Was ist Vertriebstechnologie?

Ein Großteil des Arbeitstags im Vertrieb wird von umsatzfremden Tätigkeiten beansprucht, also manuellen Aufgaben wie Dateneingabe, Terminplanung und Recherche. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für die Motivation der Vertriebsmitarbeitenden. Der State of Sales Report von Salesforce zeigt, dass der Anteil der tatsächlich mit Verkaufen verbrachten Zeit auf nur noch 28 % gesunken ist, gegenüber 34 % im Jahr 2018. Ein Trend, der in die falsche Richtung geht.

Angesichts des hohen Zeitaufwands für vertriebsfremde Aufgaben sind Sales-Software und Vertriebstechnologie wichtiger denn je. Doch welche Vertriebstechnologien gibt es überhaupt, und woran erkennen Sie, was für Ihr Vertriebsteam wirklich geeignet ist? Wir sehen uns das genauer an.

Vertriebstechnologie bezeichnet Tools, Software und Plattformen, die Vertriebsteams einsetzen, um ihre Vertriebsprozesse zu optimieren, Interaktionen nachzuverfolgen und Daten zu Interessent:innen und Kund:innen auszuwerten, um die Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss zu erhöhen. Vertriebstechnologie umfasst CRM-Systeme (Customer Relationship Management), Sales-Automation-Software, Analyse-Tools und Kommunikationsplattformen. Sie alle zielen darauf ab, die Effizienz und Effektivität im Vertrieb zu steigern und das Umsatzwachstum voranzutreiben.

Ein Sales-Tech-Stack umfasst die gesamte Sales-Software, die eine Vertriebsorganisation zur Unterstützung des Sales-Cycle nutzt. Sobald Sie ein oder mehrere Sales-Tech-Tools einsetzen, entsteht daraus ein Sales-Tech-Stack. Manche Tools decken dabei nur bestimmte Bereiche des Sales-Funnels ab, während andere Software, wie etwa ein CRM, als übergreifendes Fundament dient.

Der Sales-Tech-Stack ist eine Komponente des unternehmensweiten Tech-Stacks, der alle digitalen Tools und Software umfasst, auf die ein Unternehmen im täglichen Betrieb angewiesen ist.

Vertriebstechnologie steigert die Effizienz von Vertriebsprozessen und sorgt für mehr Genauigkeit bei der Datenpflege und Analyse. So lässt sich beispielsweise auf einen Blick erkennen, wann zuletzt ein Gespräch mit Interessent:innen stattgefunden hat, wie diese mit der Website des Unternehmens interagiert haben oder ob es bereits einen Kontakt mit dem Kundenservice gab. Diese Transparenz entlastet Vertriebsmitarbeitende erheblich, sodass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Interessent:innen und ihre Bedürfnisse zu verstehen und die eigene Lösung gezielter zu positionieren.

Vertriebstechnologie schafft ein besseres Gesamterlebnis: für Ihre Vertriebsmitarbeitenden, Ihre Kund:innen und das Unternehmen. Wie? Indem sie Vertriebsmitarbeitende dabei unterstützt, jede Interaktion mit mehr Sicherheit anzugehen. Vertriebstechnologie hilft dabei:

• Den Aufwand zu reduzieren, der entsteht, wenn Gespräche, Termine und Details über Hunderte oder sogar Tausende von Leads hinweg akkurat erfasst werden müssen
• Erkenntnisse bereitzustellen, die Vertriebsmitarbeitenden helfen, Interessent:innen und Kund:innen besser zu verstehen – insbesondere, welche Leads am vielversprechendsten sind oder wann der beste Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme ist
• Workflows zu vereinfachen und die Dauer der Akquise zu verkürzen, damit Vertriebsmitarbeitende ihre Zeit besser einteilen, mehr Abschlüsse erzielen und ihre Quoten erfüllen können
• Mehr Arbeitszufriedenheit durch die Automatisierungmühsamer und wiederkehrender Aufgaben– damit Energie und Aufmerksamkeit dort eingesetzt werden können, wo sie hingehören: bei den Kund:innen

Die Kombination aus Vertriebstechnologie und künstlicher Intelligenz kann diese Vorteile noch weiter verstärken. Laut dem State of Sales-Report von Salesforce setzt derzeit nur ein Drittel der Vertriebsorganisationen KI ein. Der Fokus auf Effizienz dürfte diese Zahl in den kommenden Jahren jedoch deutlich erhöhen.

