CRM-Projektmanagement: Ein umfassender Leitfaden

Beim Projektmanagement dreht sich alles um die Planung und Organisation aller Aspekte, damit ein Projekt termingerecht abgeschlossen wird, das Budget nicht überschritten wird und das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Bei guter Umsetzung stellt das Projektmanagement sicher, dass alle Teammitglieder stets über ihre Aufgaben informiert sind, ‌alle Aufgaben nachverfolgt werden und die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.

Eine Projektmanagementlösung für das CRM (Customer Relationship Management) war noch nie so wichtig wie heute. Die agilsten Unternehmen, die innovativ sind, sich konsolidieren und anpassen können, werden sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wir erläutern Ihnen die Funktionsweise des CRM-Projektmanagements und dessen Vorteile und geben Ihnen einige Tipps zur richtigen Lösung für Ihr Unternehmen.

Unsere Themen:

• Was ist CRM?
• Wie funktioniert CRM-Projektmanagement?
• Was sind die Vorteile einer CRM-Projektmanagement-Lösung?
• 8 Merkmale einer guten CRM-Projektmanagement-Lösung?
• Wie kann Salesforce beim CRM-Projektmanagement helfen?
• Steigern Sie die Produktivität mit CRM-Projektmanagement

Verwaltung von Kundenbeziehungen, auch CRM (Customer Relationship Management) genannt, ist ein strategischer Ansatz, den Unternehmen nutzen, um Kundeninteraktionen und -daten während des gesamten Kundenlebenszyklus zu verwalten und zu analysieren. Das Ziel von CRM ist es, die Geschäftsbeziehungen zu Kund:innen zu verbessern, die Kundenbindung zu stärken und das Sales-Wachstum zu steigern.

CRM-Systeme erheben Daten für jedes Team, einschließlich Sales, Service, Marketing, E-Commerce und IT. Diese Daten stammen aus verschiedenen Kommunikationskanälen, darunter die Website eines Unternehmens, Telefon, E-Mail, Live-Chat und Social Media. Sie unterstützen Sie dabei, mehr über Ihre Zielgruppen zu erfahren und deren Bedürfnisse optimal zu erfüllen.

Eine solide CRM-Strategie legt zahlreiche kurz- und langfristige Ziele für Ihr Team fest. Jedes dieser Ziele ist ein Projekt für sich, mit Stakeholder:innen, Fälligkeitsterminen, zu beantwortenden Fragen und zu analysierenden Zahlen. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, benötigen Sie solide Projektmanagement-Verfahren. Hier kommt eine CRM-Projektmanagement-Lösung (CRM PM) ins Spiel.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) sind oder schnell wachsen, zentralisiert dieses Tool alle Kundeninformationen und Projektdetails in einem System und ermöglicht so eine nahtlose Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Ressourcenzuweisung. Diese Informationstiefe ermöglicht es Teams, den Projektfortschritt besser zu verfolgen, Fristen zu verwalten und sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Kundenerwartungen entsprechen.

Durch die Bereitstellung eines umfassenden Überblicks über Kundeninteraktionen und den Projektstatus hilft das CRM-Projektmanagement Unternehmen, einen persönlicheren Service zu bieten und Projekte effektiver zu verwalten, was letztendlich zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und Effizienzsteigerung führt.

Die Kombination von CRM-Software und Projektmanagement auf einer Plattform kann eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen. Hier sind nur einige.

Das Management einer Beziehung beginnt damit, sie zu verstehen, und das ist es, was ein CRM bietet. Eine CRM-Projektmanagement-Lösung wertet die Customer Experience auf, indem sie konsistente, personalisierte Interaktionen über alle Touchpoints hinweg gewährleistet und Kundenbedürfnisse durch optimierte Prozesse und Teamkoordination erfüllt. Dies führt zu schnelleren Reaktionszeiten und einem maßgeschneiderten Service, was die Kundenzufriedenheit erheblich steigert.

Die Konsolidierung von Prozessen reduziert das Durcheinander und steigert die Produktivität. Wenn Teams CRM und Projektmanagement am selben Ort haben, wird weniger Zeit damit verschwendet, Teams auf mehreren Systemen zu schulen und zwischen ihnen hin und her zu wechseln. Eine CRM-Projektmanagementlösung konsolidiert Geschäftsprozesse – einschließlich Vertriebsverfolgung, Kundenkommunikation, Aufgabenmanagement und Leistungsanalyse – auf einer einzigen Plattform.

Ein CRM-PM sollte auch fortschrittliche Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz (KI) beinhalten. Mit KI können CRMs das Kundenverhalten vorhersagen, Interaktionen auf der Grundlage gesammelter Kundendaten personalisieren und umsetzbare Erkenntnisse liefern, die das Management von Projekten erleichtern. Sie können auch KI-Agenten in Ihr CRM integrieren, die selbstständig Maßnahmen ergreifen können, um Antworten auf Mitarbeiterfragen zu Ihren Projekten zu geben. KI-Tools in CRM-Systemen können die Effektivität der Kundenbindung und der allgemeinen Geschäftsstrategien erheblich verbessern.

