Was ist eine CRM-Datenbank? (Ein umfassender Leitfaden)

Das Herzstück des Customer Relationship Managements sind Daten. Aus diesem Grund ist es wichtig zu verstehen, was eine Customer Relationship Management (CRM)-Datenbank ist und wie sie die Kundeninteraktionen verbessert. Letztendlich dreht sich alles um Daten.

Unabhängig davon, ob Sie Inhaber:in eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens (KMU) sind, im Marketing tätig sind oder einfach nur wissen möchten, wie CRM-Systeme funktionieren – wenn Sie die Rolle einer CRM-Datenbank verstehen, erhalten Sie wertvolle Insights, wie Sie erfolgreiche Beziehungen zu Ihren Kund:innen aufbauen und pflegen können.

Erfahren Sie mehr über die Bedeutung einer CRM-Datenbank, ihre wichtigsten Funktionen und Vorteile und wie sie Kundendaten in wertvolle Insights für Ihr Unternehmen verwandeln kann.

Unsere Themen:

• Was ist eine CRM-Datenbank?
• Die Rolle von Daten in einem CRM
• Vorteile einer CRM-Datenbank
• Arten von CRM-Datenbanken
• Datenmigration: 5 Schritte zum Einstieg in eine CRM-Datenbank
• So optimieren Sie Ihre CRM-Daten
• Erste Schritte mit einer Salesforce CRM-Datenbank

Eine CRM-Datenbank ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Kundeninteraktionen und -daten unterstützt. Sie ist die zentrale Quelle für Informationen wie Kundenkontaktdaten, Kaufhistorie, Kommunikationsaufzeichnungen, Serviceanfragen und Präferenzen. Eine CRM-Datenbank unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Beziehungen, der Optimierung von Prozessen und der Verbesserung des Kundenservice, indem sie einen umfassenden Überblick über die Interaktionen mit Kund:innen über verschiedene Kanäle hinweg bietet.

CRM-Datenbanken wie Salesforce CRM gehen über die einfache Speicherung von Kundendaten hinaus. Sie verschaffen Unternehmen wertvolle Insights in das Verhalten, die Präferenzen und die Kaufmuster ihrer Kund:innen. All diese Daten können genutzt werden, um Marketingkampagnen zu personalisieren, Kundenservicestrategien zu verbessern und das Geschäftswachstum voranzutreiben.

Diese Art von CRM erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und stellt sicher, dass alle Kundeninteraktionen konsistent sind und auf die Geschäftsziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Dank der einfachen Implementierung, Skalierbarkeit und Funktionen, die Unternehmen jeder Größe Wachstum ermöglichen, ist Ihre CRM-Datenbank das Herzstück Ihres Unternehmens – und alles beginnt mit Daten.

Durch die Analyse von Kundendaten können Sie personalisierte Mitteilungen und Angebote erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kund:innen zugeschnitten sind. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und verbessert die Geschäftsabläufe für Teams in Ihrem gesamten Unternehmen.

• Datensegmentierung: Mithilfe von Daten können Unternehmen Kunden anhand verschiedener Kriterien wie Kaufverhalten, demografische Merkmale und psychografische Merkmale in unterschiedliche Segmente unterteilen. Diese Segmentierung unterstützt Marketingmaßnahmen dabei, bestimmte Gruppen effektiv anzusprechen.
• Datenverfolgung: CRM-Systeme nutzen Daten, um Verkaufschancen und Pipelines effizient zu verfolgen und zu verwalten. Dazu gehören die Überwachung von Leads, die Prognose von Sales-Trends und die Identifizierung potenzieller Upselling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten, was letztendlich zur Maximierung des Umsatzes beiträgt.
• Datenanalyse: In CRM-Systemen gespeicherte Daten werden verwendet, um Kundenserviceteams dabei zu helfen, Trends und wertvolle Erkenntnisse zu erkennen. Durch Datenanalyse können CRM-Datenbanken auf einen Anstieg von Serviceanfragen zu einem bestimmten Thema hinweisen und Informationen darüber liefern, was zu tun ist. Daten können auch dabei helfen, Anzeichen für eine mögliche Abwanderung von Kund:innen zu erkennen, sodass Unternehmen einen besser informierten und personalisierten Support anbieten und die allgemeine Kundenzufriedenheit verbessern können.

