Was ist Outbound Sales? Strategien und Tipps

Von: Elyse Archer
8. Februar 2024 | 10 Min. Lesezeit

Wie lang ist Ihre Aufmerksamkeitsspanne? Studien zeigen, dass Erwachsene sich durchschnittlich nur 47 Sekunden lang auf einen Bildschirm konzentrieren können.

Outbound Sales (auch Outbound-Vertrieb genannt) bedeutet, kontinuierlich auf potenzielle Kunden zuzugehen. Doch in einer Welt voller Ablenkungen und schwindender Aufmerksamkeitsspannen müssen Vertriebsmitarbeitende das Verhalten der Käufer genau kennen, um überhaupt wahrgenommen zu werden. Eine echte Herausforderung, keine Frage. Aber keine Sorge: In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Strategien, mit denen Sie mehr aus Outbound Sales herausholen, aus der Masse herausstechen und Ihr Zeitfenster optimal nutzen.

Outbound Sales bezeichnet den Prozess, bei dem Vertriebsmitarbeitende aktiv den Erstkontakt zu potenziellen Kunden herstellen. Das geschieht typischerweise per Kaltakquise am Telefon oder per E-Mail.

Im Outbound Sales identifizieren Vertriebsmitarbeitende potenzielle Kontakte durch eine Kombination aus Recherche (online und in Publikationen), Veranstaltungen sowie gelegentlich durch die Beschaffung von Namen und Kontaktdaten über Drittanbieter.

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Rufen Sie CRM-Daten zu Ihren Interessenten ab, auch wenn Sie außerhalb Ihres CRM mit ihnen interagieren, ob in sozialen Medien oder online.

Der größte Unterschied zwischen Outbound und Inbound Sales liegt darin, wer die Initiative ergreift. Beim Outbound Sales sind es die Vertriebsmitarbeitenden, die aktiv auf potenzielle Kunden zugehen, zum Beispiel indem sie jemanden anrufen, der diesen Anruf nicht erwartet, aber als vielversprechender Kontakt für das angebotene Produkt eingestuft wurde. Beim Inbound Sales hingegen entdecken potenzielle Kunden ein Produkt über Marketing oder Werbung und nehmen selbst Kontakt zum Vertrieb auf.

Manche Vertriebsmitarbeitende verfolgen einen hybriden Ansatz, bei dem sie je nach den Anforderungen des Unternehmens sowohl Outbound- als auch Inbound-Sales-Methoden kombinieren.

Einer meiner ersten Vertriebsjobs war zum Beispiel im Outbound Sales bei den Gelben Seiten (ja, ich weiß, das klingt, als käme ich aus der Steinzeit). Ich sprach lokale Unternehmen an und verkaufte ihnen Anzeigenflächen. Das Unternehmen, für das ich arbeitete, erhielt aber auch Inbound-Anfragen, meist von Kunden, die durch andere Geschäftsinhaber auf uns aufmerksam geworden waren.

Im Outbound Sales nehmen Sie aktiv Kontakt zu potenziellen Kunden auf. Dieser Ansatz bietet einige klare Vorteile:

• Kontrolle: Inbound Sales hängt stark von Marketingmaßnahmen und einem gewissen Maß an Glück ab, um Kunden zu gewinnen. Denn es gilt, Menschen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Punkt der Buyer’s Journey zu finden. Beim Outbound Sales hingegen haben Sie das Steuer in der Hand: Sie identifizieren proaktiv potenzielle Kunden und gehen aktiv auf sie zu.

• Flexibilität: Da Sie sich in der Regel auf einen Interessenten nach dem anderen konzentrieren, können Sie Ihre Vertriebsmethoden auf Ihr Gegenüber abstimmen und bei Bedarf umschwenken, sei es, um ein neues Produktfeature vorzustellen oder in ein neues Gebiet zu expandieren.

• Geschwindigkeit: Outbound Sales ist ein schnellerer Weg, um Kunden von Ihrem Produkt zu überzeugen und direktes Feedback zu erhalten. Im Vergleich zu manchen Inbound-Sales-Strategien, wie der Planung und Schaltung von Anzeigen, die mitunter Monate brauchen, um Ergebnisse zu liefern, ist der Vorbereitungsaufwand deutlich geringer.

