Was ist ein Cloud-CRM?

Customer Relationship Management (CRM) ist eine leistungsstarke Technologie, die Ihrem Unternehmen eine einheitliche Sicht auf jeden Kunden bietet. Das erleichtert nicht nur die Verwaltung von Kundenbeziehungen, sondern liefert auch wertvolle Einblicke und ermöglicht personalisierte Interaktionen. Alle relevanten Interaktionen mit Ihren Kund:innen werden an einem Ort gesammelt, sodass sich Daten besser organisieren, nachverfolgen und analysieren lassen.

Früher setzten Unternehmen häufig auf lokale CRM-Systeme, was sie dazu zwang, in Software und Hardware zu investieren, die sie anschließend warten mussten. Heutzutage haben die meisten Unternehmen auf moderne Cloud-CRMs umgestellt, bei denen die Software und die Datenspeicherung online und außerhalb des Unternehmensstandorts erfolgen. Ein Cloud-CRM bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine einfachere Einrichtung und Bedienung, größere Flexibilität für eine schnelle Skalierung und das Potenzial für eine höhere Rentabilität.

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, was ein Cloud-CRM genau ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie das beste System für Ihr Unternehmen auswählen können.

Unsere Themen:

• Was ist ein Cloud-CRM?
• Wie funktioniert ein Cloud-CRM?
• Die Vorteile eines cloudbasierten CRM
• Hauptmerkmale eines Cloud-CRM
• So wählen Sie das beste Cloud-CRM aus
• Ihr Cloud-CRM für die Zukunft finden

Ein Cloud-CRM – oder cloudbasiertes CRM – ist eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement, die von einem externen Anbieter über das Internet bereitgestellt wird. Der Anbieter kümmert sich um die laufende Wartung, regelmäßige Updates, den sicheren Betrieb sowie die verlässliche Datenspeicherung. Dadurch können Sie und Ihr Team von nahezu jedem Ort und mit fast jedem Gerät auf alle relevanten Kundendaten zugreifen – ein klarer Vorteil für flexible und schnelle CRM-Arbeit.

Dies sind wesentliche Vorteile gegenüber herkömmlichen lokalen CRM-Systemen, bei denen Unternehmen die Server und Netzwerke, auf denen die Kundendatenbank gespeichert ist, selbst hosten und betreiben müssen. Neben dem Aufbau und der Wartung der Infrastruktur ist das Unternehmen für die fortlaufende Verwaltung und Aktualisierung der CRM-Software verantwortlich. Darüber hinaus müssen sie ein IT-Managementteam einstellen – oder vorhandene Ressourcen umverteilen –, um das CRM zu warten. Zudem können bei lokalen Lösungen geplante Ausfallzeiten entstehen, wenn Updates eingespielt werden (vorausgesetzt, es arbeitet nicht über Nacht oder am Wochenende), während derer Mitarbeiter:innen möglicherweise nicht auf das System zugreifen können.

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Ein cloudbasiertes CRM ist eine Art von Software-as-a-Service (SaaS). Das bedeutet, dass die Lösung online über einen externen Anbieter gehostet wird. Dieser Ansatz bringt Vorteile für Mitarbeiter:innen, das IT-Team und das gesamte Unternehmen.

Mit einem Cloud-CRM verbinden sich Mitarbeiter:innen einfach über eine webbasierte Anwendung oder ein Dashboard. Alle, die Zugriff auf das CRM-System benötigen – beispielsweise um Kundenkontaktdaten zu finden, Kennzahlen für Marketingkampagnen zu überprüfen oder frühere Kundenserviceanfragen einzusehen –, können dies jederzeit über einen Desktop, Laptop oder per mobilem CRM mit einem Smartphone oder Tablet tun.

Cloud-CRM-Plattformen lassen sich problemlos in andere Anwendungen integrieren, ermöglichen einen sicheren, reibungslosen Datenfluss und liefern ein vollständiges Bild des Unternehmens und seiner Kund:innen. Diese 360-Grad-Sicht wird kontinuierlich aktualisiert, sodass alle Bereiche des Unternehmens Zugriff auf aktuelle Kundeninformationen haben. Diese einheitlichen, zeitnah verfügbaren Insights verbessern das Beziehungsmanagement über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg und umfassen Abteilungen wie Sales, Service, Marketing und Digital Commerce.

