CRM-Projektmanagement: Ein umfassender Leitfaden

Projektmanagement bedeutet, alle Aspekte eines Projekts so zu planen und zu organisieren, dass es termingerecht abgeschlossen wird, im Budgetrahmen bleibt und die gewünschten Ergebnisse liefert. Richtig umgesetzt sorgt es dafür, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben kennt, Fortschritte transparent nachverfolgt werden und die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.

Eine Projektmanagementlösung für das CRM (Customer Relationship Management) war noch nie so wichtig wie heute. Besonders agile Unternehmen, die Innovation mit Konsolidierung und Anpassungsfähigkeit verbinden, sichern sich damit einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Wir zeigen Ihnen, wie CRM-Projektmanagement funktioniert, welche Vorteile es bietet und geben Ihnen praktische Tipps, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Unsere Themen:

• Was ist CRM?
• Wie funktioniert CRM-Projektmanagement?
• Was sind die Vorteile einer CRM-Projektmanagement-Lösung?
• 8 Merkmale einer guten CRM-Projektmanagement-Lösung?
• Wie kann Salesforce beim CRM-Projektmanagement helfen?
• Steigern Sie die Produktivität mit CRM-Projektmanagement

Customer Relationship Management (CRM), auf Deutsch Verwaltung von Kundenbeziehungen, ist ein strategischer Ansatz, mit dem Unternehmen Kundeninteraktionen und -daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und analysieren. Das Ziel von CRM ist es, Geschäftsbeziehungen zu stärken, die Kundenbindung zu erhöhen und das Umsatzwachstum zu fördern.

CRM-Systeme erfassen Daten für alle Teams, von Sales und Service über Marketing und E-Commerce bis hin zur IT. Diese Daten stammen aus verschiedenen Kommunikationskanälen, darunter:

• die Website eines Unternehmens
• Telefonanrufe
• E-Mails
• Live-Chat-Unterhaltungen
• Social-Media-Interaktionen

So gewinnen Sie wertvolle Einblicke in Ihre Zielgruppen und können deren Bedürfnisse gezielt erfüllen.

Eine solide CRM-Strategie umfasst viele kurz- und langfristige Ziele, die jeweils wie eigene Projekte behandelt werden – mit Stakeholder:innen, Terminen, Fragestellungen und Kennzahlen. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, braucht es professionelles Projektmanagement. Genau hier setzt eine CRM-Projektmanagement-Lösung (CRM PM) an.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) sind oder sich in einer Wachstumsphase befinden: Ein CRM-Projektmanagement-Tool bündelt alle Kundeninformationen und Projektdetails in einem zentralen System. So werden eine nahtlose Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Ressourcenzuweisung möglich. Diese Transparenz ermöglicht es Teams, den Projektfortschritt genau nachzuverfolgen, Fristen zuverlässig einzuhalten und Ergebnisse zu liefern, die den Erwartungen der Kund:innen entsprechen.

Durch einen umfassenden Überblick über Kundeninteraktionen und den aktuellen Projektstatus unterstützt CRM-Projektmanagement Unternehmen dabei, einen persönlicheren Service zu bieten und Projekte effizienter zu steuern. Das Ergebnis: höhere Kundenzufriedenheit und eine spürbare Steigerung der Effizienz.

Die Kombination von CRM-Software und Projektmanagement auf einer Plattform kann eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele.

Der Aufbau einer Beziehung beginnt mit ihrem Verständnis. Genau das ermöglicht ein CRM. Eine CRM-Projektmanagement-Lösung verbessert die Customer Experience, indem sie konsistente, personalisierte Interaktionen über alle Touchpoints hinweg gewährleistet. Durch optimierte Prozesse und abgestimmte Teamarbeit werden Kundenbedürfnisse effizienter erfüllt. Dies führt zu schnelleren Reaktionszeiten, einem maßgeschneiderten Service und eine deutlich gesteigerte Kundenzufriedenheit.

Die Zusammenführung von Prozessen reduziert Komplexität und steigert die Produktivität. Wenn Teams CRM und Projektmanagement in einer einzigen Plattform nutzen, entfällt der Aufwand, mehrere Systeme parallel zu verwalten und Schulungen dafür durchzuführen. Eine CRM-Projektmanagement-Lösung vereint Geschäftsprozesse – einschließlich Vertriebsverfolgung, Kundenkommunikation, Aufgabenmanagement und Leistungsanalyse – auf einer einzigen Plattform.