Hier sind fünf gängige Tool- oder Softwarearten, die dabei helfen können, bestimmte Phasen des Sales-Cycles zu optimieren:

1. CRM-Software: Für fast alle Vertriebsorganisationen unverzichtbar: CRMs sind wertvolle Tools, die Vertriebsmitarbeitenden helfen, Kundeninteraktionen und Aufgaben entlang des gesamten Vertriebsprozesses zu verwalten. CRMs speichern nicht nur Informationen – sie bieten einen zentralen Zugriff auf umfassende Kundendaten, darunter Website-Aktivitäten, Anrufe, E-Mails, Chats und vieles mehr. So können beispielsweise alle Mitarbeitenden in Marketing, Vertrieb und Kundenservice auf denselben Kundendatensatz zugreifen.
2. Software für Sales Prospecting und Lead Enrichment: Sales-Prospecting-Tools helfen Vertriebsteams dabei, Leads zu finden und zu qualifizieren. Sie sammeln in der Regel Informationen über Besucher:innen Ihrer Website und Ihrer Social-Media-Accounts und heben interessierte Leads einschließlich ihrer Kontaktdaten hervor. Damit lassen sich Interessentenlisten deutlich schneller erstellen. Viele Tools nutzen KI, um den Prozess weiter zu beschleunigen und Ihre Liste auf Ihre Zielgruppe oder Ihr Ideal Customer Profile (ICP) abzustimmen.
   
   Allerdings sind Prospecting-Listen nicht immer perfekt. Genau hier kommen Lead-Management- und Lead-Enrichment-Tools ins Spiel. Vielleicht interagiert ein Lead mit Ihrer Website, gibt aber eine allgemeine E-Mail-Adresse oder eine falsche Telefonnummer an. Lead-Enrichment-Software durchsucht das Web oder andere Datenquellen nach Informationen zur Identität und nach Kontaktdaten, etwa der Berufsbezeichnung einer Person. Diese Tools helfen dabei, die Rolle eines Leads zu ermitteln – und damit auch, ob die Person eine Kaufentscheidung treffen kann – sowie wichtige Account-basierte Details wie Unternehmensgröße, Umsatz und Finanzierung. Außerdem unterstützen sie bei Lead Scoring und Lead Routing.
3. Software für Sales-Training und Sales Enablement: Diese Technologie bietet Marketing-Teams einen zentralen Bereich zum Speichern und Organisieren von Vertriebsinhalten und -materialien. Vertriebsmitarbeitende haben keine Zeit, Unternehmens-Wikis oder Blogs nach relevanten Lernmaterialien und Belegen für Kundenerfolge zu durchsuchen. Stattdessen brauchen sie eine zentrale, durchsuchbare Informationsquelle für die Inhalte, die ihre Interessent:innen am meisten interessieren.
4. Revenue-Intelligence-Technologie (RI): Revenue Intelligence deckt Opportunities auf und misst den Fortschritt in Bezug auf Zielkennzahlen. Häufig werden dabei auch die Sales-Pipeline, Forecast-Trends sowie die Team-Performance visualisiert. RI-Plattformen nutzen KI oder Machine Learning, um Daten aus verschiedenen Quellen zu analysieren, Vorhersagen zu treffen und erweiterte Analysen sowie Echtzeit-Einblicke in Käuferinteraktionen, -bedürfnisse und -absichten bereitzustellen.
5. Software für Sales-Reporting, Forecasting oder Analytics: Diese Tools nutzen Daten aus Ihrem CRM, um zu verstehen, wo Ihr Team erfolgreich ist oder wo es Verbesserungsbedarf gibt, und erstellen Forecasts auf Basis tatsächlicher Leistungsdaten statt nur auf Basis von Potenzialschätzungen. Die Software ermöglicht es Vertriebsverantwortlichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Strategie, Ressourcenplanung oder Budget souverän anzupassen.

Laut Harvard Business Review ist Generative KI dabei, den Vertrieb grundlegend zu verändern . Doch KI, ob generativ oder prädiktiv, bewirkt bereits heute einen spürbaren Wandel.

• Prädiktive KI kann Vorhersagen darüber liefern, wie sich Deals und darüber hinaus die gesamte Vertriebsorganisation entwickeln werden. Diese Erkenntnisse helfen Vertriebsmitarbeitenden und Vertriebsverantwortlichen, ihre Strategien anzupassen und ihre Ziele zu erreichen.
• Generative KI unterstützt bei der Erstellung von Nachrichten, Gesprächszusammenfassungen, Skripten und Präsentationen. Dadurch spart der Vertrieb Zeit und kann gleichzeitig sicherstellen, dass jede Interaktion individuell auf die Bedürfnisse der angesprochenen Person zugeschnitten ist.

