Ausgangsrechnungen: Alles, was Sie wissen müssen, um pünktlich bezahlt zu werden

Ausgangsrechnungen mögen im hektischen Geschäftsalltag nebensächlich wirken, doch sie sind entscheidend dafür, dass alles reibungslos läuft. Eine gut gestaltete Ausgangsrechnung hält nicht nur fest, was verkauft wurde und welche Beträge noch offen sind, sondern hilft auch dabei, die Finanzen im Griff zu behalten und pünktliche Zahlungen sicherzustellen.

Kurz gesagt sind Ausgangsrechnungen eine praktische Erinnerungshilfe, die Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten, das Vertrauen Ihrer Kund:innen zu stärken und Ihren Cashflow effektiv zu steuern. Schauen wir uns genauer an, wie dieses einfache Dokument Ihren Geschäftsalltag spürbar verbessern kann.

Unsere Themen:

• Was ist eine Ausgangsrechnung?
• Ausgangsrechnung vs. allgemeine Rechnung
• Ausgangsrechnung vs. Dienstleistungsrechnung
• Die Bedeutung von Ausgangsrechnungen im Geschäftsbetrieb
• Die wichtigsten Bestandteile einer Ausgangsrechnung
• So erstellen Sie eine Ausgangsrechnung
• Best Practices für die Verwaltung von Ausgangsrechnungen

ine Ausgangsrechnung ist ein Dokument, das ein Unternehmen an seine Kund:innen ausstellt und in dem die verkauften Produkte oder Dienstleistungen, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen aufgeführt sind. Als Forderungsbeleg dient die Ausgangsrechnung dazu, Kund:innen zur Zahlung aufzufordern. Der Begriff „Ausgangsrechnung“ bezeichnet jedoch eine spezifische Rechnungsart, die häufig mit anderen Rechnungsarten verwechselt wird. Wer diese Unterschiede kennt, sorgt dafür, dass Zahlungen reibungslos abgewickelt werden.

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Während eine Ausgangsrechnung den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen dokumentiert, bezeichnet eine allgemeine Rechnung jeden Rechnungstyp, der nicht zwingend mit einem Warenverkauf verbunden ist. Die genauen Inhalte variieren je nach Verwendungszweck: Eine allgemeine Rechnung kann ähnliche Abschnitte wie eine Ausgangsrechnung enthalten, jedoch ohne eine detaillierte Auflistung der Produkte. Kurz gesagt ist die allgemeine Rechnung ein Oberbegriff, der verschiedene Rechnungsarten umfasst, einschließlich der Ausgangsrechnung.

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Eine Dienstleistungsrechnung fordert die Bezahlung einer von Verkäufer:innen erbrachten Leistung. Eine Ausgangsrechnung hingegen betrifft die Zahlung für ein physisches Produkt. So kann beispielsweise eine freiberufliche Webdesignerin nach der Erstellung einer neuen Homepage für ein Unternehmen eine Dienstleistungsrechnung ausstellen. Weitere Anwendungsfälle sind etwa Beratungsleistungen für ein Cybersicherheitsunternehmen oder das Honorar von Keynote-Speaker:innen für eine Unternehmensveranstaltung. Diese Rechnungsart enthält häufig zusätzliche Angaben, wie eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, erreichte Meilensteine und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Die Zahlungsbedingungen umfassen in der Regel auch die Vergütungsstruktur (Stundensatz oder Pauschale).

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Eine Ausgangsrechnung dient zwar in erster Linie dazu, Kund:innen über Zeitpunkt und Art der Zahlung zu informieren, erfüllt im Geschäftsbetrieb aber auch weitere wichtige Funktionen. Sie trägt zu einem reibungslosen Transaktionsablauf bei, was sich positiv auf die Kundenzufriedenheit und -bindung auswirkt. Wenn eine Rechnung alle notwendigen Informationen klar kommuniziert und Käufer:innen keine Rückfragen stellen müssen, verläuft die Transaktion in der Regel deutlich angenehmer.

Ausgangsrechnungen sind auch ein wichtiger Faktor für die Genauigkeit der Finanzbuchhaltung. Sie dokumentieren Transaktionen und bilden eine dauerhafte Aufzeichnung für das Unternehmen. In der Regel werden Ausgangsrechnungen nach erfolgtem Zahlungseingang zur Berechnung von Einnahmen, Quoten und Steuern herangezogen. Außerdem geben sie Aufschluss über die Kaufhistorie der Kund:innen und sind damit der Schlüssel für Cross-Selling und Upselling.

