Umfassender Leitfaden zu Sales-Prospecting-Tools

Eines ist klar: Verkaufen ist heutzutage viel schwieriger. Laut dem State of Sales erwarten 67 % der Vertriebsmitarbeiter:innen, dass sie ihre Vertriebsziele in diesem Jahr nicht erreichen – und 84 % haben sie letztes Jahr verfehlt.

Genau deshalb ist eine Sales-Prospecting-Software so wichtig. Denn die richtige Lösung automatisiert zeitraubende Routineaufgaben und führt Sie gezielt zu hochwertigen Leads. So verschwenden Sie weniger Zeit mit aussichtslosen Kontakten und können effektiv und fokussiert echte Kundenbeziehungen aufbauen.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind Sie hier genau richtig. Wir erklären, was Sales-Prospecting-Tools und -Softwares sind, welche Funktionen Sie benötigen und welche Vorteile das hat.

Sales-Prospecting-Tools sind Softwares und Technologien, mit denen Vertriebsteams potenzielle Kund:innen besser identifizieren, ansprechen und konvertieren können. So können Vertriebsmitarbeiter:innen ihr Sales Prospecting optimieren und Käufer:innen schneller und effizienter erreichen. Je nachdem, wo die Integration mit Technologien wie Customer-Relationship-Management-Software (CRM) und E-Mail-Marketing erfolgen soll, unterscheiden sich die Tools in ihrer Art. Sales Prospecting bezieht sich typischerweise auf Outbound-Marketing – dabei versuchen Vertriebsmitarbeiter:innen, eine Person zu einem Gespräch zu bewegen, die möglicherweise noch nie von ihnen (oder manchmal nicht einmal von ihrem Unternehmen) gehört hat.

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Auch Ihre Mitbewerber werden Ihre potenziellen Kund:innen kontaktieren. Und es ist sehr wahrscheinlich, dass sie Sales-Prospecting-Tools einsetzen. Denn im heutigen unternehmerischen Umfeld ist es besonders herausfordernd, ohne solche Tools wettbewerbsfähig zu bleiben – wenn nicht sogar unmöglich.

Sie arbeiten nur Namen auf einer Liste ab? Dann sind Sie gegenüber Vertriebsmitarbeiter:innen, die Sales-Prospecting-Tools nutzen, klar im Nachteil. Um auf Augenhöhe zu agieren, benötigen Sie dieselben oder bessere Technologien, um Ihre potenziellen Kund:innen zu kontaktieren.

Mit dem passenden Tool können Sie Ihren Prospecting-Prozess durch KI-gestützte Recherche und Outreach optimieren (mehr dazu weiter unten). Es ist entscheidend, die richtigen potenziellen Kund:innen zur richtigen Zeit zu erreichen. Nur so können Sie die Konkurrenz übertreffen.

Solche Verbesserungen allein sind schon bahnbrechend. Doch die Vertriebsprozesse, die Ihr Team rund um diese Tools etabliert, machen Ihre angestrebten Zahlen erst real. Wenn Sie die Tools nicht richtig einsetzen, können Sie Ihren Markt jedoch überreizen, potenzielle Kund:innen im Verkaufstrichter verärgern und Ihre Konversionsrate beeinträchtigen. Da sie mit Sales-Prospecting-Tools in derselben Zeit mehr Personen kontaktieren, machen viele Vertriebsmitarbeiter:innen den Fehler, die Zielgruppenauswahl und Personalisierung zu überspringen. Sie sprechen mehr Menschen an, schließen aber weniger Verkäufe ab.

Um das zu vermeiden, sollten Vertriebsmitarbeiter:innen ihre Vorgehensweise während des gesamten Prozesses personalisieren. Eine bestimmte Funktion sollte nie wichtiger sein als die Wahl des richtigen Kanals und der passenden Ansprache. Nutzen Sie die Daten und Erkenntnisse, um Ihr Wissen zu erweitern. Danach können Sie jede Botschaft anhand des hart erarbeiteten Verständnisses Ihres Zielmarkts und Ihrer spezifischen potenziellen Kund:innen individuell zuschneiden.

Um eine Liste der leistungsstärksten Plattformen zusammenzustellen, haben wir uns anhand von Nutzerbewertungen und Rezensionen von G2 und Capterra näher mit Sales-Prospecting-Tools befasst. Beide Websites bewerten Software basierend auf echtem Nutzerfeedback zu Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Gesamtzufriedenheit. Eine Plattform musste mindestens vier von fünf Sternen erreichen, um in unsere Liste aufgenommen zu werden. So können Sie sicher sein, dass Sie die besten Tools finden.

