Die Bestandsverwaltung (Inventory Management) ist der Prozess, mit dem Unternehmen den Warenfluss effizient verfolgen können – vom Hersteller über das Lager bis hin zum Verkaufsort. Dafür müssen Sie die Lagerbestände überwachen, die Nachfrage prognostizieren und sicherstellen, dass genügend Bestände vorhanden sind, um die Erwartungen der Kund:innen zu erfüllen.
Inventory Management ist die Art und Weise, wie Unternehmen alle ihre Produkte überwachen – wenn sie eintreffen, gelagert, bestellt und versandt werden. Mit erfolgreichen Strategien und Tools für die Bestandsverwaltung können Sie vom Lager bis in die Hände der Kund:innen eine herausragende Customer Experience bieten. Dadurch wissen Sie immer, was auf Lager ist – und was nicht.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sehen im Internet eine Anzeige für ein Produkt, das Sie unbedingt haben möchten. Also verstehen Sie es als ein Zeichen des Universums, sich etwas zu gönnen. Aber wenn Sie auf „Kaufen“ klicken, erhalten Sie die irritierende Meldung, dass das Produkt nicht vorrätig ist: „Derzeit nicht verfügbar“. Wie frustrierend. Genau darum geht es bei der Bestandsverwaltung.
Hier erfahren Sie alles Wichtige, um Ihren Bestand richtig zu verwalten und der Nachfrage immer gerecht zu werden.
Bei der Bestandsverwaltung geht es darum, wie Unternehmen die Waren, die sie einkaufen, lagern, verkaufen und einsetzen, verfolgen und kontrollieren. Für einige Unternehmen, beispielsweise Hersteller, sind „Waren“ die Rohstoffe oder Komponenten, mit denen sie etwas produzieren. Für Einzelhandelsunternehmen sind sie hingegen verkaufsfertige Bestände. Die Strategien und Anforderungen der Bestandsverwaltung unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Aber unabhängig von Ihrem Business oder Ihrer Branche ist das Ziel immer gleich: Die richtige Menge der richtigen Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.
Das klingt vielleicht einfach. Doch die Daten sprechen eine andere Sprache: Für 43 % der Einzelhändler ist das Inventory Management die größte Herausforderung im Tagesgeschäft. Wie können Unternehmen also trotz Lieferkettenproblemen, Nachfrageschwankungen und anderen Schwierigkeiten erfolgreich sein? Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen.
Die Herausforderung hinter dem Inventory Management ist klar: Wenn Sie zu viel einkaufen, riskieren Sie veraltete Bestände, aber kaufen Sie zu wenig ein, haben Sie nichts zu verkaufen – was zu unzufriedenen Kund:innen führt, die dann woanders shoppen. Zu wissen, wann und wie viel Sie bestellen müssen, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bestandsverwaltung. Mit Bestandsdaten in Echtzeit und den richtigen Tools für die Bestandsverwaltung können Unternehmen künstliche Intelligenz, Automatisierung und vorausschauende Analysen nutzen, um kritische Situationen früher zu erkennen. Wenn Sie die Bestandsverwaltung automatisieren, sparen Sie Geld und Arbeitszeit.
Die Herausforderung hinter dem Inventory Management ist klar: Wenn Sie zu viel einkaufen, riskieren Sie veraltete Bestände, aber kaufen Sie zu wenig ein, haben Sie nichts zu verkaufen – was zu unzufriedenen Kund:innen führt, die dann woanders shoppen. Zu wissen, wann und wie viel Sie bestellen müssen, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bestandsverwaltung. Mit Bestandsdaten in Echtzeit und den richtigen Tools für die Bestandsverwaltung können Unternehmen künstliche Intelligenz, Automatisierung und vorausschauende Analysen nutzen, um kritische Situationen früher zu erkennen. Wenn Sie die Bestandsverwaltung automatisieren, sparen Sie Geld und Arbeitszeit.
Strategien für das Inventory Management richten sich nach Ihrem Geschäftsmodell. Diese Methoden sind besonders beliebt.
Dropshipping: Hierbei geht es um das Outsourcing Ihrer Lagerhaltung und Fertigung. Zwar können Sie mit Dropshipping bestimmte Schritte umgehen, aber Sie müssen sich trotzdem um andere Aufgaben der Bestandsverwaltung kümmern. Konzentrieren Sie sich darauf, die Lagerbestände Ihres Lieferanten in Echtzeit zu überwachen. Implementieren Sie automatisierte Auftragsabwicklungssysteme und pflegen Sie die Kommunikationskanäle mit Ihren Lieferanten. So stellen Sie sicher, dass Bestellungen pünktlich ausgeführt werden, und vermeiden Fehlbestände oder Verzögerungen.
