Die beste Zeit für Marketing-E-Mails

Das richtige Timing ist entscheidend – vor allem beim Versand von Marketing-E-Mails. Schließlich sind unsere Botschaften als Marketingexpert:innen nur so gut wie die Reaktionen, die sie hervorrufen. Doch angesichts überquellender Posteingänge und immer kürzerer Aufmerksamkeitsspannen kann es sich wie die Suche in einem Labyrinth anfühlen, die beste Zeit für Marketing-E-Mails zu finden.

In diesem Artikel erhalten Sie Tipps und Tricks, wie Sie die beste Zeit für den Versand von Marketing-E-Mails finden – und deren Wirkung maximieren können. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten die Zielgruppe genau dann erreichen, wenn sie am empfänglichsten ist? Sie erfahren auch, wie ein optimaler Zeitpunkt das Engagement-Niveau und letztlich die Konversionsraten steigern kann. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Marketingtools optimal nutzen, um effizienter zu arbeiten.

Unsere Themen:

• Wann ist die beste Zeit für Marketing-E-Mails?
• Welche Best Practices für die Planung von E-Mail-Versandzeiten gibt es?
• Die beste Zeit für Marketing-E-Mails nach Branche
• So messen Sie die Performance Ihrer E-Mails und das Engagement
• Optimierte Workflows dank E-Mail-Automatisierung, Planungstools und KI
• Wie Sie mit Marketing Cloud die beste Zeit für Marketing-E-Mails finden

Die Frage „Welcher Wochentag eignet sich am besten zum Versenden von E-Mails?“ ist durchaus berechtigt. Ebenso wie die Frage „Wie oft sollte ich Marketing-E-Mails versenden?“. Natürlich wünschen wir uns alle klare Antworten darauf. Doch die beste Zeit für Marketing-E-Mails kann je nach Zielgruppe, Branche und geografischem Standort variieren.

Es ist entscheidend, die demografischen Merkmale und das Verhalten Ihrer Zielgruppe genau zu kennen. Öffnen Ihre Kund:innen ihre E-Mails eher morgens? Klicken sie sich nachmittags durch Ihre Inhalte? Verschiedene Branchen haben unterschiedliche E-Mail-Engagement-Muster. Sind Sie in der Freizeitbranche tätig? Dann könnten Samstage und Sonntage besonders effektiv sein. Solche Informationen gewinnen Sie mithilfe verschiedener Analysetools, darunter E-Mail-Marketing-Plattformen, Webanalysetools wie Google Analytics, Heatmap-Tools, CRM-Systeme und E-Mail-Testplattformen. Darüber hinaus können Sie A/B-Tests durchführen und Ihre Zielgruppe mittels Umfragen oder Feedback-Formularen nach ihrer Meinung fragen.

Angenommen Sie sind eine Fitnessmarke, die sich an vielbeschäftigte Berufstätige richtet. Indem Sie Ihre Zielgruppe in zwei Gruppen unterteilen – nämlich in Personen, die unter der Woche aktiv sind, und solche, die am Wochenende interagieren –, können Sie Ihre E-Mail-Kampagnen entsprechend anpassen. Für die erste Gruppe könnten motivierende E-Mails am frühen Morgen helfen, gut in den Tag zu starten. Die zweite Gruppe könnte hingegen durch Trainingstipps und Challenges am Freitagnachmittag dazu inspiriert werden, ihre Freizeit optimal zu nutzen.

Berücksichtigen Sie die Zeitzonen Ihrer Zielgruppe, wenn sie über verschiedene Regionen verteilt ist. Erzielen Sie bessere Ergebnisse, wenn Sie E-Mails zwischen 10 und 12 Uhr in der lokalen Zeitzone der Empfänger:innen versenden? Experimentieren Sie mit verschiedenen Tageszeiten, um die beste Zeit für Marketing-E-Mails zu ermitteln. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Reisebüro, das Urlaubspakete anbietet – mit Kund:innen in ganz unterschiedlichen Regionen. Wenn Sie Ihre Zielgruppe nach Zeitzonen segmentieren, sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mails zum optimalen Zeitpunkt ankommen.

