Kaltakquise ist die telefonische Erstansprache eines potenziellen Kunden, zu dem bisher keine Geschäftsbeziehungen bestanden hat und der möglicherweise Ihr Unternehmen noch nicht kennt.

Ungeachtet dessen, ob Ihr Unternehmen neu ist, noch nicht über die finanziellen Mittel für andere Formen des Marketings verfügt oder Ihr Vertriebsteam nur sicherstellen möchte, dass alle möglichen Interessenten ausgeschöpft wurden, ist die telefonische Kaltakquise eine Methode der Kundengewinnung, auf die Sie stets zurückgreifen können.

Obwohl sie nicht durchgängig als effektiv angesehen wird, ist die Kaltakquise dennoch eine wichtige Technik, die jeder Verkäufer beherrschen sollte. Bei der telefonischen Kaltakquise wird der potenzielle Kunde im wahrsten Sinne des Wortes „kalt erwischt“, weil es sich dabei um einen unerwarteten Erstanruf handelt. Angesichts der wachsenden Bedeutung des Vertriebs über soziale Netzwerke ist dies ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Soziale Netzwerke können sich aber durchaus positiv auf die „echte“ Kaltakquise auswirken, da mittlerweile mehr Informationen über potenzielle Kunden verfügbar sind als je zuvor.

Selbst ein Interessent, zu dem Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung hervorragend passt, wird sich nicht unbedingt aufgeschlossen zeigen, weshalb die Effektivität der Kaltakquise häufig in Frage gestellt wird.

Ein erfolgreicher Erstanruf kann sich aufgrund der zahlreichen Reaktionsmöglichkeiten Ihres Gesprächspartners als kompliziert erweisen. Oft legt dieser einfach auf, schlimmstenfalls werden Sie sogar beleidigt. Außerdem verliert die telefonische Kaltakquise gegenüber moderneren Methoden der Kundengewinnung, darunter

  • Soziale Medien (Facebook, Twitter und LinkedIn),
  • SMS
  • Empfehlungen von Bestandskunden
  • Webinare und Netzwerkgruppen

Selbst „Initiativ-E-Mails“, für die ein weitaus geringerer Zeitaufwand pro Interessent zu Buche schlägt, werden in der Regel von Vertriebsmitarbeitern bevorzugt, obwohl sie sich für die Lead-Generierung nicht als effektiver erwiesen haben.

Die Diskussionen über die Wirksamkeit der Kaltakquisen sind nichts Neues. In den vergangenen Jahren wurde ihr Sinn jedoch von Marktanalysten und durch unzählige negative Berichte in Fachpublikationen in Frage gestellt. Aber ist diese Kritik auch berechtigt?

EIN BLICK AUF DIE ZAHLEN

Auf den ersten Blick scheint die Kaltakquise keine sehr Erfolg versprechende Methode, um Entscheidungsträger zu erreichen. Studien von Leap Job ergaben, dass gerade einmal 2 % aller Initiativanrufe zu einem Termin führen, während ein Vertriebsmitarbeiter laut Datenmaterial der Ovation Sales Group durchschnittlich sechseinviertel Stunden lang akquirieren muss, um einen einzigen Termin auszumachen.

Gemäß einer Studie von LinkedIn führen weniger als 2 % der Initiativanrufe zu einem persönlichen Gespräch, während eine Studie der Baylor University zeigt, dass ganze 209 Anrufe erforderlich sind, um einen Termin oder eine Empfehlung zu erhalten. Wenn wir uns dann noch vorstellen, wie wenige dieser Termine tatsächlich zu Abschlüssen führen, erscheint das Ganze noch ineffizienter.

Wie viel davon aber liegt an einer unzureichenden Umsetzung – und warum ziehen viele Vertriebsleiter die telefonische Akquise immer noch vor? Es stimmt zwar, dass Methoden wie Initiativ-E-Mails weitaus schneller und besser skalierbar sind, doch scheint trotzdem etwas für  die zwischenmenschliche Interaktion zu sprechen.

