Was ist Contract Lifecycle Management (CLM)?

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Vertriebsmitarbeiter:in, jonglieren mit mehreren Geschäften gleichzeitig und übersehen dabei einige entscheidende Details in einem wichtigen Vertrag. Fristen werden versäumt, Compliance-Probleme treten auf, und bevor Sie sich versehen, ist fast die Hälfte des Vertragswerts verloren.

Das ist ein kostspieliger Fehler, der nur allzu häufig vorkommt. Laut einem aktuellen KPMG-Bericht können bis zu 40 % des Vertragswerts aufgrund von Ineffizienzen im Contract Lifecycle Management verloren gehen.

Die Verbesserung Ihres Vertragsmanagements geht über die reine Organisation Ihrer Dokumente hinaus. Es geht darum, einen effizienten, wiederholbaren Prozess aufzubauen, der die Produktivität steigert, die Compliance gewährleistet und das Wachstum vorantreibt.

Contract Lifecycle Management (CLM) ist der Prozess der Verwaltung eines Vertrags von seiner Erstellung über die Ausführung bis hin zur Verlängerung. CLM gewährleistet, dass Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus effizient, konform und effektiv verwaltet werden. Es vereinfacht außerdem die Abwicklung von Verträgen von Anfang bis Ende, sorgt für einen reibungsloseren Geschäftsablauf und unterstützt Sie dabei, gute Beziehungen zu Ihren Kund:innen zu pflegen.

Mit CLM können Sie Abläufe vereinfachen und Geschäfte schneller abschließen. CLM-Software hilft bei der Standardisierung und Zentralisierung des Prozesses, damit sich Verkäufer:innen auf die Interaktion mit Kund:innen konzentrieren können. Lassen Sie uns einige der konkreten Vorteile näher betrachten:

CLM bietet einen Prozess zur Verfolgung all Ihrer Verträge, sodass Sie stets über deren Status informiert sind – vom Entwurf über die Unterzeichnung bis hin zur Genehmigung und Verlängerung. Durch diese Transparenz können Sie Fristen einhalten und gewährleisten, dass Verlängerungen nicht verzögert werden oder versäumt werden, sodass Sie Ihre Geschäfte rechtzeitig abschließen und Umsatzverluste reduzieren können.

CLM hilft Ihnen dabei, Ihre Verträge mit den gesetzlichen Anforderungen in Einklang zu bringen und das Risiko von Fehlern zu reduzieren, die zu Streitigkeiten oder Geldstrafen führen könnten. Es trägt dazu bei, dass jeder Vertrag den Vorschriften und den Richtlinien Ihres Unternehmens entspricht. Dies kann Ihr Unternehmen vor potenziellen rechtlichen Problemen schützen und dazu beitragen, Ihren Ruf zu wahren.

CLM-Software macht kostspielige und veraltete Schritte wie den Versand von Dokumenten per Post oder die Nutzung von Kurierdiensten für physische Unterschriften überflüssig. Alles ist digital, die Einzelheiten sind standardisiert und automatisiert. Das bedeutet, dass Ihr Team den manuellen Überprüfungsprozess für jeden Vertrag überspringen kann. Dies beschleunigt wiederum nicht nur die Abläufe, sondern senkt auch die Verwaltungskosten erheblich. Mehr Zeitersparnis bedeutet, dass Ihr Team mehr Zeit damit verbringen kann, sich auf die Kundenbindung und das Geschäftswachstum zu konzentrieren.

Das Verständnis des CLM-Prozesses ist unerlässlich, damit Ihre Verträge effizient ausgearbeitet, verhandelt und genehmigt werden. Schauen wir uns einmal genauer an, was jede Phase beinhaltet.

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Vertrags. Verwenden Sie Vorlagen mit vorab genehmigten Klauseln und Bedingungen, um von Anfang an die Einhaltung von Vorschriften und die Übereinstimmung mit Ihren Geschäftszielen zu gewährleisten. Ihr Team könnte beispielsweise eine standardisierte Vorlage verwenden, die alle rechtlichen Bedingungen, Preisstrukturen und vordefinierten Service Level Agreements (SLA) enthält. Mit Vorlagen können Sie schnell spezifische Details wie den Leistungsumfang und Kundendaten anpassen, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Sobald der Vertrag erstellt ist, geht er in die Verhandlungsphase über. In dieser Phase werden die Bedingungen diskutiert und auf der Grundlage des Feedbacks von der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung und dem:der Kund:in angepasst. Ein effektives Contract Lifecycle Management verfolgt jede Änderung. Dadurch können Änderungen, die ein:e Kund:in an dem SLA oder den Zahlungsbedingungen wünscht, einfach dokumentiert und nachverfolgt werden können. Diese Transparenz hilft allen Parteien, die Entwicklung der Bedingungen nachzuvollziehen, und kann die Einigung beschleunigen. Anschließend muss der Vertrag intern zur Genehmigung weitergeleitet werden, was ebenfalls durch die CLM-Automatisierung erfolgen kann.

