Gestión de proyectos de CRM: guía completa

La gestión de proyectos consiste en planificar y organizar todo para que un proyecto termine a tiempo, no supere el presupuesto y salga bien. Cuando se hace bien, la gestión de proyectos se asegura de que los miembros del equipo siempre sepan lo que tienen que hacer, realiza un seguimiento de todas las tareas y garantiza que todos trabajen bien juntos.

Las soluciones de gestión de proyectos de CRM (gestión de relaciones con los clientes) nunca han sido tan importantes. Y las compañías más ágiles que puedan innovar, consolidarse y adaptarse serán las que obtengan la ventaja.

Revisaremos cómo funciona la gestión de proyectos de CRM y sus beneficios, y compartiremos algunos consejos sobre la solución adecuada para tu negocio.

Contenidos

• ¿Qué es CRM?
• ¿Cómo funciona la gestión de proyectos de CRM?
• ¿Cuáles son los beneficios de una solución de gestión de proyectos de CRM?
• 8 funciones de una buena solución de gestión de proyectos de CRM
• ¿Cómo puede ayudar Salesforce con la gestión de proyectos de CRM?
• Aumenta la colaboración con la gestión de proyectos de CRM

La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es un enfoque estratégico que las empresas utilizan para gestionar y analizar las interacciones y los datos de los clientes a lo largo del ciclo de vida del cliente. El objetivo del CRM es mejorar las relaciones comerciales con los clientes, ayudar con la retención de clientes e impulsar el crecimiento de las ventas.

Los sistemas CRM recopilan datos para cada equipo, incluidos los de ventas, servicio, marketing, comercio e IT. Estos datos abarcan diferentes canales de comunicación, como el sitio web de una empresa, el teléfono, el correo electrónico, el chat en vivo y las redes sociales. Te ayudan a conocer mejor a tu público objetivo y a satisfacer mejor sus necesidades.

Una estrategia sólida de CRM establece numerosos objetivos a corto y largo plazo para tu equipo. Cada uno de esos objetivos es un proyecto en sí mismo, con partes interesadas, fechas de entrega, preguntas que deben responderse y números que deben analizarse. Necesitarás algunas prácticas sólidas de gestión de proyectos para alcanzarlos todos, y ahí es donde entra en juego la solución de gestión de proyectos de CRM (CRM PM).

No importa si se trata de una pequeña o mediana empresa (PYME) o si tu compañía está creciendo rápidamente, esta herramienta centraliza toda la información de los clientes y los detalles de los proyectos en un solo sistema, lo que permite una comunicación, gestión de tareas y asignación de recursos sin problemas. Esta profundidad de información permite a los equipos realizar un mejor seguimiento del progreso de los proyectos, gestionar los plazos y garantizar que los resultados estén alineados con las expectativas de los clientes.

Al proporcionar una visión completa de las interacciones con los clientes y el estado de los proyectos, la gestión de proyectos de CRM ayuda a las empresas a ofrecer un servicio más personalizado y a gestionar los proyectos de forma más eficaz, lo que, en última instancia, conduce a una mayor satisfacción del cliente y a una mayor eficiencia.

Combinar el software CRM y la gestión de proyectos en una sola plataforma puede tener una multitud de beneficios. Estos son solo algunos.

La gestión de una relación empieza por entenderla, y eso es lo que proporciona un CRM. Una solución de gestión de proyectos de CRM enriquece las experiencias del cliente al garantizar interacciones coherentes y personalizadas en todos los puntos de contacto y al abordar las necesidades de los clientes a través de procesos optimizados y coordinación de equipos. Esto conduce a tiempos de respuesta más rápidos y un servicio más personalizado, lo que aumenta significativamente la satisfacción del cliente.

La consolidación de procesos reduce el desorden y aumenta la colaboración. Cuando los equipos tienen CRM y gestión de proyectos en el mismo lugar, se pierde menos tiempo en capacitar a los equipos en múltiples sistemas y cambiar de un sistema a otro. Una solución de gestión de proyectos de CRM consolida los procesos empresariales, incluidos el seguimiento de las ventas, la comunicación con el cliente, la gestión de tareas y el análisis del rendimiento, en una única plataforma.

