Mit einem Immobilien-CRM können Makler:innen und Agents Leads verfolgen, Kontakte organisieren, die Arbeit automatisieren, Entscheidungen verbessern, Ineffizienzen reduzieren und Geschäfte schneller abschließen.
Immobilien können ein unglaublich zeitaufwendiges und kompliziertes Geschäft sein: Jeden Tag müssen unzählige Leads verwaltet, Nachrichten gesendet, Aufgaben erledigt, Analysen durchgeführt und Entscheidungen getroffen werden. Multiplizieren Sie dies damit, dass alle Teammitglieder gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus arbeiten, und es kann eine große Herausforderung sein, über die neuesten Updates auf dem Laufenden zu bleiben.
Ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) für Immobilien kann helfen, die Komplexität zu bewältigen und die Belastung zu verringern. Diese leistungsstarken Tools organisieren und verfolgen alle Ihre Kunden- und Interessenteninformationen und -interaktionen an einem Ort. Auf diese Weise können Agents, Makler und andere Teammitglieder Prozesse rationalisieren, Abläufe optimieren und hochgradig personalisierte Erlebnisse schaffen. Ein CRM hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, die Arbeit zu automatisieren, Entscheidungen zu verbessern, Ineffizienzen zu reduzieren und Geschäfte schneller abzuschließen.
Werfen wir einen Blick darauf, was genau ein Immobilien-CRM ist, welche Funktionen und Vorteile es hat und wie man das beste auswählt.
In unserem „CRM-Leitfaden für Einsteiger:innen“ erfahren Sie alles, was Sie benötigen, um eine erfolgreiche CRM-Strategie zu erstellen.
Ein CRM speichert und analysiert Lead- und Kundendaten an einem Ort, einschließlich Kontaktinformationen, Verkaufshistorie, Serviceanfragen und Marketingkampagnen. Diese Art von Immobilien-CRM-Software dient als Single Source of Truth, die über den gesamten Lebenszyklus jedes Kunden hinweg genutzt werden kann, von der Identifizierung von Outreach-Möglichkeiten bis hin zur Verwaltung der Kommunikation nach dem Abschluss. Die Daten können auch verwendet werden, um Trends zu erkennen, die Entscheidungsfindung im Team zu verbessern, KI-generierte Verträge zu erstellen, betriebliche Ineffizienzen zu finden und die Margen zu steigern.
CRMs können die Bedürfnisse von Gewerbe- und Wohnimmobilienorganisationen jeder Größe erfüllen, einschließlich einzelner Makler:innen, Startups, kleiner Unternehmen und großer Unternehmen. Moderne Lösungen sind Cloud-basiert, sodass das CRM-System ständig aktualisiert wird und von einem Computer oder einem Smart-Gerät von überall aus darauf zugegriffen werden kann. Das bedeutet, wenn ein Teammitglied an einem Laptop im Büro, ein anderes zu Hause an seinem Tablet und ein drittes an einem Mobiltelefon in einer Immobilie sitzt, können alle die gleichen, aktuellsten Kundeninformationen sehen und in Echtzeit zusammenarbeiten.
Ein CRM erleichtert die Immobilienarbeit: Kontaktdaten werden zentral organisiert und aktualisiert; Kundennotizen, Interaktionen und Geschäftsdetails werden konsistent verfolgt und der Zugriff auf wichtige Daten von unterwegs wird vereinfacht. Mit Automatisierungsfunktionen können CRMs sich wiederholende Aufgaben wie die Pflege von Immobilien-Leads und das Versenden von Follow-up-Marketingnachrichten bewältigen.
CRMs machen Ihr Immobiliengeschäft zudem effektiver: Arbeitsabläufe können verschlankt, die Zusammenarbeit über Standorte und Geräte hinweg kann ermöglicht und neue Wachstumschancen können identifiziert werden. Ein CRM verwandelt Daten in leicht zugängliche Erkenntnisse und ermöglicht es jedem im Unternehmen, Beziehungen aufzubauen, betriebliche Effizienzsteigerungen zu identifizieren, neue Verkaufschancen zu finden und hochgradig personalisierte Interaktionen mit Kund:innen zu ermöglichen, um ihren Anforderungen besser gerecht zu werden.