Sales Cloud ist ein KI-gestütztes Sales-CRM, mit dem Teams neue Geschäfte finden, verwalten und abschließen können, ohne viel Zeit mit der Dateneingabe zu verbringen. Lead-Tracking, Outreach-Tools und Kundendaten sind an einem Ort vereint, damit Sie schneller vorankommen und sich auf die richtigen potenziellen Kund:innen konzentrieren können. Integrierte KI liefert Echtzeit-Empfehlungen, sodass Teams ihre Aufgaben priorisieren und die Ansprache individuell gestalten können. Mit Tools wie Agentforce lassen sich Follow-ups und routinemäßige Kundenansprachen automatisieren, was wertvolle Zeit spart und Deals vorantreibt.

So unterstützt es Sales-Teams:

• Lead-Generierung und -Management: Der KI-Agent von Sales Cloud kann Leads automatisch qualifizieren und pflegen, sodass Vertriebsmitarbeiter:innen auch dann keine Chance verpassen, wenn sie wenig Zeit haben. Außerdem automatisiert er die Recherche zu potenziellen Kund:innen und Accounts und fasst CRM-Datensätze zusammen, um die Abschlusswahrscheinlichkeit, mögliche Risiken und sogar den Wettbewerb im Blick zu behalten.
• KI und Automatisierung: Sales AI bewertet Leads, empfiehlt nächste Schritte und ergänzt fehlende Daten automatisch. Agentforce übernimmt Routineaufgaben wie Follow-ups oder die Terminplanung, damit Sie sich voll aufs Verkaufen konzentrieren können.
• Reporting und Analytics: Teams erkennen sofort, was funktioniert und was nicht – dank Echtzeit-Dashboards, die die Performance, den Zustand der Pipeline und wichtige Vertriebskennzahlen in Echtzeit erfassen.

ZoomInfo Sales ist eine Sales-Intelligence-Plattform, mit der Teams hochwertige Leads identifizieren und zum richtigen Zeitpunkt kontaktieren können. Sie ermöglicht den Zugang zu einer umfangreichen Datenbank mit Geschäftskontakten sowie Echtzeit-Einblicke in Unternehmensaktivitäten und Kaufabsichten. ZoomInfo bietet auch Tools für E-Mail-Outreach, Call-Tracking und Datenanreicherung, damit Sie schneller und effektiver mit Entscheidungsträger:innen interagieren können.

So unterstützt es Sales-Teams:

• Lead-Generierung und -Management: Sie können Leads nach Jobtitel, Branche oder Unternehmensgröße suchen und aktuelle Kontaktinformationen abrufen. Intent-Daten zeigen, welche Unternehmen aktiv Themen recherchieren, die für Ihr Produkt relevant sind.
• KI und Automatisierung: Die Plattform benachrichtigt Sie, wenn Zielaccounts interessiert sind. Zudem aktualisiert sie Kontaktdatensätze automatisch, sobald neue Informationen verfügbar sind.
• Reporting und Analytics: Teams können die Performance ihrer Outreach-Maßnahmen verfolgen. Außerdem können Sie beobachten, welche Kampagnen das Engagement steigern, und sehen, wo sich potenzielle Kund:innen im Kaufprozess befinden.

Apollo.io kombiniert eine Prospecting-Datenbank mit integrierten Outreach-Tools, sodass Sales-Teams neue Leads einfacher finden und per E-Mail, Telefon und Social Media kontaktieren können. Die Plattform bietet verifizierte Kontaktdaten, anpassbare Sequenzfunktionen und Aktivitätstracking – alles an einem Ort. Durch den Fokus auf Automatisierung und Personalisierung unterstützt Apollo vor allem kleinere Teams dabei, ihre Outbound-Aktivitäten zu skalieren, ohne mehrere Tools verwalten zu müssen.

So unterstützt es Sales-Teams:

• Lead-Generierung und -Management: Nutzer:innen können Millionen von Kontakten und Unternehmen mithilfe detaillierter Filter durchsuchen und sie direkt zu Outreach-Sequenzen hinzufügen.
• KI und Automatisierung: Apollo empfiehlt den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme, reichert Kontaktdatensätze automatisch an und ermöglicht E-Mail- und Anrufsequenzen die eigenständig laufen.
• Reporting und Analytics: Integrierte Dashboards zeigen, wie Sequenzen performen, welche Nachrichten beantwortet werden und wo potenzielle Kund:innen abspringen.

