Sales Pipeline: 5 effektive Tipps zur Optimierung

Dražena Ivičić,
14. März 2023 . 8 Minuten Lesezeit

Mit Sales Pipelines Effizienz und Produktivität von Vertriebsprozessen erhöhen – und dabei noch Umsätze generieren sowie Wachstum fördern: Die primären Ziele Ihres Unternehmens sind klar definiert. Klar, diese Ziele zu erreichen stellt sich manchmal als große Herausforderung heraus. Mit speziellen Methoden haben Sie jedoch die Möglichkeit, sich passende Hilfsmittel zurechtzulegen, um Hürden erfolgreich zu überwinden. Zu diesen Hürden zählen beispielsweise komplexe vertriebliche Prozesse, lange Verkaufszyklen und damit einhergehende Umsatzeinbußen.

Neben den Schlüsselbegriffen Vertriebsstrategie, Vertriebssteuerung und Verkaufsprozess ist die Verkaufspipeline Ihr bestes Werkzeug zur sorgenfreien Optimierung. Erfahren Sie hier, was genau hinter der Sales Pipeline steckt und wie Sie damit Ihre Prozesse so effizient wie möglich gestalten.

Einfach gesagt ist die Sales Pipeline ein Tool, mit dem Sie Umsätze in Verkaufsprozessen lokalisieren und visualisieren. Gleichermaßen eignet es sich zur Vertriebssteuerung von Produkten und Dienstleistungen. Das heißt, dass Sales Pipeline Management aus Perspektive des Vertriebsteams den gesamten Vertriebsprozess von der ersten Idee bis hin zur Umsatzgenerierung definiert.

Das Ziel der Verkaufspipeline ist es, die Prozesse sichtbar zu machen. Sie informiert demnach ständig über aktuelle Verläufe aller Vertriebsaktivitäten und erleichtert so durch bestimmte Aktionen und Mapping nicht nur die Organisation von Teams. Sie hilft außerdem dabei, Ihre akute Unternehmenssituation besser zu deuten, Prozesse effektiver zu steuern und generell effizienter zu planen.

Konkret bedeutet es, dass Sie mit Hilfe der Sales Pipeline erfahren, in welcher Phase sich einzelne Geschäftsvorgänge gerade befinden und ob diese ihre Umsatzziele erreichen werden und zu welchem Zeitpunkt dies geschehen wird. Manchmal benötigen Aufträge besondere Aufmerksamkeit, wenn beispielsweise Konversionsraten abfallen und damit Umsätze wegbrechen – auch das leiten Sie aus der Verkaufspipeline ab.

Bei der Sales Pipeline und dem Sales Funnel geht es in beiden Fällen um Ansätze, die zeigen, wie die Leads ihren Weg durch einen Verkaufsprozess finden. Daher werden sie oft miteinander verwechselt. Der Unterschied ist folgender:

Während die Sales Pipeline die Aktionen des Vertriebsteams während der Prozesse zeigt, skizziert der Sales Funnel den Weg auf Kund:innenseite. Die Kennzahlen für die Verkaufspipeline sind also andere als die für den Sales Funnel. Sales-Pipeline-Berichte visualisieren die Vertriebsaktivitäten, die Sales-Funnel-Kennzahlen verfolgen unter anderem Conversionrates und zeigen Datensätze zur Lead-Generierung.

Optimalerweise ergibt sich aus der Sales Pipeline eine effiziente Vertriebssteuerung, die geplante Verkäufe übersichtlich macht. Bedenken Sie, dass Sie hierbei zielgerichtet vorgehen und bestimmten Aspekten folgen, indem Sie die wichtigsten Sales KPIs ermitteln.

Der wichtigste Grund, die Sales Pipeline zu verbessern, ist, dass Sie so Ihre Vertriebsprozesse effizienter gestalten können. Denn mit einer gesunden Vertriebspipeline werden Sie:

• Verkaufsprozesse verbessern,
• zukünftige Vertriebsprognosen ermitteln,
• unterschiedliche Verkaufsstrategien analysieren,
• Ressourcen clever einsetzen und mit intelligenten, KI-gestützten Tools ausstatten, um mehr Verkäufe abzuschließen und Kosten zu sparen,
• vorhersagte Umsätze und Verkaufsziele beobachten.

Im Folgenden erfahren Sie 5 wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Sales Pipeline optimieren können.