Unternehmen setzen in der Regel zwei Arten von Vertriebsmitarbeitenden ein, um ihre Outbound-Sales-Aktivitäten zu unterstützen:

• Sales Development Rep (SDR): Der SDR ist in der Regel für das Prospecting zuständig. Anhand einer Liste von Leads nimmt er Kontakt zu Interessenten auf, meist per Telefon oder E-Mail, um zu ermitteln, ob deren Bedarf zu den Lösungen des Unternehmens passt. Qualifizierte Leads werden anschließend an einen Account Executive weitergegeben, der den Abschluss übernimmt.

• Account Executive (AE): Der AE begleitet Deals von der Lead-Qualifizierung über die Analyse der Kundenbedürfnisse bis hin zur passenden Produktlösung und dem Abschluss. AEs sind häufig sowohl im Inbound als auch im Outbound Sales tätig.

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Es empfiehlt sich, Ihren eigenen Outbound-Sales-Prozess aufzubauen, damit Sie die Phasen festlegen können, die für Sie und Ihr Unternehmen am besten funktionieren. Dennoch gibt es einige grundlegende Schritte, mit denen Sie starten können:

Nach dem Gießkannenprinzip vorzugehen, also möglichst viele Interessenten anzusprechen und auf das Beste zu hoffen, ist wenig zielführend. Um die Bedürfnisse Ihrer Interessenten zu verstehen und sie von Ihrer Lösung zu überzeugen, müssen Sie Ihre ideale Kundschaft klar definieren, also diejenigen, die wirklich zu Ihrem Produkt passen.

Erstellen Sie dafür eine Buyer Persona, also ein Profil Ihrer idealen Kundschaft. Dieses enthält demografische Merkmale wie Rolle und Unternehmen sowie psychografische Eigenschaften wie Motivationen und Herausforderungen. Mit Daten, Recherche und Interviews können Sie Ihre Zielgruppe eingrenzen und sich auf diejenigen konzentrieren, die wirklich zu Ihrem Angebot passen.

Mein Tipp: Drucken Sie die Persona aus und heften Sie sie an Ihren Schreibtisch. Ich füge sogar ein Foto oder zwei hinzu, wie die Person aussehen könnte. Das hilft mir, meine ideale Kundschaft beim Prospecting und bei Anrufen vor Augen zu haben.

Sie kennen nun Ihre Zielgruppe – jetzt gilt es, sie zu finden. Wenn Sie ein internes Team für die Leadgenerierung haben, können Sie gemeinsam Kontaktdaten potenzieller Leads zusammenstellen. Andernfalls können Sie Lead-Listen von einem Datenbankdienstleister erwerben.

Sie können bei der Leadgenerierung auch selbst aktiv werden. Durchsuchen Sie digitale Ressourcen wie LinkedIn oder Online-Verzeichnisse. Erfassen Sie die Informationen dann in einem CRM wie der Sales Cloud, damit Sie die Leads durch die Nurturing-Phase und darüber hinaus verfolgen können.

Sobald Sie Ihre Lead-Liste haben, kann es losgehen. Jetzt nehmen Sie Kontakt zu Interessenten auf. Typische Methoden sind Kaltakquise per Telefon und E-Mail, aber auch Social Selling bietet sich an, eine moderne Möglichkeit, über soziale Medien mit Kunden in Kontakt zu treten und zu verkaufen. Die entscheidende Frage lautet: Wo hält sich Ihre ideale Kundschaft am häufigsten auf? Sprechen Sie diese dort an.

Ziel der Kontaktaufnahme ist es, herauszufinden, wie groß das Interesse an Ihrem Produkt ist, und den Interessenten als potenziellen Kunden zu qualifizieren – oder eben nicht.

Viele Vertriebsprofis setzen für die Qualifizierung auf das B.A.N.T.-Framework. B.A.N.T. steht für Budget, Authority (Entscheidungsbefugnis), Need (Bedarf) und Timing (Zeitrahmen). Ein Interessent muss das Budget für Ihr Produkt haben, eine Kaufentscheidung treffen können, einen Bedarf für Ihr Produkt haben und/oder zum Zeitpunkt der Ansprache aktiv nach einer Lösung wie Ihrer suchen. Erfüllt ein Interessent drei dieser vier Kriterien, gilt er als qualifizierter Kunde.

Sie können auch Ihr KI-gestütztes CRM nutzen, um die vielversprechendsten Leads anhand ihrer Kundenprofile zu priorisieren. So erkennen Sie, welche Abschlüsse wahrscheinlich sind und den größten Umsatz bringen.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben bei einem potenziellen Kunden den Fuß in der Tür. Jetzt gilt es zu zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung dessen Probleme lösen kann. Verkaufsgespräche, in denen Sie Ihr Produkt ausführlich vorstellen, sowie Live-Demos sind dabei sehr hilfreich. Für Letztere empfehle ich ein Einzelgespräch zwischen dem Interessenten und der zuständigen Person im Vertrieb, ob virtuell oder persönlich.