Werfen wir nun einen Blick auf die Versandhäufigkeit. Ein Beispiel: Sie sind ein Modehändler mit einem vielfältigen Kundenstamm. Manche Kund:innen freuen sich vielleicht über tägliche Updates zu Neuheiten und exklusiven Angeboten, während andere einen eher kuratierten Ansatz mit wöchentlichen oder monatlichen Newslettern bevorzugen. Indem Sie Ihre Zielgruppe nach ihren Präferenzen hinsichtlich der Versandhäufigkeit segmentieren, können Sie die richtige Balance finden.

Das Planen von E-Mail-Versendungen ist entscheidend, um das Customer Engagement und die Rücklaufquoten zu maximieren. Analysieren Sie Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten und Konversionsraten, um Muster und Trends beim E-Mail-Engagement zu erkennen. So können Sie die beste Zeit für Marketing-E-Mails finden und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Empfänger:innen mit Ihren Inhalten interagieren.

Beim A/B-Testing werden verschiedene Versionen einer E-Mail an einen Teil Ihrer Zielgruppe versendet. Dadurch können Sie feststellen, welche Version besser performt. Zunächst testen Sie verschiedene Versandzeiten und Wochentage, um den optimalen Zeitplan für Ihre spezifische Zielgruppe zu ermitteln. Anschließend analysieren Sie die Leistungskennzahlen jedes Tests, um die beste Zeit für Marketing-E-Mails zu ermitteln.

Wenn sich Ihre Zielgruppe über mehrere Zeitzonen erstreckt, sollten Sie E-Mails anhand der Ortszeit der Empfänger:innen planen. Suchen Sie daher nach E-Mail-Marketingtools, die eine Segmentierung nach Zeitzonen ermöglichen. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails jeweils zum optimalen Zeitpunkt zugestellt werden.

Recherche und Testing ist aber nicht alles. Sie müssen die Leistungskennzahlen kontinuierlich überwachen, um Trends und Muster zu erkennen. Wenn Sie relevante Kennzahlen im Blick behalten, können Sie die Wirksamkeit Ihrer Strategie beurteilen und sie schrittweise verbessern.

Die beste Zeit für Marketing-E-Mails kann je nach Branche variieren, weil sich das Verhalten und die Präferenzen der Zielgruppen unterscheiden können.

Nehmen wir Healthcare als Beispiel. Healthcare-Fachkräfte arbeiten häufig in langen Schichten und mit unregelmäßigen Arbeitszeiten. Tagsüber bleibt oft wenig Zeit, um E-Mails zu lesen. In diesem Fall empfiehlt es sich, Marketing-E-Mails nicht während der üblichen Arbeitszeiten zu versenden. Sprechen Sie diese Zielgruppe stattdessen in ruhigeren Momenten an – etwa früh morgens oder am späten Abend. Eine E-Mail zu einer medizinischen Konferenz oder einer neuen Studie am frühen Morgen kann Aufmerksamkeit wecken, während sich die Empfänger:innen auf den Tag vorbereiten.

Anders verhält es sich im Einzelhandel. Dort bieten sich deutlich mehr Möglichkeiten, die Zielgruppe zu erreichen. Einzelhandel-Kund:innen stöbern und kaufen oft in ihrer Freizeit – also abends oder am Wochenende. Für diese Zielgruppe kann die beste Zeit für Marketing-E-Mails innerhalb der Woche sein, vor allem am späten Nachmittag oder frühen Abend.

Stellen Sie sich einen Modehändler vor, der einen zeitlich begrenzten Sale für seine neueste Kollektion bewirbt. Wenn er an einem Donnerstagabend eine E-Mail verschickt – gerade dann, wenn die Leute sich vom Arbeitstag erholen und beginnen, ihr Wochenende zu planen –, kann das ein Gefühl der Vorfreude wecken und zu höheren Interaktions- und Konversionsraten führen.