Eines vorab: Blinder Aktionismus hilft wenig, um eine Sales Pipeline aufzubauen. Wesentlich erfolgreicher erweist sich, wenn Sie die Aktionen Schritt für Schritt planen. Beginnen Sie mit der Ermittlung der Key Performance Indikatoren (KPIs). Dafür sind vier Kennzahlen essenziell:

• Anzahl der momentanen Sales Opportunities,
• durchschnittlicher Umfang dieser Sales Opportunities,
• durchschnittliche Rate erfolgreich gewonnener Aufträge,
• durschnittliche Zeit bis zum Abschluss

Bei individuellem Bedarf sind diese beliebig erweiterbar. Überlegen Sie selbst, denn niemand kennt Ihr Unternehmen, Ihre Kund:innen und Ihre Arbeitsweisen besser als Sie. Dieses interne Wissen schafft das Fundament. Behalten Sie dabei stets im Hinterkopf, wie das Gebäude, das Sie darauf errichten möchten, aussehen soll.

Sie möchten langfristig einen bestimmten Bereich ausbauen oder ausschließlich wertvolle Leads und Interessent:innen generieren? Dann berücksichtigen Sie das Vorhaben so früh wie möglich. Der Weg dorthin ist mindestens genauso wichtig wie das Ziel. Das folgende Beispiel-Szenario verdeutlicht, wie wichtig eine fundierte Sales Pipeline ist:

Sollte Ihre Gewinnrate niedrig sein, wird das Team auch wenig oder keine Umsätze generieren. Maßnahmen müssen her, die das ändern. Ein Hinweis für mögliche Probleme geben die wöchentlichen Verkaufsquoten, wenn diese einen Abwärtstrend verzeichnen. Prüfen Sie, an welchem Punkt Ihre Kund:innen aus dem Verkaufsprozess abspringen. So decken Sie Hürden in Ihrem Sales Pipeline Management auf und finden heraus, an welcher Stelle Sie optimieren müssen. Das kann zum Beispiel ein zu langer Verkaufszyklus sein, den Sie dann verkürzen können.

Nach der Interpretation der KPIs haben Sie erkannt, dass Sie die Abwicklung Ihrer Onlineverkäufe verbessern können. Hier kommt der Sales Funnel ins Spiel.

Um nun die Sales Pipeline zu visualisieren, helfen verschiedene Modelle. Ein sehr beliebtes und etabliertes ist das bereits erklärte Trichtermodell des Sales Funnels. Aus vielen Kontakten bleiben letztendlich nur wenige Neukund:innen übrig, daher heißt dieser Ansatz auch Funnel oder Trichter.

Am Anfang des Trichters, also am oberen Ende, stehen Neukund:innen-Kontakte, Angebote und potenzielle Leads sowie Interessent:innen. Je enger der Trichter nach unten hin wird, desto näher kommen die Kontakte, Beziehungen und Bindungen einer Kaufentscheidung. Die Anwendung der Sales Pipeline sorgt für die Verengung des Trichters von der Eintritts- bis zur Austrittsöffnung, weil sie die Verkaufsstrategien analysieren und -prozesse verbessern kann.

Sorgen Sie unbedingt rechtzeitig dafür, dass weder der Trichter verstopft, noch Kontakte unbeachtet hindurchfallen. Haben Sie zu viele aktive Aufträge in der Pipeline, die noch nicht nach unten abfließen können, läuft der Trichter über. Das kann passieren, wenn Verkaufsprozesse abgebrochen werden. Leads bzw. potenzielle Neukund:innen fließen an Ihrem Unternehmen vorbei und landen geradewegs im Trichter der Konkurrenz.

Finden Sie daher die Balance für Ihre Geschäftsvorgänge und etablieren Sie Ihr Sales Pipeline Management schrittweise. Dies wird Ihr Unternehmen unterstützen, um die Verkaufsziele zu erreichen: Es identifiziert potenzielle Angebote und die zu erwartenden Einnahmen und analysiert den gesamten Verkaufsprozess. Mit Sales Pipeline Management lassen sich so Verkaufsraten steigern.

Salesforce hat hierfür anpassbare Tools zum Erstellen von Dashboards, Berichten und Warnungen zur Unterstützung des Sales Pipeline Managements im Angebot.

Bevor Sie die Sales Pipeline aufbauen, prüfen Sie die Anzahl der potenziellen Kund:innen, von denen Sie glauben, dass sie Ihr Produkt kaufen möchten. Wenn es zu viele sind, brauchen Sie eine Strategie, die Ihnen hilft, die Kontakte zu verwalten und mit Ihnen zu interagieren, um sie dem Kaufprozess näherzubringen. Sind es zu wenige, gilt es, strategisch zu überlegen, wie Sie die wenigen Kontakte ansprechen und neue dazu gewinnen können.

Wenn die Anzahl der gleichzeitig zu verwaltenden Geschäfte zum Beispiel weniger als zehn parallel laufende Sales-Prozesse beträgt, benötigen Sie nicht unbedingt ein ausgefeiltes Sales Pipeline Management. Der Aufwand wäre zu groß oder würde sogar das Kerngeschäft übersteigen. Sofern Sie mehr als ein paar Geschäfte oder mehr als ein paar Vertriebsmitarbeiter:innen haben, sind Tools wie die Sales Pipeline und ein CRM ratsam. Denn je umfangreicher ein Geschäft ist, desto effektiver sollte die Vertriebsstrategie sein.

