Wünsche Sie berücksichtigen können. So könnten Sie Ihr Produkt perfekt auf die Nutzer:innen abstimmen, Verbesserungen einbauen und so – wer hätte es gedacht – weitere Kund:innen gewinnen.

Im Subscription Management, zu Deutsch „Abonnementverwaltung“, dreht sich alles darum, den Prozess von Abo-Abschluss bis Kündigung so nutzerfreundlich, einfach und kurz wie möglich zu gestalten und dadurch die Kundenbeziehung durch eine positive Customer Experience zu verbessern.

Außerdem vereinfacht Subscription Management auch aufseiten des Unternehmens die Prozesse. Mithilfe von Automatisierung, zentralen Datensystemen und intelligenten Strategien entwickeln Sie Lösungen, um die Organisation der Abonnements gut zu bewältigen, denn anders als beim einmaligen Kaufabschluss, müssen Abonnements aufwendiger verwaltet werden. Indem Sie etwa den Billing-Prozess automatisieren, können Sie Ressourcen sparen, durch zentral gesammelte Daten können Sie alle Abteilungen auf dem aktuellen Stand halten und künstliche Intelligenz unterstützt Sie beispielsweise bei Upselling- und Cross-Selling-Strategien, um den Umsatz zu steigern. Nutzen Sie Subscription-Management-Plattformen, um ein erfolgreiches und nachhaltiges Subscription-Modell zu entwickeln.

Subscription Management eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die wiederkehrende Einnahmen aus Abonnements oder Dienstleistungen erzielen. Das betrifft beispielsweise Unternehmen, die Software as a Service (SaaS) anbieten, Miet-Abos zur Verfügung stellen oder ihrem Geschäftsmodell Online-Mitgliedschaften zugrunde legen. Ein Subscription Management Tool bietet sich für B2B wie auch für B2C Märkte an.

Plattformen für Subscription Management übernehmen viele verschiedene Aufgaben, um den Kundenlebenszyklus von Abo-Abschluss über Abo-Anpassungen bis zur Vertragsverlängerung zu managen. Dafür werden unter anderem Kundeninformationen sowie wichtige Daten zum abonnierten Produkt, Sonderleistungen und Rechnungsinformationen gesammelt und für verschiedene Bereiche zugänglich gemacht. Auf diese Weise kann die Finanzabteilung den regelmäßigen und korrekten Eingang der Zahlungen überwachen, die Marketing-Abteilung setzt gezielt Maßnahmen ein und das Serviceteam hat Einblick in die Kundenhistorie, um lösungsorientierte Ansätze zu finden.

Subscription Management ist die Verwaltung von Abonnements als Ganzes, während Recurring Billing sich auf die automatisierte Verarbeitung von Zahlungen für diese Abonnements konzentriert.

Im Recurring Billing werden Zahlungen überprüft, Rechnungen gestellt und Fehler bearbeitet. Subscription Management geht darüber hinaus. Hier gehören Abonnementbedingungen, Kundeninformationen, Tarifwechsel und die Analyse all dieser Prozesse dazu.

Subscription ist nicht gleich Subscription. Es gibt verschiedene Preismodelle, die abhängig von der Branche, den Kundenbedürfnissen und dem Produkt oder der Leistung angesetzt werden.

Der Begriff für dieses Abonnement-Modell setzt sich zusammen aus Free und Premium und beschreibt genau das: Kund:innen können eine kostenlose Variante nutzen oder einen Premium-Account erstellen, bei dem Zusatzfunktionen freigeschaltet werden.

Beispiel: Ein Anbieter für digitale Aufgabenverwaltung bietet eine kostenlose Version an, mit der To-Do-Listen erstellt werden können. Bei Erwerb des Premium-Abonnements sind Zusatzfunktionen, wie Chat, Priorisierung, öffentliche und private To-Do-Listen möglich.

Gestaffelte Preise ermöglichen es Kund:innen, eine reduzierte Gebühr pro Einheit zu zahlen, je mehr Einheiten sie kaufen. Sie werden also belohnt, wenn sie größere Mengen eines Produkts oder einer Dienstleistung abonnieren. Dies ist vor allem für Unternehmen interessant, deren Kostenaufwand für die Herstellung oder Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistung sinkt, wenn größere Mengen produziert oder bereitgestellt werden.

Beispiel: Die Kund:innen eines Software-Anbieters können Benutzerkonten oder die Anzahl der Lizenzen aufstocken, um beispielsweise ein ganzes Team mit der Software arbeiten zu lassen, und so einen günstigeren Lizenz-Preis erhalten.

Bei diesem Abonnement-Modell, auch Metered Billing genannt, bezahlen Kund:innen nur für die tatsächliche Nutzung des Produkts oder der Dienstleistung. Im Gegensatz zu einem monatlichen oder jährlichen Abonnement, bei dem eine feste Gebühr anfällt, richtet sich das Pay-per-Use-Modell nach der Häufigkeit oder Dauer der Nutzung. Es bietet sich besonders für Dienstleistungen an, deren Verbrauch schwer vorherzusagen ist.