Eine Cloud-CRM-Lösung lässt sich nahtlos in Ihre gesamte Business-Tools-Suite integrieren, sodass Informationen nahtlos fließen können und Sie einen echten 360-Grad-Überblick über Ihre Kund:innen erhalten. Da alle Daten an einem Ort gespeichert sind – sowohl aus internen Quellen als auch aus integrierten externen Anwendungen –, werden Datensilos aufgelöst und Teams können jederzeit mit den neuesten Informationen zusammenarbeiten.

Für die IT bedeutet das spürbare Entlastung: Weder der Aufbau einer eigenen CRM-Infrastruktur noch die Verwaltung von Logistik oder Sicherheitsmaßnahmen liegt in ihrer Verantwortung. Auch um die laufende Wartung müssen sie sich nicht kümmern. Änderungen oder Updates werden automatisch eingespielt, ohne dass jede einzelne Workstation manuell aktualisiert werden muss – zeitaufwändige Implementierungen entfallen.

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Die Einführung eines Cloud-CRM kann sowohl B2C- als auch B2B-Unternehmen unterstützen – egal ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das ein CRM benötigt oder ein großes Unternehmen, das auf eine moderne SaaS-Lösung umsteigen möchte. Das richtige System steigert die Produktivität, erhöht die Rentabilität und verbessert den Kundenservice.

Mit einem Cloud-CRM können Sales-Manager:innen beispielsweise auf Basis kontinuierlich aktualisierter Daten realistische Ziele festlegen, Marketing-Teams können automatisierte, KI-gestützte Kampagnen auf Basis spezifischer Aktionen erstellen und Kundenservicemitarbeiter:innen haben während eines Gesprächs sofort die gesamte Kontakthistorie im Blick.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile von cloudbasierten CRM-Systemen.

Bei einer cloudbasierten CRM-Software entfallen Investitionen in Hardware das Hosten eigener Server, die Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen sowie die interne Systemverwaltung. Dadurch sinken sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten deutlich. Die CRM-Lösung kann mit einer wesentlich geringeren Anfangsinvestition implementiert und in bestehende Systeme integriert werden. Die Wartung kann dem Anbieter überlassen werden.

Wenn Ihre CRM-Lösung in der Cloud statt vor Ort betrieben wird, entstehen keine Ausfallzeiten für Softwareinstallationen und -aktualisierungen. Diese erfolgen automatisch und werden vom Systemanbieter abgewickelt. Das reduziert Ausfallzeiten, sorgt für einen reibungslosen Betrieb und entlastet Ihre IT-Mitarbeiter:innen, die ihre Zeit nun für andere Aufgaben nutzen können.

Dank ihrer einfachen Integration in andere SaaS-Systeme können Sie mit Cloud-CRMs Datenquellen wesentlich effizienter sortieren, bereinigen, analysieren und zu einer einheitlichen, gemeinsamen Kundenansicht zusammenführen. Darüber hinaus können diese Daten – beispielsweise Interessen eines Kunden, seine Kaufhistorie oder seine Interaktionen über verschiedene Kanäle hinweg – automatisch aktualisiert werden, sodass alle Ihre Teams zeitnah Insights für schnelle Entscheidungen erhalten.

Mit den zentralisierten Daten aus einem Cloud-CRM kann Ihr Unternehmen dynamische Nachrichten erstellen, die auf einzelne Kund:innen zugeschnitten sind. Da alle Daten im CRM sofort nach ihrer Aktualisierung verfügbar sind, kann diese Kontaktaufnahme kontinuierlich verfeinert und personalisiert werden. So wird sichergestellt, dass die Kommunikation stets mit der sich ständig ändernden Customer Journey der einzelnen Kund:innen Schritt hält.

Sicherheit ist für CRMs von größter Bedeutung, da diese Systeme sensible Kundendaten verarbeiten. Ein Cloud-CRM erleichtert es erheblich, ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten – und das oft zu geringeren Kosten. Funktionen wie automatische Backups, kontinuierliche Überwachung und automatische Software-Updates sorgen dafür, dass Ihre Daten stets geschützt sind und neue Bedrohungen schnell abgewehrt werden.

Ein cloudbasiertes CRM lässt sich mühelos an die Entwicklung Ihres Unternehmens und Ihre sich ändernden Anforderungen anpassen. Neue Nutzer:innen können schnell hinzugefügt oder entfernt werden. Zusätzliche Tools lassen sich bei Bedarf problemlos integrieren. Diese Flexibilität sorgt zudem dafür, dass Sie nur für die Kapazitäten und Funktionen bezahlen, die Sie tatsächlich benötigen.

