Risconti passivi: cosa sono e come gestirli

Punti principali

• Si parla di risconti passivi quando un'azienda incassa un pagamento prima di consegnare beni o erogare servizi.
• In base ai principi contabili internazionali (IFRS) e statunitensi (GAAP), i risconti passivi costituiscono una passività fino all'adempimento delle obbligazioni di fare. Una volta adempiute, diventano ricavi conseguiti.
• Questi ricavi differiti sono classificati come passività corrente o a lungo termine, a seconda di quando vengono consegnati i beni o erogati i servizi.
• Una gestione accurata dei risconti passivi garantisce la conformità ai requisiti di rendicontazione, riduce i rischi, migliora la precisione dei dati finanziari e produce previsioni più affidabili.

Tutti vogliamo essere pagati. E ricevere il pagamento in anticipo può sembrare la soluzione ideale. Tuttavia, il denaro ricevuto prima che la prestazione sia stata erogata a livello contabile è da considerare come una passività e gestirla su larga scala può essere tutt'altro che semplice. Si tratta, quindi, di ricavi differiti che possono complicare la gestione dei tuoi dati finanziari.

È difficile quantificare il costo effettivo di prestazioni future, ma comprenderlo è fondamentale per amministrare correttamente le finanze dell'organizzazione. Che tu offra un servizio in abbonamento o riscuota acconti dai clienti, la gestione dei risconti passivi ha un impatto diretto sulla solidità finanziaria della tua azienda e sulla credibilità che trasmetti agli investitori.

Analizziamo nel dettaglio cosa sono i risconti passivi, in quali contesti si applicano e come gestirli al meglio.

Quando si parla di calcolo dei ricavi, i risconti passivi sono fondi o pagamenti ricevuti da un'azienda in anticipo per prodotti o servizi non ancora forniti. Sono comunemente noti anche come ricavi differiti o non conseguiti. Un ricavo si considera “conseguito” e viene quindi riportato nel conto economico solo dopo aver consegnato quanto promesso ai clienti.

I risconti passivi sono comuni in determinati modelli di business, come i servizi in abbonamento e il software-as-a-service (SaaS). Riguardano anche i retailer tradizionali che emettono gift card e i fornitori di servizi che richiedono un acconto anticipato, come imprenditori edili, avvocati e wedding planner. Capire come i risconti passivi si inseriscono nel tuo specifico modello commerciale è fondamentale per applicare correttamente le best practice di rilevazione dei ricavi e per una pianificazione finanziaria efficace.

La differenza tra risconti passivi e ratei attivi è una questione di tempistica: il denaro passa di mano prima o dopo l'esecuzione del lavoro? Risconti passivi e ratei attivi sono concetti opposti.

• Il risconto passivo si verifica quando ricevi un pagamento prima di erogare la prestazione.
• Il rateo attivo si verifica quando hai erogato una prestazione ma non hai ancora ricevuto il pagamento.

Si ha un risconto passivo quando sei debitore di un servizio o prodotto nei confronti del cliente, mentre si ha un rateo attivo quando il cliente è debitore nei tuoi confronti per i servizi forniti. Ciò significa anche che il risconto passivo compare come passività nello stato patrimoniale, mentre il rateo attivo compare come attività.

I risconti passivi sono importanti perché influiscono direttamente sul bilancio. Se prevedi di erogare il servizio entro un anno, i risconti passivi compariranno come passività corrente. Se prevedi di erogarlo oltre l'anno, saranno classificati come passività a lungo termine.

Distinguere tra passività a breve e a lungo termine non è solo una questione di ordine contabile. Indica quanta parte dei ricavi sarà probabilmente rilevata nel breve periodo rispetto al futuro. Man mano che eroghi i servizi, i risconti passivi nello stato patrimoniale si riducono proporzionalmente, mentre i ricavi nel conto economico aumentano. In questo modo le obbligazioni di fare si trasformano in utili.

Rappresentare correttamente la propria situazione nei bilanci è fondamentale: gli investitori meritano un quadro finanziario completo, il management ha bisogno di informazioni accurate per il budget e le previsioni, e i creditori vogliono capire come la liquidità attuale si collega agli impegni futuri.

I risconti passivi sono classificati come passività nella contabilità per competenza perché rappresentano un obbligo per la tua azienda di consegnare beni o erogare servizi in futuro. Anche se il pagamento è già stato ricevuto, il ricavo non è ancora stato conseguito. Se la tua azienda non dovesse adempiere ai propri impegni, potrebbe essere necessario rimborsare l'importo ricevuto: ecco perché questi ricavi differiti sono considerati una passività.

Una volta completata la prestazione, potrai rilevare il ricavo nel conto economico. Fino ad allora, deve essere classificato come “non ancora conseguito” per riflettere la reale situazione finanziaria e per conformarsi ai principi contabili internazionali (IFRS, International Financial Reporting Standards) e statunitensi (GAAP, Generally Accepted Accounting Principles).

