Fördelar med flexibel arbetstid

Arbetstagarnas förväntningar på hur de vill arbeta har förändrats de senaste två åren. Med ökat distans- och hybridarbete kom mer flexibel arbetstid så att människor kan utforma sina dagar så att de passar hur de vill arbeta – när och var de vill. För att öka produktiviteten måste chefer fråga sina team hur de vill arbeta – och stödja det.

”Forskning visar genomgående att när teammedlemmar och chefer har mer flexibilitet och autonomi så ökar produktiviteten och välbefinnandet medan utbrändheten minskar”, säger Carson Tate, managing partner på Working Simply, ett konsult- och chefscoachningsföretag.

Faktum är att en Gartner-undersökning från 2021 visade att nästan hälften av de 10 000 svarande i USA, Europa och APAC sa att mer flexibilitet ledde till högre produktivitet. Före pandemin var distansarbete och flexibel arbetstid mer sällsynta. Nuförtiden har det blivit normen, särskilt som människors arbete och privatliv har blivit mer sammanflätade. Flexibiliteten har också blivit enklare med verktyg som Slack, som kopplar samman alla i ditt företag och stödjer hur människor naturligt arbetar tillsammans – i realtid eller inte, personligen och på distans.

”Flexibilitet handlar inte bara om var och när du arbetar utan det handlar om val”, säger Sheela Subramanian, vice president, Future Forum på Slack och medförfattare till ”How The Future Works”. ”Pandemin har erbjudit en möjlighet för människor att förverkliga ett nytt sätt att arbeta och ett nytt sätt att leva. Det är viktigt för oss att erkänna hur det ser ut, att det är unikt för varje individ och att bygga ett sätt att stärka den typen av beteende.”

Människor har historiskt sett haft produktivitetstoppar före och efter lunch. Men under de senaste två åren har forskning dykt upp som visar att vissa personer – frivilligt eller av nödvändighet – också har en tredje produktivitetstopp på kvällen.

Detta har skapat möjligheter för chefer och ledare att anamma denna nya arbetsmiljö, men också hitta en balans mellan att ge människor fritt spelrum och att se till att de fortfarande respekterar andras tid och scheman för att arbetet faktiskt ska bli gjort. Här diskuterar vi sätt att omsätta allt detta i praktiken.

För att övergå till ett system som tillåter människor att arbeta när de är som mest energiska och produktiva kan du börja med att öppna upp bättre kommunikationskanaler, sa Tate.

”Ni måste prata med varandra om vad som fungerar och inte fungerar så att ni kollektivt kan lösa problem och sedan skapa lösningen”, sa hon.

Tate föreslår att du genomför en mötesrevision på team- och individnivå för att avgöra hur många möten ni faktiskt behöver en viss dag och vem som behöver delta. Ställ sedan in digitala kommunikations- och organisationsverktyg, som Slack, för att hjälpa människor att enkelt samarbeta, hålla sig inom deadline och se teammedlemmarnas tillgänglighet för en snabb chatt. Om du arbetar över flera tidszoner kan du skapa ett schema som tar hänsyn till allas platser.

Ett annat effektivt verktyg är ett flexteamavtal, ett kontrakt som beskriver hur ditt team arbetar tillsammans.

”Teamavtal beskriver normer”, sa Subramanian. ”Allas arbete är olika, och att försöka införa en modell som passar alla är inte ett effektivt sätt att engagera dina anställda”.

Varje gruppmedlem kan bestämma vilka tidsberoende uppgifter som behöver utföras under kärnarbetstid, vilka samarbetsuppgifter som kan behöva virtuell eller personlig interaktion, och vilka uppgifter som kan hanteras självständigt. Det säger Moira Dunne, produktivitetskonsult och grundare av Dublin-baserade beproductive.ie.

”Det viktiga är att göra en plan för dagen och identifiera de viktigaste uppgifterna”, sa Dunne. ”Det här hjälper personer att behålla fokus och få saker gjorda oavsett tid på dygnet eller plats”.

Dagens arbetsmiljö där man arbetar var som helst har visat att människor är mer produktiva eftersom de har mer självständighet. De spenderar sin tid fokuserad på sina uppgifter och blir inte bedömda baserat på om de är fysiskt närvarande.

Människor vill ha utrymme att arbeta självständigt och ha flexibel arbetstid, men behöver också vägledning från chefer som kan hjälpa till att skapa ansvar.

”Chefen hjälper till att skapa strukturen genom mycket tydliga mål och deadlines”, sa Tate. ”Att utveckla mycket tydliga, mätbara projektplaner, mål som går upp till strategin med tydliga förfallodatum och leveranser hjälper till att skapa den strukturen.”

Att ha tekniska verktyg på plats kan också bidra till att skapa autonomi inom en digital-first-arbetsplats, oavsett var människor arbetar rent fysiskt. Men folk borde fortfarande vara tillgängliga.

”Människor vill ha flexibilitet inom ett ramverk”, sa Subramanian. ”Du måste vara väldigt tydlig i ditt team om när du förväntar dig att folk ska svara, men annars ge dem friheten att arbeta på sina villkor.”

När personer arbetar vid olika tider på dygnet och gränserna suddas ut mellan professionell och personlig tid, kan människor känna press att prestera mer eller kan uppleva högre nivåer av stress eller ångest. Detta har lett till att chefer anammat coachning för att säkerställa medarbetarnas välbefinnande och skapa ett tryggt utrymme för att diskutera problem.

”Chefens roll har förändrats i grunden”, sa Subramanian. ”Det handlar inte bara om arbetet. Det handlar om att förstå vad som motiverar distraherar dina anställda. Så lär känna dem bättre och främja den kopplingen.”

Eftersom människor arbetar mer asynkront bidrar öppnare och ärligare samtal till att skapa större förtroende bland ditt team. Det leder till att människor får mer självförtroende, bättre produktivitet, personlig tillväxt och karriärutveckling. Genom att ha mer transparens med feedback och stöd från högre chefer kan människor veta att det är okej för dem att arbeta när som helst.

”Vi ser att flexibel arbetstid med viss struktur har varit riktigt fördelaktigt för att leva sitt eget liv, ta hand om familjen och vänner och vara en effektiv anställd”, sa Subramanian.