Im Kern dient ein Immobilien-CRM als zentraler Hub zur Speicherung und Organisation wichtiger Daten wie Kontaktdaten und den Interaktionsverlauf. Diese Informationen werden dann in eine einzige Ansicht des Clients umgewandelt, auf die jeder in Ihrem Team zugreifen kann. Die besten CRMs nutzen auch Technologien wie KI, um sich wiederholende Arbeitsaufgaben zu automatisieren, Trends proaktiv zu erkennen, umsetzbare Erkenntnisse zu liefern und personalisiertere Erfahrungen zu schaffen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von CRMs. Es ist nicht nur wichtig, sondern entscheidend, dass Sie ein Tool wählen, das die Integration in Ihre aktuellen Systeme ermöglicht. Dazu gehören die beliebte Immobilien-App IDX (Internet Data Exchange), RETS (Real Estate Transaction Standard) und natürlich das MLS . Ihr CRM muss nahtlos mit diesen Branchenstandards und Datenbanken kommunizieren. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie nicht das volle Potenzial Ihres CRM ausschöpfen.
Wenn es um das Kontaktmanagement geht, stehen Immobilienteams vor zwei großen Herausforderungen. Zum einen ist da die schiere Menge an Lead-Daten, die aus verschiedenen Quellen eingehen. Zum anderen müssen diese Daten oft schnell von Teammitgliedern an verschiedenen Standorten abgerufen werden können. Mit einem CRM können beide Probleme gelöst werden: Das System synthetisiert und speichert alle Kontaktdaten an einem Ort und erstellt für jede Kundin und jeden Kunden ein aktualisiertes, einheitliches Profil, auf das auf jedem Gerät und von überall aus zugegriffen werden kann – auch von externen Partnern und Subunternehmer:innen.
Die besten CRM-Systeme für Immobilien nutzen Künstliche Intelligenz (KI) (KI), die sich in Ihre Prozesse integrieren lässt. Basierend auf Ihren Kundendaten kann KI Ihre Effizienz steigern, indem sie Kundenmarketingerlebnisse personalisiert und alltägliche Verwaltungsaufgaben wie das Aktualisieren von Geschäftsinformationen erledigt. Sie können in Ihrem CRM KI-Agenten einsetzen, um die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden und Kund:innen eigenständig zu erfüllen. Datenanalysen zusammen mit KI können Ihnen auch dabei helfen, Erkenntnisse aus allen Daten zu gewinnen, die Sie in Ihrem CRM speichern, was Ihnen neue Möglichkeiten bietet, den Umsatz zu steigern und die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen besser zu erfüllen.
Jede Immobilien-Opportunity ist anders, daher ist es wichtig, den Wert jeder einzelnen zu verstehen und zu wissen, wie man sie am besten nutzt. Mit KI kann ein Immobilien-CRM jeden eingehenden Lead bewerten – unabhängig von der Datenquelle – und vorhersagen, welche Leads das größte Abschlusspotenzial bieten. Das System kann auch aktualisierte Deal-Prognosen bereitstellen, um den Teammitgliedern zu zeigen, worauf sie ihre Bemühungen konzentrieren sollten.
CRMs verfügen über Automatisierungsfunktionen, die eine Reihe von Immobilienarbeiten bewältigen können, einschließlich Messaging (z. B. automatisches Versenden von Outreach-E-Mails oder Texten) und Opportunity-Management (z. B. Planung von Follow-ups). KI ermöglicht zunehmend ausgefeiltere Automatisierungen, sodass CRMs sich wiederholende Arbeiten wie das Ausfüllen von Formularen und das Zusammenfassen von Anrufen übernehmen können. Es ist sogar möglich, dass generative KI personalisierte Customer Journeys erstellt, Zielgruppen segmentiert und relevante, genau zum richtigen Zeitpunkt maßgeschneiderte Nachrichten in den Trichter sendet.
Jedes Immobilienunternehmen hat eine ständig wachsende Liste wichtiger Aufgaben (Meetings, Besichtigungen, Abschlüsse, Nachverfolgungen usw.) und einen Zeitplan, der sich ständig ändert. Ein CRM kann mit Deal- oder Projektmanagementfunktionen helfen, die diese Aufgaben verfolgen und sicherstellen, dass nichts durch die Maschen rutscht und keine Fristen verpasst werden. Darüber hinaus können Systeme mit der Automatisierung einige Aufgaben völlig selbstständig erledigen, z. B. die Ablage von Dokumenten.
