Sales Funnel: Mit der richtigen Software Verkaufsprozesse steuern

• Definition: Ein Sales Funnel bildet die gesamte Kaufreise Ihrer Interessent:innen ab – von der ersten Aufmerksamkeit bis zum erfolgreichen Vertragsabschluss.
• Fokus auf Käufer:innen: Im Unterschied zur vertriebszentrierten Sales Pipeline stellt der Sales Funnel die Perspektive, Fragen und Bedürfnisse Ihrer potenziellen Kund:innen in den Mittelpunkt.
• Funnel-Optimierung: Durch zielgerichtete Leads, verhaltensbasiertes Tracking und präzise Phasenkriterien erhöhen Sie Ihre Konversionsraten nachhaltig.
• Effizienz durch Software: Eine intelligente Sales Funnel Software wie die Salesforce Sales Cloud automatisiert manuelle Aufgaben, liefert KI-gestützte Echtzeit-Einblicke und schafft mehr Raum für persönliche Kundenbeziehungen.

Stellen Sie sich Läufer:innen vor, die sich auf ein großes Rennen vorbereiten. Die meisten Strecken kennen sie, diese hier aber nicht. Wie wird die Landschaft aussehen, welche Hindernisse erwarten sie? Hier kommen Trainer:innen ins Spiel, die schon unzählige Athlet:innen auf diesem Kurs zum Sieg geführt haben.

Genau so funktioniert ein Sales Funnel: Mit dem richtigen Coaching durch Vertriebsmitarbeiter:innen, die den Weg vom ersten Kontakt bis zum Abschluss kennen, finden Interessent:innen schnell die passende Lösung und entscheiden sich für den Kauf.

Die Frage ist: Woher wissen Sie, welchen Weg Ihre Zielgruppe einschlagen wird – und wie helfen Sie ihr dabei? Um das zu beantworten, werfen wir einen genaueren Blick auf den Sales Funnel: was er ist und wie Ihnen die passende Software dabei hilft, Konversionen zu steigern.

• Was ist ein Sales Funnel?
• Warum ist ein Sales Funnel wichtig?
• Wie ist ein Sales Funnel aufgebaut?
• So optimieren Sie den Sales Funnel für Ihr Unternehmen
• Sales Funnel: Beispiel aus der Praxis
• Welche Software ist die beste, um Ihren Sales Funnel zu optimieren?
• Sales Funnel Software von Salesforce: Mehr Abschlüsse, weniger Aufwand
• Sales Funnel Software: Häufig gestellte Fragen

Ein Sales Funnel (Verkaufstrichter) ist der Weg, den potenzielle Kund:innen vom Kennenlernen eines Produkts oder einer Dienstleistung bis zum Kauf zurücklegen. Vertriebsmitarbeiter:innen nutzen ihn, um den Fortschritt einzelner Interessent:innen zu verfolgen, Hindernisse zu beseitigen und Bedürfnisse zu erfüllen.

Die meisten Verkaufstrichter durchlaufen dieselben Hauptphasen, etwa Produkterwägung und -bewertung. Wie genau diese ablaufen, hängt jedoch stark von individuellen Umständen, dem Angebot und den verfügbaren Ressourcen ab – manche springen zwischen Phasen hin und her, andere wechseln direkt zum Kauf. Vertriebsteams sollten den Sales Funnel daher eher als Orientierungshilfe betrachten, nicht als starren Pfad, dem alle folgen müssen.

Ein Marketing Funnel beschreibt den Weg vom ersten Kontakt mit Marketingmaßnahmen – etwa Anzeigen, Social-Media-Kampagnen oder Werbe-E-Mails – bis zur Entwicklung zum interessierten Lead. Der Sales Funnel knüpft genau dort an und begleitet die weitere Reise bis zum Kaufabschluss.

Der entscheidende Unterschied zwischen einer Sales Pipeline (Vertriebspipeline) und einem Sales Funnel liegt in der Perspektive.