I risconti passivi diventano un problema solo quando non sei in grado di erogare i servizi promessi. Per evitare che si trasformino in una criticità, tieni a mente le seguenti best practice:

• Classifica con attenzione le passività correnti e a lungo termine: una classificazione errata dei risconti passivi può fornire un'immagine distorta agli azionisti, ai finanziatori e agli investitori riguardo alle tempistiche previste per l'adempimento delle obbligazioni di fare e per la rilevazione dei ricavi.
• Sii trasparente sui tempi di erogazione dei servizi: stabilire scadenze chiare offre vantaggi su più fronti. I clienti sono meno inclini a richiedere rimborsi quando le aspettative sono ben definite e il management può pianificare meglio le risorse umane, le esigenze di liquidità e gli altri asset necessari per far fronte a tali obbligazioni.
• Rispetta i principi contabili riconosciuti: si tratta di un insieme di principi standard adottati per redigere i bilanci in modo chiaro e uniforme.

Secondo i principi IFRS e GAAP, le norme di rilevazione prevedono che i ricavi vengano rilevati man mano che la prestazione viene eseguita, e non al momento dell'incasso. Anche se all'inizio può sembrare macchinoso, seguire ad esempio il modello a cinque fasi previsto dall'ASC 606 aiuta a concentrarsi sui termini contrattuali, sulle obbligazioni di fare e sulle scadenze. Un software di gestione dei ricavi può rendere questo processo più agevole.

I risconti passivi sono più comuni di quanto si pensi. Alcuni modelli di ricavo comportano regolarmente questo tipo di passività e quasi tutte le aziende che erogano servizi possono registrare una qualche forma di risconti passivi. Ecco alcuni esempi ricorrenti:

• Servizi in abbonamento e streaming: molte aziende SaaS (Software-as-a-Service), retailer, operatori di telecomunicazioni e servizi di streaming nel settore dell'intrattenimento offrono abbonamenti a contenuti, prodotti o prestazioni prima ancora di averli erogati. Ad esempio, se ti iscrivi a un servizio di streaming e paghi un abbonamento annuale, il provider non può contabilizzare la tariffa come ricavo finché non hai trascorso un anno a guardare tutte le tue serie preferite.
• Viaggi e ospitalità: molti hotel, compagnie aeree e società di noleggio auto richiedono il pagamento di un acconto (o talvolta dell'importo totale) al momento della prenotazione, ricevendo il saldo dopo che il viaggio ha avuto luogo.
• Attività basate su abbonamento o rette: palestre, circoli privati o scuole spesso richiedono il pagamento anticipato per garantirti un posto o un'iscrizione. In questo modo l'organizzazione percepisce un introito costante, indipendentemente dal fatto che tu utilizzi il servizio regolarmente o non lo utilizzi affatto.
• Contratti di locazione o leasing: i canoni di locazione per immobili o i canoni di leasing auto vengono in genere riscossi con uno o più mesi di anticipo e sono anch'essi considerati risconti passivi.
• Assicurazioni: analogamente, la maggior parte delle polizze assicurative viene prepagata ma viene utilizzata solo in caso di necessità. Alcune assicurazioni sono fatturate mensilmente, alcune prevedono il pagamento su base annuale.
• Consulenti o professionisti indipendenti: chi lavora con un incarico a compenso anticipato (retainer) come un avvocato, un medico o un consulente aziendale, viene in genere pagato in anticipo con l'accordo di erogare fino a una quantità prestabilita di lavoro entro un determinato periodo. Rientrano in questa categoria anche insegnanti per ripetizioni, docenti di musica, addetti alle pulizie domestiche e altri professionisti che propongono e fatturano i propri servizi in pacchetti prepagati.
• Gift card: il pagamento ricevuto dalla vendita di una gift card non è considerato ricavo conseguito e viene classificato come passività fino al momento del suo utilizzo.

I risconti passivi non si calcolano con un'unica formula universale, perché ogni contratto è diverso dall'altro. È necessario comprendere come i servizi vengono erogati (o i beni consegnati) nell'arco del periodo di esecuzione e ripartire i ricavi in base a ciascuna fase.

Il modo più semplice è partire da un esempio base di risconti passivi in cui le prestazioni vengono erogate in modo uniforme (e i ricavi vengono realizzati in misura costante) nell'arco di un periodo predefinito.

Immagina una scuola di pasticceria chiamata Wonderful Cakes Academy (WCA). Un corso di pasticceria presso WCA è composto da 12 lezioni distribuite nell'arco di sei mesi, con due incontri al mese al costo di 100 € a lezione. Il corso si svolge da luglio a dicembre e WCA riscuote i pagamenti dagli iscritti a giugno. Questa situazione è un esempio tipico di risconto passivo: il pagamento integrale deve essere ricevuto il mese prima dell'inizio delle lezioni.