Ein CRM speichert nicht nur Daten, sondern analysiert und präsentiert sie auch. Durch Berichte, Metriken und Dashboards erhalten Sie einen aktuellen Überblick über einzelne Kund:innen sowie über Ihr Immobiliengeschäft insgesamt. Diese Erkenntnisse können dann genutzt werden, um Chancen hervorzuheben, Marketingbotschaften zu verfeinern, Kundenbeziehungen zu stärken und aufkommende Risiken zu identifizieren.
Integrationen können sicherstellen, dass alle Ihre Geschäftstools und Datenquellen mit Ihrer CRM-Plattform verknüpft sind. Wenn Ihre verschiedenen Apps und Tools nahtlos zusammenarbeiten, kann Ihr Immobilien-CRM ein vollständiges, genaues Bild Ihres Unternehmens liefern. Diese einzige Quelle der Wahrheit kann dann zu neuen Erkenntnissen führen.
Mit einem modernen, cloudbasierten CRM kann Ihr Immobilienteam in einem vernetzten Arbeitsbereich wie Slack vereint werden. Ob im Büro, zu Hause oder im Außendienst, jedes Teammitglied kann auf die gleichen Tools und neuesten Daten zugreifen. Wenn alle Interaktionen an einem Ort stattfinden, sind Konversationen schneller, die Abstimmung einfacher und eine echte Zusammenarbeit möglich. Darüber hinaus können wichtige Erkenntnisse mit Kund:innen und Partnern geteilt werden, um stärkere Beziehungen aufzubauen.
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Um in der Immobilienbranche erfolgreich zu sein, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Bemühungen zu fokussieren, Leistung für Ihre Kund:innen zu erbringen und Ihr Geschäft konsequent auszubauen. Ein CRM kann in all diesen Bereichen helfen. Hier sind einige der wichtigsten CRM-Vorteile für Mitarbeitende in der Immobilienbranche:
Ein Immobilien-CRM bildet eine solide Grundlage für Ihr Unternehmen, indem es Ihnen ermöglicht, Daten einfach zu erfassen, alle Ihre Kontakte an einem Ort zu überprüfen, Leads während des gesamten Verkaufszyklus zu verfolgen, Kundenhistorien zu aktualisieren und die neuesten Erkenntnisse abzurufen – und das alles von überall und auf jedem Gerät.
Für Immobilienunternehmen ist Zeit wirklich Geld: Wenn Sie weniger kleine Dinge zu erledigen haben, können Sie sich mehr auf die großen Dinge wie den Aufbau von Beziehungen, die Entwicklung neuer Strategien und den Abschluss von Verkäufen konzentrieren. Ein KI-CRM für Immobilien kann Zeit sparen, indem es Besprechungen plant, Anrufzusammenfassungen erstellt, Formulare ausfüllt, Dokumente einreicht, Termine verfolgt, Nachrichten erstellt und andere Aufgaben erledigt.
Wenn Business-Tools nicht zentralisiert, zugänglich und einfach zu bedienen sind, ist es für Immobilienteams schwieriger, zusammenzuarbeiten und mit Partnern zu kooperieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn Menschen über verschiedene Standorte verteilt sind. Mit einem Cloud-basierten CRM kann die Kommunikation nahtlos erfolgen, Daten können an einem zentralen Ort gespeichert und einfacher geteilt werden, und es ist eine echte Zusammenarbeit möglich.
Ein CRM mit KI hilft Ihnen, die wertvollsten Leads zu identifizieren, sich auf die Teile von Geschäften zu konzentrieren, die die meiste Aufmerksamkeit erfordern, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Strategien zu optimieren. All dies zusammen hilft Ihnen, sich konsequent auf die Opportunities zu konzentrieren, die den größten Nutzen für Ihr Unternehmen bringen.