Sobald alle Parteien den Vertragsbedingungen zugestimmt haben, wird der Vertrag (selbstverständlich elektronisch) zur Unterzeichnung weitergeleitet. Dies ist die Ausführungsphase des Vertrags. Eine gute Speicherlösung in einem zugänglichen und zentralisierten Repository wird ebenfalls empfohlen, damit der Vertrag von allen Personen eingesehen werden kann, die in der/den nächsten Phase(n) Zugriff darauf benötigen.

Die letzte Phase des Vertragslebenszyklus umfasst die Überwachung der Einhaltung und Erfüllung der Vertragsbedingungen, sobald der Vertrag in Kraft getreten ist. Dadurch wird garantiert, dass die Verpflichtungen erfüllt werden, und es wird ermittelt, wann Verlängerungen oder Audits erforderlich sind. Dies ist eine der wichtigsten und wertvollsten Funktionen, die eine gute CLM-Lösung erfüllen kann. Darüber hinaus werden in dieser Phase des Vertragslebenszyklus die erforderlichen Analysen erstellt.

CLM-Software ist mehr als nur ein Tool zum Vertragsmanagement – sie ist ein leistungsstarkes Tool, um Ihren Umsatz zu steigern. Und so geht’s:

• Beschleunigen Sie den Vertragsabschluss: CLM-Software kann Ihnen dabei helfen, den Vertragsprozess vom Entwurf bis zur Unterzeichnung zu beschleunigen und Geschäfte schneller abzuschließen. Diese Effizienz kann die Vertragsverlängerung für Ihre Kund:innen vereinfachen und zu höheren Verlängerungsraten führen. Schnellere Vertragsabschlüsse bedeuten auch mehr Cashflow, den Sie in die Generierung neuer Leads und die Verfolgung weiterer Verkaufschancen investieren können.
• Verbessern Sie die Genauigkeit von Verträgen: Automatisierte Vorlagen und standardisierte Prozesse helfen Ihnen dabei, Fehler zu vermeiden, die Geschäfte verlangsamen oder gefährden können. Genaue Verträge tragen nicht nur zu Kosteneinsparungen bei, sondern helfen auch, das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kund:innen zu stärken, was für dauerhafte Beziehungen und Folgeaufträge entscheidend ist.
• Schaffen Sie ein besseres Kundenerlebnis: CLM-Software unterstützte Sie dabei, Ihren Vertragsmanagementprozess zu optimieren und ihn reibungslos und effizient zu gestalten. Ein reibungsloserer Prozess bedeutet ein besseres Erlebnis für alle Beteiligten. Herausragende Erfahrungen schaffen Vertrauen, sorgen für zufriedene Kund:innen und können die Tür zu weiteren Verkäufen öffnen.
• Liefern Sie strategische Erkenntnisse: Die Analyse verschiedener Vertragsbedingungen und ihrer Ergebnisse kann Ihrem Team dabei helfen, die erfolgreichsten Ansätze zu erkennen. Wenn Daten beispielsweise zeigen, dass Kund:innen, die vierteljährlichen Geschäftsüberprüfungen (QBRs) zustimmen, mit einer um 50 % höheren Wahrscheinlichkeit ihre Verträge verlängern, kann Ihr Team die Aufnahme von QBR-Klauseln in zukünftige Verträge priorisieren, um die Kundenbeziehungen zu stärken und die Verlängerungsraten zu erhöhen.

Ein effektives CLM kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Verträge verwaltet, verändern und den Prozess effizienter gestalten. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie bei der Einrichtung Ihres CLM-Prozesses berücksichtigen sollten.

Der erste Schritt zur Einrichtung eines erfolgreichen CLM-Prozesses besteht darin, die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Vertragsmanagementsystem nachzuvollziehen. Die Identifizierung Ihrer Schwachstellen hilft Ihnen dabei, Ihren CLM-Prozess so anzupassen, dass er diese effektiv beheben kann. Priorisieren Sie bei der Einrichtung Ihres Prozesses die Probleme, die zu Verzögerungen und Engpässen führen, wie das Einholen von Unterschriften, Fehler in der Entwurfsphase oder die Gewährleistung einer korrekten Compliance.