Hier ist ein kurzer allgemeiner Überblick über Strategien zur besten Zeit für Marketing-E-Mails im B2B-Bereich:

• B2B-Fachleute beschäftigen sich eher unter der Woche mit E-Mails, insbesondere von Dienstag bis Donnerstag.
• Das Versenden von E-Mails zwischen 9 und 11 Uhr führt im B2B-Bereich tendenziell zu höheren Öffnungs- und Klickraten.
• Montags ist oft viel zu tun, da man Arbeit nachholen muss. Und freitags wird die Woche abgeschlossen. Daher eignen sich diese Tage weniger gut für den Versand von B2B-E-Mails.
• E-Mails in der Mittagspause zwischen 12 und 13 Uhr können effektiv sein, da Berufstätige dann häufig eine Pause einlegen und ihre E-Mails checken.
• B2B-Fachkräfte erledigen dringende Aufgaben oft früh am Morgen und fahren abends herunter. Diese Zeiten sind deshalb weniger gut für E-Mail-Engagement geeignet.

Hier ist eine weitere allgemeine Übersicht über Strategien zum Versandzeitpunkt von E-Mails – jetzt für B2C-Unternehmen:

• B2C-Kund:innen haben abends und am Wochenende oft mehr Freizeit, weshalb sich diese Zeiträume als beste Zeit für Marketing-E-Mails anbieten.
• Wenn Sie E-Mails am Freitagnachmittag versenden, können Sie die Aufmerksamkeit von B2C-Kund:innen gewinnen, die gerade ihre Aktivitäten und Einkäufe für das Wochenende planen.
• Passen Sie den Zeitpunkt Ihrer E-Mails auch an bestimmte Ereignisse oder Jahreszeiten an, die für Ihre B2C-Zielgruppe relevant sind. Weihnachtsaktionen sollten Sie beispielsweise rechtzeitig im Voraus versenden. Und Sommerausverkäufe sollten Sie starten, sobald die Saison näher rückt.
• Nutzen Sie Kundendaten und Segmentierungen, um E-Mails zu individuell abgestimmten Zeitpunkten zu versenden, die auf den persönlichen Präferenzen und Verhaltensweisen der Kund:innen basieren.

Branchenstandards liefern Benchmarks für den Versandzeitpunkt von E-Mails, sodass Sie Ihre Leistung mit der Ihrer Mitbewerber vergleichen und Verbesserungspotenziale erkennen können. Außerdem können Branchenstandards wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Präferenzen von Zielgruppen in bestimmten Branchen bieten. So kann Ihr Unternehmen seine Strategien anpassen und die beste Zeit für Marketing-E-Mails bestimmen.

Branchenstandards sind eine gute Orientierung. Entscheidend ist aber, dass Sie Ihre eigenen Zielgruppendaten analysieren und Anpassungen anhand individueller Merkmale und Engagement-Muster vornehmen.

Mit den richtigen Tools zur effektiven Messung der E-Mail-Performance können Sie zukünftige E-Mail-Kampagnen besser optimieren und hilfreiche Erkenntnisse zur besten Zeit für Marketing-E-Mails gewinnen. Das sind die wichtigsten Kennzahlen, die Sie dabei berücksichtigen sollten:

Die Kennzahl gibt den Prozentsatz der Empfänger:innen an, die Ihre E-Mail öffnen. Sie ist ein Indikator für das anfängliche Engagement und Interesse an Ihrem E-Mail-Inhalt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an 1.000 Abonnent:innen senden und 200 davon sie öffnen, beträgt Ihre Öffnungsrate 20 %.

Damit messen Sie den Prozentsatz der Empfänger:innen, die auf einen Link in Ihrer E-Mail klicken. So können Sie feststellen, wie hoch das Engagement und wie effektiv Ihr CTA ist. Wenn Ihre E-Mail bei den 200 Empfänger:innen, die sie geöffnet haben, 50 Klicks generiert, beträgt Ihre Klickrate 25 %.

Die Kennzahl gibt den Prozentsatz der Empfänger:innen an, die eine gewünschte Aktion ausführen – beispielsweise etwas kaufen, ein Formular ausfüllen oder einen Dienst abonnieren. Sie spiegelt das eigentliche Ziel Ihrer E-Mail-Kampagne wider. Wenn von den 50 Empfänger:innen, die einen Link in Ihrer E-Mail angeklickt haben, 10 Personen einen Kauf tätigen, beträgt Ihre Konversionsrate 20 %.

So ermitteln Sie den Prozentsatz der E-Mails, die nicht im Posteingang der Empfänger:innen angekommen sind. Die Kennzahl liefert wichtige Hinweise auf Probleme hinsichtlich des Versandzeitpunkts und der Qualität der Empfängerliste.