Mit einem cloudbasierten CRM können Ihre Teammitglieder jederzeit und von jedem Ort aus auf das System zugreifen, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das erleichtert die Zusammenarbeit, verkürzt Reaktionszeiten und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten flexibel an veränderte Bedingungen und das Kundenverhalten anpassen können.(Zurück zum Anfang)

Cloudbasierte CRMs sind dynamische Systeme, die Ihr Unternehmen in einer Vielzahl von Bereichen unterstützen – von der Optimierung der Marketingmaßnahmen über die Steigerung der Verkaufszahlen bis hin zu einem effektiveren Kundenservice.

Ein modernes Cloud-CRM bietet eine Vielzahl leistungsstarker Tools. Mit Analyse-Dashboards können Sie genau sehen, worauf in Ihren Marketing-E-Mails geklickt wird. Einheitliche Kundenprofile weisen auf Kund:innen hin, die noch offene Service-Kundenvorgänge haben, während die integrierte künstliche Intelligenz (KI) Sales-Anrufe zusammenfasst und sogar E-Mails zur Kontaktaufnahme für Sie verfasst.

Im Folgenden finden Sie CRM-Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl und Bewertung von Cloud-CRMs achten sollten.

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist es, die stetig wachsende Datenflut zu bewältigen. Informationen strömen aus unzähligen Kanälen und Quellen, sodass es unmöglich erscheint, den Überblick zu behalten. Ein CRM kann dieses Problem lösen, indem es Kundendaten an einem Ort zusammenführt. So entsteht eine einheitliche, verlässliche Datenbasis, auf die alle Teams zugreifen können.

Es bringt Ihrem Unternehmen wenig, alle Kundendaten zentral zu speichern, wenn diese Informationen nicht zugänglich sind und nicht aussagekräftig aufbereitet werden. Ein gutes Cloud-CRM verfügt über Berichtstools und Dashboards, die personalisiert und schnell aufgerufen werden können und viele verschiedene Arten von Insights liefern, etwa zum Kundenverhalten, der Pipeline-Performance oder der Rentabilität.

Ein modernes, cloudbasiertes KI-CRM verfügt über eine nahtlos integrierte und vertrauenswürdige KI. Auf der Grundlage Ihrer Kundendaten sollte die KI in der Lage sein, in einer Vielzahl von Bereichen zu helfen – von der Erstellung relevanter, personalisierter Kundenerlebnisse bis hin zur Automatisierung administrativer Aufgaben wie der Dateneingabe. KI-Agenten können sogar Mitarbeiter:innen und Kund:innen autonom unterstützen und relevante Antworten und Services bereitstellen. Darüber hinaus kann eine leistungsstarke KI verborgene Muster und Erkenntnisse in Ihren Daten aufdecken, und so neue Umsatzchancen identifizieren sowie den Kundenservice gezielt verbessern.

Ein zentrales Merkmal jedes CRM-Systems ist die zentralisierte Kontaktverwaltung, die es jedem Teammitglied ermöglicht, problemlos auf Kund:inneninformationen zuzugreifen. Diese Kontaktverwaltung erlaubt es, Daten von Bestandskund:innen und potenziellen Kund:innen auf einfachem Weg zu aktualisieren, damit die Angaben möglichst korrekt und aktuell sind. Außerdem sollte die Historie jedes Kontakts klar dargestellt werden, damit alle, die mit einem Kunden oder Lead interagieren, über frühere Probleme und Anfragen informiert sind.

Cloud-CRMs können Leads von der ersten Interaktion bis zur Conversion und darüber hinaus verfolgen und bieten so eine vollständige Visualisierung der Customer Journey. KI liefert wertvolle Einblicke, etwa Empfehlungen für den nächsten sinnvollen Schritt. Diese basieren auf Erfahrungen mit ähnlichen Kund:innen in der Vergangenheit und aktuellen Sales-Prognosen. Sie können genutzt werden, um potenzielle Kund:innen durch die Pipeline zu führen, außergewöhnliche Customer Experiences zu bieten und umfassendere Strategien zu optimieren.