Quando uno studente paga 1.200 € a giugno, WCA registra la transazione come segue:

• Dare: cassa 1.200 €
• Avere: risconti passivi 1.200 €

Nello stato patrimoniale, la voce appare come segue:

• Attività: la cassa aumenta di 1.200 €
• Passività: i risconti passivi aumentano di 1.200 €
• Nessun impatto sul conto economico per il momento

Man mano che WCA eroga due lezioni al mese (per un valore di 200 €), la scuola rileva i ricavi come segue:

• Dare: risconti passivi 200 €
• Avere: ricavi 200 €

Questo processo continua: ogni mese i risconti passivi diminuiscono di 200 €, mentre i ricavi conseguiti aumentano dello stesso importo.

Entro la fine di dicembre, al termine del corso, WCA avrà:

• Rilevato l'intero importo di 1.200 € come ricavi conseguiti nell'arco dei sei mesi
• Azzerato i risconti passivi
• Fatto in modo che la rilevazione dei ricavi rispecchi accuratamente l'erogazione del servizio

Questo approccio sistematico garantisce la conformità alle best practice in materia di rilevazione dei ricavi e fornisce informazioni finanziarie accurate agli stakeholder per tutta la durata del periodo di erogazione del servizio.

Gestire e monitorare i risconti passivi è più semplice per alcune aziende che per altre. Ad esempio, nel caso del leasing di un'auto o di un contratto di affitto o assicurativo, l'azienda consegue generalmente i ricavi il mese successivo, una volta terminato il periodo di copertura del cliente e completato il pagamento mensile. Alcune aziende, tuttavia, concedono ai clienti un periodo più lungo per usufruire di un prodotto o servizio.

Ecco alcune best practice da considerare:

Utilizza software contabili dedicati o strumenti per la gestione dei cicli di ricavi in grado di automatizzare il monitoraggio e garantire la visibilità dei saldi dei risconti passivi, dei piani di rilevazione e delle obbligazioni residue. È importante sapere in qualsiasi momento quali servizi sono in sospeso, quando sono previsti per la consegna e gli eventuali ritardi che potrebbero incidere sulla rilevazione.

Mantieni una chiara traccia di audit ed effettua riconciliazioni mensili dei conti dei risconti passivi per garantire l'accuratezza e individuare tempestivamente eventuali discrepanze. Classificare i risconti passivi come passività correnti (obbligazioni con scadenza entro un anno) o passività a lungo termine (obbligazioni con scadenza oltre un anno) consente una rappresentazione accurata nello stato patrimoniale e migliora la pianificazione finanziaria.

Assicurati di disporre di piani di emergenza, poiché qualsiasi azienda può essere colpita da eventi imprevisti. Fattori come condizioni meteorologiche, instabilità politica, violazioni dei dati, crisi di salute pubblica o danni alla reputazione del brand sui social media possono avere un impatto negativo rapido sui ricavi. Stabilisci in anticipo protocolli per la gestione di cancellazioni, rimborsi o modifiche ai servizi. Chiarisci quando gli importi incassati in anticipo devono essere restituiti e quando possono essere applicati a servizi alternativi.

Una comunicazione efficace tra i team di vendita, di prodotto e di contabilità o di revenue operations è fondamentale per garantire chiarezza sullo stato di consegna di beni e servizi. Il team contabile deve sapere con precisione quando è prevista la consegna di prodotti e servizi. I team di vendita devono comunicare tempestivamente alla contabilità eventuali ritardi, cancellazioni o modifiche all'ambito del progetto, per evitare errori nella rilevazione dei ricavi e mantenere un reporting finanziario accurato.

Valuta l'adozione di una soluzione per le revenue operations che si integri con gli strumenti già in uso, per automatizzare le attività legate ai ricavi. Le piattaforme che gestiscono l'intero ciclo di vita dei ricavi semplificano il rispetto delle best practice e la gestione dettagliata di contratti, accordi di servizio e conferme di consegna, per soddisfare i requisiti di audit. Non dimenticare inoltre di formare il tuo team su qualsiasi nuovo strumento adottato, affinché il personale contabile sappia come gestire i ricavi non ancora conseguiti e altri aspetti (come la tariffazione basata sull'utilizzo) all'interno del sistema scelto.

Per gestire i risconti passivi in modo efficace, è fondamentale applicare una rigorosa disciplina finanziaria, pianificare con attenzione l'utilizzo della liquidità e coordinare le operazioni tra le diverse unità aziendali: un compito tutt'altro che semplice. Per fortuna, esistono strumenti per la gestione dei ricavi e risorse (tra cui gli standard di rilevazione dei ricavi e i principi di rilevazione dei ricavi) che aiutano a semplificare la contabilizzazione dei risconti passivi ed evitare che i pagamenti anticipati diventino un peso difficile da gestire.

Le soluzioni tecnologiche più adatte possono automatizzare gran parte del processo di monitoraggio e rilevazione, riducendo gli errori e liberando il tuo team per concentrarsi su attività strategiche. Cerca piattaforme che si integrino con i sistemi esistenti e offrano visibilità in tempo reale sui piani di rilevazione dei risconti passivi e sulle obbligazioni, a supporto degli obiettivi di Revenue Lifecycle Management.