Das sollten Sie für eine erfolgreiche Demo im Blick haben:

• Vorbereitung: Manche Menschen interessieren sich für das große Ganze, andere möchten tief in die Details eintauchen. Wenn Sie die Vorlieben Ihres Interessenten vor der Demo kennen, können Sie eine Präsentation vorbereiten, die alle offenen Fragen beantwortet, Bedenken ausräumt und echte Begeisterung für Ihr Produkt weckt. Automatisieren Sie die Recherche zu Interessenten mit KI für den Vertrieb, die relevante Quellen aus dem gesamten Web direkt in Ihr CRM zieht.

• Individuell anpassen: Kürzen Sie Ihre Präsentation auf die Folien, die für Ihren Interessenten wirklich relevant sind, und schneiden Sie diese auf dessen spezifische Bedürfnisse zu. Wenn Sie zum Beispiel Restaurantausstattung verkaufen und Ihr Kunde eine Bäckerei betreibt, sollten Sie den Fokus auf Backgeräte legen.

• Erwartungen klären: Geben Sie zu Beginn einen Überblick über die Inhalte und machen Sie deutlich, dass Feedback – positives wie negatives – jederzeit willkommen ist. So schaffen Sie von Anfang an eine offene Gesprächsatmosphäre. Das baut Vertrauen auf und gibt Ihrem Gegenüber gleichzeitig die Möglichkeit, auszusteigen, wenn kein Interesse besteht.

Beenden Sie eine Verkaufsdemo immer mit klar definierten nächsten Schritten. Das kann eine Vorstellung bei einer weiteren entscheidungsbefugten Person im Unternehmen sein oder das Zusenden eines Angebots. Schicken Sie anschließend eine kurze Dankes-E-Mail und erinnern Sie dabei an die vereinbarten nächsten Schritte.

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Die Aufmerksamkeit von Interessenten zu gewinnen und zu halten, ist eine echte Herausforderung. Diese Ansätze helfen Ihnen, sich abzuheben:

• Post versenden: Ja, gute alte Briefpost ist immer noch ein Thema. In der heutigen digitalen Welt ist eine Karte oder ein Päckchen im Briefkasten so unerwartet, dass es Ihr Unternehmen von anderen abheben kann. Es zeigt, dass Ihnen die persönliche Note wichtig ist. Probieren Sie es mit Veranstaltungseinladungen, Testangeboten oder Feiertagsaktionen an die Adresse Ihrer Interessenten.
• Sprachnachrichten auf LinkedIn senden: Eine Sprachnachricht in sozialen Medien fällt auf, weil sie noch ungewöhnlich ist. So verleihen Sie Ihrer Nachricht eine persönliche Note und können Ihre Persönlichkeit zeigen. Halten Sie Ihre Nachricht kurz und prägnant und gehen Sie individuell auf die Person ein, zum Beispiel indem Sie ihr zu einer kürzlich erhaltenen Auszeichnung gratulieren.
• An Ihre persönliche Marke denken: Im Vertrieb gilt: Interessenten kaufen nicht bei Unternehmen, sondern bei Menschen. Bevor es zur Zusammenarbeit kommt, möchten sie wissen, wer Sie sind und wofür Sie stehen. Nutzen Sie die Zeit für Small Talk, um mit Interessenten auf einer persönlicheren Ebene in Kontakt zu treten und die Interaktion menschlicher zu gestalten.
• Nicht nur auf einen Kanal setzen: Probieren Sie verschiedene Kontaktkanäle kombiniert aus und finden Sie heraus, welche Kombination bei Ihren potenziellen Kunden am besten ankommt.
• Empfehlungen einholen: Nichts macht einen Kaltanruf wärmer als der Einstieg mit einer Empfehlung von einer gemeinsamen Kontaktperson. Nutzen Sie Ihr Netzwerk zufriedener Kundschaft, um Empfehlungen für Leads zu bekommen, und revanchieren Sie sich, wenn Sie selbst eine Verbindung herstellen können.

Kennzahlen sind entscheidend im Outbound Sales, denn sie zeigen Ihnen, was gut läuft und wo noch Potenzial steckt. Behalten Sie diese im Auge:

Was das ist: Der Anteil gewonnener Deals an der Gesamtzahl der Leads in einem bestimmten Zeitraum.

