Vad är en digital medarbetare?

Varje dag på jobbet tar du och ditt team hand om otaliga rutinuppgifter – ni hanterar fakturor, svarar på kundernas frågor och uppdaterar register. Alla dessa uppgifter är värdefulla, men de stjäl tid som ni hade kunnat lägga på strategiskt och värdeskapande arbete. Tänk om den här typen av uppgifter skulle kunna göra sig själva? Det är precis vad en digital medarbetare gör.

Digitala medarbetare som drivs av artificiell intelligens (AI) fungerar som virtuella anställda genom att hantera repetitiva processer snabbt och noggrant. I den här guiden får du veta mer om hur den digitala arbetsstyrkan fungerar, vilka de största fördelarna med den är, var den passar in i olika branscher och vad du bör tänka på innan du implementerar den.

Innehåll:

• Definition av en digital medarbetare
• Att förstå hur digitala medarbetare fungerar
• Fördelar med att använda digitala medarbetare på företaget
• Digitala medarbetare kontra traditionell automatisering
• De viktigaste användningsområdena för digitala medarbetare
• Utmaningarna med digitala medarbetare
• Hur företag använder digitala medarbetare

En digital medarbetare är en AI-programvara som imiterar mänskliga förmågor och hanterar komplexa uppgifter. De är AI-agenter som fungerar som virtuella anställda och som kan utföra olika uppgifter som tidigare behövde göras av en människa.

Digitala medarbetare utför digitalt arbete, vilket är ett samlingsbegrepp för arbete som underlättas av digital teknik. Det omfattar allt från att automatisera rutinuppgifter till att skapa användargenererat innehåll på digitala plattformar.

Dessa sofistikerade system av digitala medarbetare – även kallade som digitala anställda eller digitala kollegor – kan analysera data, fatta beslut och till och med interagera med kunder, vilket utökar den mänskliga arbetsstyrkans kapacitet. Uppkomsten av digitala medarbetare har skapat en hybridarbetsstyrka där människor sömlöst arbetar sida vid sida med AI-drivna system.

Du har förmodligen redan tidigare använt automatiseringsverktyg – kanske för att schemalägga e-postutskick, ta fram rapporter eller hantera fakturor. Digitala medarbetare tar automatiseringen till en ny nivå. Istället för att följa samma fasta steg varje gång använder de agentisk AI, maskininlärning och RPA (robotiserad processautomatisering) för att analysera data och anpassa sig till ny information.

Digitala medarbetare är mycket mer flexibla än traditionella chattrobotar, acros eller automatiseringar eftersom de inte följer strikta manus. Dessa autonoma agenter kan anpassa sig, fatta datadrivna beslut och till och med samarbeta med dig som en digital kollega för att öka effektiviteten. Istället för att ersätta teamet tar digitala medarbetare hand om repetitiva och tidskrävande uppgifter vilket frigör tid för mänskliga medarbetare, så att de kan fokusera på viktigare uppgifter som strategiskt arbete, kreativitet och problemlösning.

Jobbet går snabbare när medarbetarna inte behöver lägga tid på rutinuppgifter. Att lägga till AI-agenter i den digitala personalstyrkan leder till smidiga processer, men har många fler fördelar än så. Det här är några av dem.

Manuella processer tar tid och medför onödiga kostnader. Oavsett om det gäller fakturering eller lönehantering kan dessa typer av uppgifter skapa flaskhalsar. En digital kollega slutför dem direkt så att arbetsflödena hålls igång.

Om uppgifterna omfattar stora datamängder är risken stor att även mycket erfarna medarbetare gör fel. Digitala medarbetare följer exakta instruktioner och säkerställer en hög grad av noggrannhet inom områden som finansiell rapportering, efterlevnadskontroller och revision. Det skapar en enhetlighet som leder till bättre beslutsfattande och färre dyrbara fel.