CRM-Datenbanken bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe und Branche. Hier sind einige Beispiele.

Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung eines CRM-Systems ist die verbesserte Kontaktverwaltung. Automatisierte Kontaktverwaltung optimiert die Organisation und den Zugriff auf Kund:innen-Informationen in Unternehmen und stellt sicher, dass Details wie Kontaktnummern, E-Mail-Adressen, Social-Media-Profile und Interaktionshistorien zentral gespeichert und leicht zugänglich sind. Diese zentralisierte Datenbank beseitigt die Ineffizienzen verstreuter Informationen und reduziert Missverständnisse.

Mit der Möglichkeit, alle Kundeninteraktionen auf einen Blick zu sehen, können Unternehmen Kundenanfragen, Beschwerden und Wünsche leichter nachverfolgen und darauf reagieren. Durch einen schnelleren und zielgerichteten Service können Unternehmen die Zufriedenheit und Loyalität ihrer Kund:innen steigern.

Indem Sie Daten mit Ihrer CRM-Datenbank verknüpfen, können Unternehmen gezielte Strategien zur Bindung bestehender Kund:innen entwickeln. Dies kann durch personalisierte Marketingkampagnen, proaktiven Kundenservice und Treueprogramme erreicht werden. Laut dem State of the Connected Customer erwarten 65 % der Kund:innen, dass Unternehmen sich an ihre sich ändernden Bedürfnisse anpassen. Durch die Pflege von Kundenbeziehungen können Unternehmen den Customer Lifetime Value erhöhen und die Kundenabwanderung reduzieren.

Eine CRM-Datenbank ermöglicht es Vertriebsteams, Verkaufschancen zu identifizieren und zu nutzen. Durch die Analyse von Kundendaten können Unternehmen Insights in Kundenpräferenzen, Kaufverhalten und Schwachstellen gewinnen. Dieses Wissen ermöglicht es Unternehmen, ihre Sales-Pitches, Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten sowie ihre Preisstrategien anzupassen, was zu höheren Umsätzen und Umsatzwachstum führt.

Eine CRM-Datenbank versorgt Unternehmen mit wertvollen Daten und Analysen, die eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützen. Durch die Analyse von Kundendaten können Unternehmen Insights in Markttrends, Kundenverhalten und die Sales-Performance gewinnen. Mit einer soliden CRM-Strategie können Unternehmen diese Informationen nutzen, um datengestützte Entscheidungen über Produktentwicklung, Marketingkampagnen und Ressourcenzuweisung zu treffen und so letztendlich den Geschäftserfolg voranzutreiben.

Mithilfe einer CRM-Datenbank können Unternehmen ihre Kund:innen anhand verschiedener Kriterien wie demografische Merkmale, Kaufhistorie und Interaktionsgrad segmentieren und so personalisierte Marketingkampagnen durchführen, die bestimmte Kundengruppen ansprechen. Fakt ist: Unsere Untersuchungen zeigen, dass 73 % der Kund:innen eine bessere Personalisierung erwarten. Gezielte Marketingkampagnen erhöhen die Effektivität von Marketingmaßnahmen, was zu höheren Conversion-Raten und einem verbesserten Return on Investment (ROI) führt.

Unsere Untersuchungen zeigen außerdem, dass 81 % der Kund:innen mit fortschreitender Technologie einen schnelleren Service erwarten. Die Integration von Automatisierung und künstlicher Intelligenz (KI) in CRM-Systeme gewinnt zunehmend an Bedeutung und steigert die Produktivität und Effizienz erheblich. Mit generativer KI (GenAI) können Sie Routineaufgaben wie Dateneingabe, Lead-Bewertung und Kundenbetreuung optimieren, sodass sich Ihre Teams ganz auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Kund:innen.