Eine erfolgreiche Implementierung erfordert Teamarbeit. Beziehen Sie Stakeholder:innen aus Ihrem gesamten Unternehmen ein, einschließlich Vertriebs-, Rechts- und Finanzteams, um deren Perspektive zu verstehen. Besprechen Sie die Anforderungen jedes Teams, damit das System diese angemessen unterstützen kann. Legen Sie anschließend klare Ziele für Ihren CLM-Prozess fest. Sie können sich beispielsweise dafür entscheiden, die Beschleunigung des Verkaufszyklus, die Reduzierung von Fehlern oder die Verbesserung der Compliance anzugehen. Mithilfe eines kooperativen Ansatzes wird Ihr System den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht. Außerdem sorgt er für eine reibungslose Einführung und Integration.

Entscheiden Sie sich für eine CLM-Lösung, die Ihren Anforderungen gerecht wird, aber auch flexibel genug ist, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Es ist wichtig, dass sich die Software in Ihre anderen Tools – wie Ihr CRM- und Finanzsystem – integrieren lässt, um die Dateneingabe zu vereinfachen und Fehler zu reduzieren. Mehr dazu weiter unten.

Die Implementierung eines Softwareprogramms reicht nicht aus, um den Erfolg zu sichern. Sie müssen zunächst bewährte Verfahren und zuverlässige Prozesse festlegen, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Erst danach können Sie mit der Entwicklung einer Technologielösung beginnen, die Ihren Anforderungen gerecht wird und die Konsistenz und Compliance aller User:innen gewährleistet.

Um mit einem neuen Prozess und System wirklich erfolgreich zu sein, müssen Sie es nutzen. Alle User:innen im Unternehmen müssen während der gesamten Implementierungsphase ausreichend informiert, geschult und unterstützt werden. Außerdem müssen Sie die Performance der von Ihnen eingeführten Prozesse und Systeme kontinuierlich überwachen. Nehmen Sie anschließend bei Bedarf Anpassungen und Verbesserungen vor, damit es Ihren Anforderungen langfristig gerecht wird. Ihr Unternehmen wird sich weiterentwickeln, und Ihr System sollte sich mit ihm weiterentwickeln.

Die richtige CLM-Software sollte dazu beitragen, Ihren bestehenden Vertriebsprozess zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Im Folgenden finden Sie einige unverzichtbare Funktionen, die einen echten Mehrwert bieten können:

• CRM-Integration: Suchen Sie nach einer CLM-Software, die mit Ihrem CRM kompatibel ist. Dadurch können Sie Verträge an derselben Stelle verwalten, an der Sie auch mit Ihren Kund:innen interagieren. Wenn alle kundenbezogenen Daten an einem Ort gespeichert sind, lassen sich Vertragsverlängerungen einfacher verwalten und Kundenbeziehungen besser nachverfolgen.
• Vorlagen: Ihre CLM-Software sollte vorab genehmigte Vertragsvorlagen enthalten, um den Prozess zu beschleunigen, Konsistenz zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden.
• Elektronische Signaturen: Dank der integrierten Anbindung an Anbieter:innen von elektronischen Signaturen können Verträge digital unterzeichnet werden.
• Verpflichtungen und Leistungsüberwachung: Mit Vertragsmanagement-Tools können Sie Ihre Vereinbarungen nachverfolgen und Ihren Fortschritt überwachen. Dies hilft Ihnen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.
• Tools für die Zusammenarbeit: Das Aushandeln von Verträgen wird vereinfacht, wenn alle Beteiligten Änderungen innerhalb der Software vornehmen und verfolgen können. Wenn alle Parteien Anpassungen in Echtzeit einsehen können, kommen Vereinbarungen oft schneller zustande.
• Automatisierung: Beschleunigen Sie Vertragsaktualisierungen und -verlängerungen durch Automatisierung. Durch die Wahl eines Systems, das gewährleistet, dass Verträge stets auf dem neuesten Stand sind, können Sie manuelle Aktualisierungen und potenzielle Fehler vermeiden.
• Warnungen und Benachrichtigungen: Automatische Erinnerungen für wichtige Termine und Verpflichtungen sollten integriert sein, damit Sie wissen, wann Sie aufmerksam sein oder Maßnahmen ergreifen müssen. Dies ist Teil der Automatisierungsfunktion.
• Zentrales Repository: Die CLM-Software sollte einen sicheren und durchsuchbaren Speicher für alle Verträge bieten, oder Sie können Ihr integriertes CRM für diese Funktion nutzen.
• Analysen und Reporting: Erweiterte Berichtsfunktionen zur Verfolgung der Vertragserfüllung und Compliance-Kennzahlen sollten ein Standardbestandteil jedes CLM-Softwarepakets sein, damit Sie Ihre Erfolge auf allen Ebenen des Unternehmens kommunizieren können.