Ein CRM-PM sollte moderne KI-Funktionen enthalten. Mit KI (Künstlicher Intelligenz) können CRMs das Kundenverhalten vorhersagen, Interaktionen basierend auf vorhandenen Daten personalisieren und umsetzbare Erkenntnisse liefern, die das Projektmanagement erleichtern. Zudem lassen sich KI-Agenten in Ihr CRM integrieren, die selbstständig Maßnahmen ergreifen und Mitarbeiter:innen direkte Antworten auf Projektfragen geben. Solche KI-Tools steigern sowohl die Effektivität der Kundenbindung als auch die Wirkung Ihrer gesamten Geschäftsstrategien erheblich.

Nach Abschluss eines Verkaufs werden Kund:innen häufig vom Sales-Team an den Service oder andere relevante Teams in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Ein Projektmanagementsystem auf CRM-Basis erleichtert es, die damit verbundenen Aufgaben und Projekte rund um die Kundenbetreuung klar zu organisieren und zu verfolgen. So lassen sich Service-Workflows definieren, die sicherstellen, dass Kund:innen auch nach dem Kauf die Aufmerksamkeit und Pflege erhalten, die sie erwarten.

Mehrere Teams lassen sich viel leichter auf die Bedürfnisse von Kund:innen ausrichten, wenn alle ein klares Bild davon haben, was diese Bedürfnisse sind. CRM-Projektmanagementsysteme fördern genau das, indem sie eine zentrale Plattform bereitstellen, auf der Sales-, Marketing- und Kundenservice-Teams Kundendaten und Insights einsehen und miteinander teilen können. So werden Maßnahmen besser koordiniert und es entsteht ein konsistenter, informierter Ansatz für die Kundeninteraktion und Serviceerbringung.

Ein CRM-PM ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und Strategieoptimierung auf der Grundlage von KI-gestützter Analytik und Kundendaten. Das System behält den Überblick über alle Aufgaben und Projektphasen und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind. Durch die Auswertung von Trends, Kundenverhalten und Feedback können Unternehmen ihre Angebote gezielt anpassen, künftige Bedürfnisse besser vorhersagen und so Wettbewerbsvorteile sichern sowie ihr Wachstum vorantreiben.

Ein leistungsstarkes CRM-Projektmanagement-System bietet eine Vielzahl von Funktionen. Entscheidend ist, dass die Lösung anpassbar, skalierbar und benutzerfreundlich ist. Werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen, deshalb ist eine individuell anpassbare CRM-Projektmanagement-Lösung von entscheidender Bedeutung. Ein Standardansatz passt oft nicht zu den spezifischen Abläufen und Strukturen. Von der Implementierung bis zur Benutzerfreundlichkeit sollte die Lösung flexibel genug sein, um sich an Ihre Organisation anzupassen. Benutzer:innen sollten die Oberfläche nach ihren Bedürfnissen anpassen können, etwa mit Dashboards, die die für ihre Rolle wichtigsten Kennzahlen und Daten hervorheben. Zusätzlich sollte die Lösung benutzerdefinierte Felder bieten, um spezifische Informationen zu erfassen, die für Ihren Betrieb oder Ihre Branche einzigartig sind.

Ein wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit. Ihr CRM-Projektmanagement-System sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an steigende Anforderungen anpassen, ohne an Leistungsfähigkeit einzubüßen. Ganz gleich, ob Sie neue Kund:innen gewinnen, Ihr Serviceangebot erweitern oder Ihre Geschäftstätigkeit ausbauen, das System sollte dieses Wachstum unterstützen. Dazu gehören die Möglichkeit, zusätzliche Benutzerlizenzen bereitzustellen, mehr Speicherkapazität zu nutzen und erweiterte Funktionen zu integrieren.

Automatisierung ist im CRM-Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, da sie wiederkehrende Aufgaben und Prozesse erheblich vereinfacht. Dazu gehören die Automatisierung der:

• Kundenkommunikation
• Verkaufsberichte
• Nachverfolgungserinnerungen

Solche Funktionen erhöhen die Effizienz, sorgen für Konsistenz im Beziehungsmanagement und stellen sicher, dass notwendige Aufgaben rechtzeitig ausgeführt werden.

Die Projektmanagementfunktionen eines CRM sollten konsequent auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt sein, sodass sie unabhängig vom technischen Kenntnisstand leicht zugänglich und bedienbar sind. Eine gute Lösung bietet eine intuitive Oberfläche mit klar strukturiertem Layout und einfachen Navigationswegen aus, damit Benutzer:innen die benötigten Informationen schnell finden. Darüber hinaus sollte ein gutes CRM-PM hilfreiche Schulungsressourcen wie Tutorials und verlässlichen Kundensupport enthalten, um neuen Nutzer:innen den Einstieg zu erleichtern.