Es gibt drei Hauptkategorien von CRM-Datenbanken, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen und spezifische Vorteile bieten:

• Analytisches CRM: Analytische CRM-Systeme sind darauf ausgerichtet, Kundendaten zu analysieren und daraus wertvolle Insights zu gewinnen. Diese CRMs verarbeiten große Datenmengen, um komplexe Analysen durchzuführen, Trends vorherzusagen und Entscheidungsprozesse zu steuern. Zu den analytischen CRM-Tools gehören in der Regel Data Mining und Mustererkennung, die dabei helfen, effektivere Marketingkampagnen zu entwickeln und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
• Operatives CRM: Diese Art von CRM konzentriert sich auf die Automatisierung und Optimierung von kundenorientierten Prozessen. Es wurde entwickelt, um tägliche Abläufe wie Sales, Marketing und Kundenservice zu optimieren. Funktionen wie Sales-Automatisierung, Marketing-Automatisierung und Service-Automatisierung sind in diesen Systemen weit verbreitet und ermöglichen es Unternehmen, Leads zu generieren, zu pflegen und in treue Kund:innen zu verwandeln.
• Kollaboratives CRM: Der Schwerpunkt von kollaborativem CRM liegt auf der Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholder, darunter interne Teams (Sales, Marketing, Kundenservice) und externe Partner (Lieferanten, Distributoren). Kollaborative CRMs bieten häufig eine Integration mit Kommunikationstools wie E-Mail-Systemen, Social-Media-Plattformen und Instant Messaging, wodurch der Informationsaustausch vereinfacht und konsistente Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle hinweg gewährleistet werden.

Salesforce bietet alle drei Arten von CRM in einem. Durch die Kombination verschiedener Funktionen auf einer Plattform wird die Verwaltung von Kundenbeziehungen vereinfacht, indem Daten analysiert, Interaktionen mit Kunden automatisiert und Teams eine einfache Kommunikation ermöglicht werden. Dies macht Salesforce zu einem flexiblen und effektiven Tool für Unternehmen, um alle kundenbezogenen Aktivitäten zu verwalten.

Die Datenmigration ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung einer CRM-Datenbank. Hier sind fünf Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Bevor Sie mit der Datenmigration beginnen, ist es wichtig, den Umfang und die Ziele Ihres Projekts klar zu definieren. Dazu gehört die Identifizierung der spezifischen Daten, die migriert werden müssen, der Quellsysteme, aus denen die Daten extrahiert werden, und der CRM-Zieldatenbank, in der die Daten gespeichert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, messbare Ziele für den Datenmigrationsprozess festzulegen, z. B. die Sicherstellung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz der Daten.

Im nächsten Schritt geht es darum, die Quellsysteme zu identifizieren, aus denen die Daten extrahiert werden. Dies kann verschiedene Systeme wie Tabellenkalkulationen, veraltete CRM-Software, Kundenservice-Plattformen, E-Commerce-Plattformen, und vieles mehr. Sobald die Quellsysteme identifiziert sind, müssen Sie die spezifischen Datenelemente bestimmen, die migriert werden müssen. Dies kann Kundenkontaktdaten, Kaufhistorie, Support-Interaktionen, Produktinformationen und andere relevante Daten umfassen.

Die Ziel-CRM-Datenbank sollte die aus den Quellsystemen migrierten Daten aufnehmen können. Dazu wird ein Datenbankschema erstellt, das die Tabellen, Felder und Beziehungen definiert, in denen die Daten gespeichert werden. Darüber hinaus müssen Sie ein Datenmodell entwickeln, das die Datentypen, Formate und Einschränkungen für jedes Datenelement festlegt.

Sobald das Schema der Ziel-CRM-Datenbank entworfen ist, können Sie mit der Datenmigration fortfahren. Dies umfasst die Extraktion von Daten aus den Quellsystemen, deren Umwandlung in ein Schema, das mit der Ziel-CRM-Datenbank kompatibel ist, sowie deren Laden in die CRM-Datenbank. Die Datenumwandlung kann Aufgaben wie Datenbereinigung, Datenkonvertierung und Datenanreicherung umfassen.