  • Erstens erhalten Sie bei einer telefonischen Anfrage unmittelbar die Rückmeldung, ob es sich lohnt, an einem Interessenten „dranzubleiben“.
  • Zweitens werden E-Mails leichter ignoriert, in den Spam-Ordner verschoben oder anderweitig herausgefiltert (oder bleiben – auch wenn sie geöffnet werden – unbeachtet, weil sie wie eine Massen-E-Mail aussehen).
  • Drittens tendieren jüngere Vertriebsprofis zwar eher zu digitalen Interaktionen, ältere und höherrangige Entscheidungsträger reagieren jedoch womöglich eher auf ein Telefongespräch.

Damit Sie mit Ihren Kaltakquisen überhaupt Aussicht auf Erfolg haben, benötigen Sie einen gut durchdachten Ansatz. Sich sorgfältig zu überlegen, wen Sie wann anrufen, kann Ihre Erfolgschancen erheblich steigern. Außerdem sollten Sie wissen, wie Sie während des Gesprächs vorgehen und im Anschluss an den Anruf nachfassen.

1) Anrufzeiten sorgfältig planen

In der Regel sind die Personen, die Sie ansprechen möchten – Entscheidungsträger mit entsprechendem Einfluss –, sehr beschäftigt, d. h. Sie sollten den Zeitpunkt Ihres Anrufs sorgfältig planen. Während der normalen Geschäftszeiten sind sie meist nicht zu erreichen. Sie sind tagsüber zu beschäftigt, um Anrufe von unbekannten Nummern entgegenzunehmen, und werden gut von Assistenten und rangniedrigeren Mitarbeitern abgeschirmt. Die besten Zeiten, um diese Art von Personen zu erreichen, sind am frühen Morgen oder am späten Abend.

Vermeiden Sie nach Möglichkeit den Montag, an dem sich die Menschen in ihre Arbeitswoche einfinden, und den Freitag, an dem sie sich langsam auf ihr Wochenende vorbereiten. Gegen Mitte der Woche hat sich Ihre Zielgruppe meist der dringendsten Probleme angenommen und empfindet Ihren Anruf deshalb wahrscheinlich als weniger störend. Auch die Anrufzeit ist von Bedeutung. Da leitende Mitarbeiter in der Regel früher ins Büro kommen, sollten Sie vor 9 Uhr morgens anrufen, um eine bessere Chance zu haben, sie zu erreichen. Sie könnten auch abends zwischen 17 und 19 Uhr anrufen, wenn ein Großteil der täglichen Arbeit getan ist und mehr Zeit zum Reden bleibt.

2) Zeitplan aufstellen

Wenn Sie herausgefunden haben, welche Zeit sich für den Anruf am besten eignet, sollten Sie sich überlegen, wie viele Anrufe Sie pro Woche tätigen möchten, und ein Zeitfenster dafür festlegen. Auf diese Weise finden Sie leichter Ihren Rhythmus. Zu Beginn des Gesprächs erkundigen Sie sich am besten, ob der Zeitpunkt gerade günstig ist. Falls nicht, machen Sie einen Termin aus, der passt.

3) Die richtige Person ansprechen

Obwohl es im Verkauf immer auch auf Quantität ankommt, können Sie Ihre Chancen wesentlich erhöhen, indem Sie die richtigen Personen ansprechen – also jemanden, für den Ihre Lösung relevant ist und der entweder befugt ist, eine Kaufentscheidung zu treffen, oder Ihre Lösung innerhalb der Organisation anbringen kann. Bedenken Sie, dass Letztere, obwohl vielleicht nicht die letztendlichen Entscheidungsträger, meist genauso nützlich und einfacher zu erreichen sind (über LinkedIn lässt sich meist einfach herausfinden, um wen es sich dabei handelt). Es ist weitaus effektiver, zehn Minuten mit der Suche nach dem geeigneten Ansprechpartner zu verbringen, als Ihr Angebot der falschen Person schmackhaft zu machen.