Beispiel: Bei einem Cloud-Speicher-Service zahlen Kund:innen nur für die Menge an Speicherplatz, die sie tatsächlich nutzen. Der Preis richtet sich nach dem Verbrauch.

Anstatt das Produkt zu kaufen, zahlen die Kund:innen bei einem Miet-Abonnement regelmäßig eine Gebühr und geben das Produkt nach Ablauf des Abos wieder zurück. Dadurch können Unternehmen das Produkt erneut vermieten, müssen jedoch auch die Kosten für Wartung, Reparatur oder sogar Ersatz übernehmen.

Beispiel: Häufig werden Miet-Abonnements in der Autoindustrie eingesetzt. Kund:innen erhalten für eine vertraglich festgelegte Zeit, beispielsweise für ein Jahr, ein Auto. In der Gebühr können Zulassung, Versicherung und Steuer schon enthalten sein, sodass Kund:innen sich um nichts weiter kümmern müssen.

Sobald Sie in Ihrem Unternehmen ein Abonnement-Modell etabliert haben, lohnt sich die Einführung einer Subscription Management Software, um verschiedenste Aufgaben zu vereinfachen, aber auch um wichtige Kennzahlen zu messen und die Richtung Ihres Unternehmens zu verstehen und mitzubestimmen. Damit Sie dafür das richtige Tool finden, geben wir Ihnen für die Suche einen Leitfaden an die Hand.

Achten Sie bei der Entscheidung für eine Subscription Management Software darauf, dass Sie Zugriff auf folgende Funktionen haben oder die Möglichkeit besteht, die Software entsprechend zu vernetzen und in Ihr System zu integrieren:

• Funktionen rund um die Kundenverwaltung betreffen die Kauf- und Zahlungshistorie, Kundeninformationen und die Interaktion mit dem Unternehmen. Eine Vernetzung mit dem intern verwendeten CRM-System ist für die meisten Unternehmen daher unabdingbar.
• Ein Self-Service-Bereich erlaubt Ihren Kund:innen, sich selbstständig anzumelden, gewünschte Optionen zu buchen, sich zu informieren, mit Ihnen in Kontakt zu treten und zu kündigen. Auf diese Weise sind Kund:innen persönlich involviert und selbstständige Akteure.
• Die Billing-Funktion ist essentiell, um den Bezahlvorgang zu automatisieren und auf diese Weise den Aufwand für Sie und für Ihre Kund:innen zu verringern. Achten Sie darauf, dass Sie die Sicherheit der Bezahlmethode gewährleisten können. Außerdem sollten dazugehörige Aufgaben, wie die Rechnungstellung in der richtigen Währung, neue Zahlungsmethoden, Optionen im Kündigungsfall sowie eine datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten passend zu Ihrem Unternehmen angeboten werden.
• Mithilfe von Analyse-Optionen können Sie wichtige Kennwerte berechnen und darstellen lassen. So erhalten Sie erste Anhaltspunkte für tiefgreifendere Analysen, mit denen Sie Erfolge, aber auch Stolpersteine im Abonnement-Modell identifizieren.
• Je komplexer das Produkt, desto wichtiger ist die Vertragsverwaltung. Unterschiedliche Konditionen, Sonderleistungen, Rabatte und Ähnliches werden darin verwaltet und angepasst.
• Künstliche Intelligenz (KI) ist heutzutage keine nette Zusatzleistung, sondern Voraussetzung für die effiziente Umsetzung Ihres Modells und die Entwicklung zielgerichteter Strategien. Ein Subscription Management Tool mit KI ermöglicht Ihnen automatische Analysen, die Sie für Marketingmaßnahmen, Verbesserungen am Produkt oder die Optimierung der Preisstrategie einsetzen können.
• Nicht zuletzt muss Ihr Subscription Management kompatibel mit Ihren übrigen Systemen sein. Schnittstellen zu relevanten Abteilungen, etwa Finance, Marketing und Service, verhindern, dass Nutzer:innen sich im Kontakt mit unterschiedlichen Mitarbeitenden immer wiederholen müssen, da die Informationen zentral abliegen. Zudem können Ihre Teams bei abteilungsübergreifenden Änderungen zusammenarbeiten.

Subscription Management Tools sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsmodells von Unternehmen, die wiederkehrende Einkommen erzielen wollen. Hier entscheidet sich, welche Infrastruktur Sie Ihrem Abonnement-Modell zugrunde legen und inwiefern Sie Ihr Modell erfolgreich weiterentwickeln können.

