Was ist Vertriebsmanagement?

 

Vertriebsmanagement beschreibt den Prozess der Einstellung, Schulung und Motivierung von Vertriebsmitarbeitern, die Koordinierung von Tätigkeiten in der Vertriebsabteilung und die Umsetzung einer zusammenhängenden Vertriebsstrategie zur Steigerung der Geschäftsumsätze. Der Vertrieb ist das A und O eines jeden Unternehmens und das Management des Vertriebsprozesses damit eine der wichtigsten Funktionen für jedes Business.

In den letzten Jahren hat dieser Prozess enorme Veränderungen erfahren, weil der Vertrieb inzwischen mehrheitlich online oder per Telefon erfolgt und nicht mehr persönlich. Dementsprechend haben sich Vertriebsmanagementsysteme technologisch weiterentwickelt.
 

Der Vertriebsmanagementprozess

Ein effektiver Vertriebsmanagementprozess umfasst die Verwaltung von Leads und Opportunities, Verkaufsprognosen sowie Berichts- und Managementtechniken, damit Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele erreichen und übertreffen können.

Als Vertriebsmanager können mit gutem Grund verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens bezeichnet werden, darunter Führungskräfte aus dem Marketing, Manager im Vertriebsaußendienst, Bereichsleiter und Vertriebsadministratoren für Produktlinien. Im engeren Sinne ist ein Vertriebsmanager jedoch für die unmittelbare Kontrolle und Unterstützung von Vertriebsmitarbeitern zuständig.

Ihre strategischen Hauptaufgaben umfassen:

  • Festlegung von Zielen für das Vertriebsteam
  • Aufstellung einer Vertriebsmanagementstrategie zum Erreichen dieser Ziele
  • Umsetzung dieser Strategie durch Management und Motivierung der Mitarbeiter
  • Bewertung der Ergebnisse der Strategie und Berichterstattung

Zwar trägt jedes Mitglied des Vertriebsteams zur wirtschaftlichen Gesamtleistung des Geschäfts bei, doch ist es der Frontline Manager, der die Leistung der Vertriebsmitarbeiter täglich unmittelbar beeinflusst und mit dem das Team steht oder fällt.

Wenn ein Manager ein effektives Vertriebsmanagement-Modell eingeführt hat, können Mitarbeiter Verkäufe einheitlich und gezielt planen und durchführen, Aktivitäten priorisieren und diese mit Vertriebszielen in Einklang bringen.

Außerdem können Manager mithilfe von Vertriebsmanagement-Modellen Vertriebserfolge analysieren und beurteilen.

Mit geschicktem Vertriebsmanagement zum Erfolg

Vertriebsmanager müssen eine Vielzahl von Kompetenzen im Vertriebsmanagement beherrschen, darunter:
 
Planung
 
Ziele festlegen, Erfassungsbereiche zuweisen, Taktiken zur Generierung von Leads erarbeiten
 
Bewerbergewinnung
 
Das beste Team für den Job einstellen
 
Schulung
 
Vertriebsmitarbeiter durch berufliche Weiterbildungen und Schulungen zu neuen Produkten, Wettbewerb und potenziellen Lead-Quellen auf dem Laufenden halten
 
Leitung
 
Das Team bei der täglichen Arbeit führen und für Feedback und Anleitung erreichbar sein
 
Evaluierung
 
Die Vertriebsstrategie kontinuierlich so einstellen, dass Kundenbedürfnisse erfüllt werden
 
Beurteilung
 
Den Erfolg von Taktiken und die Leistung des Teams analysieren und sicherstellen, dass Vertriebsmitarbeiter effizient eingesetzt werden
 
Vergütung
 
Durch passende Bonus-Anreize und realistische, aber ambitionierte Ziele Mitarbeiter anhaltend zu guter Arbeit motivieren
Wenn all diese Elemente zum Tragen kommen, können Vertriebsmanager ihrem Team dabei helfen, seine Ziele zu erreichen und die Bilanz positiv zu beeinflussen.

