CRM für kleine Unternehmen - Ihr umfassender Leitfaden
Erfahren Sie, wie Customer Relationship Management (CRM) die Prozesse in Ihrem kleinen Unternehmen effizienter gestaltet und Ihr Wachstum gezielt vorantreibt.
Caylin White, Redaktionelle Leitung
Erfahren Sie, wie Customer Relationship Management (CRM) die Prozesse in Ihrem kleinen Unternehmen effizienter gestaltet und Ihr Wachstum gezielt vorantreibt.
Caylin White, Redaktionelle Leitung
Ein kleines Unternehmen zu führen ist anspruchsvoll – und das passende Kundenbeziehungsmanagement (CRM) kann dabei einen echten Unterschied machen. Die Suche nach dem genau richtigen CRM für Ihr kleines Unternehmen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie noch nie eines verwendet haben. Sie müssen herausfinden, welche Anforderungen Sie haben, verstehen, was die Plattform leisten kann, und dann die Lösung finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Das richtige CRM kann Ihnen und Ihrem Team wertvolle Zeit sparen, den Zugriff auf entscheidende Daten erleichtern und dabei helfen, Beziehungen zu Kund:innen, Leads und Partner:innen aufzubauen und zu pflegen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein CRM für kleine Unternehmen ausmacht, welche Vorteile und Kernfunktionen es bietet und wie Sie die Lösung finden, die wirklich zu Ihnen passt.
Unsere Themen:
Ein CRM für kleine Unternehmen ist eine Software, die Sie dabei unterstützt, Kontaktinformationen für Kundinnen und Kunden zu speichern und zu verwalten, Leads zu verfolgen, Verkaufschancen zu finden, Marketingkampagnen zu verwalten, Kundendienstanfragen abzuwickeln uvm. – und das alles in einem einzigen Dashboard. Darüber hinaus ermöglicht eine CRM-Lösung für kleine Unternehmen, Kundeninteraktionen während ihres gesamten Lebenszyklus zu verfolgen und wertvolle Einblicke in den Konversionsprozess zu erhalten.
Kurz gesagt: Ein CRM hilft Ihrem Team, die Customer Journey umfassend nachzuvollziehen – vom ersten Kontakt eines Leads mit Ihrem kleinen Unternehmen bis hin zu den Interaktionen nach dem Kauf. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können gezielt auf Ihre Kund:innen eingehen.
In unserem „CRM-Leitfaden für Einsteiger:innen“ erfahren Sie alles, was Sie benötigen, um eine erfolgreiche CRM-Strategie zu erstellen.
Ein CRM für kleine Unternehmen erfasst und speichert Daten mit Kund:innen. CRM-Systeme können Ihnen beispielsweise anzeigen, wann ein Lead zum ersten Mal mit dem Vertriebsteam in Kontakt tritt, eine Demo geplant ist, ein Vertrag unterzeichnet oder ein Support-Ticket eingereicht wird. CRMs erfassen automatisch eine große Datenmenge, unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein B2B- oder ein B2C-Unternehmen handelt.
CRMs können lokal, cloudbasiert oder hybrid sein. Angesichts des zunehmenden Volumens und der wachsenden Geschwindigkeit von Kundendaten entscheiden sich viele kleine und mittelständische Unternehmen für ein Cloud-basiertes CRM. Dieses speichert alle Informationen zentral, lässt sich leicht skalieren und passt sich flexibel an neue Anforderungen an.
CRM-Tools für kleine Unternehmen verfügen über leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, die Vertriebsprozesse rationalisieren, den Kundenservice verbessern und den Return on Investment (ROI) Ihrer Marketingkampagnen steigern. Sie erfassen zudem Business-Intelligence-Daten, die Ihnen helfen können, Ihre Kundenansprache zu personalisieren und langfristige Beziehungen aufzubauen. Und mit KI, die in Ihr CRM eingebettet ist und auf den vertrauenswürdigen Daten Ihres Unternehmens basiert, können Sie die vielen Vorteile der KI-gesteuerten Automatisierung und Produktivitätssteigerung nutzen.
CRM-Plattformen können mehr als nur aktuelle und potenzielle Kund:innen verfolgen. Sie bieten auch eine Reihe von Funktionen, die den Prozess der Führung eines kleinen Unternehmens vereinfachen können. Hier sind einige gängige Vorteile, die Kleinunternehmer:innen nach der Einführung eines CRM-Systems erleben:
Da CRM-Plattformen Kundendaten und Kontaktinformationen wie Namen, Telefonnummern, Adressen und Rechnungsinformationen in einer durchsuchbaren Datenbank speichern, bleiben Teams organisiert und Aufgaben werden seltener übersehen. Vertriebsteams können das Kontaktmanagement nutzen, um potenzielle Kund:innen durch den gesamten Verkaufszyklus zu begleiten. Marketingteams hingegen können es verwenden, um die Wirkungskraft aktueller Kampagnen zu bewerten und neue Maßnahmen zu entwickeln.
