Was ist Sales Automation?

Von: Paul Bookstaber
Autor, Salesblazer

Die Tage der Klebezettel und Aktenschränke sind gezählt. Vertriebsteams haben seitdem einen langen Weg zurückgelegt. Zuerst kamen die Computer – aber Kundendaten waren immer noch schwer zu finden und über viele verschiedene Systeme verstreut.

Später folgte die Vertriebsautomatisierung. Jetzt konnten die Mitarbeitenden alle Daten toolübergreifend synchronisieren und manuelle Übergaben reduzieren. Jedem Team war der Zugriff auf dieselben Daten möglich, sodass nun effizientere Analysen durchgeführt werden konnten. Was damals kaum vorstellbar war: Zu diesem Zeitpunkt stand die Sales Automation noch ganz am Anfang.

Heute macht die Automatisierung im Vertrieb dank KI noch viel größere Sprünge. Entdecken Sie die wichtigsten Meilensteine: Wo wir angefangen haben, wo wir jetzt stehen, wohin wir uns entwickeln werden – und wie Sie Sales Automation für Ihren Vertrieb nutzen können.

Was Sie über Sales Automation wissen sollten

• Was ist Vertriebsautomatisierung?
• Was sind die Vorteile von Sales Automation?
• Wie kann ich meinen Vertrieb automatisieren?
• Beispiele für Sales Automation
• Software und Tools zur Vertriebsautomatisierung: Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Die Vertriebsautomatisierung (auch: Sales Automation) ist der Einsatz von Technologie für repetitive manuelle Aufgaben, sodass der Zeitaufwand für Mitarbeitende sowie Fehler reduziert werden.
• Die klassische Sales Automation hat zwei wesentliche Anwendungsbereiche. Der erste bezieht sich darauf, Kundendaten zu erfassen und zu aktualisieren – beispielsweise Geschäftsinformationen aus E-Mails abzurufen und zu Datensätzen hinzuzufügen. Der zweite Anwendungsfall liegt in der Workflow-Automatisierung. Hierbei werden durch bestimmte Auslöser im Verkaufsprozess automatisierte Aktionen ausgeführt, die ehemals zu den manuelle Aufgaben gehörten. Ein Beispiel ist das Versenden von Angeboten zur Bestätigung.
• Fortschrittliche Vertriebssoftware-Anwendungen zur Automatisierung konzentrieren sich auf die Datenanalyse. Das Pipeline-Management ist ein hervorragendes Beispiel: Das Sales Team stellt den gesamten Vertriebsprozess inklusive aller Verkaufsmethoden in einer Pipeline dar. Anschließend werden Daten gesammelt, um die einzelnen Bereiche zu analysieren und zu optimieren. KI eignet sich optimal, um diese Analysen automatisiert durchzuführen. Basierend auf Abweichungen von den KPIs identifiziert sie sowohl Risiken als auch Verkaufschancen und gibt wertvolle Handlungsempfehlungen.

Noch beeindruckender ist das Zusammenspiel von Automatisierung und generativer KI. Generative KI kann neue Inhalte wie E-Mails, Anrufzusammenfassungen und Vertriebsberichte anhand von automatischen Datenanalysen oder manuellen Anweisungen erstellen. Ihr CRM- oder Datensystem kann diese Inhalte dann automatisiert an interne Stakeholder oder Kund:innen senden.

Derzeit verbringen Vertriebsmitarbeiter:innen wöchentlich nur 30 Prozent ihrer Zeit mit dem Verkauf. Der Rest besteht aus wichtigen, aber mühsamen Aufgaben wie der Priorisierung von Leads, der Recherche von potenziellen Kund:innen und der Eingabe von Verkaufsinformationen. Je mehr sich Unternehmen auf Sales Automation stützen können, um solche Aufgaben automatisiert zu erledigen, desto besser können sich die Verkäufer:innen auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren.

Davon profitiert das gesamte Sales Team. Wenn Sie KI und Automatisierung kombinieren, um die Analyse von Vertriebs-Pipeline und Verkaufsgesprächen zu unterstützen, erhalten Sie als Manager:in wertvolle Erkenntnisse, zum Beispiel für personalisierte Mitarbeiter-Coachings. Vertriebsleiter:innen bekommen aussagekräftige Daten, mit denen sie genauere Sales-Prognosen erstellen können. Und das Vertriebsteam profitiert von vernetzten, aktuellen Daten, die den Verkaufsprozess effizienter machen.