Nachfrageprognose: Die Nachfrageprognose ist die Kunst und Wissenschaft, um vorauszusagen, wie viele Kund:innen sich für bestimmte Produkte interessieren. Genaue, zeitnahe Prognosen sind für Unternehmen jeder Größe unverzichtbar. Faktoren wie Saisonabhängigkeit, Wettbewerb, Geografie und die Art der Produkte können die Nachfrage beeinflussen. Alle Geschäftsentscheidungen sollten auf Daten beruhen. Daher sollten Prognostiker:innen in die richtigen Tools für Trendprognosen, Marktforschung und mehr investieren. Mithilfe der Nachfrageprognose können Sie auch besser entscheiden, wie viel Sicherheitsbestand Sie vorrätig haben sollten, falls die Nachfrage plötzlich ansteigt.
Permanente Bestandsverwaltung: Bei dieser Methode verfolgen Sie die Lagerbestände mithilfe einer Inventory-Management-Software kontinuierlich in Echtzeit. Indem Unternehmen die Bestandsverwaltung digitalisieren und automatisieren, können sie genauer arbeiten, die Lagerbestände besser kontrollieren und die Kosten senken. Ein weiterer großer Vorteil einer permanenten Bestandsverwaltung ist die Integration mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen – wie der Auftragsverwaltung, Buchhaltung, dem Kundenservice und mehr.
Wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ): Ermitteln Sie die ideale Bestellmenge, um die Nachfrage zu bedienen und gleichzeitig die Gesamtkosten für die Bestellung, den Empfang und die Lagerhaltung zu minimieren. Die EOQ-Formel ist eine Gleichung, mit der Sie die optimale Menge an Lagerbeständen ermitteln können, die Sie von einem Hersteller oder Lieferanten anfordern müssen.
EOQ eignet sich am besten für Situationen, in denen Nachfrage, Bestell- und Haltekosten konstant bleiben. Zwar kann die Formel geändert werden, um unterschiedliche Produktionsniveaus oder Bestellintervalle zu bestimmen, aber die meisten Unternehmen mit umfangreichen Lieferketten und hohen variablen Kosten verlassen sich auf Algorithmen in ihren Computersystemen.
Mindestbestellmenge (MOQ): Diese Methode priorisiert den Einkauf der geringstmöglichen Bestandsmenge. Die MOQ kann entweder auf der Anzahl der Einheiten oder auf einem Betrag basieren. Es ist wichtig, dass Sie die Auswirkungen von MOQs auf Ihren Bestand und Ihre Rentabilität verstehen. Als Einkäufer:in müssen Sie Ihren Lagerbedarf und Ihre Lagerkapazitäten berücksichtigen, bevor Sie sich auf eine MOQ festlegen. Sie verkaufen? Dann sollten Sie Ihre MOQs sorgfältig festlegen, um die Rentabilität zu gewährleisten, ohne potenzielle Kund:innen abzuschrecken.
Just-in-Time-Bestandsverwaltung: Sie bestellen genau die Bestandsmenge, die Sie brauchen – und zwar genau dann, wenn Sie sie benötigen. Ziel ist es, jederzeit so wenig Überschussbestände wie möglich zu haben. Das ist eine ideale Lösung für Unternehmen, die nicht über ausreichend Lagerraum verfügen, kleinere Gewinnspannen haben oder überhöhte Materialausgaben vermeiden möchten. Damit die JIT-Bestandsverwaltung funktioniert, müssen die Verkäufer:innen ständig mit den Lieferant:innen und Hersteller:innen kommunizieren. Zeit ist hierbei das A und O. Außerdem erfordert die Methode eine zuverlässige, effiziente Software, um reibungslos zu funktionieren.
Wenn Sie es richtig machen, können Sie mit JIT Kosten und Abfall reduzieren und die Effizienz steigern. Doch die Just-in-Time-Bestandsverwaltung hat auch ihre Nachteile. Unterbrechungen der Lieferkette, Bestellfehler und beschädigte Artikel können Prozesse verzögern und zu frustrierten Kund:innen führen. Damit alles reibungslos funktioniert, benötigen Sie die richtigen Tools und eine sorgfältige Überwachung.
Sie müssen Ihre Abläufe in jeder Phase der Bestandsverwaltung im Auge behalten – egal, für welche Methoden sich Ihr Unternehmen entscheidet.
Jeder Schritt der Bestandsverwaltung baut auf dem letzten auf. Deshalb sollten Sie von Beginn an den Überblick behalten. Das sind die wichtigsten Schritte der Bestandsverwaltung:
Schritt 1 — Bestand erhalten und Daten eingeben: Wenn Lieferant:innen die Materialien oder Produkte zustellen, müssen Sie die entsprechenden Daten erfassen und in Ihr Bestandsverwaltungssystem hochladen. Profitipp: Implementieren Sie KI-Tools, damit Ihre Teams die Dateneingabe automatisieren können. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und optimiert die Genauigkeit.