Nach Abschluss eines Sales werden Ihre Kund:innen häufig vom Sales-Team an den Service oder andere relevante Teams in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Ein auf einer CRM-Plattform basierendes Projektmanagementsystem ermöglicht es Teams, Aufgaben und Projekte im Zusammenhang mit der Pflege der Kundenbeziehung nach dem Verkauf leicht zu verstehen. Es können Arbeitsabläufe für den Kundenservice festgelegt werden, und die Kund:innen können betreut und gepflegt werden, wie es ihnen zusteht.

Es ist wesentlich einfacher, mehrere Teams auf die Bedürfnisse von Kund:innen auszurichten, wenn sie ein klares Bild davon haben, was diese Bedürfnisse sind. CRM-Projektmanagementsysteme verbessern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und bieten eine einheitliche Plattform, auf der Sales-, Marketing- und Kundenservice-Teams auf Kundendaten und Insights zugreifen und diese austauschen können. Dieses Tool koordinierte die Bemühungen und stellte einen konsistenten und informierten Ansatz für die Interaktion mit Kund:innen und die Erbringung von Dienstleistungen sicher.

Ein CRM-PM ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und Strategieoptimierung auf der Grundlage von KI-gestützte Analytik und Kundendaten. Das System behält den Überblick über alle Aufgaben und Phasen eines Projekts und hilft allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben. Und durch die Analyse von Trends, Kundenverhalten und Feedback können Unternehmen ihre Angebote so anpassen, dass sie den Marktanforderungen besser entsprechen und zukünftige Bedürfnisse antizipieren, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und das Geschäftswachstum voranzutreiben.

Zu einem guten CRM-PM gehören zahlreiche Funktionen. Letztendlich möchten Sie eine Lösung, die anpassbar, skalierbar und einfach zu bedienen ist. Hier ist ein genauerer Blick darauf, was Sie beachten sollten.

Ihr Unternehmen hat einzigartige Anforderungen. Die Suche nach einer benutzerdefinierten CRM-Projektmanagementlösung ist von entscheidender Bedeutung. Manchmal funktioniert ein Einheitsansatz für Ihr Unternehmen einfach nicht. Von der Implementierung bis zur Benutzerfreundlichkeit benötigen Sie eine Lösung, die an Ihre einzigartige Organisationsstruktur angepasst werden kann. Benutzer:innen sollten die Benutzeroberfläche mit Dashboards anpassen können, die wichtige Kennzahlen und Daten hervorheben, die für ihre Rollen relevant sind. Eine Lösung sollte auch benutzerdefinierte Felder bieten, um spezifische Informationen zu erfassen, die für Ihren Betrieb oder Ihre Branche einzigartig sind.

Ein wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit, was bedeutet, dass Ihr CRM-PM mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an steigende Anforderungen anpassen kann, ohne an Leistung zu verlieren. Wenn Sie expandieren, sei es durch die Gewinnung neuer Kund:innen, die Erweiterung Ihres Serviceangebots oder die Ausweitung Ihrer Geschäftstätigkeit, sollte das CRM-PM dieses Wachstum durch zusätzliche Benutzerlizenzen, erweiterte Speicherkapazitäten und verbesserte Funktionen unterstützen.

Automatisierung ist im CRM-Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, vor allem, um sich wiederholende Aufgaben und Pflichten zu rationalisieren. Dazu gehören die Automatisierung der Kundenkommunikation, der Verkaufsberichterstattung und der Nachverfolgungserinnerungen. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Effizienz und Konsistenz bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten und die rechtzeitige Ausführung notwendiger Aufgaben sicherzustellen.

Die Projektmanagementfunktionen sollten unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit entwickelt werden, um sicherzustellen, dass sie für Benutzer:innen aller technischen Qualifikationsstufen zugänglich und verwaltbar sind. Die Benutzeroberfläche ist in der Regel intuitiv und zeichnet sich durch ein übersichtliches Layout und einfache Navigationspfade aus, die es den Benutzern erleichtern, die benötigten Informationen schnell zu finden. Und ein gutes CRM-PM sollte Schulungsressourcen wie Tutorials und Kundensupport enthalten, um neuen Benutzer:innen zu helfen, sich mit dem System vertraut zu machen.

Eine wichtige Funktion für die Zusammenarbeit einer CRM-Projektmanagementlösung ist der gemeinsam genutzte Arbeitsbereich, der es Teams ermöglicht, in Echtzeit zu kommunizieren, Dokumente auszutauschen und den Projektstatus zu aktualisieren. Diese Funktion stellt sicher, dass alle an einem Projekt Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, was die Teamarbeit verbessert und den Projektabschluss beschleunigt.