Der letzte Schritt besteht darin, die migrierten Daten gründlich zu testen, um deren Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Dabei wird überprüft, ob die Daten korrekt extrahiert, transformiert und in die CRM-Datenbank geladen wurden. Darüber hinaus ist es unerlässlich, Datenvalidierungsprüfungen durchzuführen, um Fehler oder Unstimmigkeiten in den Daten zu identifizieren. Es sollten regelmäßige Datenqualitätsprüfungen durchgeführt werden, um die Datenintegrität langfristig zu gewährleisten.

Ihre CRM-Daten zu optimieren ist entscheidend, wenn Sie deren Genauigkeit, Konsistenz und Nutzbarkeit gewährleisten möchten. Hier sind einige effektive Möglichkeiten, um Ihre CRM-Daten zu verbessern:

• Identifizieren und beseitigen Sie doppelte Daten
  Doppelte Daten können zu Fehlern , Missverständnissen und verschwendetem Speicherplatz führen. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre CRM-Datenbank auf doppelte Datensätze, um diese zu identifizieren und zu entfernen. Dies kann manuell oder mithilfe von Datenbereinigungstools erfolgen.
• Reichern Sie Ihre Daten mit zusätzlichen Quellen an
  Verbessern Sie Ihre CRM-Daten, indem Sie sie mit anderen Datenquellen wie Social-Media-Plattformen, Treueprogrammen und Website-Analysen integrieren. Dadurch erhalten Sie einen umfassenderen Überblick über Ihre Kund:innen und deren Interaktionen mit Ihrem Unternehmen.
• Standardisieren Sie Ihre Datenformate
  Stellen Sie die Konsistenz der Datenformate über alle Felder und Datensätze hinweg sicher. Dazu gehört die Standardisierung von Datumsformaten, Währungsformaten und Maßeinheiten. Die Datenstandardisierung verbessert die Datengenauigkeit und erleichtert die Datenanalyse.
• Implementieren von Data-Governance-Richtlinien und -Verfahren
  Legen Sie klare Data-Governance-Richtlinien und -Verfahren fest, um die konsistente und ethische Verwendung von Kundendaten zu gewährleisten. Dazu gehören die Definition von Dateneigentum, Zugriffsrechten und Datensicherheitsmaßnahmen.
• Schulen Sie Ihr Team in Bezug auf Datenqualität
  Informieren Sie Ihr Team über die Bedeutung der Datenqualität und bieten Sie Schulungen zur richtigen Dateneingabe und -verwaltung an. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, genaue und aktuelle Kundeninformationen zu pflegen.
• Bereinigen Sie Ihre Daten regelmäßig
  Bereinigen Sie Ihre CRM-Daten, um veraltete, unvollständige oder ungenaue Informationen zu entfernen. Die Datenbereinigung trägt zur Wahrung der Datenintegrität bei und stellt sicher, dass Ihr CRM-System nur relevante und nützliche Daten enthält.

Der Einstieg in die Welt der CRM-Datenbanken kann zunächst komplex erscheinen. Das ist allerdings nicht zwingend der Fall. Mit diesen Informationen können Sie Ihr Team in die Lage versetzen, das beste CRM für Ihr Unternehmen zu finden. Sie können mehr über CRM erfahren, indem Sie an unserem kostenlosen CRM-Kurs teilnehmen.

Wenn Sie Salesforce CRM noch besser kennenlernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Registrieren Sie sich für ein Salesforce-Konto
• Importieren Sie Ihre Daten mit Salesforce Data Loader
• Passen Sie Ihre Salesforce-Datenbank mit Salesforce AppExchange an
• Schulen Sie Ihr Team in Salesforce mit Trailhead
• Gehen Sie live mit Salesforce

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Caylin White ist Editorial Lead und Growth Manager für kleine Unternehmen bei Salesforce. Seit über 15 Jahren verfasst sie Inhalte für verschiedene SaaS-Branchen wie WordPress und BuzzSumo. Sie ist auf SEO spezialisiert, achtet jedoch darauf, jedem Beitrag eine menschliche Perspektive zu verleihen.