Schritt 2 — Strategisch lagern: In diesem Schritt geht es vor allem um den Lagerraum, den Verkehrsfluss in der Einrichtung und darum, wie Sie Ihre beliebtesten Produkte leicht zugänglich machen können. KI-gestützte generative Modelle, die auf Lagerdetails und historische Verkaufsdaten trainiert wurden, können hier unterstützen. Denn KI kann schnell wertvolle Erkenntnisse liefern, mit denen Sie Ihre Lagerung verbessern und Ihren Platz optimal nutzen.
Schritt 3 — Aufträge verwalten und abwickeln: Sobald ein:e Kund:in etwas gekauft hat, beginnt die Auftragsverwaltung. Der Prozess beinhaltet alles, was nach einem Kauf geschieht. Er steuert die nachgelagerten operativen Prozesse, Menschen, Systeme und Partnerschaften, die dazu beitragen, Bestellungen zu erfüllen. Dank der Auftragsverwaltung können Sie Ihren Kund:innen in Echtzeit mitteilen, wo sich ihre Bestellung befindet („Ihre Bestellung hat das Lager verlassen und ist auf dem Weg zu Ihnen“).
Schritt 4 – Lagerbestand aktualisieren: Wenn Ihre Bestands- und Auftragsverwaltungssoftware synchronisiert sind, ist der gesamte Prozess nach dem Einkauf sowohl für Ihre Mitarbeiter:innen als auch für Ihre Kund:innen transparent. Der Bestand wird automatisch in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie immer wissen, was auf Lager ist und was nicht. Dadurch können Ihre Merchandiser:innen und Bestandsmanager:innen die Bestellungen genau überblicken und die Verpackungs-, Versand- und Abwicklungsprozesse leichter verwalten und koordinieren.
Schritt 5 — Nachbestellen und Bestand auffüllen: Sobald die Bestellungen erfüllt sind und der Lagerbestand sinkt, können Sie durch Nachbestellungen gewährleisten, dass immer genug Produkte vorrätig sind. Es ist entscheidend zu wissen, wann und wie viel Sie nachbestellen müssen. Bestellen Sie zu früh zu viel, könnte das zu toten Beständen führen (Bestände, die nicht mehr verkauft werden können, weil sie abgelaufen, veraltet oder außerhalb der Saison sind). Wenn Sie hingegen zu lange warten oder nicht genug bestellen, kann das Fehlbestände verursachen – und Kund:innen frustrieren. KI-gestützte Tools können Ihnen dabei helfen, die Lagerbestände zu überwachen, Nachbestellungswarnungen basierend auf vordefinierten Schwellenwerten zu generieren und sogar automatisch bei Lieferanten zu bestellen.
Nutzen Sie die KI-Technologie in den verschiedenen Schritten der Bestandsverwaltung, um die richtige Menge an Waren zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Mit KI können Sie Aufgaben automatisieren, wertvolle Erkenntnisse gewinnen und Ihre Abläufe effizienter gestalten.
Für eine erfolgreiche Bestandsverwaltung sollten Sie zunächst wissen, wo sich Ihre Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Bestandstransparenz bezeichnet die Möglichkeit, die Menge und den Fluss Ihrer Waren in Echtzeit zu sehen. Sobald Sie einen klaren Überblick über Ihren gesamten Bestand haben, können Sie viel einfacher große Datenmengen verfolgen und speichern, das Angebot mit der Nachfrage abgleichen und Over- und Underselling reduzieren. Das ermöglicht auch Wachstum in großem Maßstab. Wie können Sie den Bestand also glasklar überblicken?
Tools wie Barcode-Scanner und SKUs können den physischen Warenfluss verfolgen, aber das ist nur eine Seite der Medaille. Die fortschrittlichsten Bestandsverwaltungssysteme berücksichtigen auch Echtzeit-Reservierungen über alle Vertriebskanäle hinweg. Eine Plattform, die Verkaufsdaten von der Website, der App und den Ladengeschäften eines Einzelhändlers integriert, bietet beispielsweise einen ganzheitlicheren Überblick über den Bestand. Bei diesen Unternehmen wissen die Betriebs- und Merchandising-Teams sofort, wie viele Einheiten jedes Artikels an jedem Standort vorrätig sind, wie viele auf den Versand warten und wo sie in einem Fulfillment-Center oder Lager untergebracht sind. Automatisierte Nachbestellungen und prädiktive Analysen stellen sicher, dass Marken ihre Bestände in wichtigen Momenten auffüllen können – beispielsweise, wenn die Nachfrage steigt, aber der Nachbestellpunkt noch nicht erreicht ist.