Vertriebsteams investieren oft mehr Zeit in die Pflege von Konten als in die aktive Ansprache von Leads und den Beziehungsaufbau. Mit einem CRM kann sich Ihr Team auf Geschäftsabschlüsse konzentrieren, anstatt Papierkram und Routineaufgaben zu erledigen. Es kann Vertriebsteams zudem dabei unterstützen, Leads mithilfe von Lead-Scores zu erfassen, nachzuverfolgen und gezielt zuzuweisen, um die Konversionsrate effektiv zu steigern. Ein CRM übernimmt auch nicht priorisierte Aufgaben – z. B. das Versenden von Follow-ups und die Wahrung der Datenkonformität – und erleichtert sie durch Automatisierung.
Wir befinden uns in der Ära des personalisierten Kundenmarketings. Ein CRM kann bei der Verwaltung und Automatisierung von Marketing-Drip-Kampagnen helfen, Einblicke in die Customer Journey eines Kontakts bieten und Social-Media-Kampagnen überwachen. Kleine Unternehmen können CRM-Daten ferner nutzen, um Upselling, Cross-Selling und personalisiertes Marketing voranzutreiben, zum Beispiel, um verwandte Produkte auf Grundlage der Kaufhistorie zu empfehlen.
CRMs tragen dazu bei, den Kundenservice zu verbessern und ihn mit Funktionen wie Erstkontaktlösung, Kontaktverfolgung und Anrufaufzeichnung persönlicher zu gestalten. Da Kundeninformationen an einem Ort gespeichert werden, können Servicemitarbeitende schnell erkennen, wie Kund:innen in der Vergangenheit mit Ihrem Unternehmen interagiert haben, und potenzielle Probleme beheben, bevor sie zu Kaufproblemen werden.
Die Implementierung von CRM-Lösungen kann auch dazu beitragen, die Betriebskosten eines kleinen Unternehmens zu senken. Durch die Speicherung von Kundendaten in der Cloud können Sie beispielsweise die Ausgaben für lokale Datenbanken reduzieren. Außerdem verschafft Ihren Teams ein einfacher Zugriff auf Kundenprofile Zeit, Leads zu verfolgen und Geschäfte abzuschließen. Das steigert den ROI, anstatt Ressourcen zu verbrauchen.
Erfahren Sie, wie wichtig die ein CRM ist, und erhalten Sie Tipps und Tools für den Einstieg.
Als Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen nach den größten Vorteilen eines CRM-Systems gefragt wurden, gaben 63 % an, dass ein CRM ihnen hilft, einen besseren oder schnelleren Kundenservice zu bieten.
Hier sind sechs Anzeichen dafür, dass Sie ein CRM für Ihr KMU benötigen:
Wenn kleine Unternehmen neu starten, fällt es oft noch leicht, sich zu merken, was Kund:innen brauchen und wie man sie zur Rückkehr bewegt. In den Anfangstagen waren Haftnotizen, eine Tabelle und ein gutes Gedächtnis vielleicht alles, was Sie brauchten.
Entwicklung und Wachstum bringen in der Regel Komplexität mit sich – mehr Kund:innen, mehr Vertriebsmitarbeitende und mehr Informationen, Details und Daten. Ein CRM hilft Ihrem Vertriebsteam dabei, den Überblick zu behalten mit klaren Aufzeichnungen darüber, wer die zuständige Kontaktperson ist, wer zuletzt mit einem potenziellen Kunden gesprochen hat, wie die bisherige Historie aussieht und an welcher Stelle im Sales Funnel sich ein Lead derzeit befindet. Und mit eingebetteten KI-Tools kann Ihr Vertriebsteam auf Leads aufmerksam gemacht werden, die sich auf der Grundlage von Vorhersagemodellen und historischen Daten am ehesten zu Kund:innen konvertieren lassen.
Wenn Ihr Team mit mehreren Ansprechpartner:innen gleichzeitig kommuniziert – was besonders bei der Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen häufig vorkommt – ist es leicht, den Überblick über Gespräche zu verlieren. Haben Sie das letzte Mal mit Dara im Vertrieb oder mit Desi in der Compliance gesprochen? Hat Ihr Team den Vertrag erhalten, den Sie für den nächsten Schritt benötigen, und wurde er von den richtigen Personen unterzeichnet? Ein CRM ermöglicht es Ihrem gesamten Team, alle Interaktionen an einem Ort zu sehen und dient als Single Source of Truth.