Eine Sales Pipeline zeigt, wie Vertriebsmitarbeiter:innen ihre Interaktion mit Käufer:innen während des Verkaufsprozesses verfolgen, analysieren und steuern. Befindet sich jemand etwa noch in der Verhandlungsphase, braucht es vielleicht einen Rabatt, um den Schritt zur Vertragsphase zu ermöglichen.

Ein Sales Funnel hingegen ist käuferzentriert und bildet die Kaufreise aus Sicht der Interessent:innen ab – wie ein fortlaufendes Gespräch, das sich von Phase zu Phase entwickelt: „Ist diese Lösung sinnvoll? Wie hilft mir das, mein Problem zu lösen?" Kennen Vertriebsteams die typischen Fragen entlang dieses Wegs, können sie hochwertige Antworten liefern, die potenzielle Kund:innen näher an den Kauf heranführen.

Ein Sales Funnel macht den Verkaufsprozess vorhersehbar. Erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter:innen wissen dadurch, welchen Weg Interessent:innen wahrscheinlich vor dem Kauf zurücklegen, und können gezielt auf jede Phase reagieren. Sie erkennen, wann jemand bereit für den nächsten Schritt ist, erfüllen Bedürfnisse im richtigen Moment und bauen das Vertrauen auf, das einen Abschluss überhaupt erst möglich macht.

Ohne diese Struktur drohen gleich mehrere Risiken:

• Der Fokus verschiebt sich zu stark auf die Abschlussquote – Produkte werden beworben, bevor potenzielle Kund:innen überhaupt bereit sind.
• Die Erfolgsquote sinkt, weil sich Interessent:innen mit den angebotenen Lösungen nicht wohlfühlen.
• Verlorenes Vertrauen verhindert langfristige Beziehungen sowie erfolgreiches Cross-Selling und Upselling.

Am oberen Ende des Sales Funnels starten neue Leads ihre Kaufreise, während im schmalen unteren Bereich am Ende des Vertriebsprozesses aus Leads Kund:innen werden. Die genauen Phasen können variieren, ein typisches Modell verläuft jedoch von der Bekanntheit über die Erwägung bis zur Konversion:

1. Bekanntheit und Bedarfsanalyse: Ein Problem wird erkannt, die Suche nach einer Lösung beginnt – bis Interessent:innen auf Ihr Angebot aufmerksam werden und erste Fragen dazu stellen.
2. Interesse: Die Aufmerksamkeit wächst, und es folgt eine tiefere Recherche zu Produkt oder Dienstleistung.
3. Erwägung: Leistungsmerkmale, Implementierungsdetails und Kosten werden genau geprüft, um herauszufinden, ob das Angebot zu den individuellen Anforderungen passt.
4. Intent: Erste Signale für Kaufinteresse zeigen sich – etwa durch die Anmeldung zu einem kostenlosen Webinar oder einer Testversion.
5. Bewertung: Das Angebot wird durch praktische Nutzung oder Demos getestet und mit anderen Lösungen am Markt verglichen.
6. Kauf: Mit dem Abschluss der Transaktion werden aus Interessent:innen Kund:innen.

Die Phasen des Verkaufstrichters zu kennen, ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist, potenzielle Kund:innen effizient durch diese Phasen zu führen – genau das hält Ihr Geschäft am Laufen. Mit diesen vier Schritten optimieren Sie Ihren Sales Funnel:

Sales Funnel Tracking bringt nichts, wenn keine potenziellen Kund:innen den Verkaufstrichter betreten. Damit Sie Leads gewinnen, die wirklich kaufbereit sind, sollten Sie Ihre Marketing- und Prospecting-Aktivitäten auf Ihre Buyer Persona ausrichten. Finden Sie heraus, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält und welche Botschaften sie ansprechen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Inhalte, Marketingkampagnen (Anzeigen, E-Mails, Social Media) und Outbound-Prospecting-Maßnahmen zu entwickeln und zu optimieren.

Wenn Sie beispielsweise umweltfreundliche, wiederverwendbare Einkaufstüten verkaufen, erstellen Sie Blog-Inhalte, die auf SEO-Schlüsselwörter wie „nachhaltige Tragetaschen“ abzielen, damit Ihre potenziellen Kund:innen Sie in den Suchergebnissen finden.