Eine höhere Transparenz ermöglicht den Einkauf großer Mengen bei gleichzeitiger Senkung der Lagerkosten. Und dank integrierter Analysen können Sie die Nachfrage genauer vorhersagen, um rechtzeitig einzukaufen. Automatisierte Berichte und Nachbestellungen reduzieren kostspielige Probleme wie Fehlbestände, Überbestände, Fehlpicks und Fehllieferungen. Dadurch können Sie die Regale besser bestücken und die Waren schnell und korrekt ausliefern, was die Kundenzufriedenheit erhöht und Folgegeschäfte fördert.
Viele Unternehmen verwenden immer noch Tabellenkalkulationen für die Bestandsverwaltung. Aber selbst die am besten organisierte und routinemäßig aktualisierte Tabelle kann keine Echtzeiterkenntnisse in die Marktplatzbedingungen liefern oder kommende Probleme mit Lieferanten aufdecken – wie ein Schiff mit Waren, das im Hafen festsitzt. Sie unterstützt auch keine flexiblen Fulfillment-Optionen wie „Online kaufen, im Geschäft abholen“ (BOPIS, Buy Online, Pick Up in Store), die bei den Verbraucher:innen immer beliebter werden.
Letztlich ist die manuelle Bestandsverwaltung keine nachhaltige Praxis, wenn Unternehmen wachsen und skalieren. Doch wenn Sie Bestandsdaten von isolierten Teams auf die richtige digitale Plattform übertragen, können Sie den Warenfluss in Ihrer gesamten Lieferkette effizient verwalten. Das gilt sogar für Omnikanal-Unternehmen, die über Ladengeschäfte, Social Media und App-basierte Kanäle verkaufen. So schützen Sie Ihr Unternehmen vor leicht vermeidbaren Problemen wie Online-Overselling.
Die Bestandsverwaltung digitalisieren und automatisieren:
Kombinieren Sie eine gute Bestandstransparenz mit einigen Best Practices der Bestandsverwaltung, um erfolgreich zu sein.
Transparenz ist für Ihre Bestandsverwaltung entscheidend. Aber es gibt noch ein paar andere Best Practices, die Sie beachten sollten. So planen Sie Ihre Strategie für die Bestandsverwaltung optimal:
Qualitätskontrolle: Für Unternehmen ist es unerlässlich, den gesamten Bestand gründlich auf Mängel oder andere potenzielle Probleme zu prüfen, bevor sie Produkte an Kund:innen verkaufen. Ohne Qualitätskontrolle erhalten Kund:innen möglicherweise beschädigte Waren, was zu negativen Bewertungen und einem schlechten Ruf führt.
Das Inventar sollte bei der Ankunft im Lager geprüft werden. Darüber hinaus sollten Sie die Qualitätskontrolle während der Bearbeitung, Lagerung und des Versands priorisieren. Dazu gehören die richtige Verpackung und die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Versandpartnern, die Ihr Inventar sorgfältig behandeln.
Vernetzte Systeme: Indem Sie Ihr Bestandsverwaltungssystem mit anderen Systemen in Ihrem E-Commerce-Stack verbinden, erhalten funktionsübergreifende Teams einen transparenten, ganzheitlichen Überblick über Ihr Geschäft. Es ist viel einfacher, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, wenn das Inventory Management mit Ihrer CRM-Plattform (Customer Relationship Management) und Ihrem Auftragsverwaltungssystem integriert ist.
Überwachung und Optimierung: Die Bestandsverwaltung ist keine Aufgabe, die man einfach so erledigt. Marktbedingungen, Kundenanforderungen und Geschäftsziele ändern sich. Wenn Sie Ihre Bestandsverwaltung kontinuierlich überwachen und verbessern, können Sie sich viel einfacher anpassen. Sammeln und analysieren Sie Feedback und Daten und verfolgen Sie Kennzahlen, um Verbesserungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu identifizieren.
Sie fragen sich, wie Sie die Leistung Ihrer Systeme und Abläufe zur Bestandsverwaltung messen können? Diese wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs) sollten Sie verfolgen:
Die Bestandsverwaltung konzentriert sich darauf, die Lagerbestände zu kontrollieren und zu optimieren, während die Auftragsverwaltung die Kundenaufträge erfüllen soll. Beide Prozesse sind unerlässlich, um die Lieferkette effektiv zu verwalten und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Bestandsverwaltung und Auftragsverwaltung sind zwei unterschiedliche, aber miteinander verbundene Prozesse in der Lieferkette.
Um den Erfolg Ihrer Bestandsverwaltung zu messen, sollten Sie kontinuierlich die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgen, die mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Indem Sie robuste Analyse- und Berichtsfunktionen nutzen, erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse in den Lagerumschlag, die Auftragsabwicklungsrate und die Kundenzufriedenheit.
So gewährleisten Sie eine effektive Bestandsverwaltung: Bestandsgenauigkeit überwachen, Fehlbestände minimieren und die Effizienz der Lieferkette verbessern.