Warum das wichtig ist: Die Win Rate gehört zu den aussagekräftigsten Kennzahlen überhaupt, denn sie zeigt, wie gut Ihr Vertriebsteam darin ist, Interessenten in umsatzbringende Kunden zu verwandeln. Sie gibt Aufschluss darüber, in welchem Zeitraum, bei welchen Vertriebsmitarbeitenden oder mit welcher Vertriebsstrategie Nachholbedarf besteht, damit Sie gezielt gegensteuern können.

Berechnung: (Anzahl abgeschlossener Verkäufe) / (Gesamtanzahl der Leads) = Win Rate

Was das ist: Ein „Hit“ ist ein Versuch, eine Vertriebsaktivität abzuschließen, der im besten Fall zu einem Abschluss führt, zum Beispiel zur Buchung einer Demo.

Warum das wichtig ist: Mit der Hit Rate verfolgen Sie, wie gut es Ihnen gelingt, Interessenten zu überzeugen, sowohl als Team als auch auf individueller Ebene. So lassen sich Coaching-Bedarfe und Unterstützungsmöglichkeiten für Teammitglieder identifizieren, die hinter dem Durchschnitt zurückbleiben.

Berechnung: (Anzahl der abgeschlossenen Deals) / (Anzahl der Hits) x 100 = Hit Rate

Was das ist: Die Zeit, die potenzielle Kunden benötigen, um Ihren Vertriebsprozess vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Deal zu durchlaufen.

Warum das wichtig ist: Je effizienter Sie Interessenten durch Ihre Sales-Pipeline führen, desto schneller werden sie zu Kunden. Um diesen Wert zu verbessern, überlegen Sie, wie Sie den Kauf vorab „vorbereiten“ können. Nutzen Sie zum Beispiel mehr Kundenstimmen in Ihren E-Mails und im Marketing, oder wecken Sie das Interesse früher im Prozess.

Berechnung: (Gesamtdauer aller abgeschlossenen Deals in einem bestimmten Zeitraum) / (Anzahl der Deals in diesem Zeitraum) = Pipeline-Geschwindigkeit

Was das ist: Die Kundenakquisitionskosten geben an, wie viel das Unternehmen ausgibt, um einen neuen Kunden zu gewinnen. Sie werden berechnet, indem alle Vertriebs- und Marketingkosten durch die Anzahl der gewonnenen Kunden in einem bestimmten Zeitraum geteilt werden.

Warum das wichtig ist: Geld für die Kundengewinnung auszugeben ist sinnvoll, aber nur, wenn der erzielte Gewinn die Kosten übersteigt. Ich orientiere mich gerne an der 80/20-Regel: 20 % der Aktivitäten führen zu 80 % der Abschlüsse. Setzen Sie gezielt auf das, was funktioniert, und reduzieren oder streichen Sie konsequent, was keinen Mehrwert bringt.

Berechnung: (Gesamtausgaben für Marketing, Werbung und Vertrieb in einem bestimmten Zeitraum) / (Anzahl der gewonnenen Kunden im gleichen Zeitraum) = Kundenakquisitionskosten

Was das ist: Dieser Wert misst den Gesamtbetrag, den ein durchschnittlicher Kunde über die gesamte Dauer der Geschäftsbeziehung mit Ihnen ausgibt.

Warum das wichtig ist: Vertriebsteams sollten nach dem Prinzip „einsteigen und ausbauen“ vorgehen: zunächst mit einem kleineren Deal einen neuen Kunden gewinnen und die Beziehung dann schrittweise durch Cross-Sells und Upsells ausbauen. Wenn Sie Ihren Customer Lifetime Value steigern möchten, überlegen Sie, wie Sie das Kundenerlebnis verbessern können, um Kunden länger zu binden und mehr Empfehlungen zu generieren.

Berechnung: (Durchschnittlicher Umsatz pro Kunde pro Jahr) x (Durchschnittliche Kundenbindungsdauer in Jahren) = Customer Lifetime Value

Puh! Wenn Sie es bis ans Ende dieses Artikels geschafft haben: Glückwunsch zu Ihrer überdurchschnittlichen Aufmerksamkeitsspanne. Im Ernst: Wenn Sie diese Strategien konsequent umsetzen, sind Sie klar im Vorteil, wenn es darum geht, die Aufmerksamkeit von Interessenten zu gewinnen und zu halten sowie Leads in Abschlüsse zu verwandeln.

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