Immobilien-CRM: Leitfaden für Makler:innen und Unternehmen

Die Arbeit mit Immobilien umfasst viele zeitaufwendige und komplexe Aufgaben: Jeden Tag müssen unzählige Leads verwaltet, Nachrichten gesendet, Analysen durchgeführt und Entscheidungen getroffen werden. Wenn Teammitglieder zusätzlich von verschiedenen Standorten aus arbeiten, entsteht eine große Herausforderung: Alle müssen stets auf dem aktuellen Stand sein und Updates möglichst in Echtzeit erhalten.

Ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) für Immobilien kann helfen, die Komplexität zu bewältigen und die Belastung zu verringern. Hier organisieren und verfolgen Sie alle Informationen zu Kund:innen und Interessent:innen an einem zentralen Ort. Auf diese Weise können Sie Ihre Abläufe optimieren und hochgradig personalisierte Erlebnisse schaffen.

Werfen wir einen Blick darauf, was genau ein CRM für Immobilien-Unternehmen und Makler:innen ist, welche Funktionen es hat und wie Sie das passende Tool auswählen.

Unsere Themen:

• Was ist ein Immobilien-CRM?
• Warum Immobilienteams ein CRM brauchen
• Die wichtigsten Funktionen im CRM für Immobilien
• Vorteile eines Immobilien-CRM
• So wählen Sie das passende Immobilien-CRM aus
• Hier ist das Immobilien-CRM nicht mehr wegzudenken

Ein CRM speichert und analysiert Lead- und Kundendaten an einem Ort, einschließlich Kontaktinformationen sowie Daten aus Vertrieb, Service und Marketing. Diese spezialisierte Immobilien-CRM-Software dient als „Single Source of Truth“: Sie unterstützt über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Kund:innen hinweg, von der Identifizierung neuer Kontaktmöglichkeiten bis hin zur Kommunikation nach dem Abschluss. Die Plattform kann auch verwendet werden, um Trends zu erkennen, Entscheidungen datenbasiert zu treffen oder KI-generierte Verträge zu erstellen.

CRMs können die Anforderungen von Immobilien-Organisationen jeder Größe erfüllen, einschließlich einzelner Makler:innen, Startups, kleiner Unternehmen und großer Konzerne. Moderne CRM-Lösungen sind cloudbasiert, sodass die Informationen permanent aktualisiert werden. Mitarbeitende können von überall aus darauf zugreifen, ob vom Computer, Smartphone oder einem anderen Gerät.

Beispiel: Ein Teammitglied sitzt am Laptop im Büro, ein anderes zu Hause am Tablet und ein drittes mit Smartphone in einer Immobilie. Alle können die gleichen, aktuellsten Kundeninformationen sehen und in Echtzeit zusammenarbeiten.

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Ein CRM erleichtert die Arbeit mit Immobilien ungemein: Kontaktdaten werden zentral organisiert und aktualisiert; Notizen, Interaktionen und Geschäftsdetails werden konsistent getrackt und der Zugriff auf wichtige Daten von unterwegs vereinfacht. Auch von der Zeitersparnis profitieren Unternehmen: Mit Automatisierungsfunktionen können CRMs repetitive Aufgaben wie die Pflege von Immobilien-Leads und das Versenden von Follow-up-Nachrichten übernehmen.

Mit einem Immobilien-CRM arbeiten Sie effektiver: Sie verschlanken Arbeitsabläufe, erleichtern die Zusammenarbeit über Standorte und Geräte hinweg und identifizieren neue Wachstumschancen. Ein CRM verwandelt Daten in leicht zugängliche Erkenntnisse. Es ermöglicht allen Mitarbeitenden, nachhaltige Kundenbeziehungen aufzubauen, neue Verkaufschancen zu finden und personalisierte Erfahrungen für Kund:innen bereitzustellen.