Zu den Vorteilen eines effektiven Vertriebsmanagements zählen:

  • Vertriebsumsatz- und Rentabilitätssteigerung
  • Zuverlässigere Vertriebsprognosen, folglich weniger Einnahmenschwankungen
  • Zufriedenere und damit treuere Kunden und Mitarbeiter
  • Geringere Mitarbeiterfluktuation und demzufolge geringere Kosten für Bewerbergewinnung und -bindung
  • Höhere Produktivität je Mitarbeiter
 

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Techniken für das Vertriebsmanagement

Für einen erfolgreichen Vertrieb sollte sich das Vertriebsmanagement drei Techniken zunutze machen:

  1. Talentmanagement
  2. Kontinuierliches Feedback
  3. Tracking und Prognose

1. Talentmanagement

Der erste Schritt eines guten Managements besteht darin, die besten Mitarbeiter zu finden, anzuwerben und zu halten. Die Rekrutierung ist ein kostenintensiver Prozess, doch sparen Manager auf lange Sicht, wenn sie im Voraus investieren, um sich die besten Leute für den Job zu sichern. Sie sollten hochqualifizierte Mitarbeiter auswählen und Kandidaten sorgfältig geschäftlichen Zielen bezüglich Vernetzung und Organisation zuordnen.

Wenn dann die richtigen Mitarbeiter gefunden sind, sollten Sie in sie investieren. Erfolgreiche Vertriebsorganisationen führen regelmäßige Schulungen und berufliche Weiterbildungen durch, um in der Branche die Nase vorn zu behalten und ihre Mitarbeiter zu motivieren. Vertriebsmitarbeiter benötigen nicht nur fachliche Schulungen, sondern auch aktuelle Kenntnisse über neue Produkte, Informationen über die Wettbewerbslandschaft und neue Möglichkeiten zur Generierung von Leads.

2. Kontinuierliches Feedback

Der Vertrieb bringt unabhängige, stark wettbewerbsorientierte Arbeitskräfte hervor, deren Management nicht immer ganz einfach ist. Effektive Vertriebsmanager wissen, wie sie am besten mit diesem Wettbewerb umgehen: Sie nutzen ihn, um andere durch besonders leistungsstarke Mitarbeiter zu motivieren, indem sie beispielsweise in Feeds in internen sozialen Netzwerken Updates veröffentlichen. Außerdem feiern sie Erfolge, sobald sie eintreten, was allen einen Motivationsschub verschafft.

Moderne Vertriebsmanagementsysteme ermöglichen Tracking in Echtzeit und sofortiges Feedback, damit Vertriebsteam und Management effektiver zusammenarbeiten können. Mitarbeiter müssen ihre Arbeit nicht unterbrechen, um nachzuschauen, ob alles gut läuft, und andere Teammitglieder oder Manager können bei Geschäftsabschlüssen live mit- und zuarbeiten. Vor allem aber sollten Manager sicherstellen, dass die Key Performance Indicators klar und prägnant sind. Vertriebsmitarbeiter müssen genau wissen, was von ihnen erwartet wird und was genau geschieht, wenn sie ein Ziel erfüllen oder verfehlen.

3. Tracking und Prognose

Vertriebsmanager müssen verschiedenste Zahlen prognostizieren, nicht nur, was die Quartalsumsätze für Abschlüsse angeht, die praktisch schon unter Dach und Fach sind, sondern auch im Hinblick auf Pipelines für zukünftige Verkaufs- und Lead-Entwicklungen. Das Vertriebsteam kann effektiver arbeiten, wenn bekannt ist, welche Aktivitäten zu Abschlüssen führen, Leads generieren oder Beziehungen aufbauen. Dies sollte also Teil der laufenden Schulungen sein.

Die Zusammenstellung wichtiger Vertriebskennzahlen und die Schaffung einer komplett transparenten Umwelt wirken motivationssteigernd. Alle sollten voneinander wissen, welche Leistungen sie erbringen und wie das Team insgesamt abschneidet, und das möglichst in Echtzeit. Wenn die Zahlen im Blick bleiben und dazu ein standardisierter Prozess erarbeitet wird, weiß das Team besser, wie es mit den Kunden arbeiten soll. Doch auch für Flexibilität muss Raum bleiben. Auch hier kann das Tracking in Echtzeit und die Interaktion mit Vertriebsmitarbeitern hilfreich sein, weil Manager auf dieser Grundlage in einer dynamischen Vertriebsumgebung Änderungen in letzter Minute vornehmen können.

