Stadt Waiblingen navigiert dank höherer Datenqualität besser durch die Pandemie

Die Stadt Waiblingen nimmt eine führende Rolle im Datenmanagement und bei einer effizienten digitalen Strategie zur Eindämmung der Corona-Pandemie ein.

Waiblingen liegt im Südwesten Deutschlands und ist geprägt von geschichtsträchtigen Orten, historischen Gebäuden und einem schönen Stadtbild.

Seit Beginn der Pandemie ist die Geschwindigkeit des Informations- und Wissensaustauschs ein ganz entscheidender Faktor, um die wirtschaftlichen Auswirkungen zu minimieren. „Wie jede andere Kommune standen wir vor der Herausforderung, Informationen so schnell und fehlerfrei wie möglich auszutauschen, um den Anforderungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie gerecht zu werden“, erzählt Johannes Tiemann, CIO des Covid-Teams. „Dazu mussten wir unsere bestehende IT-Infrastruktur verändert. Wir dachten darüber nach, die bisher genutzten Anwendungen zu erweitern. Allerdings hätte es mehrere Wochen bis Monate gedauert, bis wir die technischen Anforderungen erfüllt und die Anwendungen implementiert sowie getestet hätten. Diese Zeit hatten wir einfach nicht.“

Das Team stand vor der Herausforderung, die Informationsströme der Bürger mit siloartigen, manuellen Prozessen zu verwalten, was den Bedarf einer ganzheitlichen digitalen Transformation noch erhöhte. „Wir mussten unsere Abläufe massiv beschleunigen, um deutlich schneller reagieren zu können. Zudem benötigten wir eine sofortige Lösung für unsere Prozessautomatisierung“, so Tiemann weiter.

Dank Salesforce und in Zusammenarbeit mit dem IT-Partner Eigenherd hat die Stadt Waiblingen ihr gesamtes Datenmanagement innerhalb der Behörde so umgestaltet, dass die Dauer einer durchschnittlichen Informationsverarbeitung von zwei Wochen auf 30 Minuten verkürzt werden konnte.

Die Kommunikationskanäle der Stadt Waiblingen bestanden aus digitalen und analogen Verfahren. Wollte ein Bürger eine Infektion mit dem Coronavirus melden, musste er dies zunächst telefonisch oder per Post tun - was zu erheblichen Verzögerungen führte. Daher brachten die Mitarbeiter:innen der Behörde vor Ort die ausgedruckten Formulare persönlich zu den betroffenen Bürger:innen nach Hause. Diese hatten dann die Möglichkeit, ihre ausgefüllten Formulare entweder telefonisch oder per E-Mail zu übermitteln. So waren die Beamt:innen letztendlich in der Lage, die Auswirkungen des Virus zu dokumentieren und einen Bericht an die jeweilige Gesundheitsbehörde weiterzugeben. Sowohl bei der Stadt als auch im Gesundheitsamt mussten die Informationen manuell in den Verwaltungssystemen erfasst werden. Dieser Vorgang - von der Meldung bis zur Eingabe der Daten - dauerte in der Regel etwa zwei Wochen.

„Wir wollten einen digitalen Weg schaffen, der den ersten Kontakt mit Bürger:innen und die Meldung ihrer Daten automatisiert. Außerdem hatten wir das Ziel, eine sichere Dateneingabe zu gewährleisten und die Übermittlung der Informationen zu erleichtern“, ergänzt Tiemann. „Unsere digitalen Kanäle mussten sicher sein und für die Bürger:innen einfach nutzbar.“

Der Umgang von Bürger:innen mit Behördenangelegenheiten im Internet wird über das Onlinezugangsgesetz (OZG) geregelt . Es zielt darauf ab, die öffentliche Verwaltung durch benutzerfreundliche digitale Formulare und Dokumente zu erleichtern. Genau dieses Ziel verfolgte auch die Stadt Waiblingen, indem sie ihre gesamte Technik auf den neuesten Stand brachte. „Oberbürgermeister Hesky hat die Digitalisierung unserer Arbeit sehr unterstützt“, erinnert sich Tiemann. „Er hat auch den Gemeinderat frühzeitig darüber informiert, dass wir in Waiblingen eine “Vorreiterrolle„ übernommen haben.“

Zuerst hat Tiemann mit seinem Team eine Strategie für ein Web-Portal entwickelt, in das Bürger:innen ihre Daten eingeben und das als Basis für die notwendigen Kommunikationskanäle dient. Mit Unterstützung der Verwaltung und einer Strategie für die digitale Transformation wurde eine technische Lösung für das Krisenmanagement eingeführt.

