Gestione dei progetti CRM: guida completa

La gestione dei progetti consiste nella pianificazione e nell'organizzazione di ogni aspetto di un progetto in modo da garantirne la puntualità, il rispetto del budget assegnato e il successo. Se ben svolta, questa pratica assicura che i membri del team sappiano sempre cosa devono fare, monitora ‌tutte le attività e garantisce un'ottima collaborazione.

Una soluzione di gestione dei progetti finalizzata alla gestione delle relazioni con i clienti (CRM) non è mai stata così importante. E le aziende più agili, capaci di innovarsi, consolidarsi e adattarsi, saranno quelle che ne trarranno vantaggio.

Esamineremo come funziona la gestione dei progetti CRM, ne analizzeremo i vantaggi e condivideremo alcuni suggerimenti sulla soluzione giusta per la tua azienda.

Di cosa parleremo:

• Che cos'è il CRM?
• Come funziona la gestione dei progetti CRM?
• Quali sono i vantaggi di una soluzione di gestione dei progetti CRM?
• 8 funzioni di una soluzione di gestione dei progetti CRM di qualità
• In che modo Salesforce può aiutare con la gestione dei progetti CRM?
• Maggiore produttività con la gestione dei progetti CRM

La gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è un approccio strategico che le aziende utilizzano per gestire e analizzare le interazioni e i dati dei clienti durante il loro intero ciclo di vita. L'obiettivo del CRM è migliorare le relazioni commerciali con i clienti, aumentarne la fidelizzazione e promuovere la crescita delle vendite.

I sistemi CRM compilano i dati per ogni team, tra cui vendite, assistenza, marketing, e-commerce e IT. Questi dati provengono da diversi canali di comunicazione, tra cui il sito Web, il telefono, l'e-mail, la live chat e i social media di un'azienda. Consentono di ottenere maggiori informazioni sul pubblico di destinazione e su come soddisfarne al meglio le esigenze.

Una strategia CRM ben strutturata definisce numerosi obiettivi a breve e lungo termine per il tuo team. Ogni obiettivo è progetto a sé stante, con personale interessato, date di scadenza, domande a cui rispondere e numeri da analizzare. Dovrai utilizzare prassi di gestione dei progetti efficaci per raggiungerli ed è qui che entra in gioco la soluzione di gestione dei progetti CRM (CRM PM).

Indipendentemente dal fatto che la tua sia una piccola o media impresa (PMI) o un'azienda in rapida crescita, questo strumento centralizza tutte le informazioni sui clienti e i dettagli dei progetti in un unico sistema, garantendo fluidità nelle comunicazioni, nella gestione delle attività e nell'allocazione delle risorse. Tali informazioni approfondite consentono ai team di monitorare meglio l'avanzamento dei progetti, gestire le scadenze e garantire che i risultati finali siano allineati con le aspettative dei clienti.

Fornendo una vista completa delle interazioni con i clienti e dello stato dei progetti, la gestione dei progetti CRM consente alle aziende di offrire un'assistenza più personalizzata oltre che gestione più efficace degli stessi, determinando alla fine maggiore soddisfazione dei clienti ed efficienza più elevata.

La combinazione di software CRM e per la gestione dei progetti su un'unica piattaforma può offrire innumerevoli vantaggi. Eccone alcuni.

La gestione di una relazione inizia con la sua comprensione ed è ciò che offre il CRM. Una soluzione di gestione dei progetti CRM arricchisce le customer experience garantendo interazioni personalizzate coerenti in tutti i punti di contatto e soddisfacendo le esigenze dei clienti attraverso processi semplificati e coordinamento del team. Ciò porta a tempi di risposta più rapidi e a un'assistenza più specifica, aumentando significativamente la soddisfazione dei clienti.

Il consolidamento dei processi riduce la confusione e aumenta la produttività. Se i team dispongono di CRM e gestione dei progetti sulla stessa piattaforma, si perde meno tempo a formarli su più sistemi e a passare da uno all'altro. Una soluzione di gestione dei progetti CRM consolida i processi aziendali, tra cui il monitoraggio delle vendite, le comunicazioni con i clienti, la gestione delle attività e l'analisi delle prestazioni, in un'unica piattaforma.