Mit den genannten Tools verwalten Sie die Geschäfte, indem Sie beispielsweise Kontakte problemlos von einer Phase der Pipeline in eine andere verschieben oder mühelos mit den Kontaktinformationen von Interessent:innen verknüpfen.

Wichtig ist auch, dass die Vertriebsleitung die Fortschritte des gesamten Teams auf dem Weg zu den Umsatzzielen im Auge behält. Ihre Mitarbeiter:innen sollten nicht nur von Ihrer Idee überzeugt sein, Sie sollten alle Beteiligten regelmäßig schulen und über aktuelle Vorgänge informieren.

Brauchen Sie ein CRM? Finden Sie es heraus!

Als Vertriebsleitung haben Sie mit Hilfe der Analyse der KPIs sowie der Sales-Funnel-Anwendung festgestellt, dass viele potenzielle Leads Ihre Website kurz vor einem Kaufabschluss verlassen. Vermitteln Sie diese Erkenntnisse Ihren Mitarbeiter:innen, indem Sie die Prozesse in gut strukturierten Grafiken zeigen. Nennen Sie zusätzliche konkrete Lead- oder Umsatz-Zahlen.

Im Allgemeinen merken Sie sich Folgendes, um eine Sales Pipeline aufzubauen: Es ist immer dann an der Zeit, die Ergebnisse in Phasen zu visualisieren, wenn Sie Ihre Ziele definiert haben. Sprich: die Situation anhand der KPIs analysiert ist und somit Umsätze lokalisiert wurden.

Eine Liste oder Tabelle mag vielleicht denselben Informationsgehalt haben wie eine Infografik, aber bei weitem nicht den gleichen Effekt. Grafiken wirken schneller, stoßen generell auf eine höhere Akzeptanz bei Betrachter:innen und vermitteln Inhalte wesentlich aussagekräftiger. Vorausgesetzt, sie sind zielführend angelegt und bis ins Detail durchdacht. Befolgen Sie hierfür einige simple Tipps und Regeln fürs Sales Pipeline Management:

• Sie haben ein „Bild“ von Ihren Geschäftsprozessen im Kopf? Wenn nicht, fangen Sie an, mental zu malen.
• Machen Sie sich das Bild, die Struktur und die Inhalte bewusst.
• Skizzieren Sie das Grundkonstrukt. Bringen Sie es auf Papier, Whiteboard oder Monitor. Organigramme, Sales Funnel und (Kuchen-)Diagramme sind dabei praktische Hilfen.
• Bedenken Sie, inwiefern Inhalte und Aspekte aufeinander abzielen, wie sie „einander füttern“ und welche Aktionsmöglichkeiten sowie daraus entstehende Reaktionen sich bieten.

Um die Geschäftsziele zu erreichen, legen Sie passende Ziele für die Vertriebskette fest. Optimalerweise sind diese geordnet, in Phasen und nach Prioritäten sortiert.

Strukturieren Sie Ihre Ziele: Haben Sie beispielsweise die Sekundärziele erreicht, werden die Erfolge die primären Ziele unterstützen. Ein effizienter Sales-Pipeline-Workflow muss her, der die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen im Blick hat und Potenziale für Kostenersparnis identifiziert. Das alles sind Ziele, die Sie durch entsprechende Maßnahmen verhältnismäßig schnell erreichen können. In erster Linie kommt es aber auf die Umsatzsteigerung, das Unternehmenswachstum und die Marktposition an – also große und eher langfristig zu betrachtende Ziele, denen das Erreichen kleinerer Ziele vorangeht.

Verkaufszyklen können zum Beispiel von einigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten reichen. Dabei gilt: Je kürzer ein Verkaufszyklus, desto mehr Kosten spart Ihr Unternehmen – und ist gleichermaßen produktiver und effizienter. Stellen Sie also fest, dass ein Zyklus länger ist als nötig, versuchen Sie ihn zu verkürzen, um Prozesse zu verbessern.

Lernen Sie hier, wie Sie Ihr eigenes Unternehmensmeisterwerk komponieren: Mit der Sales Pipeline haben Sie das ideale Instrument, um die gesamten vertrieblichen Prozesse miteinander in Einklang zu bringen. Aktuelle Vertriebstrends zeigen, dass Sales Pipeline Management eine zentrale Rolle für den Verkaufserfolg spielt. In unserem “State of Sales Report” erhalten Sie dafür wertvolle Insights von fast 8.000 Vertriebsmitarbeiter:innen weltweit, die sich bereits damit beschäftigt haben, eine Sales Pipeline aufzubauen.

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