Organisierter, kooperativer und konzentrierter zu sein und zusätzliche Zeit zur Verfügung zu haben, ist nicht nur gut für Sie, sondern auch für Ihre Kund:innen und Partner. Ein CRM ermöglicht es Ihnen, stärkere Beziehungen zu fördern, indem es reaktionsschneller ist, Probleme schneller löst, relevantere Informationen liefert und bessere Möglichkeiten aufdeckt.
Nachhaltiger Immobilienerfolg wird oft durch Empfehlungen und Stammkund:innen bestimmt. Ein CRM hilft Ihnen, diese wichtigen dauerhaften Verbindungen aufzubauen, indem es es einfacher macht, Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand zu halten, automatisierte Check-in-Nachrichten zu versenden und eine dauerhafte Kundenbeziehung aufzubauen.
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Die Suche nach der richtigen Lösung beginnt mit der Erstellung einer CRM-Strategie. Finden Sie heraus, was Ihre Ziele sind und wie Ihre Customer Journey aussieht, damit Sie Ihre spezifischen Anforderungen und den Umfang der CRM-Anpassung ermitteln können, die Sie benötigen. Dann können Sie mit der Evaluierung verschiedener Systeme beginnen. Behalten Sie dabei diese Überlegungen im Hinterkopf, um das beste CRM für Ihr Unternehmen zu ermitteln.
Sie benötigen ein Immobilien-CRM, das innerhalb Ihres Budgets liegt, aber auch weiterhin Ihren Anforderungen entspricht, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Suchen Sie nach einem System mit gestaffelten und flexiblen Preisen und einer Einstiegsoption. Auf diese Weise können Sie nur für das bezahlen, was Sie gerade benötigen. Es ermöglicht Ihnen auch eine Skalierung und das Hinzufügen von Produkten und Personen zum System im Laufe der Zeit, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Eine wichtige Best Practice für CRM ist es, die Dinge einfach zu halten. Finden Sie eine Lösung, die für Ihr Unternehmen nicht zu komplex ist und die Sie implementieren können. Überlegen Sie auch, in welche anderen Anwendungen Ihr CRM integriert werden soll, damit Sie einen freien und sicheren Datenfluss gewährleisten können.
Eine weitere Best Practice ist die richtige Schulung. Schließlich ist selbst das beste Immobilien-CRM nicht sehr hilfreich, wenn Ihr Team nicht weiß, wie man es richtig einsetzt. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Implementierungsplan angemessene Schulungen und robuste Bildungslösungen umfasst, die es allen ermöglichen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.
Ein Immobilien-CRM wird für Ihr Unternehmen unverzichtbar werden, daher ist das Letzte, was Sie wollen, ratlos festzusitzen, wenn Sie Hilfe benötigen. Stellen Sie sicher, dass die Lösungsanbieter, die Sie in Betracht ziehen, eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung eines zeitnahen und zuverlässigen Kundensupports vorweisen können.
Ein CRM ist in Daten verwurzelt, was bedeutet, dass der Datenschutz im Mittelpunkt der Lösung stehen muss. Sie sollten sicherstellen, dass die Software über eine hohe Sicherheit verfügt und dass Sie die Kontrolle über den Datenzugang haben. Außerdem ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, Erkenntnisse auf sichere Weise mit Kunden und Partnern zu teilen.
Ein Immobilien-CRM sollte Ihnen helfen, Kundendaten zu organisieren, Chancen zu bewerten, auf Erkenntnisse zuzugreifen, die Arbeit zu automatisieren, Prozesse zu verbessern und effektiv zusammenzuarbeiten. Wenn Sie den CRM-Markt erkunden, stellen Sie sicher, dass die Lösungen, die Sie in Betracht ziehen, über diese Kernfunktionen verfügen, da sie heute die Must-Haves für Ihr Unternehmen sind.
Vergessen Sie dabei das Morgen nicht. Suchen Sie nach einer anpassbaren, integrierten Plattform mit den neuesten KI-Funktionen, die Ihren Anforderungen entspricht, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt und sich die Immobilienbranche verändert. Letztendlich möchten Sie ein zukunftssicheres System finden – das CRM-Äquivalent zu Ihrem Zuhause für immer. Erwägen Sie, mit einer kostenlosen Testversion zu beginnen oder mit einer Expertin oder einem Experten zu sprechen, um mit Salesforce CRM zu beginnen.
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