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Im Kern dient ein Immobilien-CRM als zentraler Hub zur Speicherung und Organisation wichtiger Daten. Es entsteht eine 360-Grad-Sicht auf Kund:innen, auf die alle Teammitglieder zugreifen können. Die besten CRMs nutzen auch Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), um einfache Arbeitsaufgaben zu automatisieren, Trends proaktiv zu erkennen und personalisierte Erfahrungen zu schaffen. Wir zeigen Ihnen einige der wichtigsten Funktionen von CRMs.

Eins vorab: Es ist entscheidend, dass Sie ein Tool wählen, das die Integration in Ihre aktuellen Systeme ermöglicht. Ihr CRM muss nahtlos mit Immobilien-Apps, branchentypischen Systemen und Datenbanken kommunizieren. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie nicht das volle Potenzial Ihres CRMs ausschöpfen.

Wenn es um das Kontaktmanagement geht, stehen Immobilien-Teams vor zwei großen Herausforderungen. Einerseits die enorme Menge an Lead-Daten, die aus verschiedenen Quellen eingehen. Andererseits müssen diese Daten oft schnell von Teammitgliedern an verschiedenen Standorten abgerufen werden. Mit einem Immobilien-CRM lösen Sie beide Probleme: Das System erfasst und speichert alle Kontaktdaten an einem zentralen Ort und erstellt für jede Kundin und jeden Kunden ein aktualisiertes, einheitliches Profil. Darauf kann von jedem Gerät und jedem Ort aus zugegriffen werden – bei Bedarf auch von externen Partnern und Subunternehmer:innen.

Die besten CRM-Systeme für Immobilien nutzen Künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihre Prozesse integrieren lässt. Basierend auf Kundendaten kann KI das Kundenerlebnis personalisieren und alltägliche Verwaltungsaufgaben wie das Aktualisieren von Geschäftsinformationen erledigen. Sie können in Ihrem CRM KI-Agenten einsetzen, die eigenständig arbeiten, um die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden und Kund:innen zu erfüllen. Zudem helfen Ihnen Datenanalysen mit KI dabei, Erkenntnisse aus allen Daten zu gewinnen, die Sie in Ihrem CRM speichern. So eröffnen sich neue Möglichkeiten, den Umsatz zu steigern und die Anforderungen Ihrer Kund:innen besser zu erfüllen.

Jede Immobilien-Opportunity ist anders. Daher ist es wichtig, den Wert jeder einzelnen zu verstehen und zu wissen, wie man sie am besten nutzt. Mit KI kann ein Immobilien-CRM jeden eingehenden Lead bewerten und vorhersagen, welche Leads das größte Abschlusspotenzial bieten. Das System kann auch aktualisierte Deal-Prognosen bereitstellen, um den Teammitgliedern zu zeigen, worauf sie ihre Bemühungen konzentrieren sollten.

CRMs verfügen über Automatisierungsfunktionen, die eine Reihe von Immobilienarbeiten bewältigen können, von der Kommunikation (z. B. automatisches Versenden von E-Mails und Textnachrichten) bis zum Opportunity-Management (z. B. Planung von Follow-ups). KI ermöglicht immer komplexere Automatisierungen, sodass CRMs wiederkehrende Arbeiten wie das Ausfüllen von Formularen und das Zusammenfassen von Anrufen übernehmen können. Es ist sogar möglich, dass generative KI personalisierte Customer Journeys erstellt, Zielgruppen segmentiert und maßgeschneiderte Nachrichten genau zum richtigen Zeitpunkt an Kund:innen sendet.

Jedes Immobilienunternehmen hat eine ständig wachsende Liste wichtiger Aufgaben (Meetings, Besichtigungen, Abschlüsse, Nachverfolgungen usw.) und einen Zeitplan, der sich oft ändert. Ein CRM kann mit Projektmanagementfunktionen helfen, diese Aufgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und keine Fristen verpasst werden. Darüber hinaus können Systeme einige Aufgaben völlig selbstständig erledigen, z. B. die Ablage von Dokumenten.