Un CRM PM también debe incorporar capacidades avanzadas de inteligencia artificial (IA). Con la IA, los CRM pueden predecir los comportamientos de los clientes, personalizar las interacciones en función de los datos acumulados de los clientes y proporcionar información procesable que facilite la gestión de los proyectos. También puedes incorporar agentes de IA en tu CRM, que pueden actuar de forma autónoma para proporcionar respuestas a las preguntas de los empleados acerca de tus proyectos. Las herramientas de IA dentro de los sistemas CRM pueden mejorar significativamente la efectividad de la participación de los clientes y las estrategias comerciales generales.

Una vez que se cierra una venta, tus clientes a menudo pasan del equipo de ventas al equipo de servicio y otros equipos relevantes dentro de tu organización. Un sistema de gestión de proyectos construido sobre una plataforma CRM permite a los equipos comprender fácilmente las tareas y proyectos que se relacionan con el cultivo de la relación con el cliente después de la venta. Se pueden establecer flujos de trabajo para el servicio de atención al cliente y se puede nutrir al cliente y darle la atención que se merece.

Es mucho más fácil alinear varios equipos en torno a las necesidades de un cliente si tienen una imagen clara de cuáles son esas necesidades. Los sistemas de gestión de proyectos de CRM mejoran la colaboración entre departamentos, proporcionando una plataforma unificada en la que los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente pueden acceder y compartir datos e información de los clientes. Este tipo de herramienta coordina esfuerzos, lo cual asegura un enfoque coherente e informado de las interacciones con los clientes y la prestación de servicios.

Un CRM PM permite la toma de decisiones informadas y la optimización de la estrategia basada en análisis impulsado por IA y datos de clientes. El sistema realiza un seguimiento de todas las tareas y etapas de un proyecto, lo que ayuda a todos a estar coordinados. Y, al analizar las tendencias, el comportamiento de los clientes y los comentarios, las empresas pueden adaptar sus ofertas para satisfacer mejor las demandas del mercado y anticipar las necesidades futuras, lo que les brinda una ventaja competitiva e impulsa el crecimiento empresarial.

Son muchas las funciones que contribuyen a hacer un buen CRM PM. En última instancia, necesitas una solución que sea personalizable, escalable y fácil de usar. Aquí hay un análisis más profundo de lo que debes considerar.

Tu negocio tiene necesidades únicas. Encontrar una solución de gestión de proyectos de CRM personalizable es clave. A veces, un enfoque único para todos simplemente no funciona para tu organización en particular. Desde la implementación hasta la facilidad de uso, necesitas una solución que se pueda personalizar en función de tu estructura organizativa única. Los usuarios deben poder personalizar la interfaz con tableros que destaquen las mediciones clave y los datos relevantes para sus funciones. También debe ofrecer campos personalizados para capturar información específica exclusiva de tus operaciones o industria.

Una consideración importante es la escalabilidad, lo que significa que tu CRM PM pueda crecer junto con tu negocio, adaptándose a las crecientes demandas sin perder rendimiento. A medida que creces, ya sea agregando más clientes, aumentando las ofertas de servicios o ampliando las operaciones, el CRM PM debe adaptarse a este crecimiento mediante la adición de más licencias de usuario, capacidades de almacenamiento ampliadas y funciones mejoradas.

La automatización es crucial en la gestión de proyectos de CRM, principalmente para agilizar las tareas y deberes repetitivos. Esto incluye la automatización de las comunicaciones con los clientes, los informes de ventas y los recordatorios de seguimiento. Estas funciones ayudan a mantener la eficiencia y la coherencia en la gestión de las relaciones con los clientes y a garantizar la ejecución oportuna de las tareas necesarias.

Las funciones de gestión de proyectos deben diseñarse teniendo en cuenta la facilidad de uso, garantizando que sean accesibles y manejables para los usuarios de todos los niveles de habilidad técnica. La interfaz de usuario suele ser intuitiva, con un diseño limpio y rutas de navegación sencillas que faciliten a los usuarios la búsqueda rápida de la información que necesitan. Y un buen CRM PM debe incluir recursos de capacitación, como tutoriales y atención al cliente, para ayudar a los nuevos usuarios a dominar el sistema.