Die beeindruckendsten Entwicklungen im Bereich KI für den Vertrieb, die ich erlebt habe, betreffen die Inhaltsgenerierung und Konversations-Bots, die bei der Beantwortung von Routinefragen helfen können. Mit Generativer KI können Vertriebsmitarbeitende schnell aussagekräftige Nachrichten an Kund:innen verfassen und dabei Daten aus ihrem CRM-System sowie aus früheren E-Mails einbeziehen. Salesforces Trends in Generative AI Report hat ergeben, dass 58 % der Vertriebsmitarbeitenden angeben, dass Generative KI ihnen hilft oder helfen wird, ihre Produktivität zu steigern. Noch besser: 61 % sagen, dass sie ihnen hilft oder helfen wird, Kund:innen besser zu betreuen.

Mit zunehmender Reife wird KI noch besser darin, Empfehlungen und personalisierte Ratschläge zu geben, die jeweils sinnvollste nächste Aktion vorzuschlagen und Daten zu klassifizieren. KI hat großes Potenzial, Vertriebsmitarbeitende bei den nächsten Schritten zu unterstützen – etwa dabei, die vielversprechendste Opportunity auszuwählen, die richtige Ansprechperson zu kontaktieren oder die passende nächste Maßnahme zu bestimmen. Es versteht sich eigentlich von selbst, aber es stimmt: Je mehr sich automatisieren lässt, desto mehr Zeit bleibt Vertriebsmitarbeitenden für den eigentlichen Verkauf und die Feinheiten menschlicher Interaktion.

Darüber hinaus profitiert das gesamte Unternehmen davon, dass KI auch die Datensicherheit stärkt, indem sie ungewöhnliche Aktivitäten und Muster in Daten schnell erkennt. Predictive Analytics ebnen zusätzlich den Weg für proaktive Maßnahmen.

Ihr Sales-Tech-Stack kann auch Kalender-Tools oder allgemeinere Projektmanagement-Tools umfassen, die den Arbeitsalltag im Vertrieb erleichtern. In jedem Fall sind diese wichtigen Aufgaben ohne den Einsatz von Technologie zeitaufwendiger und fehleranfälliger:

• Prospecting und Kundenrecherche
• Kalender-Management sowie Automatisierung von Anrufen und/oder E-Mails
• Dateneingabe in mehrere Systeme oder Tabellenkalkulationen
• Lead-Generierung, -Verwaltung und -Bewertung
• Angebote oder Vorschläge erstellen
• Manuelle Nachverfolgung oder Prüfung der internen Vertriebsleistung
• Daten analysieren, um Erkenntnisse zu Leistung, Prognosen oder Umsatzauswirkungen zu gewinnen

Der Schlüssel zur Einführung von Vertriebstechnologie liegt darin, Tools anhand der Anforderungen Ihres Vertriebsteams und Ihres Unternehmens zu bewerten. Löst das Tool zentrale Herausforderungen? Wissen Sie, welche Aufgaben die meiste Zeit Ihrer Vertriebsmitarbeitenden beanspruchen? Nicht jedes Vertriebsteam benötigt jeden verfügbaren Tool-Typ. Starten Sie stattdessen mit grundlegender Software wie einem CRM und bauen Sie darauf auf. Je besser Sie sicherstellen, dass jedes Tool vollständig genutzt wird, desto schlanker kann Ihr Sales-Tech-Stack bleiben. Für jede Vertriebstechnologie, die Sie einführen, sollte es außerdem einen Implementierungs- und Rollout-Plan geben, um Akzeptanz und Wirksamkeit sicherzustellen.

Damit KI wirklich nützlich sein kann, wenn es um präzise Echtzeitanalysen und Sales Forecasting geht, müssen die zugrunde liegenden Daten zuverlässig und gut strukturiert sein. Wenn Daten nicht sauber und korrekt sind, kann KI keine verlässlichen Empfehlungen oder Inhalte generieren. Außerdem müssen Ihre Daten gesichert und lückenlos geschützt sein. Wer Zugang zu sensiblen Kundendaten hat, ist verpflichtet, diese zu schützen. Dennoch verfügen viele Unternehmen noch nicht über die richtige Technologie, um dies zu gewährleisten.