Messung des Prozentsatzes der Empfänger:innen, die sich vom Erhalt weiterer E-Mails Ihrer Kampagne abmelden. Diese Kennzahl spiegelt das Desinteresse oder die Unzufriedenheit mit Ihrem Content wider. Indem Sie die Abmelderaten verfolgen, können Sie potenzielle Probleme mit den E-Mail-Inhalten, dem Versandzeitpunkt, der Häufigkeit oder der Zielgruppenansprache erkennen.

Wenn Sie die Lesezeit einer E-Mail, die Anzahl der aufgerufenen Seiten oder die Anzahl der Weiterleitungen erfassen, erhalten Sie tiefere Einblicke in das Interesse an und die Interaktion mit Ihren E-Mail-Inhalten.

Sie sollten die Kennzahlen regelmäßig überprüfen. Nur so können Sie Muster erkennen, um die beste Zeit für Marketing-E-Mails zu identifizieren und Ihre E-Mail-Kampagnen gezielt zu optimieren – für maximale Wirkung und Engagement. Denn es ist entscheidend, dass Ihre Nachrichten genau dann ankommen, wenn Ihre Zielgruppe am empfänglichsten dafür ist.

Branchenstudien zum E-Mail-Marketing liefern Standardprozentsätze für wichtige Kennzahlen. Doch dabei handelt es sich um Richtwerte, die je nach Branche und Zielgruppe variieren können. Solche Zahlen stellen lediglich einen Ausgangspunkt dar. Nutzen Sie sie als Grundlage, um den Versandzeitpunkt Ihrer Marketing-E-Mails kontinuierlich zu messen und zu optimieren.

Mit E-Mail-Automatisierung schneller vorankommen

Dank E-Mail-Automatisierung können Sie die beste Zeit für Marketing-E-Mails herausfinden. Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe nach verschiedenen Kriterien wie demografischen Merkmalen oder Verhaltensweisen – so können Sie Ihre automatisierten E-Mail-Kampagnen gezielt auf bestimmte Segmente abstimmen und dafür sorgen, dass Ihre Nachrichten genau dann ankommen, wenn sie am relevantesten sind. Nehmen wir an, Sie sind in der Modebranche tätig: Durch eine Segmentierung anhand der Kaufhistorie können Sie personalisierte Empfehlungen für Neuheiten oder saisonale Kollektionen versenden, die zeitlich perfekt auf die Einkaufsgewohnheiten Ihrer Kund:innen abgestimmt sind.

Wenn Sie die wichtigsten Trigger identifizieren, die automatisierte E-Mail-Workflows auslösen, können Sie entscheidende Momente in der Customer Journey Ihrer Kund:innen optimal nutzen. Ob es sich um eine Willkommens-E-Mail an neue Abonnent:innen, eine Follow-up-Nachricht nach einem Kauf oder eine freundliche Erinnerung an einen abgebrochenen Warenkorb handelt – diese Trigger legen genau fest, wann Ihre E-Mails versendet werden, und machen Sie dadurch umso wirkungsvoller und relevanter.

E-Mails mit den richtigen Tools planen

Tools zur E-Mail-Planung können Ihren Workflow optimieren, indem sie E-Mails zum optimalen Zeitpunkt versenden. Da Sie mit diesen Tools vergangene Leistungsdaten analysieren und das Verhalten Ihrer Zielgruppe untersuchen können, lassen sich E-Mails so terminieren, dass sie die Empfänger:innen erreichen, wenn eine Interaktion am wahrscheinlichsten ist. Durch eine gleichbleibende E-Mail-Frequenz und die Berücksichtigung unterschiedlicher Präferenzen Ihrer Zielgruppe können Sie Vertrauen aufbauen und sicherstellen, dass Ihre Marke im Gedächtnis bleibt. Darüber hinaus spart die automatisierte Planung viel Zeit und Ressourcen und schafft so Kapazitäten für andere Marketinginitiativen.