Bei der Automatisierung des Vertriebs dreht sich alles um Daten.

• Im Wesentlichen aktualisiert Sales Automation die Daten basierend auf Aktivitätstriggern (beispielsweise, wenn Anrufe und E-Mails eingehen oder Geschäfte in die nächste Phase des Verkaufsprozesses übergehen).
• Dank prädiktiver KI geht die Automatisierung im Vertrieb noch einen Schritt weiter. Sie analysiert Pipeline-Daten und sagt voraus, welche Maßnahmen am besten geeignet sind, um Vertriebsprozesse zu optimieren.
• Wenn Sie generative KI hinzufügen, können Sie anhand der vorhandenen Daten automatisch Inhalte (z. B. Call-Zusammenfassungen) erstellen lassen und so den Verkaufsprozess beschleunigen.

Schauen wir uns genauer an, wie das funktioniert:

Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert, damit Sie keine Chancen verpassen.

CRM-Software (Customer Relationship Management) ist für Sales Automation unverzichtbar, denn sie verwaltet, organisiert und priorisiert Ihre Kundendaten. Jede Kundeninteraktion hinterlässt eine Spur: E-Mails, Gespräche und Meetings, Angebote und Verträge. Statt diese Daten manuell zu erfassen, kann Sales Automation relevante Informationen – wie vorgeschlagene Meetingzeiten, Preisdetails und neue Kontaktinformationen – abrufen und die Geschäftsunterlagen automatisch und in Echtzeit aktualisieren. Dadurch erhalten Sie jedes Mal, wenn Sie einen Kundendatensatz aufrufen, aktuelle Informationen.

Was ist, wenn Ihre Daten in einer anderen Software gespeichert sind? Sales Automation kann Daten zwischen verschiedenen Tools sofort synchronisieren, sodass die Mitarbeiter:innen nicht alle Einträge im Tech Stack manuell aktualisieren müssen. Noch besser: Wenn Kund:innen auf einer Plattform mit Ihnen interagieren, werden ihre Informationen auf allen anderen Plattformen aktualisiert – so verpassen Sie keine wertvollen Informationen mehr.

Durch die Datenanalyse erhalten Sie Erkenntnisse, die den Verkaufsabschluss beschleunigen.

Vor etwa einem Jahrzehnt, mit dem Aufkommen der KI, gewann Sales Automation an Bedeutung. Plötzlich ging es nicht mehr nur darum, die Organisation zu automatisieren und Daten zu synchronisieren. Auch Datenanalysen wurden automatisiert und mit Hilfe von prädiktiver KI wurden Trends, Anomalien und Ausreißer auf der Grundlage bestimmter Zielkennzahlen aufgedeckt.

Heute können KI-gestützte CRMs automatisch Pipelines analysieren und vorhersagen, wann ein Geschäft möglicherweise ins Stocken gerät. So können Vertriebsleiter:innen eingreifen und das Vorgehen korrigieren. Doch woher weiß die Künstliche Intelligenz, wonach sie suchen soll? Vertriebsteams – normalerweise Manager:innen und operative Mitarbeiter:innen – legen Parameter und Zielkennzahlen im CRM fest, die Warnungen auslösen. Sie könnten beispielsweise einen Trigger für jedes Geschäft festlegen, das mehr als 10 Tage in einer Phase des Verkaufsprozesses hängt.

KI kann auch Daten aus Verkaufsgesprächen erfassen, um automatisch relevante Schlüsselwörter, Trends und Beratungsoptionen zu ermitteln. Die im CRM definierten Parameter legen fest, wonach das Tool suchen soll – von Bedenken über die Preisgestaltung bis hin zur Erwähnung von Wettbewerbern.

Automatisierte Prozesse unterstützen Verkäufer:innen in allen Bereichen des Vertriebs.