Eine wesentliches Merkmal einer CRM-Projektmanagement-Lösung ist ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich, in dem Teams in Echtzeit kommunizieren, Dokumente austauschen und den Projektstatus aktualisieren können. So sind alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand, was die Zusammenarbeit erleichtert und den Projektabschluss beschleunigt.

Eine leistungsstarke Projektmanagementlösung sollte die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten ermöglichen. Ein CRM-PM zentralisiert und organisiert alle kundenbezogenen Dokumente auf einer einzigen Plattform, um den Zugriff und die Verwaltung zu erleichtern. So können Verträge, Angebote oder Korrespondenzen direkt im CRM gespeichert, verfolgt und geteilt werden und sind stets mit bestimmten Kundenprofilen verknüpft.

Eine CRM-Projektmanagementlösung ist nur dann sinnvoll, wenn Teams und Mitarbeiter:innen benachrichtigt werden, sobald eine relevante Aufgabe ihre Aufmerksamkeit erfordert. Achten Sie daher auf ein System, das klare und rechtzeitige Benachrichtigungen versendet, damit alle Beteiligten stets informiert sind und keine Aufgaben übersehen werden.

Integrationsfunktionen sind in einer CRM-Projektmanagement-Lösung unverzichtbar, um die Produktivität zu steigern und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Geschäftstools und -plattformen sicherzustellen. Ein gut integriertes CRM-System verbindet sich mit:

• E-Mail-Clients
• Social-Media-Plattformen
• Buchhaltungssoftware
• anderen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning)

Dadurch werden Daten wie Kontakte, Verkaufszahlen oder Kundeninteraktionen automatisch synchronisiert und die manuelle Dateneingabe entfällt.

Salesforce kann weit mehr als nur Customer Relationship Management. Die CRM-Plattform von Salesforce lässt sich individuell auf Ihr Unternehmen zuschneiden, ob für die App-Entwicklung, die Integration von KI, die Analyse von Daten oder das Projektmanagement, Salesforce unterstützt sie dabei. Aber wie macht Salesforce das möglich?

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, mit Salesforce eine leistungsstarke Projektmanagementlösung aufzubauen, ist die Nutzung der vielfältigen Anpassungsoptionen der Plattform. Um das volle Potenzial dieser Funktionen auszuschöpfen, empfiehlt es sich, sich von Salesforce Berater:innen unterstützen zu lassen, die Sie bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Projektmanagementlösung begleiten.

Salesforce AppExchange ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Funktionen Ihres Salesforce Platform zu erweitern. Dort finden Sie Lösungen von Drittanbietern, die speziell für bestimmte Anwendungsfälle entwickelt wurden. Auch im Bereich Projektmanagement stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nehmen Sie sich die Zeit, um AppExchange zu durchsuchen, so entdecken Sie mehrere weitere erschwingliche und benutzerfreundliche Optionen.

Für das Projektmanagement gibt es eine Vielzahl von Anwendungen, die Ihr bestehendes Salesforce System um spezifische Funktionen erweitern können. Beispiele sind:

• TaskRay: Diese App integriert Projektmanagement- und Aufgabenverfolgung direkt in Salesforce. Sie eignet sich ideal für die Verwaltung komplexer Onboarding-Projekte für Kund:innen und stellt sicher, dass alle Teammitglieder den Fortschritt und die Fristen im Blick behalten.
• Milestones PM+: Eine native Projektmanagement-App von Salesforce, die Funktionen für die Verwaltung großer und komplexer Projekte bietet. Sie umfasst Tools für die Planung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit und erleichtert so die effiziente Verwaltung mehrerer Aufgaben und Ressourcen.
• Inspire Planner: Ein speziell für Salesforce entwickeltes Projektmanagement-Tool mit Funktionen wie Gantt-Diagramme, Projektvorlagen und Ressourcenzuweisung. Besonders hilfreich, um Projektzeitpläne zu visualisieren und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verwalten.

Das beste CRM-Projektmanagement-Tool zu finden, ist weniger kompliziert, als es scheint. Nehmen Sie sich etwas Zeit, Ihre aktuellen CRM- und Projektmanagement-Lösungen gründlich zu prüfen.

Wenn Sie eine nahtlose Customer Experience anstreben, ist eine CRM-Projektmanagement-Lösung genau das Richtige für Sie. Entdecken Sie, was Salesforce sowohl für Ihre Kund:innen als auch Ihre internen Teams leisten kann und wie Sie damit neue Potenziale für mehr Produktivität und Wachstum erschließen können.

Caylin White ist Editorial Lead und Growth Manager für kleine Unternehmen bei Salesforce. Seit über 15 Jahren verfasst sie Inhalte für verschiedene SaaS-Branchen wie WordPress und BuzzSumo.