Eine Buyer Persona gibt Ihnen eine erste Vorstellung davon, wie Ihre Zielgruppe den Kaufprozess angeht – allerdings nur in groben Zügen. Für echte Einblicke lohnt sich ein Blick auf das tatsächliche Verhalten: Welche Fragen werden gestellt? Welche Informationen angefordert? Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Diese Signale offenbaren konkrete Bedürfnisse und Hürden, die Sie gezielt adressieren können. Gleichzeitig zeigen sie den typischen Weg durch den Sales Funnel und helfen Ihnen dabei, die zuvor definierten Phasen bei Bedarf anzupassen.

Kennen Sie Verhalten und Vorlieben Ihrer Zielgruppe, können Sie konkrete Kriterien festlegen, die den Übergang von einer Phase zur nächsten klar markieren – spezifisch für Ihr Unternehmen oder Produkt. Damit sehen Sie sofort, ob sich Interessent:innen wie erwartet durch den Sales Funnel bewegen. Werden die Kriterien nicht erfüllt, wissen Sie: Jetzt braucht es zusätzliche Bedarfsanalysen, gezielte Verhandlung oder passende Anreize.

Ein Beispiel zum Einstieg:

• Bekanntheit > Interesse: Inhalte zu Produkt oder Dienstleistung werden aktiv konsumiert, erste allgemeine Fragen entstehen.
• Interesse > Erwägung: Die Fragen werden konkreter und drehen sich um Bedürfnisse und Herausforderungen – häufig verbunden mit der Bitte um weitere Materialien zu Funktionen, Features und Kosten.
• Erwägung > Kaufabsicht: Der einzigartige Mehrwert des Angebots wird erkannt und als mögliche Lösung in Betracht gezogen.
• Absicht > Bewertung: Eine Demo, ein Testzugang oder ein Pilotprojekt wird angefragt, begleitet von detaillierteren Fragen zu Implementierung und Nutzung.
• Bewertung > Kauf: Gespräche drehen sich um Preise, Zahlungskonditionen und Zeitplan – Angebote werden erstellt, akzeptiert, der Kauf abgeschlossen.

Überwachen und passen Sie Ihre Kriterien für die einzelnen Phasen kontinuierlich an, indem Sie Verhaltensänderungen innerhalb des Sales Funnels in Echtzeit analysieren. Wenn sich beispielsweise die Mehrheit der potenziellen Kund:innen in der Phase „Erwägung“ befindet und keine Kaufabsicht erkennen lässt, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein ausführliches Informationsgespräch zu führen, um mehr über die Herausforderungen der Kund:innen zu erfahren, die Sie angehen können.

Das lokale Laufsportgeschäft SpeedyShoes ist seit einigen Monaten am Markt. Bisher kamen Kund:innen hauptsächlich über Mundpropaganda – das Geschäft läuft jedoch noch schleppend.

Um das zu ändern, entwickelt der Shop eine Buyer Persona: 20-jährige Gelegenheitsläufer:innen, die gerne an Wettkämpfen teilnehmen und Wert auf Community legen. Darauf aufbauend organisiert SpeedyShoes ein Community-Event mit kostenlosen Werbegeschenken, um Läufer:innen aus der Umgebung anzulocken (Bekanntheit). Mehrere Teilnehmer:innen erwähnen, dass sie nach einem spezialisierten Laufschuhgeschäft suchen und wiederkommen wollen (Interesse). Ladenbesitzerin Kathy bittet sie, sich für den Newsletter anzumelden.

Von rund 100 Eventteilnehmer:innen besuchen 20 den Laden. Fast alle sind von Qualität und Sortiment beeindruckt und probieren mehrere Paare an (Erwägung). Als begeisterte Läuferin selbst beantwortet Kathy mühelos Fragen zu Langlebigkeit, Einsatzbereichen und der richtigen Passform.