Un CRM PM dovrebbe anche incorporare funzionalità avanzate di intelligenza artificiale (AI). Grazie ad essa, i CRM possono prevedere i comportamenti dei clienti, personalizzare le interazioni in base ai dati accumulati e fornire informazioni utili che semplificano la gestione dei progetti. Nel CRM è anche possibile incorporare agenti AI che possono rispondere in autonomia alle domande dei collaboratori sui progetti. Gli strumenti di AI all'interno dei sistemi CRM possono migliorare significativamente l'efficacia del coinvolgimento dei clienti e le strategie di business generali.

Una volta chiusa una vendita, i tuoi clienti spesso passano dal team di vendita a quello di assistenza e ad altri team rilevanti all'interno della tua organizzazione. Un sistema di gestione dei progetti basato su una piattaforma CRM consente ai team di comprendere facilmente le attività e i progetti relativi alla coltivazione della relazione con il cliente post-vendita. È possibile stabilire workflow per il servizio clienti in modo che il cliente riceva l'assistenza e l'attenzione che merita.

Allineare più team alle esigenze di un cliente è molto più semplice se hanno un quadro chiaro di quali siano tali esigenze. I sistemi di gestione dei progetti CRM migliorano la collaborazione tra i reparti, fornendo una piattaforma unificata in cui i team di vendita, marketing e servizio clienti possono accedere a dati e informazioni utili sui clienti e condividerli. Questo tipo di strumento coordina il lavoro di tutti, garantendo un approccio coerente e ponderato alle interazioni con i clienti e all'erogazione dell'assistenza.

Un CRM PM consente un processo decisionale informato e l'ottimizzazione della strategia a fronte dell'analisi basata sull'AI e dei dati dei clienti. Il sistema monitora tutte le attività e le fasi di un progetto, consentendo a tutti di lavorare in sintonia. Inoltre, analizzando le tendenze, il comportamento dei clienti e i feedback, le aziende possono personalizzare le proprie offerte per soddisfare meglio le richieste del mercato e anticipare le esigenze future, ottenendo un vantaggio competitivo e promuovendo la crescita dell'attività.

Sono molte le funzioni che contribuiscono a creare un CRM PM di qualità. Alla fine dei conti, ciò che serve è una soluzione personalizzabile, scalabile e facile da usare. Segue un'analisi più approfondita degli aspetti da prendere in considerazione.

La tua azienda ha esigenze specifiche uniche. Trovare una soluzione di gestione dei progetti CRM personalizzabile è, quindi, fondamentale. A volte, infatti, un approccio valido per tutti semplicemente non funziona per la tua particolare organizzazione. Dall'implementazione alla facilità d'uso, hai bisogno di una soluzione che possa essere personalizzata in base alla tua struttura organizzativa specifica. Gli utenti devono essere in grado di personalizzare l'interfaccia con dashboard che evidenzino le metriche chiave e i dati pertinenti per i loro ruoli. Deve anche offrire campi personalizzati per acquisire informazioni che sono specifiche delle tue operazioni o del tuo settore.

Un aspetto importante è la scalabilità, ossia la capacità del CRM PM di crescere insieme alla tua azienda, adattandosi a esigenze che cambiano ma senza perdere in prestazioni. Man mano che ci si espande, che sia per l'aumento dei clienti, dell'offerta di servizi o delle operazioni, il CRM PM deve sapersi adattare a questa crescita attraverso l'aggiunta di più licenze utente, una maggiore capacità di archiviazione e funzioni avanzate.

L'automazione è fondamentale nella gestione dei progetti CRM, soprattutto per semplificare attività e compiti ripetitivi. Ciò include l'automazione delle comunicazioni con i clienti, la reportistica sulle vendite e i promemoria di follow-up. Queste funzioni aiutano a mantenere l'efficienza e la coerenza nella gestione delle relazioni con i clienti e a garantire l'esecuzione tempestiva delle attività necessarie.

Le funzioni di gestione dei progetti devono essere progettate tenendo conto della facilità d'uso, per garantire che siano accessibili e gestibili da utenti con qualsiasi livello di competenza tecnica. L'interfaccia utente è, in genere, intuitiva, con un layout pulito e percorsi di navigazione semplici che consentono agli utenti di trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, un buon CRM PM deve includere risorse di formazione, come tutorial e supporto, per aiutare i nuovi utenti a diventare esperti del sistema.