CRM-Systeme sind besonders hilfreich bei längeren Verkaufszyklen, in denen eine konsistente und personalisierte Kommunikation mit potenziellen Kund:innen besonders sorgfältig gepflegt werden muss. Durch die Zentralisierung von Kundendaten ermöglichen CRMs den Vertriebsteams, die Historie und den Fortschritt jedes Leads zu verfolgen und so sicherzustellen, dass keine Verkaufschancen verpasst werden. Dieses kontinuierliche Engagement und eine strategische Anpassung sind der Schlüssel zum erfolgreichen Abschluss von Geschäften in längeren Verkaufszyklen.
Eine CRM-Plattform für kleine Unternehmen kann Ihnen dabei helfen, große Datenmengen zu strukturieren, hochwertige Kund:innen anzusprechen und deren Erfahrung zu personalisieren. Ihr CRM sollte Ihnen dabei helfen, Marketingkampagnen zu erstellen und zu optimieren, den Verkaufsprozess reibungslos zu gestalten und Kund:innen schnell zu unterstützen, unabhängig davon, ob Sie integrierte Tools, integrierte Apps von Drittanbietern oder andere Methoden verwenden.
Wenn Ihr kleines Unternehmen eher auf Instinkt als auf Daten basiert, verpassen Sie möglicherweise Wachstumschancen. Ein CRM kann umfangreiche Berichte bereitstellen, z. B. Verkaufsprognosen, Kundeneinblicke und Marketinganalysen. Zwar basieren diese Analysen auf Ihren Daten, CRMs bieten jedoch auch die Möglichkeit, Ihnen mithilfe von Algorithmen und künstlicher Intelligenz zu helfen, Trends genauer vorherzusagen und für die Zukunft zu planen.
Wachstum wird ohne CRM ab einem bestimmten Punkt zur Herausforderung. Sie merken, dass der Aufwand zu groß wird, wenn es mühsam ist, die Kaufhistorie Ihrer Kund:innen nachzuvollziehen – oder wenn das Lead-Management manuell kaum noch zu bewältigen ist.
Mit CRM-Plattformen lassen sich datengestützte Prozesse aufsetzen, die Ihrem Team effizientes Arbeiten ermöglichen. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass Ihr Unternehmen beim Wachstum den Kurs hält und Kund:innen ein durchgängig stimmiges Erlebnis geboten wird.
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Bei Hunderten von Anbietern und Softwareoptionen kann der Vergleich von CRM-Systemen ein Herausforderung sein. Um den Prozess zu optimieren, finden Sie hier eine Liste der wichtigsten Merkmale und Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten.
CRM-Systeme sind so konzipiert, dass sie skalierbar sind und dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Kund:innen, Mitarbeitende und Daten integrieren, sollte Ihr CRM-System in der Lage sein, die steigenden Anforderungen all Ihrer Teams – vom Vertrieb bis zum Service – zuverlässig zu unterstützen. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Ihrem Unternehmen, neue Funktionen zu ergänzen, zusätzliche Dienste zu integrieren und die Nutzerzahl zu erweitern, ohne dass die Systemleistung darunter leidet.
Die meisten CRM-Preise basieren auf der Anzahl der in der Datenbank gespeicherten Leads oder Kund:innen. Achten Sie beim Vergleich der Angebote auf mögliche Kontaktlimits, denn mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können dadurch zusätzliche Kosten entstehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre CRM-Plattform es Ihnen ermöglicht, Pläne zu wechseln oder ein Upgrade durchzuführen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Ein Preisvergleich ist nicht immer einfach. Ein zunächst günstiger Tarif kann sich langfristig als weniger wertvoll erweisen, wenn wichtige Funktionen nicht im Standard enthalten sind. Für kleine Unternehmen können À-la-carte-Preise die Kosten senken, da Sie nur für die Funktionen bezahlen, die Sie benötigen. Diese Kosten können jedoch schnell kumulieren, wenn Sie aufgrund sich entwickelnder und wachsender Anforderungen weitere Funktionen hinzufügen. Achten Sie bei der Auswahl auf Kontaktlimits, die Skalierbarkeit von Funktionen und das Wachstumspotenzial der Lösung, um wirklich wettbewerbsfähige Pläne zu erkennen.
KI-Funktionen in CRM-Systemen revolutionieren das Kundenbeziehungsmanagement, indem sie fortschrittliche Analysen, Automatisierung und personalisierte Interaktionen ermöglichen. Funktionen wie automatisierte Chatbots, Stimmungsanalysen und personalisierte Empfehlungsmaschinen verbessern den Kundenservice und die Kundenbindung. Verwenden Sie KI-Agenten, um Ihrem CRM mit Conversional KI in natürlicher Sprache Anweisungen zu geben, so wie Sie mit einer Kollegin oder einem Kollegen sprechen würden.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben entlastet ein CRM mit KI menschliche Servicemitarbeitende. So bleibt mehr Zeit für komplexe Anliegen, was die Effizienz steigert und den Service insgesamt wirkungsvoller macht.