Mit LinkedIn Sales Navigator können Sales-Teams ihre potenziellen Kund:innen direkt über das professionelle Netzwerk von LinkedIn finden und kontaktieren. Die Lösung bietet erweiterte Suchfilter, Echtzeit-Insights und Lead-Empfehlungen basierend auf gemeinsamen Kontakten und Profilaktivitäten. Sie können Lead-Listen aufbauen, Account-Veränderungen verfolgen und InMail-Nachrichten an Entscheidungsträger:innen senden.

So unterstützt es Sales-Teams:

• Lead-Generierung und -Management: Sales Navigator vereinfacht die Identifizierung vielversprechender Leads mithilfe erweiterter Filter für Jobtitel, Unternehmensgröße, Region und mehr. Nutzer:innen können Leads speichern, Listen erstellen und Veränderungen bei Zielaccounts verfolgen.
• KI und Automatisierung: Die Plattform liefert Ihnen anhand Ihres Netzwerks und Ihrer Verkaufshistorie vielversprechende Kontakte, Einblicke in bestehende Beziehungen und Vorschläge für potenzielle Kund:innen.
• Reporting und Analytics: Teams können die InMail-Performance überwachen, das Account-Engagement verfolgen und ermitteln, welche Outreach-Strategien am effektivsten sind.

HubSpot Sales Hub ist eine benutzerfreundliche Plattform, die CRM, E-Mail-Outreach, Terminplanung und Reporting in einer Lösung vereint. Sie lässt sich einfach einrichten und überzeugt durch eine starke Integration mit Marketing-Tools. Das macht sie ideal für wachsende Teams. Dank integrierter Automatisierung müssen Sie mit Sales Hub weniger Zeit mit repititiven Aufgaben verbringen und können dafür mehr Zeit in die Interaktion mit potenziellen Kund:innen investieren.

So unterstützt es Sales-Teams:

• Lead-Generierung und -Management: Sales Hub bietet Tools zur Lead-Erfassung über Formulare, Live-Chat und E-Mail. Sie können Kontaktaktivitäten verfolgen und Geschäfte durch eine übersichtliche, visuelle Pipeline steuern.
• KI und Automatisierung: Automatisierte Workflows weisen Leads zu, versenden Follow-up-E-Mails und erinnern an Aufgaben. Dank Predictive Lead Scoring können Sie Kontakte priorisieren, die am wahrscheinlichsten konvertieren.
• Reporting und Analytics: Die Plattform bietet anpassbare Dashboards, die den Fortschritt von Geschäften, Vertriebsaktivitäten und die Teamleistung in Echtzeit anzeigen.

Unternehmen, die Sales-Prospecting-Tools einsetzen, profitieren oft schon nach kurzer Zeit deutlich davon. Allerdings reicht es nicht aus, die Tools einfach zu kaufen und zu nutzen. Vertriebsmitarbeiter:innen müssen die Software vollständig in ihre Prozesse integrieren, um mehr potenzielle Käufer:innen zu erreichen.

Sie werden feststellen, dass höhere Konversionsraten nicht zu den genannten Vorteilen gehören. Das liegt daran, dass nicht alle Unternehmen diesen Effekt erzielen. Wer die Tools aber vollständig in die Prozesse integriert und alle Funktionen nutzt, um die Produktivität zu steigern und mehr Zeit für den Aufbau von persönlichen Kundenbeziehungen zu gewinnen, kann die Konversionsrate tatsächlich erhöhen.

Das sind einige der wichtigsten Vorteile von Sales-Prospecting-Tools:

Mit einem Sales-Prospecting-Tool können Sie potenzielle Kund:innen nach ihrer Konversionswahrscheinlichkeit priorisieren. Außerdem können Sie gezielte Botschaften erstellen, die Kund:innen eher ansprechen. Wenn Vertriebsmitarbeiter:innen die richtigen Personen über deren bevorzugten Kanal erreichen, steigen die Konversionsraten in der Regel.

Wenn Ihr Vertriebsteam in weniger Zeit mehr schafft, können Sie mit einem kleineren Team erfolgreicher sein und Einstellungskosten sparen. Hinzu kommt: Vertriebsmitarbeiter:innen, die weniger unter Druck stehen und gezielt die richtigen potenziellen Kund:innen ansprechen können, sind zufriedener in ihrem Job – und weniger Fluktuation bedeutet weniger Aufwand für Recruiting und Einarbeitung.

Beziehungen brauchen Zeit, die in einem Terminkalender voller Routineaufgaben oft fehlt. Laut dem „State of Sales“-Report verbringen Vertriebsmitarbeiter:innen fast 72 % ihres Arbeitstags mit verkaufsunabhängigen Tätigkeiten. Sales-Prospecting-Tools mit integrierter KI-Funktionalität können wiederkehrende Aufgaben von der Dateneingabe bis zum Versand von Follow-up-E-Mails automatisieren. Dann haben Sie mehr Raum für das, was Deals wirklich voranbringt: Vertrauen und zwischenmenschliche Beziehungen.