Una funzione chiave di una soluzione di gestione dei progetti CRM a vantaggio della collaborazione è lo spazio di lavoro condiviso, che consente ai team di comunicare in tempo reale, condividere documenti e aggiornare lo stato dei progetti. Questa funzione garantisce che tutti i soggetti coinvolti in un progetto abbiano le stesse informazioni, migliorando così il lavoro di squadra e accelerando il completamento del progetto.

Una soluzione di gestione dei progetti efficiente offre la possibilità di creare e condividere documenti. Il CRM PM deve consentire di centralizzare e organizzare tutti i documenti relativi ai clienti all'interno di un'unica piattaforma, per permettere di accedervi e di gestirli in modo efficiente. Questa integrazione consente l'archiviazione, il monitoraggio e la condivisione di documenti come contratti, proposte e corrispondenza direttamente all'interno del CRM, tramite link a profili cliente specifici.

Una soluzione di gestione dei progetti CRM non è molto utile se i team e i collaboratori non ricevono una notifica quando un'attività importante richiede la loro attenzione. Trova una soluzione che avvisi chiaramente tutte le parti interessate quando hanno attività in sospeso. Tenere tutti informati è importante per fare in modo che nulla vada perso.

Le funzioni di integrazione sono fondamentali in una soluzione di gestione dei progetti CRM per migliorare la produttività e garantire un flusso continuo di informazioni tra vari strumenti e piattaforme aziendali. Un sistema CRM ben integrato può connettersi con client di posta elettronica, piattaforme di social media, software di contabilità e altri sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Questa connettività consente la sincronizzazione automatica dei dati, come i dettagli di contatto, le cifre di vendita e le interazioni con i clienti, eliminando la necessità di inserirli manualmente.

Salesforce non si limita alla sola gestione delle relazioni con i clienti. La piattaforma CRM di Salesforce può essere personalizzata in base alla tua azienda: che si tratti di creare app, incorporare l'AI, controllare l'analisi o gestire progetti, con Salesforce puoi farlo. Come lo rende possibile?

Il primo modo per creare una soluzione di gestione dei progetti efficiente con Salesforce è sfruttare le opzioni di personalizzazione disponibili sulla piattaforma. Per accedere completamente a tutte le sue straordinarie funzioni, è utile avere un consulente Salesforce al proprio fianco per creare una soluzione di gestione dei progetti adatta alle tue esigenze.

Salesforce AppExchange è un modo semplice e veloce per estendere le capacità della tua Salesforce Platform. Offre soluzioni di terze parti che sono già state create per soddisfare casi d'uso specifici. Sono disponibili diverse opzioni per la gestione dei progetti e molte altre, convenienti e facili da usare. Non devi fare altro che prenderti un po' di tempo per esplorare AppExchange.

Per la gestione dei progetti, sono disponibili numerose app in grado di aggiungere funzionalità specifiche al tuo sistema Salesforce esistente. Ad esempio:

• TaskRay : questa app offre funzionalità di gestione dei progetti e monitoraggio delle attività all'interno di Salesforce. È ideale per gestire progetti complessi di onboarding dei clienti e garantire che tutti i membri del team siano allineati sullo stato di avanzamento e sulle scadenze dei progetti.
• Milestones PM+: un'app nativa per la gestione dei progetti di Salesforce che offre funzioni per la gestione di progetti grandi e complessi. Include strumenti per la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione, permettendo una gestione semplice ed efficiente di più attività e risorse.
• Inspire Planner: questo strumento di gestione dei progetti è progettato per Salesforce e offre funzioni come diagrammi di Gantt , modelli di progetto e allocazione delle risorse. È particolarmente utile per visualizzare le timeline dei progetti e gestire le dipendenze tra le attività.

Trovare lo strumento di gestione dei progetti CRM migliore non deve essere difficile. Prenditi del tempo per valutare le tue attuali soluzioni CRM e di gestione dei progetti.

Se desideri una customer experience fluida, una soluzione di gestione dei progetti CRM è ciò che fa per te. Conoscere i vantaggi di Salesforce per i tuoi clienti e i tuoi team interni potrebbe rivelarti alcune opportunità non sfruttate per aumentare la produttività e la crescita.

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Caylin White è Editorial Lead e Growth Manager per le piccole imprese presso Salesforce. Scrive contenuti da oltre 15 anni per molti settori SaaS, come WordPress e BuzzSumo. È specializzata in SEO ma è sicura di aggiungere una prospettiva incentrata sull'uomo a ogni articolo.