Ein CRM speichert nicht nur Daten, sondern analysiert sie auch und bereitet sie visuell auf. Durch Berichte, Metriken und Dashboards erhalten Sie einen aktuellen Überblick über einzelne Kund:innen sowie über Ihr Immobiliengeschäft insgesamt. Diese Erkenntnisse können Sie dann nutzen, um Potenziale herauszuarbeiten, Marketingbotschaften zu verfeinern, Kundenbeziehungen zu stärken und aufkommende Risiken zu identifizieren.

Integrationen stellen sicher, dass alle Geschäftstools und Datenquellen mit Ihrer CRM-Plattform verknüpft sind. Wenn Ihre verschiedenen Apps und Tools nahtlos zusammenarbeiten, kann Ihr Immobilien-CRM ein vollständiges, genaues Bild Ihres Unternehmens liefern. Diese „Single Source of Truth“ führt Sie zu neuen, wertvollen Erkenntnissen.

Mit einem modernen, cloudbasierten CRM kann Ihr Immobilien-Team in einem vernetzten Arbeitsbereich – wie Slack – effektiv zusammenarbeiten. Ob im Büro, zu Hause oder im Außendienst, jedes Teammitglied kann auf die gleichen Tools und neuesten Daten zugreifen. Wenn alle Interaktionen an einem Ort stattfinden, sind Konversationen schneller, die Abstimmung einfacher und eine produktive Zusammenarbeit möglich. Darüber hinaus können wichtige Erkenntnisse mit Kund:innen und Partnern geteilt werden, um stärkere Beziehungen aufzubauen.(Zurück zum Anfang)

Um in der Immobilienbranche erfolgreich zu sein, müssen Sie Ihre Ressourcen zielgerichtet einsetzen, die wachsenden Anforderungen von Kund:innen erfüllen und Ihr Geschäft konsequent ausbauen. Ein CRM kann in all diesen Bereichen helfen. Hier sind einige der wichtigsten CRM-Vorteile für Mitarbeitende in der Immobilienbranche:

Ein Immobilien-CRM bildet eine solide Grundlage, da es Ihnen ermöglicht,

• Daten einfach zu erfassen,
• alle Ihre Kontakte an einem Ort zu verwalten,
• Leads während des gesamten Verkaufszyklus zu verfolgen,
• Kundenhistorien zu aktualisieren und
• die neuesten Trends und Insights abzurufen.

Zeit ist Geld: Wenn kleine Aufgaben zunehmend automatisiert werden, können Sie sich auf komplexe und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, sei es der Aufbau von stabilen Beziehungen, die Entwicklung neuer Strategien oder der Abschluss von Verkäufen. Ein CRM für Immobilien spart dank KI-Unterstützung Zeit: Es plant Ihre Besprechungen, erstellt Anrufzusammenfassungen, füllt Formulare aus, reicht Dokumente ein oder bereitet Nachrichten vor.

Wenn Business-Tools nicht zentralisiert, zugänglich und benutzerfreundlich sind, macht das die Zusammenarbeit im Team und die Kooperation mit Partnern deutlich schwieriger. Das gilt insbesondere dann, wenn die Beteiligten über verschiedene Standorte verteilt sind. Mit einem cloudbasierten CRM erfolgt die Kommunikation nahtlos, denn Daten befinden sich an einem zentralen Ort und können einfach geteilt werden.

Auch Ihre Kund:innen und Geschäftspartner profitieren von einheitlichen Strukturen und dem zielgerichteten Einsatz von Ressourcen. Ein CRM ermöglicht es Ihnen, stärkere Beziehungen aufzubauen, denn es ist reaktionsschnell, löst Probleme in kurzer Zeit, liefert relevante Informationen und deckt Potenziale auf.

Organisierter, kooperativer und konzentrierter zu sein und zusätzliche Zeit zur Verfügung zu haben, ist nicht nur gut für Sie, sondern auch für Ihre Kund:innen und Partner. Ein CRM ermöglicht es Ihnen, stärkere Beziehungen zu fördern, indem es reaktionsschneller ist, Probleme schneller löst, relevantere Informationen liefert und bessere Möglichkeiten aufdeckt.