 

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Das Vertriebsmanagementsystem

Ein Vertriebsmanagementsystem, auch als Vertriebsmanagement-Software oder CRM für den Vertrieb bezeichnet, ist ein Programm, das letztlich den Vertriebsprozess vereinfachen soll. Vertriebsmitarbeiter können das System nutzen, um Kontakte zu verwalten, Geschäftsabschlüsse zu verfolgen und sich von ermüdenden Verwaltungsaufgaben freizumachen, und sich so darauf konzentrieren, den Vertrieb zu steigern.

Das ist die Basisvariante, doch sind heutige Vertriebsmanagementsysteme deutlich raffinierter und umfassen häufig eine große Palette von Daten, einschließlich Netzprofile, Online-Aktivitäten, Verbindungen mit anderen Netzwerk-Mitgliedern sowie weitere Details. Wenn neue Technologien wie künstliche Intelligenz auf diese Daten angewendet werden, erhalten Vertriebsmitarbeiter Voraussagen und Empfehlungen, die sich genau auf ihr jeweiliges Business beziehen und intelligentere, themenbezogene Kundenbeziehungen ermöglichen.

Vorteile eines Vertriebsmanagementsystems

Ein Vertriebsmanagementsystem kann die Teameffektivität ankurbeln, indem der Verwaltungsaufwand reduziert wird und Kundendaten zentralisiert werden. Mithilfe des Systems kann der Vertriebsmanager dem passenden Mitarbeiter Aufgaben zuweisen, gute Leads priorisieren sowie Prognose und Analyse optimieren.
Zu den wichtigsten Vorteilen eines Vertriebsmanagementsystems zählen:

  1. Detailgenauere Priorisierung
  2. Exakter Überblick über die Kundenhistorie
  3. Automatisierter Workflow und weniger Verwaltungsaufwand
  4. Bessere Prognosen, Analysen und Berichte

1. Detailgenauere Priorisierung

Mit einem guten Vertriebs-CRM können Manager Account-Maßnahmen priorisieren und dem Mitarbeiter zuweisen, der am besten für die Aufgabe geeignet ist. Beispielsweise kann das System Mitarbeitern dabei helfen, anhand der Analyse von Kundenbedürfnissen spezifische Sonderaktionen oder maßgeschneiderte Pakete zu entwickeln. Zudem kann es Leads empfehlen und filtern, damit der Fokus auf jene gerichtet werden kann, die für das jeweilige Produkt die besten Umsätze versprechen.

2. Exakter Überblick über die Kundenhistorie

Mithilfe von Vertriebsmanagement-Software kann die gesamte Kundenkommunikation mit Mitarbeitern im Vertrieb, Marketing oder Kundenservice an einer Stelle zentralisiert werden, damit jeder Mitarbeiter die bisherige Customer Journey verstehen kann. Ein solcher Überblick sorgt dafür, dass man sich mit einem Kunden nicht im Kreis dreht und wertvolle Zeit verschwendet – und was noch viel wichtiger ist: Vertriebsmitarbeiter können jeden Kunden mit einer persönlichen Note ansprechen, ganz einfach, weil sie seine Geschichte kennen.

3. Automatisierter Workflow und weniger Verwaltungsaufwand

Das CRM sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auf den Vertrieb konzentrieren können und nicht durch steigende Verwaltungsaufgaben abgelenkt werden. Die meiste Software kann die wichtigen Informationen in Telefonaten, E-Mails, Textnachrichten und Dokumenten erkennen und auch die Antworten darauf verfolgen, sodass die Datenbank jederzeit topaktuell ist. Zudem wird das Kontaktmanagement unterstützt, indem automatisch Erinnerungen und Kalenderaufgaben für Mitarbeiter erstellt werden, damit sie nach dem ersten Kontakt mit Leads weiterarbeiten oder sich mit einem langjährigen Kunden in Verbindung setzen.

4. Bessere Prognosen, Analysen und Berichte

Vertriebsmanagement-Lösungen können Vertriebszyklen, die Wettbewerbsfähigkeit und die Effektivität von Vertriebskampagnen und -tools bewerten. So kann die Software beispielsweise den Datenverkehr und die Conversion-Rate analysieren, auf der Grundlage dessen die Leistung bewerten und Bereiche ermitteln, in denen Verbesserungsbedarf besteht. Außerdem kann sie Daten erfassen und kompilieren, um Vertriebsprognosen deutlich zu vereinfachen, und die zukünftige Pipeline unterstützen, indem sie ermittelt, woher effektive Lead-Quellen stammen.
 