Das Problem: Trotz Begeisterung schreckt der Preis viele ab. Bei über 150 € pro Paar weiß Kathy, dass die Schuhe nicht günstig sind – aber auch, dass sie Jahre halten. Sie bietet einen Anreiz: 20 % Rabatt auf das erste Paar, plus 10 % auf den nächsten Einkauf bei erfolgreicher Weiterempfehlung.

Der Deal spricht sich herum. Immer mehr Interessent:innen stellen detaillierte Fragen zur Herstellung, zur Eignung für Straße oder Gelände und zu den Rückgabebedingungen (Kaufabsicht). Viele bitten darum, ein Paar probeweise zu testen, um ein Gefühl für die Laufqualität zu bekommen (Bewertung).

Mit Rabatt und Praxiserfahrung braucht es am Ende wenig Überzeugungsarbeit (Konversion). Innerhalb weniger Monate steigt der Umsatz um 30 % – und viele Kund:innen kündigen bereits an, SpeedyShoes weiterzuempfehlen.

Echtzeit-Einblicke in das Verhalten potenzieller Kund:innen sind die Grundlage für einen optimierten Sales Funnel. Da Vertriebsmitarbeiter:innen bereits den Großteil ihrer Zeit mit nicht verkaufsbezogenen Aufgaben verbringen, bleibt für manuelles Tracking schlicht keine Zeit. Die richtige Software übernimmt das – und schafft Raum für das, was wirklich zählt: Kundenpflege und Verkauf.

Diese Tools machen den Unterschied:

• CRM-Software (Customer Relationship Management): Behalten Sie mit einer zentralen Plattform den vollen Überblick über Ihre Kundendaten. Ein gutes CRM fügt Informationen aus verschiedenen Kanälen – E-Mails, Anrufe, Chats – automatisch zu Ihren Geschäftsunterlagen hinzu.
• Verkaufsdaten und -analysen in Echtzeit: Fortschrittliche Analyse-Funktionen zeigen Ihnen zentrale Sales KPIs wie Konversionsraten, Deal-Laufzeiten und den Zustrom qualifizierter Leads – und machen sichtbar, wie sich Interessent:innen von einer Phase zur nächsten bewegen. KI-gestützte Empfehlungen auf Basis Ihrer Daten verraten Ihnen genau, welcher Schritt als Nächstes ansteht.
• Tools zur Verkaufsförderung: Schulungsplattformen und Coaching-Module gehören zu jeder modernen Vertriebs-Funnel-Software und vermitteln Ihrem Team das Produkt- und Verkaufswissen, das es braucht, um Fragen in jeder Phase souverän zu beantworten. Dazu gehören auch bewährte Strategien für den Umgang mit Einwänden über den gesamten Vertriebsprozess hinweg.
• Tools für Vertriebsinteraktionen: Bauen Sie Beziehungen zu potenziellen Kund:innen per E-Mail, Chat oder Telefon auf und behalten Sie jedes Gespräch im Blick. Die besten Lösungen nehmen Ihnen dabei einen Großteil der manuellen Arbeit ab: Sie aktualisieren Ihre Geschäftsunterlagen automatisch und verfassen mit generativer KI individuelle E-Mails für jeden Lead.
• Lead-Nurturing-Tools: Sind Interessent:innen noch nicht kaufbereit, müssen Sie trotzdem nicht jede Nachricht manuell verfassen. Eine intelligente Sales Funnel Software spielt geplante Inhalte, personalisierte E-Mail-Kampagnen und wertvolle Ressourcen automatisch aus – und bringt sie so Schritt für Schritt näher an den Kauf.

Im Kern geht es bei einem Sales Funnel darum, zu verstehen, wie Kund:innen Vor- und Nachteile eines Kaufs gegeneinander abwägen. Genau deshalb spielt er im Vertrieb eine zentrale Rolle.

Mit Sales Cloud, der leistungsstarken Sales Funnel Software von Salesforce, erhalten Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen datengestützte Insights und können Interessent:innen souverän zum Abschluss begleiten, den Umsatz steigern und nachhaltige Beziehungen aufbauen.