Nachhaltiger Immobilienerfolg wird oft durch Empfehlungen und Stammkund:innen bestimmt. Ein CRM hilft Ihnen, diese wichtigen dauerhaften Verbindungen aufzubauen, indem es Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand hält, automatisierte Check-in-Nachrichten versendet und eine langfristige Kundenbeziehung aufbaut.

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Die Suche nach der richtigen Lösung beginnt mit der Erstellung einer CRM-Strategie. Finden Sie heraus, was Ihre Ziele sind und wie Ihre Customer Journey aussieht. So können Sie Ihre spezifischen Anforderungen und den benötigten Umfang der CRM-Anpassung ermitteln. Beginnen Sie dann mit dem Testen verschiedener Systeme. Behalten Sie die folgenden Aspekte im Hinterkopf, um das beste CRM für Ihr Unternehmen zu finden.

Sie benötigen ein Immobilien-CRM, das innerhalb Ihres Budgets liegt, aber auch zukünftig Ihren Anforderungen entspricht, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Suchen Sie nach einem System mit gestaffelten und flexiblen Preisen und einer Einstiegsoption. Auf diese Weise bezahlen Sie nur für das, was Sie gerade benötigen. Es ermöglicht Ihnen gleichzeitig die Skalierung und das Hinzufügen von Produkten oder Personen im Laufe der Zeit, falls Sie Ihr Unternehmen ausbauen wollen.

Eine wichtige Best Practice für CRM ist es, die Komplexität in Maßen zu halten. Finden Sie eine Lösung, die für Ihr Unternehmen nicht zu umfangreich ist und die Sie mit wenig Aufwand implementieren können. Überlegen Sie auch, in welche anderen Anwendungen Ihr CRM integriert werden soll, damit Sie einen nahtlosen und sicheren Datenfluss gewährleisten können.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die richtige Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Schließlich ist selbst das beste Immobilien-CRM nicht sehr hilfreich, wenn Ihr Team nicht weiß, wie man es richtig einsetzt. Stellen Sie sicher, dass Sie angemessene Schulungen und Weiterbildungsangebote anbieten, die es allen ermöglichen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Stellen Sie sicher, dass die CRM-Anbieter, die Sie in Betracht ziehen, einen zeitnahen und zuverlässigen Kundensupport vorweisen können. Prüfen Sie Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte, um sich ein konkretes Bild zu machen.

Ein CRM basiert auf Daten. Das bedeutet, dass der Datenschutz im Mittelpunkt des Tools stehen muss. Sie sollten sicherstellen, dass die Software über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt und Sie die volle Kontrolle über den Datenzugriff haben. Außerdem ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, Erkenntnisse auf sichere Weise mit Kund:innen und Partnern zu teilen.

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Ein Immobilien-CRM hilft Ihnen, die Arbeit zu automatisieren, Prozesse zu verbessern und effektiv zusammenzuarbeiten. Stellen Sie sicher, dass das CRM Ihrer Wahl über diese Kernfunktionen verfügt, da sie zu den Must-Haves für Unternehmen gehören.

Entscheiden Sie zukunftsorientiert: Suchen Sie nach einer anpassbaren, integrierten Plattform mit modernen KI-Funktionen, die den Anforderungen gerecht wird – auch, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt oder sich die Immobilienbranche verändert. Nutzen Sie die kostenlose Testversion, um sich mit dem Salesforce CRM vertraut zu machen und die ersten Schritte in Richtung Zukunftssicherheit zu gehen.Vergessen Sie dabei das Morgen nicht. Suchen Sie nach einer anpassbaren, integrierten Plattform mit den neuesten KI-Funktionen, die Ihren Anforderungen entspricht, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt und sich die Immobilienbranche verändert. Letztendlich möchten Sie ein zukunftssicheres System finden – das CRM-Äquivalent zu Ihrem Zuhause für immer. Erwägen Sie, mit einer kostenlosen Testversion zu beginnen oder mit einer Expertin oder einem Experten zu sprechen, um mit Salesforce CRM zu beginnen.

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