4) Vorbereitung ist alles

Beim Vertrieb geht es nicht um den Verkauf von Produkten, sondern um den Verkauf von Lösungen für die Probleme Ihrer Kunden. Dies gilt gleichermaßen für die Kaltakquise und auch alle anderen Vertriebstechniken. Stellen Sie Nachforschungen über Ihren Interessenten an und überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Produkt möglichst attraktiv präsentieren können. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, ein Skript zu verwenden, damit das Gespräch knapp und zielgerichtet bleibt – wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, nehmen Sie einfach ein Grundgerüst und passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an. Sie sollten stets einen Grund für Ihren Anruf haben und eine klare Vision mit Relevanz für das Geschäft Ihres Interessenten anführen können. Dabei könnten Sie beispielsweise auf ein bestehendes Angebot zurückgreifen oder dieses entsprechend anpassen.

5) Nachfassen und beharrlich bleiben

Als Vertriebsprofi wissen Sie, dass die meisten Abschlüsse nicht nach dem ersten oder zweiten und oft auch nicht nach dem dritten Anruf unter Dach und Fach sind. Bleiben Sie (auf höfliche Weise) beharrlich und fassen Sie nach – Sie würden es nicht glauben, wie viele Verkäufer zu früh aufgeben. Vielleicht erhalten Sie nicht immer die erhoffte Gelegenheit zu einem ausführlichen Gespräch, eine Empfehlung sollte sich jedoch schon dabei ergeben (und wenn Sie die betreffende Person dann kontaktieren, gibt dies Ihnen jene Glaubwürdigkeit, die Sie auf andere Weise nicht erreichen).

6) Die Dinge laufen nicht wie gewünscht? Achten Sie auf mögliche Fallstricke.

Bei der Kaltakquise haben selbst die talentiertesten Verkäufer nie eine hundertprozentige Erfolgsquote – das liegt in der Natur der Sache. Aber sollten Sie wirklich gerade eine „Pechsträhne“ haben, schauen Sie noch einmal genau hin, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehlerquellen übersehen haben. Diese Übersicht über  typische Fehler bei der Kaltakquise hilft Ihnen dabei, potenzielle Fallstricke auszumachen!

7) Fortschritt anhand von Datenmaterial verfolgen

Kennzahlen sind für die Kaltakquise genauso wichtig wie für alle anderen Vertriebsmethoden. Überwachen Sie Ihren Verkaufstrichter für die Kaltakquise, damit Sie wissen, wo Sie stehen.

Es verwundert nicht, dass viele Vertriebsprofis vor der Kaltakquise zurückschrecken – schließlich stehlen Sie jemandem die Zeit, um das zu bekommen, was Sie möchten. So wie bei fast allen anderen Techniken der Kundengewinnung auch macht die Ausführung den Unterschied zwischen Ablehnung und Erfolg aus.

Durch eine sorgfältige Planung und Vorbereitung Ihrer Vorgehensweise kann sich die Kaltakquise nämlich als wertvolles Hilfsmittel erweisen. Wahrscheinlich erhalten Sie dennoch weit häufiger statt „Ja“ ein „Nein“ als Antwort, aber bei entsprechender Vorbereitung werden sich dennoch Gelegenheiten für lohnenswerte Abschlüsse ergeben. Als besonders effektiv hat sich erwiesen, Ihre Interessenten im Vorfeld möglichst gründlich mithilfe von sozialen Medien zu recherchieren.

Wie schaffen es so manche Vertriebsprofis, die vorgeschriebenen Quoten noch zu übertreffen und erfolgreich zu bleiben, wenn ihre Kollegen sich bereits schwertun? Dies liegt in der Regel zumindest zum Teil an der Beherrschung verschiedener Kaltakquise-Techniken. Es gibt eine Vielzahl von Tipps, wie Sie Ihre Kaltakquise-Technik verbessern können. Warum schauen Sie sich nicht einmal an, wie Sie Ihre Erfolgsquote steigern können?

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