Achten Sie bei der Wahl eines E-Mail-Planungstools vor allem auf eine intuitive Bedienung. Fragen Sie sich: Bietet das Tool verschiedene Planungsoptionen, z. B. bestimmte Datums- und Uhrzeitangaben, wiederkehrende Zeitpläne oder Zeitzoneneinstellungen? Dank dieser Flexibilität können Sie Ihren E-Mail-Versand an die Präferenzen Ihrer Zielgruppe anpassen.

Ein gutes Planungstool sollte sich in Ihr CRM-System oder Ihre E-Mail-Marketing-Plattform integrieren lassen, sodass Sie Ihre Zielgruppe segmentieren und E-Mails gezielt an bestimmte Segmente versenden können. Außerdem sollte es A/B-Tests mit verschiedenen E-Mail-Varianten ermöglichen und umfassende Berichts- und Analysefunktionen bieten. Damit können Sie die Performance Ihrer E-Mails nachverfolgen und datengestützte Entscheidungen für zukünftige Optimierungen treffen.

E-Mail-Workflows mit KI optimieren

Auch Tools basierend auf künstlicher Intelligenz (KI) können den Workflow optimieren, um die beste Zeit für Marketing-E-Mails zu gewährleisten. Nehmen wir beispielsweise eine Agentur für digitales Marketing, die Kampagnen für eine vielfältige Kundschaft betreut. Durch die Integration KI-gestützter Planungstools können kundenbezogene Daten eingespielt werden – wie historische Kennzahlen zur E-Mail-Performance und demografische Daten der Zielgruppe. Anschließend wertet der KI-Algorithmus die Daten aus und liefert so differenzierte Erkenntnisse – etwa die Zeiten mit dem höchsten Engagement für verschiedene Zielgruppensegmente.

Anhand dieser Informationen kann die Agentur die Versandzeiten für E-Mails individuell abstimmen und sicherstellen, dass Empfänger:innen die Nachrichten genau dann erhalten, wenn die Wahrscheinlichkeit einer Interaktion am größten ist. Ergibt die Analyse, dass die Zielgruppe eines Auftraggebers vor allem abends unter der Woche aktiv ist, könnte die KI vorschlagen, E-Mail-Kampagnen in diesen Zeitraum zu legen, um die Öffnungs- und Klickraten zu maximieren. Mithilfe von Echtzeitdaten lernt die KI zudem kontinuierlich dazu, sodass sie ihre Empfehlungen ständig verfeinert, um dem sich wandelnden Verhalten und den Präferenzen der Zielgruppe gerecht zu werden.

Mit Salesforces Marketing Cloud können Unternehmen die beste Zeit für Marketing-E-Mails ermitteln, ansprechende Inhalte erstellen und künftige Versendungen optimieren. So können Sie Ihrer Zielgruppe zum richtigen Zeitpunkt relevante Nachrichten schicken und dadurch das Engagement verbessern sowie Ihre Konversionsrate und Ihren ROI steigern.

• Marketing Cloud Journey Builder ermöglicht es Marketingexpert:innen, personalisierte Customer Journeys anhand verschiedener Trigger und Actions zu erstellen.
• Durch Salesforces KI-gestützte Funktion „Einstein Engagement Frequency“ können Sie die richtige Balance zwischen Kundenbindung und E-Mail-Überflutung finden.
• Marketing Cloud Content Builder bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, um ansprechende E-Mail-Inhalte zu erstellen.
• Die leistungsstarken Analyse- und Reporting-Funktionen von Marketing Cloud liefern wertvolle Einblicke in die E-Mail-Performance.

Die Suche nach der besten Zeit für Marketing-E-Mails muss keine große Herausforderung sein. Mit datengestützten Erkenntnissen und den richtigen Tools können Sie Ihre E-Mail-Kampagnen optimieren. Tools zur E-Mail-Planung ermöglichen beispielsweise eine strategische Planung und Terminierung basierend auf den Präferenzen Ihrer Zielgruppe und den jeweiligen Zeitzonen. KI-Funktionen gehen noch einen Schritt weiter: Sie analysieren das Verhalten der Empfänger:innen, um die besten Versandzeiten für jede einzelne Person zu ermitteln. Durch den Einsatz dieser Tools und Erkenntnisse kann Ihr Unternehmen seine E-Mail-Kampagnen aufwerten, das Engagement fördern und insgesamt deutlich bessere Ergebnisse erzielen.