Eine leistungsstarke Projektmanagementlösung wird in der Lage sein, Dokumente zu erstellen und zu teilen. Ein CRM-PM sollte in der Lage sein, alle kundenbezogenen Dokumente auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren und zu organisieren, um den Zugriff und die effiziente Verwaltung zu erleichtern. Diese Integration ermöglicht die Speicherung, Verfolgung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten wie Verträgen, Angeboten und Korrespondenz direkt im CRM und verknüpft sie mit bestimmten Kundenprofilen.

Eine CRM-Projektmanagementlösung ist nur dann sinnvoll, wenn Teams und Mitarbeiter:innen benachrichtigt werden, wenn eine relevante Aufgabe ihre Aufmerksamkeit erfordert. Finden Sie eine Lösung, die alle Beteiligten klar benachrichtigt, wenn sie offene Aufgaben haben. Es ist wichtig, alle auf dem Laufenden zu halten, damit nichts durch die Maschen fällt.

Integrationsfunktionen in einer CRM-Projektmanagementlösung sind entscheidend für die Steigerung der Produktivität und die Gewährleistung eines nahtlosen Informationsflusses über verschiedene Geschäftstools und -plattformen. Ein gut integriertes CRM-System kann mit E-Mail-Clients, Social-Media-Plattformen, Buchhaltungssoftware und anderen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) verbunden werden. Diese Konnektivität ermöglicht die automatische Synchronisierung von Daten wie Kontaktdaten, Verkaufszahlen und Kundeninteraktionen, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe entfällt.

Salesforce kann viel mehr als nur Customer Relationship Management. Die CRM-Plattform von Salesforce kann auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden, egal ob es sich um die Erstellung von Apps, die Integration von KI, die Überprüfung von Analysen oder die Verwaltung von Projekten handelt, Salesforce unterstützt sie. Wie macht Salesforce dies möglich?

Die erste Möglichkeit, eine leistungsstarke Projektmanagementlösung mit Salesforce zu erstellen, besteht darin, die Anpassungsoptionen auf der Plattform zu nutzen. Um alle beeindruckenden Funktionen der Plattform voll auszuschöpfen, ist es empfehlenswert, sich von Salesforce Berater:innen unterstützen zu lassen, die Sie bei der Entwicklung einer passenden Projektmanagementlösung begleiten.

Salesforce AppExchange ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Funktionen Ihres Salesforce Platform zu erweitern. Hier finden Sie Lösungen von Drittanbietern, die bereits für bestimmte Kundenvorgänge entwickelt wurden. Im Bereich Projektmanagement stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um AppExchange zu durchsuchen, finden Sie mehrere weitere erschwingliche und benutzerfreundliche Optionen.

Für das Projektmanagement stehen zahlreiche Anwendungen zur Verfügung, die Ihr bestehendes Salesforce System um spezifische Funktionen erweitern können. Zum Beispiel:

• TaskRay : Diese App bietet Projektmanagement- und Aufgabenverfolgungsfunktionen innerhalb von Salesforce. Sie eignet sich ideal für die Verwaltung komplexer Onboarding-Projekte für Kund:innen und stellt sicher, dass alle Teammitglieder über den Projektfortschritt und die Fristen informiert sind.
• Milestones PM+ : Eine native Projektmanagement-App von Salesforce, die Funktionen für die Verwaltung großer und komplexer Projekte bietet. Sie umfasst Tools für die Planung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit, wodurch die effiziente Verwaltung mehrerer Aufgaben und Ressourcen vereinfacht wird.
• Inspire Planner: Dieses Projektmanagement-Tool wurde für Salesforce entwickelt und bietet Funktionen wie Gantt-Diagramme , Projektvorlagen und Ressourcenzuweisung. Es ist besonders nützlich, um Projektzeitpläne zu visualisieren und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verwalten.

Das beste CRM-Projektmanagement-Tool zu finden, ist nicht unbedingt schwierig. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre aktuellen CRM- und Projektmanagement-Lösungen zu bewerten.

Wenn Sie eine nahtlose Customer Experience wünschen, ist eine CRM-Projektmanagementlösung genau das Richtige für Sie. Entdecken Sie, was Salesforce für Ihre Kund:innen und internen Teams leisten kann. Möglicherweise erschließen Sie sich damit neue Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Produktivität und Ihres Wachstums.

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Caylin White ist Editorial Lead und Growth Manager für kleine Unternehmen bei Salesforce. Seit über 15 Jahren verfasst sie Inhalte für verschiedene SaaS-Branchen wie WordPress und BuzzSumo. Sie ist auf SEO spezialisiert, achtet jedoch darauf, jedem Beitrag eine menschliche Perspektive zu verleihen.