Mit generativer KI hat Sales Automation in den letzten Jahren einen weiteren gewaltigen Sprung gemacht. Diese neue Intelligenz geht weit darüber hinaus, eine Aktion zu empfehlen. Sie führt sie für Sie aus. Basierend auf Aktivitätstriggern oder Eingabeaufforderungen führt sie Recherchen durch und erstellt E-Mails, Verkaufsberichte oder Prognosen anhand historischer Kundendaten. Sie schreibt sogar Sales Pitches. Wie sehr die Technologie die Effizienz in Unternehmen fördert, belegt eine kürzlich durchgeführte Studie: Vertriebsprofis glauben, dass sie mit generativer KI durchschnittlich 4,5 Stunden pro Woche einsparen können.

Nachdem wir uns angeschaut haben, wie Sales Automation Sie im Vertrieb unterstützt, beantworten wir nun die wichtigste Frage: Welche konkreten Anwendungsbeispiele gibt es für Ihr Unternehmen?

Sales Automation betrifft jeden Aspekt des Verkaufsprozesses, vom Lead bis zum Abschluss. Nachfolgend finden Sie typische Beispiele, die Sie auf Ihr Unternehmen übertragen können – von der Lead-Priorisierung über E-Mails bis hin zu genauen Prognosen.

Kontaktmanagement. Holen Sie Ihre Kontakte aus den Tabellenkalkulationen in ein CRM, sodass Sales Automation bei jeder Kundeninteraktion eine Aktualisierung vornimmt. Anruf oder E-Mail? Die Vertriebsautomatisierung kann die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfassen und zu Ihrem Kontaktdatensatz hinzufügen. Noch besser: Sie kann Ihnen bei jedem Aufruf potenzieller Kund:innen wichtige Informationen anzeigen – vom Aktivitätsverlauf über die Kommunikationshistorie bis hin zu internen Account-Anliegen oder Erkenntnissen aus den sozialen Medien.

Prospecting. Mithilfe voreingestellter Kriterien kann Sales Automation neue Marketing-Leads bewerten und feststellen, ob sie einen Anruf wert sind. Die vielversprechendsten Leads leitet die Technologie dann an Ihre Verkäufer:innen weiter. Sales Engagement erledigt diese Aufgabe automatisch, damit Sie wissen, auf welche Geschäfte Sie sich fokussieren sollten. Eine weitere Einsatzmöglichkeit: Sie können E-Mails vorbereiten, die nach dem ersten Kontakt automatisiert an Leads gesendet werden, um sie in den Funnel zu bringen.

Opportunity Management. Automatisierte Workflows können die Vertriebsmitarbeiter:innen bei jeder Opportunity zu den nächsten Schritten im Verkaufsprozess leiten und sicherstellen, dass nichts in der Pipeline zurückbleibt. Sie können auch automatische Trigger für jede Phase einrichten, sodass die Vertriebsmitarbeiter:innen bestimmte Aufgaben erledigen müssen, bevor sie das Geschäft vorantreiben können. Beispielsweise kann ein CRM vor Abschluss der Discovery-Phase von Ihren Mitarbeitenden verlangen, dass er:sie den Kontakt zu einem:einer wirtschaftlichen Entscheidungsträger:in bestätigt, bevor er:sie in die Verhandlung eintritt.

Gesprächsanalyse. Vertriebsleiter:innen verbringen viel Zeit damit, Verkaufsgesprächen zuzuhören, nach Trends in den Äußerungen der Kund:innen zu suchen oder Ableitungen für konstruktives Mitarbeiter-Feedback zu treffen. In der Call-Coaching-Software kann Sales Automation diese Telefonate in durchsuchbare Transkripte umwandeln und Trends sowie Coaching-Optionen anhand von Keyword-Analysen für Sie aufzeigen.

Gebietsmanagement. Vertriebsleiter:innen müssen Kundensegmente, Verkaufsschwerpunkte und andere Aspekte berücksichtigen und die Vertriebsgebiete so aufteilen, dass die Kundenabdeckung maximiert und der Umsatz gesteigert wird. Auch für die Verkäufer:innen muss es fair sein. Sales Automation kann diese Aufgabe übernehmen und Ihnen dabei helfen, mehrere Gebietsmodelle zu erstellen, vor dem Roll-out eine Vorschau zu generieren und das ganze Jahr über zu optimieren und auszubalancieren.