Laut dem Small Business Trends Report bewerten 64 % der Inhaber und Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen Automatisierungsfunktionen als äußerst wichtig. CRM-Plattformen helfen Nutzer:innen, manuelle Aufgaben für kleine Unternehmen mit begrenzten Teams zu automatisieren. Ihr CRM kann zum Beispiel automatisch auf häufige Fragen in sozialen Medien reagieren, Aufgaben zur Bearbeitung von Serviceanfragen erstellen oder neue Leads bewerten und direkt an passende Vertriebsmitarbeitende weiterleiten.
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die App-Integration – die Möglichkeit, CRM-Lösungen mit bestehenden Apps und Services zu verbinden. Die Integration verschiedener Apps in Ihr CRM-System kann dessen Funktionalität erheblich verbessern und Geschäftsprozesse verschlanken. Für die Marketingautomatisierung benötigen Sie Tools, um Kampagnen zu verwalten und Leads zu pflegen. Für den Kundensupport werden Apps für eine lückenlose Ticketverfolgung und das Kundenservice-Management benötigt. Und Kommunikationstools können miteinander verbunden werden, um eine bessere interne Zusammenarbeit und einen schnellen Zugang zu Kundendaten zu ermöglichen.
Mobile CRMs ermöglichen es Ihrem Team, sich von jedem Gerät und von überall aus anzumelden und wichtige Geschäftsdaten zu verwalten. Das steigert nicht nur die Akzeptanz bei den Nutzer:innen, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Ihr Unternehmen flexibel von unterwegs aus zu führen. Tatsächlich geben 99 % der IT-Führungskräfte an, dass Unternehmen mobilfähig sein müssen, um in Zukunft bestehen zu können.
Workflow-Management-Tools wie Aufgabenerinnerungen, Projektverfolgung und automatisierte Genehmigungsprozesse vereinfachen Abläufe und stellen sicher, dass Teams Aufgaben und Fristen verwalten können. Anstatt beispielsweise einen Lead manuell vom Interessenten- in den Kundenstatus zu ändern, können Workflow-Management-Tools den Prozess basierend auf bestimmten Voraussetzungen oder Aktionen automatisieren.
Um das Risiko eines Datenverlusts zu verringern, sollten Sie überlegen, wie und wo Ihre CRM-Daten gespeichert werden. Die Top-CRMs bieten heute Cloud-Speicher oder sind Cloud-basiert. Das bedeutet, dass Ihr Anbieter Ihre Daten an mehreren Standorten speichert und Ihr Team das Tool von überall aus verwenden kann. Achten Sie auf ein System, das regelmäßige Backups durchführt, um Ihre Daten zuverlässig zu sichern. Wählen Sie außerdem einen Anbieter, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und Datenschutzvorschriften einhält.
Datensicherheit ist ein Dauerthema, insbesondere für kleine Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM-Anbieter einen proaktiven Sicherheitsansatz mit Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zero-Trust-Zugriff und Multifaktor-Authentifizierung verfolgt.
Einige CRMs bieten E-Commerce-Funktionen wie Chatbots, Customer Journey Tracking, Funktionen für Kundenbewertungen und sogar Tools zum Erstellen und Optimieren von Online-Shops. Wenn Ihr Unternehmen bereits online verkauft – oder dies in Zukunft plant – sollte Ihr CRM diese Ziele aktiv unterstützen und mit Ihrem E-Commerce-Wachstum mithalten können.
Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Das bedeutet, dass das von Ihnen gewählte CRM individuell anpassbar sein sollte. Achten Sie auf eine Lösung, die sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen lässt. Können Sie damit beispielsweise benutzerdefinierte Verkaufsberichte erstellen oder benutzerdefinierte Felder zu Ihrer Kontaktdatenbank hinzufügen?
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, eine Lösung zu wählen, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Die folgenden Schritte unterstützen Sie dabei, die passende CRM-Plattform für Ihr kleines Unternehmen zu finden:
Kleine Unternehmen brauchen ein CRM, das bestehende Herausforderungen löst, aktuelle Vertriebsprozesse optimiert und langfristig für ein besseres Kundenerlebnis sorgt. Salesforce für kleine Unternehmen kann Unternehmen unabhängig von ihrer Größe, ihrem Umsatz oder ihrer Strategie zum Erfolg verhelfen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Salesforce CRM:
Caylin White ist Editorial Lead und Growth Manager für kleine Unternehmen bei Salesforce. Seit über 15 Jahren verfasst sie Inhalte für verschiedene SaaS-Branchen wie WordPress und BuzzSumo. Sie ist auf SEO spezialisiert, legt jedoch großen Wert darauf, jedem Beitrag eine menschliche Perspektive zu verleihen.
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