Medarbetarna presterar som bäst när de får fokusera på meningsfulla projekt. Digital arbetskraft kan ta över tråkiga och repetitiva uppgifter så att teamet kan lägga fokus på strategi, innovation och kundinteraktioner. Det skapar en bättre arbetsupplevelse och leder till mindre utbrändhet – och till nöjdare kunder.

Att skala upp verksamheten innebär ofta att anställa mer personal, vilket sällan är enkelt och ofta tar tid. Digitala medarbetare anpassar sig till verksamhetens krav för att hantera ökade arbetsbelastningar utan extra omkostnader. Oavsett om ni expanderar till nya marknader, hanterar säsongsbetonade toppar eller kortar ner svarstider hjälper de er att växa utan att tappa fart.

Inte all automatisering fungerar på samma sätt. Traditionella verktyg följer strikta, regelbaserade instruktioner, medan digitala medarbetare tillför en ny nivå av intelligens och anpassningsförmåga som hjälper människor och agenter att samarbeta på nya sätt.

Grundläggande automatiseringsverktyg förlitar sig på förprogrammerade regler. De utför repetitiva uppgifter på samma sätt varje gång, vilket tenderar att fungera bra för strukturerade och förutsägbara arbetsflöden. Men om en process kräver anpassning, till exempel att reagera på oväntade datainmatningar, når traditionell automatisering snabbt sina gränser.

En digital medarbetare följer inte bara ett manus. Den använder AI och maskininlärning för att känna igen mönster, anpassa uppgifter dynamiskt och till och med bli bättre på det den gör med tiden. Denna flexibilitet gör den optimal för processer som involverar beslutsfattande, ostrukturerade data eller skiftande förhållanden.

Nyfiken på att testa? Du kan interagera med Agentforce – Salesforces digitala medarbetare – i chattrutan längst ner på den här sidan.

Syftet med automatisering är inte ersätta personalen – utan att stötta den. Digitala kollegor integreras i befintliga arbetsflöden och hanterar tidskrävande uppgifter så att teamet kan fokusera på viktigare saker. Genom att använda agentiska system kan företag kombinera AI-drivna digitala medarbetare med mänsklig expertis för att kunna erbjuda snabbare och mer personlig kundservice. På kundtjänstområdet kan en AI-agent till exempel hantera rutinärenden, medan en människa kliver in vid komplexa frågor.

Till skillnad från traditionella bottar, som bara utför kommandon, utvärderar digitala medarbetare data i realtid för att kunna fatta välgrundade beslut. På ekonomiområdet kan de upptäcka avvikelser i transaktioner. På området efterlevnad säkerställer de att rapporterna överensstämmer med regelverket. Inom IT identifierar de säkerhetshot och utlöser automatiserade svar. Genom att använda information i realtid hjälper digitala medarbetare företag att reagera snabbare och mer noggrant.

Digitala medarbetare kan användas inom nästan alla branscher och där bidra med både ökad noggrannhet och tillväxt. Så här kan det se ut inom olika områden.

Eftersom digitala medarbetare alltid tillgängliga kan de interagera med kunder när som helst för att vårda inkommande leads, hantera invändningar eller boka in möten för mänskliga säljare . De kan även hjälpa till med uppsökande verksamhet i stor skala och tillhandahålla personlig och anpassad kommunikation baserad på företagets CRM-data . Rustade med denna information kan digitala medarbetare nå ut till fler kontakter på ett mer anpassat sätt, än vad en människa skulle klara på egen hand.

Dessa digitala kollegor kan dessutom bistå vid säljprognoser genom att analysera stora datamängder för att upptäcka mönster och ge korrekta prognoser som hjälper teamen att ta fram långsiktiga planer.

Snabba svarstider förbättrar kundnöjdheten vilket gör digitala medarbetare till ett utmärkt tillskott till de vanliga serviceteamen . De kan automatisera e-postsvar och kategorisera supportärenden så att kunderna snabbt får svar.