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Fortschrittliche Tools für das Vertriebsmanagement

Da Kunden heute jederzeit auf das Internet zugreifen können, sind sie anspruchsvoller denn je zuvor – und setzen voraus, dass Unternehmen ihre hohen Ansprüche erfüllen. Sie erwarten von Unternehmen eine schnelle und einfache Kommunikation und Informationsbereitstellung, und der Kundenservice sollte für sie online und über soziale Netzwerke sowie per Telefon erfolgen.
Auch Vertriebsmitarbeiter wünschen sich und erwarten hochentwickelte Tools, die ihnen dabei helfen, ihre Arbeit gut zu machen. Cloud-Anwendungen, mobile Anwendungen sowie der Zugang zu hochwertigen Kundeninformationen in Echtzeit sind nicht mehr nur nettes Beiwerk, sondern aus dem Arsenal eines Vertriebsmitarbeiters heute nicht mehr wegzudenken.

Die Arbeit mit der Cloud

Wenn Vertriebsmanagementsysteme in die Cloud verlagert werden, stehen Ihnen alle Vorteile der Software überall zur Verfügung. Somit können Vertriebsmitarbeiter Aufgaben wie Zusammenarbeit, die Überwachung ihrer Leistung, das Management von Partnerprogrammen und das Anzeigen von Workflows und Genehmigungen sowohl im Büro als auch außerhalb erledigen. Zahlreiche cloudbasierte Vertriebslösungen bieten auch Vertriebsmanagement-Tools als Anwendungen an, auf die Mitarbeiter von ihren mobilen Endgeräten aus zugreifen können.

Mobile Apps

Mit dem einfachen Zugriff auf cloudbasierte Systeme von überall her ist es allerdings noch nicht getan. Für eine optimale Funktionalität muss eine Vertriebssoftware auch native mobile Vertriebsmanagement-Anwendungen mit spezifischen Eigenschaften für mobile Endgeräte bieten, die intuitiv und benutzerfreundlich sind. Die besten Anwendungen laufen auch offline, damit Vertriebsmitarbeiter auch an Orten ohne Netzempfang Daten eingeben können, die dann später, wenn sie wieder verbunden sind, mit der Cloud synchronisiert werden.

Mobile Apps können auch nützliche Zusatzfunktionen bieten, beispielsweise die Nutzung der Standortbestimmung von Smartphones. Mithilfe der Standortbestimmung können Vertriebsmitarbeiter ihre Routen effizient planen, wenn sie Kunden persönlich aufsuchen, sie können Kunden kartieren, um ihre Vertriebsregion zu visualisieren, und selbst die Synchronisierung mit dem Navigationssystem im Auto ist möglich, um Anfahrtsbeschreibungen so schnell wie möglich abzurufen.

Tools für soziale Netzwerke

Im Zeitalter des Internets haben sowohl das CRM als auch das Vertriebsmanagement enorme Änderungen erfahren. Heute sind die Kunden beschäftigter, versierter und vernetzter als je zuvor. Die Kunden von heute recherchieren online und achten auf Aspekte wie Kundenrezensionen oder die Zugänglichkeit von Informationen, sei es durch die eigene Suche oder auf der Website eines Unternehmens. Auch die Frage, wie schnell und einfach die Kommunikation mit Unternehmen ist, spielt für sie eine wichtige Rolle.

Für Vertriebsmanager führt demnach der beste Weg, mit Bestandskunden und potenziellen Leads in Verbindung zu treten, häufig über soziale Netzwerke.

Speziell dafür gibt es verschiedenste Vertriebs-Tools, die Vertriebsmitarbeiter dabei unterstützen können, Kunden zu erreichen, Beziehungen zu pflegen und nach Leads zu suchen. Einige Tools überwachen Nachrichten von Unternehmen und Kontakten sowie deren Aktivitäten in sozialen Netzwerken und liefern Vertriebsmitarbeitern beispielsweise einen „Newsfeed“ mit aktuellen Kundeninformationen.

Es gibt auch Anwendungen, die Vertriebsmitarbeiter dabei unterstützen, passende Inhalte zu generieren, zu strukturieren und online zu veröffentlichen, sei es in Unternehmens-Feeds oder als Antwort auf Kunden-Posts, und Werkzeuge, die soziale Netzwerke in Echtzeit analysieren, um auf der Grundlage dessen, wer über ein Unternehmen oder eine Branche spricht, Leads vorzuschlagen.

 

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