Una función clave de colaboración de una solución de gestión de proyectos de CRM es su espacio de trabajo compartido, que permite a los equipos comunicarse en tiempo real, compartir documentos y actualizar los estados de los proyectos. Esta función garantiza que todos los involucrados en un proyecto estén alineados, lo que mejora el trabajo en equipo y agiliza la finalización del proyecto.

Una potente solución de gestión de proyectos tiene la capacidad de crear y compartir documentos. Un CRM PM debe tener la capacidad de centralizar y organizar todos los documentos relacionados con el cliente dentro de una sola plataforma, lo que facilita el acceso a ellos y la gestión eficiente. Esta integración permite el almacenamiento, el seguimiento y el intercambio de documentos, como contratos, propuestas y correspondencia, directamente dentro del CRM, vinculándolos a perfiles de clientes específicos.

Una solución de gestión de proyectos de CRM no es muy útil si los equipos y los empleados no reciben una notificación cuando una tarea relevante requiere su atención. Encuentra una solución que notifique claramente a todas las partes relacionadas cuando tengan tareas pendientes. Es importante mantener a todos informados para que nada se pierda.

Las funciones de integración en una solución de gestión de proyectos de CRM son cruciales para mejorar la colaboración y garantizar un flujo continuo de información a través de diversas herramientas y plataformas empresariales. Un sistema CRM bien integrado puede conectarse con clientes de correo electrónico, plataformas de redes sociales, software de contabilidad y otros sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta conectividad permite la sincronización automática de los datos, como la información de contacto, las cifras de ventas y las interacciones con los clientes, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente.

Salesforce hace mucho más que la gestión de las relaciones con los clientes. La plataforma CRM de Salesforce se puede adaptar a tu negocio, ya sea creando aplicaciones, incorporando IA, verificando análisis o administrando proyectos. Salesforce lo hace posible. ¿Cómo hace esto Salesforce?

La primera forma de crear una potente solución de gestión de proyectos con Salesforce es aprovechar las opciones de personalización de la plataforma. Para acceder por completo a todas las increíbles funciones de la plataforma, es aconsejable contar con un consultor de Salesforce que te guíe a través del proceso de crear una solución de gestión de proyectos que se adapte a tus necesidades.

Salesforce AppExchange es una forma rápida y sencilla de ampliar las capacidades de tu Salesforce Platform. Ofrece soluciones de terceros que ya se han diseñado para cubrir casos de uso específicos. Hay varias opciones cuando se trata de la gestión de proyectos. Hay varias otras opciones asequibles y fáciles de usar si simplemente te tomas un tiempo para navegar porAppExchange.

Para la gestión de proyectos, existen numerosas aplicaciones disponibles que pueden agregar funcionalidades específicas a tu sistema de Salesforce existente. Por ejemplo:

• TaskRay : esta aplicación ofrece capacidades de gestión de proyectos y seguimiento de tareas dentro de Salesforce. Es ideal para gestionar proyectos complejos de incorporación de clientes y garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados con el progreso y los plazos del proyecto.
• Milestones PM+: una aplicación nativa de gestión de proyectos de Salesforce que proporciona funciones para gestionar proyectos grandes y complejos. Incluye herramientas para la planificación, el seguimiento y la colaboración, lo que facilita la gestión eficiente de múltiples tareas y recursos.
• Inspire Planner: esta herramienta de gestión de proyectos está diseñada para Salesforce y ofrece funciones como diagramas de Gantt , plantillas de proyectos y asignación de recursos. Es particularmente útil para visualizar los cronogramas de los proyectos y administrar las dependencias entre tareas.

Encontrar la mejor herramienta de gestión de proyectos de CRM no tiene por qué ser difícil. Tómate un tiempo para evaluar tus soluciones de CRM y gestión de proyectos actuales.

Si quieres una experiencia del cliente fluida, una solución de gestión de proyectos de CRM es lo que generará un impacto positivo. Descubrir lo que Salesforce puede hacer por tus clientes y equipos internos puede revelar algunas oportunidades sin explotar para impulsar la colaboración y el crecimiento.

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Caylin White es líder editorial y gerente de Crecimiento para Pequeñas Empresas en Salesforce. Ha escrito contenido durante más de 15 años para muchas industrias de SaaS, como WordPress y BuzzSumo. Se especializa en SEO, pero se asegura de agregar un ángulo centrado en las personas a cada artículo.