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Sales-Prospecting-Tools umfassen alle Arten von Tools, um mit potenziellen Kund:innen zu interagieren. Viele Unternehmen machen jedoch einen entscheidenden Fehler: Sie wählen ein Tool aus, ohne sorgfältig zu prüfen, welche Art von Kundenakquise Sie aktuell betreiben und welche Sie ausbauen möchten – basierend darauf, wo und wie Ihre Zielkund:innen erreichbar sind. Hier sind einige der gängigsten Tools auf dem Markt.

Mit Tools zur Lead-Generierung können Sie kaufbereite Interessent:innen einfacher finden. Sie verbessern nicht nur den Verkaufsprozess und die Erfahrung für Vertriebsmitarbeiter:innen, sondern steigern auch die Produktivität. Unternehmen setzen solche Tools typischerweise ein, wenn sie in neuen Märkten wachsen oder in bestehenden Märkten deutlich mehr Umsatz erzielen wollen.

Diese Tools können beispielsweise signalisieren, wenn ein:e Interessent:in nach Themen sucht, die mit dem Problem zusammenhängen, das Ihr Produkt löst. Mit anderen Tools zur Lead-Generierung können Sie potenzielle Kund:innen zudem in großem Umfang kontaktieren – etwa über einen Power Dialer, mit dem Sie fünf Personen gleichzeitig anrufen können.

Welches Tool zur Lead-Generierung am effektivsten ist, hängt weitgehend von Ihrer Zielgruppe ab. Wenn Ihre Konversionsraten über soziale Medien höher sind als per Telefon, ist ein Power Dialer nicht die beste Wahl. Ermitteln Sie anhand Ihrer Analysedaten und Ihrer zukünftigen Ziele, mit welchem Tool Sie die Bereiche ausbauen können, in denen Sie derzeit bei potenziellen Kunde:innen am erfolgreichsten sind.

Ein CRM verwaltet alle Interaktionen Ihres Unternehmens mit Kund:innen und Interessent:innen – darunter Verkaufsgespräche, Kundenservice-Interaktionen, Social-Media-Aktivitäten und Marketing-E-Mails. Tatsächlich bezeichnen Vertriebsteams die CRM-Daten oft als einzige verlässliche Datenquelle. Wenn sich Vertriebsmitarbeiter:innen enger mit ihren Kund:innen vernetzen und Beziehungen besser pflegen, können sie ihre Prozesse optimieren, die Rentabilität steigern und das Geschäft ausbauen.

Ein CRM ist die „Single Source of Truth“ für Ihr Vertriebsteam. Statt separater Listen und Tabellen werden alle Vertriebsaktivitäten in einem zentralen Hub erfasst und zu einer gemeinsamen To-do-Liste zusammengeführt. Mit dem richtigen CRM-Tool können Führungskräfte potenzielle Kund:innen einfach an Mitarbeiter:innen zuweisen, was das Prospecting deutlich übersichtlicher macht.

Vertriebsteams können Analysen zudem effektiver nutzen, um diejenigen potenziellen Kund:innen anzusprechen, bei denen eine Konversion am wahrscheinlichsten ist. Ein KI-gestütztes CRM-Tool kann Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den besten nächsten Schritten bei bestimmten potenziellen Kund:innen und maßgeschneiderte Workflows für jede:n Vertriebsmitarbeiter:in bereitstellen.

Social Media ist eine leistungsstarke Plattform für Unternehmen. Einige Sales-Prospecting-Tools können die sozialen Media nach Daten durchsuchen, mit denen Sie gezielt potenzielle Kund:innen finden, die einen konkreten Bedarf haben und Kaufbereitschaft für Ihr Produkt zeigen. So lassen sich beispielsweise Social-Media-Beiträge identifizieren, die für das Problem relevant sind, das Ihr Produkt löst. Anschließend kontaktieren solche Tools alle Nutzer:innen, die den Beitrag kommentiert oder geliket haben.

Durch KI-Funktionen sind die Tools noch beliebter geworden. Unternehmen nutzen sie als zusätzlichen Kanal zur telefonischen Ansprache von potenziellen Kund:innen und erzielen dahingehend überzeugende Ergebnisse. Da Innovationen im Bereich KI und Social Media stetig voranschreiten, werden Funktionsumfang und Leistungsfähigkeit solcher Sales-Prospecting-Tools schnell zunehmen.