Plattformar som Agentforce kan kombinera AI-driven automatisering med live-agentsupport för en sömlös serviceupplevelse. Genom att hantera rutinärenden gör agenterna det möjligt för mänskliga medarbetare att fokusera på komplexa frågor.

När det gäller marknadsföring kan digitala medarbetare göra mer än att bara ta över repetitiva uppgifter. De kan ta fram utkast till kampanjer genom att generera sammanfattningar, segmentera målgrupper och skapa anpassad kommunikation.

När kampanjen sedan väl är igång, kan de fortsätta att skapa värde genom att hålla koll på framstegen och optimera åtgärderna baserat på resultat och nyckeltal.

Digitala medarbetare är fantastiska på att hjälpa kunder att hitta exakt vad de behöver. De kan stötta handelsteam genom att agera som personliga shoppare för varje kund. Det kan de göra genom att snabbt berätta vad en kund letar efter, och därefter ge förslag på vad kunden också skulle kunna vara intresserad av, och samtidigt hjälpa till vid sökningar. Allt kan göras i flera olika kanaler – via webbplatsen eller i meddelandeappar – så att kunderna betjänas där och när de vill.

Dessutom kan digitala kollegor tillhandahålla tjänsterna till köparna och hjälpa dem att hitta produkter, genomföra köp och spåra beställningar via chatt eller i säljportaler.

Även om digitala medarbetare leder till högre effektivitet, innebär de samtidigt utmaningar som går att hantera om man jobbar på rätt sätt. Att framgångsrikt integrera de digitala medarbetarna i verksamheten kräver rätt strategi, teknik och planering.

Medan digitala medarbetare enkelt kan bearbeta strukturerade indata som kalkylblad och databaser, kan ostrukturerade data – som handskrivna dokument, fritt formulerade e-postmeddelanden och PDF-filer – vara mer problematiska. Det finns en enkel lösning på problemet: att integrera AI-funktioner för djupinlärning som naturlig språkbehandling (NLP) och datorseende, vilket möjliggör för digitala medarbetare att extrahera och analysera information från mindre strukturerade indata.

En dåligt utformad digital medarbetare kan få problem när arbetsflöden förändras. Om automatiseringen är för rigid kan den skapa flaskhalsar istället för att öka effektiviteten. Att välja konfigurerbara automatiseringslösningar som integreras med olika plattformar innebär att digitala medarbetare kan anpassa sig i takt med att processerna utvecklas. Genom ett flexibelt tillvägagångssätt förhindras att automatiseringen blir ett hinder istället för en fördel.

Inte alla företag har tillräckligt med repetitivt arbete för att motivera investeringen i en digital medarbetare. Om automatiseringen bara hanterar ett fåtal uppgifter kanske en investering i agenter inte lönar sig. Genomför innan implementeringen en förstudie för att identifiera vilka stora och tidskrävande uppgifter som skulle gynnas mest av att automatiseras. Här följer några scenarier att fundera på för att ta reda på om ni behöver en AI-agent.

Digitala medarbetare kan vara en naturlig del av ert arbetsflöde – nyckeln är att välja automatisering som passar era processer, införa den på ett sätt som stöttar medarbetarna och följa upp dess inverkan över tid.

För att bygga upp en digital arbetsstyrka bör du börja med att identifiera var automatisering kommer att ha störst inverkan – inom kundtjänst, ekonomi eller i den operativa verksamheten. Se till att de anställda förstår att deras digitala kollegor kommer att stötta dem i deras arbete, inte ersätta dem. När den digitala arbetsstyrkan är på plats bör du regelbundet utvärdera hur de digitala medarbetarnas presterar och utforska hur och var de kan utökas för att skapa ännu mer värde.

Tänk på att det inte är själva tekniken som leder till effektivitet – det är hur du använder den. Agentforce hjälper företag att integrera digitala medarbetare som effektiviserar kundtjänsten, ökar produktiviteten och hjälper medarbetarna att erbjuda bättre upplevelser. Läs mer om Agentforce och kom igång med att bygga din digitala arbetsstyrka.