Im Vergleich zu anderen Kommunen besaß die Stadt Waiblingen bereits eine solide digitale Basis, die es den Mitarbeiter:innen der Verwaltung ermöglichte, von zu Hause aus per Fernzugriff auf die Altsysteme zuzugreifen. Tiemann und sein Team beschlossen, die Informationslücke zwischen den analogen und digitalen Prozessen zu schließen. Dazu entwickelten sie ein automatisiertes Dateninformationssystem auf Basis der Salesforce Plattform für Behörden. Damit wurde die Nutzung der Cloud in Waiblingen auf ressortübergreifende Abläufe und Bürger-Interaktionen ausgeweitet, um die Pandemie zu bewältigen.

Die neue Infrastruktur besteht aus einem Bürgerportal, das mit der Website der Stadt verknüpft ist. Dadurch können Bürger:innen die für das Pandemie-Management erforderlichen Informationen schnell und einfach übermitteln.

Haben Bürger:innen Corona, melden sie sich über die Experience Cloud beim Bürgerportal an. Die Experience Cloud ist ein öffentlich zugänglicher Online-Community-Hub, über den Bürger:innen Daten austauschen und Informationen von Behörden anfordern. Die Betroffen geben ihre letzten relevanten Kontakte ein und jeder einzelne Kontakt wird automatisch vom Gesundheitsamt benachrichtigt. Das Self-Service-Portal bietet Bürger:innen eine sichere und anonyme Möglichkeit, um Formulare und Bescheinigungen auszufüllen.

Im Backend stellt dieSales Cloud den Mitarbeiter:innen der Stadt die Instrumente zur Verfügung, die sie für die Verwaltung der bereitgestellten Daten benötigen. Dadurch haben sie einen vollständigen Überblick auf die betroffenen Personen. Das Team nutzt dies als „single source of truth“, um Formulare auszustellen, Aktualisierungen zu kommunizieren und intern sowie extern mit dem Gesundheitsamt zusammenzuarbeiten. "Wir haben jetzt sowohl technische Schnittstellen als auch automatisierte Prozesse für die Speicherung und den Datenaustausch innerhalb unserer Kernumgebung und mit anderen Behörden", fügt Tiemann an.

Die im Verwaltungssystem sicher gespeicherten Informationen lassen sich nun einfach per Drag-and-Drop-Menü suchen und auswählen. Dokumente wie Musterbriefe und E-Mails sind ebenfalls in der Lösung gespeichert und Kontaktinformationen lassen sich über ein digitales Verzeichnis einfügen.

„Das gesamte System wurde in nur drei Wochen in Betrieb genommen. Die Tatsache, dass die Salesforce Technologie cloudbasiert ist, ermöglichte uns diese schnelle Implementierung, die auch notwendig war“, stellt Tiemann klar..

Die Vorteile der neuen Lösung überzeugen:

• Die Stadt Waiblingen konnte die Zeit, die ihre Informationen auf dem Weg durch ihre Kanäle benötigen, mit Salesforce von zwei Wochen auf 30 Minuten verkürzen.
• Durch die Nutzung von Salesforce hat sich der Aufwand für das Datenmanagement von acht Stunden auf eine Stunde pro Mitarbeiter verringert.
• Insgesamt benötigt die Stadt Waiblingen jetzt nur noch ein Drittel des Aufwands für die Nachverfolgung der gemeldeten Corona-Fälle.

„Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und selbsterklärend“, freut sich Tiemann, „Ziel war es, die vorgelagerten Aufgaben zu automatisieren und die Daten so schnell und sicher wie möglich in unsere Systeme zu bringen. Das ist uns gelungen“.