Ein Sales-Prospecting-Tool kann schlimmstenfalls mehr Probleme verursachen als lösen. Wenn das Tool die Vertriebsdaten nicht effektiv verwaltet, können Unternehmen schnell von einer Datenflut überwältigt werden. Oder die Ergebnisse sind ungenau, weil sich das Tool nicht reibungslos in bestehende Systeme integrieren lässt. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an ein Sales-Prospecting-Tools zu wählen, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Beim Prospecting den Überblick über alle Regeln zu behalten, ist oft herausfordernd – zumal sie sich ständig ändern. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Ihre E-Mails und Anrufe nicht als Spam eingestuft werden. Auch auf Social Media ist Vorsicht geboten, um keine Sperren zu riskieren. Ein einziger Fehler beim Prospecting kann dazu führen, dass Ihre Nachricht potenzielle Kund:innen nie erreicht. So verschwenden Sie Zeit und können sogar den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.

Sales-Prospecting-Tools können automatisch prüfen, ob Ihr Kundenakquise-Workflow wertvolle Best Practices und Vorschriften einhält. Achten Sie unbedingt darauf, dass das von Ihnen gewählte Tool diese Funktion enthält. Dann müssen Sie sich nicht mehr merken, was auf welcher Social-Media-Plattform gilt. Stattdessen können Sie sich ganz darauf konzentrieren, gute Beziehungen zu potenziellen Kund:innen aufzubauen.

Ihre Sales-Prospecting-Tools sollten Workflows vereinfachen, nicht verkomplizieren. Ein benutzerfreundliches Tool spart Einarbeitungszeit und reduziert den Aufwand für die Fehlerbehebung. Achten Sie auf eine Oberfläche, die leistungsstarke Funktionen einfach zugänglich macht, sodass Sie mit wenigen Klicks zahlreiche Anrufe gleichzeitig starten können. Ein Tool mit einem Dashboard liefert Ihnen die Insights, die Sie für Ihr Prospecting und die nächsten Schritte benötigen.

Jede Aufgabe im Vertriebsprozess liefert wertvolle Daten über den Ablauf und die Kund:innen. Daher benötigen Sie ein Sales-Prospecting-Tool, das solche Daten während des gesamten Prozesses einfach erfasst – z. B. wann und wie jemand reagiert. Ein Tool mit KI-gestützten Analysen kann zudem handlungsorientierte Insights liefern, mit denen Sie die besten Prospecting-Entscheidungen treffen können. Zum Beispiel kann das Tool darauf hinweisen, dass ein:e Interessent:in eher auf Social Media reagiert als auf eine E-Mail. Oder es zeigt Ihnen die Uhrzeit, zu der Ihr Anruf mit höherer Wahrscheinlichkeit entgegengenommen wird, anstatt an die Mailbox zu gelangen.

In Ihrem Unternehmen kommen wahrscheinlich viele verschiedene Technologien zum Einsatz – z. B. Abrechnungssoftware, CRM-Tools und Marketing-Automatisierungn. Jedes Tool erzeugt wertvolle Daten, die wichtige Erkenntnisse liefern und Ihren Prospecting-Workflow verbessern können. Doch um Ihre Analysefunktion optimal zu nutzen, müssen die Daten nahtlos zwischen allen Tools fließen; wenn eigenständige Tools isoliert arbeiten, kostet das wertvolle Zeit und Informationen. Ihre Tools müssen miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten, denn Kundenakquise ist nicht das endgültige Ziel, sondern das Mittel, um mehr Geschäfte abzuschließen.

Der Vertriebsprozess Ihres Unternehmens unterscheidet sich wahrscheinlich von dem Ihrer Mitbewerber. Eine Einheitslösung gibt es hier nicht. Da Ihre Sales-Prospecting-Tools in Ihren bestehenden Workflow passen müssen, brauchen Sie ein flexibles Tool, das sich an Ihre Anforderungen anpassen lässt. Zudem führt Unternehmen seine Kampagnen möglicherweise anders durch als andere Organisationen. Mit einer anpassbaren Lösung können Sie den maximalen ROI aus Ihrer Sales-Prospecting-Software herauszuholen. Achten Sie auch darauf, dass das Tool skalierbar ist – dann kann es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Wenn Sie Ihr Team ohne ein Sales-Prospecting-Tool in die Akquise schicken, ist es gegenüber Vertriebsmitarbeiter:innen anderer Unternehmen klar im Nachteil. Mit einem Sales-Prospecting-Tool, das die neuesten Funktionen bietet und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist (z. B. hinsichtlich Preisstruktur und Kampagnen), kann Ihr Team in kürzerer Zeit mehr Kund:innen akquirieren und dabei bessere Ergebnisse erzielen.