KI bietet das Potenzial, Vertriebsmitarbeitende bei zuverlässigen Prognosen und schnellen Entscheidungen zu unterstützen, den Sales Cycle zu beschleunigen und das Team auf die Sales-Pipeline-Opportunities zu fokussieren, bei denen der Abschluss am wahrscheinlichsten ist – allerdings nur, wenn Unternehmen aktiv an der Verbesserung und Absicherung ihrer Datenqualität arbeiten.

Die meisten Vertriebsteams schätzen Technologien, die mehr Daten liefern, als sie selbst eingeben müssen. Das gilt besonders dann, wenn das Tool Recherchen übernehmen, fehlende Daten ergänzen oder Informationen aus anderen Systemen einbinden kann. Da Vertriebsmitarbeitende oft unterwegs sind, sollte jedes Tool außerdem über eine leistungsstarke mobile Komponente verfügen.

Die Wahl der richtigen Vertriebstechnologie hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Teams ab. Analysieren Sie, wie Ihre Mitarbeitenden verkaufen, um den benötigten Funktionsumfang zu ermitteln. Achten Sie dabei besonders auf folgende Punkte:

• Funktionalität und Features: Prüfen Sie, ob das Tool Ihre Kernanforderungen direkt erfüllt oder ob Anpassungen erforderlich sind, etwa für die Integration in unternehmenseigene Systeme und Prozesse. Welchen administrativen Aufwand bringt das Tool mit sich? Sind dafür Fachkenntnisse oder Ressourcen außerhalb des Teams nötig?
• Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie das Tool gemeinsam mit erfahrenen Vertriebsprofis, die es später einsetzen werden. Welche Schulungen sind für den sofortigen Einsatz und den langfristigen Betrieb erforderlich? Ihre Vertriebsmitarbeitenden sollten mit minimalem Aufwand direkt loslegen können. Die Endnutzer:innen können am besten einschätzen, ob das Tool ihre Arbeit erleichtert oder neue Engpässe schafft.
• Integration: Welche Tools gehören bereits zu Ihrem Sales-Tech-Stack? Gibt es vorgefertigte APIs, über die Sie das neue System mit den vorhandenen verbinden können?
• Skalierbarkeit: Das Tool sollte in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und auch bei steigenden Datenmengen zuverlässig zu funktionieren.
• Verfügbarkeit und Betriebsstabilität: Dies ist bei der Einführung neuer Software immer ein entscheidender Faktor. Jede Ausfallzeit bedeutet, dass das Vertriebsteam das Tool nicht nutzen kann, was sich auf Produktivität und Umsatz auswirkt.
• KI und Automatisierungen: Aufgaben zu automatisieren oder KI einzusetzen ist eine der wirkungsvollsten Methoden, um Zeit zurückzugewinnen. Bewerten Sie den Reifegrad und die Sicherheit der KI-Funktionen eines potenziellen Tools und verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, wie einfach oder aufwendig die Einrichtung zeitsparender Automatisierungen ist.
• Referenzen und Bewertungen: Recherchieren Sie gründlich. Feedback von Vertriebsverantwortlichen und Vertriebsmitarbeitenden ist wertvoll, aber lesen Sie auch Online-Bewertungen und bitten Sie potenzielle Anbieter, Sie mit anderen Kund:innen aus Ihrer Branche in Kontakt zu bringen.
• Kundensupport: Welches Supportangebot steht für die Einführung neuer Technologien zur Verfügung? Wenn die Lernkurve steil ist und die Implementierung externe Unterstützung erfordert, muss sichergestellt sein, dass die Technologie fest in der Unternehmensstrategie verankert ist, von der Führungsebene mitgetragen wird und sich nahtlos in den bestehenden Tech-Stack einfügt.
• Analysen und Berichte. Alle Tools, die infrage kommen, sollten einfachen Einblick in die eingespeisten Daten bieten. Reporting ist zwar in der Regel ein Standard-Feature, aber überlegen Sie, ob das Tool eine Reporting-Lücke schließt oder ob es sich mit anderen Analyse-Tools des Teams verbinden lässt. Das Tool muss zumindest die wichtigsten Kennzahlen für Ihr Vertriebsteam liefern können.

Helfen Sie Ihrem Vertriebsteam, das Beste aus seiner Zeit zu machen. Vertriebstechnologie erleichtert es, Vertriebsquoten zu erreichen und Provisionen zu verdienen und gleichzeitig den Umsatz des gesamten Unternehmens zu steigern. Vor allem aber bedeutet jeder abgeschlossene Deal, dass ein weiteres Kundenproblem durch Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gelöst wird. Davon profitieren alle.