Gehen Sie daher vor dem Kauf mehrere Anbieter für Subscription Management durch, testen Sie die Tools – auch mit Mitarbeitenden unterschiedlicher Teams Ihres Unternehmens und überprüfen Sie die folgenden Kriterien:

1. Bedarfsanalyse: Welche spezifischen Anforderungen und welche Funktionen benötigen Sie von einem Subscription Management Tool?
2. Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv lässt sich das Tool nutzen? Sind Navigation und Benutzeroberfläche benutzerfreundlich gestaltet?
3. Kostenanalyse: Welche Kosten fallen an? Gibt es monatliche Abonnementgebühren, Transaktionsgebühren, Integrationsgebühren oder andere Kosten?
4. Sicherheitsfunktionen: Enthält das Subscription Management Tool alle erforderlichen Sicherheitsfunktionen, um die Kundendaten zu schützen und eine sichere Zahlungsabwicklung zu gewährleisten?
5. Support und Kundendienst: Überprüfen Sie, ob der Anbieter des Subscription Management Tools einen guten Kundensupport und Kundendienst bietet, der Ihnen bei Fragen oder Problemen helfen kann.

Sie haben sich für eine Subscription Management Software entschieden? Mit Einführung und Umsetzung tritt sofort die nächste Frage auf: Ist unser Subscription Management erfolgreich? Denn in der Wirtschaft gilt: „Du bist, was du misst.“ Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie folgende Kennzahlen analysieren und bewerten:

Monthly/Annual Recurring Revenue (MRR/ARR)

MRR und ARR beschreiben die Gesamtbeträge der wiederkehrenden monatlichen, beziehungsweise jährlichen Einnahmen aus laufenden Abonnements oder Verträgen. Dazu gehören Abonnementgebühren, monatliche Lizenzgebühren und wiederkehrende Servicegebühren.

Subscription Revenue durch Neukund:innen

+ Subscription Revenue durch Bestandskund:innen

+ Upgrade Einnahmen durch Bestandskund:innen

– Revenue durch Kündigungen

– Revenue durch Downgrades

MRR und ARR sind meist die wichtigsten Indikatoren für das Wachstum und die Stabilität eines Unternehmens mit Abo-Modell, da sie aufzeigen, wie viel wiederkehrendes Einkommen das Unternehmen voraussichtlich generieren wird. Eine Erhöhung von MRR und ARR zeigt an, dass das Unternehmen wächst und seine Kundenbasis ausbaut, während eine Abnahme von MRR und ARR auf mögliche Probleme oder eine schlechte Kundenbindung hinweisen kann

Die Churn Rate misst den Prozentsatz der Kund:innen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums kündigen.

Gesamtzahl der Kündigungen von Kund:innen (beispielsweise in einem Monat)

/ Anzahl aller Kund:innen im gleichen Zeitraum

Eine hohe Churn Rate kann ein Indikator für Probleme im Unternehmen sein, wie zum Beispiel schlechte Kundenbindung oder unzureichende Produktdienstleistungen. Der Kennwert hilft, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenbindung zu ergreifen

Der Lifetime-Value-Kennwert gibt an, wie viel Umsatz durchschnittliche Kund:innen über die gesamte Dauer ihrer Kundenbeziehung voraussichtlich einbringen werden.

Durchschnittlicher Umsatz pro Kund:in

X Dauer der Kundenbeziehung

– Kosten für Kundenakquisition und -pflege

Verwenden Sie diesen Wert, um die Rentabilität von Kundenakquisitionskampagnen oder Marketingstrategien zu messen.

Mit dem Customer-Acquisition-Cost-Wert messen Sie, wie viel es kostet, Neukund:innen zu gewinnen.

Alle mit Kundenakquisition verbundenen Kosten (Werbung + Vertriebskommissionen + Kundengewinnungsaktionen + Gehälter der verantwortlichen Mitarbeitenden)

/ Neukund:innen im betreffenden Zeitraum

Der Customer-Acquisition-Cost-Wert wird oft verwendet, um die Rentabilität von Marketing- und Vertriebsstrategien zu messen.

Die Payment Success Rate gibt den Prozentsatz der erfolgreich abgeschlossenen Zahlungen an, im Verhältnis zu allen Versuchen, eine Zahlung abzuwickeln.

Erfolgreiche Zahlungen

/ Gesamtzahl der Zahlungsversuche im gleichen Zeitraum

Eine sichere und zuverlässige Zahlungsabwicklung ist der Grundstein für wiederkehrende Einnahmen im Subscription Management. Der Wert zeigt potenzielle Probleme mit der Zahlungsinfrastruktur auf, die Sie untersuchen und beheben sollten, wenn Sie nicht unfreiwillig Kund:innen verlieren möchten.

Bei der Einführung eines Abonnement-Modells für Produkte oder Dienstleistungen müssen Sie strategisch vorgehen. Mit einer intelligenten Subscription Management Software entwickeln Sie effektive Strategien und können neben Ihrem Abonnement-Modell auch das Billing, die Kundenverwaltung und interne Prozesse optimieren.

Besonders in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten schafft die Automatisierung dank eines Subscription Management Tools notwendige Ressourcen, um sich auf die Maximierung der Wertschöpfung zu konzentrieren. Weitere Anhaltspunkte dafür liefern Ihnen die Erkenntnisse aus dem fünften State of Sales-Report, in dem Sales-Expert:innen aus der ganzen Welt Einblicke in ihre Erfahrungen, Best-Practices und State of the Art gewähren.

Jetzt herunterladen

… und wertvolle Erkenntnisse für den Vertrieb gewinnen!