Vertriebsprognosen. Vertriebsleiter:innen stehen unter dem Druck, zukünftige Umsätze so genau wie möglich vorherzusagen. Zusammen mit KI kann die Vertriebsautomatisierung dabei unterstützen. Sie überwacht den Zustand der Pipeline in Echtzeit und weist auf Geschäfte hin, die Sie möglicherweise verpassen. Basierend darauf gibt sie Empfehlungen, wie Sie eingreifen können, um diese Geschäfte (und die Prognose) wieder auf Kurs zu bringen.

Erstellen von Angeboten. Vertriebsmitarbeitende verbringen viel Zeit damit, potenzielle Kund:innen zum Verkaufsabschluss zu bringen. Wenn die Angebotserstellung dann Tage oder gar Wochen dauert, hinterlässt das keinen guten Eindruck. Sales Automation kann diesen Prozess beschleunigen, sodass er in wenigen Minuten erledigt ist. Sie verfolgt, welche Produkte zum Geschäft gehören, erstellt ein neues Angebot mit den relevanten Kundendaten und sendet es mit wenigen Klicks per E-Mail direkt aus Ihrem CRM an den:die Kund:in.

Wenn Sie in die Automatisierung des Vertriebs einsteigen möchten, brauchen Sie eine CRM-Software, die Kundendaten auf einer Plattform vereint und diese Daten in Echtzeit aktualisiert. Das Tool sollte zudem Analytics und KI nutzen und Ihre Daten vertraulich und sicher verwalten. Darauf sollten Sie achten:

Eine Plattform. Viele Verkäufer:innen sind sich einig: Auch wenn Tools einzeln gut funktionieren, wird es schwierig, wenn Sie sie kombinieren. Da die Kundendaten in verschiedenen Systemen gespeichert sind, kostet es viel Zeit, sie abzugleichen. Beheben Sie dieses Problem, indem Sie Ihre Kundendaten auf einer Plattform vereinen und jedem Team eine einheitliche Kundenansicht bieten.

Echtzeit-Daten. Für welches CRM Sie sich auch entscheiden, es sollte über Echtzeit-Funktionen verfügen, damit die Daten sofort nach der Erfassung verarbeitet und verwendet werden können. Dadurch können Sie Kundendaten nach jeder Interaktion kontinuierlich aktualisieren – beispielsweise nach Verkaufsgesprächen, Website-Besuchen und Konferenzscans. Data Cloud ist ein großartiges Beispiel dafür, wie das in der Praxis funktioniert.

Prädiktive KI. Wenn eine Plattform mit Echtzeitdaten arbeitet, lässt sie sich mit prädiktiver KI ergänzen. Während des Verkaufs können Analysetools potenzielle und bestehende Kund:innen in Ihrer Pipeline kontinuierlich überwachen und Ihnen Erkenntnisse und Alerts senden. Wenn niedrige Engagements bestehender SaaS-Kund:innen auf mögliche Abwanderungen hindeuten, können Sie eine Warnung erhalten und ihnen Rabatte oder andere Anreize bieten, damit sie ihren Vertrag aufrechterhalten.

Generative KI für den Vertrieb. Nutzen Sie eine generative KI, die Ihre tatsächlichen Kundendaten und nicht nur öffentlich verfügbare Daten verwendet, um hyperrelevante Verkaufsinhalte zu erstellen.

Trust Layer. Wenn wir KI-Modelle auf Kundendaten zugreifen lassen, müssen wir sicherstellen, dass die Daten geschützt sind. Ein Trust Layer kann Kundendaten an generative KI-Modelle senden und sie gleichzeitig sicher und vertraulich halten. So machen wir es bei Salesforce.

Sales Automation ersetzt zwar manche menschliche Arbeiten, aber nicht den Menschen. Es macht die Menschen besser in ihrem Job. Deshalb sollte sich jedes Vertriebsteam unbedingt fragen: „Was kann ich heute noch automatisieren?“

Die Antwort fällt immer anders aus. Eines ist klar: Die menschliche Bindung zu unseren Kund:innen können nur wir selbst aufbauen. Doch warum sollte Sales Automation nicht den Rest übernehmen?