Um Daten an einem Ort zu vereinen, ist es unerlässlich, dass Ihr cloudbasiertes CRM-System mit externen Datenquellen und Geschäftstools wie E-Mail- und Website-Hosting-Plattformen verbunden ist. Durch solche Integrationen kann das System vollständige, präzise Daten aus Ihren bestehenden Softwarelösungen abrufen, um Ihnen ein realistisches Bild Ihres Unternehmens und Ihrer Kund:innen zu vermitteln.

Ein wesentlicher Vorteil von Cloud-CRMs ist ihre Fähigkeit, wiederkehrende Aufgaben durch Prozessautomatisierung zu reduzieren. Mithilfe von KI-CRM-Funktionen (einschließlich generativem CRM) ist es möglich, die Effizienz zu steigern, indem beispielsweise automatisch E-Mails an potenzielle Kund:innen versendet werden, sobald bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Ebenso können relevante Teammitglieder automatisch über Fortschritte bei der Zielerreichung informiert werden.

Ein Cloud-CRM erleichtert Teammitgliedern die Zusammenarbeit, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Darüber hinaus kann sich ein Cloud-CRM nahtlos in gängige Kommunikationstools wie Slack integrieren. So fließen Kundeninformationen direkt in die Arbeitsabläufe ein.

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Um das beste CRM auszuwählen, sollten Sie zunächst eine CRM-Strategie entwickeln. Treten Sie einen Schritt zurück und definieren Sie die Anforderungen und Ziele Ihrer Organisation. Anhand dessen können Sie verschiedene cloudbasierte CRMs anhand Ihrer Kriterien bewerten. Beachten Sie bei der Betrachtung der verschiedenen Lösungen die folgenden Punkte.

Stellen Sie sicher, dass Sie das CRM an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Dazu gehört beispielsweise, eigene Dashboards zu erstellen, die für Ihr Unternehmen wirklich relevant sind, zusätzliche Felder zur Erfassung spezifischer Daten hinzuzufügen sowie Datentypen und -klassifizierungen nach Ihren Vorgaben zu verwalten.

Nach der Implementierung wird ein Cloud-CRM schnell zu einem zentralen Bestandteil Ihres Unternehmens, da es Teams im gesamten Unternehmen wichtige Informationen und Erkenntnisse liefert. Stellen Sie daher sicher, dass der Lösungsanbieter über langjährige Erfahrung im zuverlässigen und konsistenten Kundenservice verfügt. Ebenso wichtig ist ein umfassendes, kontinuierliches Schulungsangebot, das es jedem Einzelnen ermöglicht, in seinem eigenen Tempo zu lernen.

Ein klar definiertes Budget erleichtert die Auswahl geeigneter Cloud-CRM-Lösungen. Bedenken Sie dabei, dass viele Lösungen gestaffelte und flexible Preise anbieten, sodass die Kosten nicht nur vom Anbieter, sondern auch von den von Ihnen gewählten Funktionen abhängen.

Ihr Unternehmen wird sich im Laufe der Zeit verändern. Daher ist es wichtig, dass Ihr Cloud-CRM sich anpassen und mit Ihnen wachsen kann. Idealerweise zahlen Sie nur für die Features, die Sie aktuell benötigen, und können bei Bedarf jederzeit erweitern. So vermeiden Sie, in wenigen Jahren erneut nach einem neuen CRM-System suchen zu müssen, wenn Ihr wachsendes Unternehmen zusätzliche Tools oder Kapazitäten braucht.

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Cloud-CRMs sind schon heute leistungsstarke Werkzeuge, die alle oben genannten Vorteile bieten. Darüber hinaus sind sie kosteneffizient, flexibel, sicher, skalierbar und zuverlässig.

Doch das Potenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft: Technologien wie KI verbessern Cloud-CRMs weiter, indem sie neue Datenquellen erschließen, mehr Aufgaben automatisieren und eine personalisiertere Customer Experience ermöglichen. Wenn Sie ein Cloud-CRM auswählen, denken Sie nicht nur an den aktuellen Nutzen, sondern auch daran, wie es Ihr Unternehmen langfristig unterstützen kann. Achten Sie insbesondere auf eine intelligente, KI-gestützte Plattform – wie beispielsweise Salesforce CRM –, die sich schnell weiterentwickelt und innovativ ist. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur heute, sondern auch in Zukunft bestens aufgestellt ist. Beginnen Der erste Schritt ist einfach: Nutzen Sie die kostenlosen Testversion unseres CRM-Systems, das speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

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