Da Ausgangsrechnungen wichtige Finanzdokumente sind, werden sie deutlich häufiger gelesen als E-Mails oder Marketingmaterialien. Sie bieten daher eine gute Möglichkeit, Vertrauen bei Kund:innen aufzubauen, etwa durch ein Banner oder eine Infografik mit weiterführenden Links. Ein Einzelhandelsunternehmen könnte so zum Beispiel auf bevorstehende Aktionen oder neue Produkte hinweisen.

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Die Wirksamkeit einer Ausgangsrechnung hängt davon ab, wie gut Verkäufer:innen die transaktionsrelevanten Informationen an Käufer:innen vermitteln. Die wichtigsten Bestandteile einer Ausgangsrechnung sind:

Dieses Datum, das dem Ausstellungsdatum der Rechnung entspricht, markiert offiziell den Beginn der Zahlungsfrist. Wird eine Rechnung beispielsweise am 1. Januar ausgestellt und haben Kund:innen 30 Tage Zeit zur Zahlung, ist der Fälligkeitstermin der 30. Januar. Manche Unternehmen stellen Rechnungen mit einem Datum aus, das drei bis fünf Tage in der Zukunft liegt, um Zeit für die Bearbeitung und Prüfung einzuplanen. Andernfalls erhalten Kund:innen die Rechnung möglicherweise mit weniger Zeit zur Zahlung, was zu Unmut führen kann.

Rechnungsnummern dienen traditionell dazu, jede Ausgangsrechnung eindeutig zu identifizieren. Der Kundenservice kann über diese Nummer eine Rechnung schnell aufrufen, wenn sich Kund:innen mit Fragen melden. Behörden und öffentliche Auftraggeber nutzen die Rechnungsnummer außerdem zur Erfassung der Steuerschuld und zur Abwicklung von Zahlungen.

Dieser Abschnitt führt auf, welche Produkte die Rechnung umfasst, inklusive Produktnummern und einer kurzen Beschreibung. Bei physischen Produkten ist das recht unkompliziert, bei Verbrauchs- und Abonnementmodellen wird es etwas komplexer. Die Rechnung muss klar ausweisen, wofür Kund:innen Kosten in Rechnung gestellt werden, was unter Umständen anteilig berechnet wird. Erfolgt eine Anmeldung beispielsweise erst gegen Ende des Monats, wird möglicherweise nur für 15 Tage dieses ersten Monats abgerechnet. Bei nutzungsbasierten Produkten sollte die Ausgangsrechnung zudem die verbrauchten Einheiten angeben.

Der auf der Ausgangsrechnung ausgewiesene Preis ist klar definiert: Es ist der Preis, auf den sich Käufer:innen und Verkäufer:innen geeinigt haben. Bei nutzungsbasierten Produkten muss die Rechnung den Preis pro Einheit enthalten. Ändert sich der Preis je nach verbrauchter Menge, sollte der Verbrauch auf jeder Preisstufe einzeln aufgeführt werden. Kostet ein E-Mail-Marketing-Programm beispielsweise 100 USD pro Monat für bis zu 10.000 E-Mail-Adressen in der Liste und fällt für jede weitere E-Mail ein zusätzlicher Preis an, wird die Anzahl der E-Mails je Preisstufe entsprechend aufgeschlüsselt.

Dieser Abschnitt regelt, wie und wann Kund:innen die Rechnung begleichen sollen. Viele Ausgangsrechnungen sehen ein Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsdatum vor (sogenanntes Net 30). Manche Ausgangsrechnungen bieten in diesem Abschnitt auch einen Skonto für frühzeitige Zahlung an. Durch einen direkten Zahlungslink auf der Ausgangsrechnung können Verkäufer:innen es Kund:innen erleichtern, schnell zu zahlen. Außerdem sollten Angaben zu Verzugsgebühren enthalten sein, einschließlich des Zeitpunkts, ab dem sie anfallen, und ihrer Höhe.

Käufer:innen müssen wissen, an wen sie sich bei Fragen zur Rechnung wenden können. Wenn Sie Name, Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse der zuständigen Kontaktperson angeben, können Verkäufer:innen ihren Kund:innen schnell weiterhelfen. Das reduziert Frustration und kann die Debitorenlaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) verkürzen, wenn Kund:innen Fragen zur Rechnung haben.

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Die manuelle Rechnungsstellung kann aufwendig sein, doch mit der richtigen Automatisierung geht es ganz einfach. Mit Revenue Cloud lassen sich Rechnungen automatisieren: Verbinden Sie alle Vertriebskanäle in Ihrem CRM und nutzen Sie den integrierten Rechnungsplaner. Mit der Abonnementverwaltung behalten Sie außerdem alle nutzungsbasierten Produkte im Blick. Die konsolidierte Rechnungsstellung erfasst Kosten aus allen Vertriebskanälen an einem Ort. Mit Salesforce abrechnen bedeutet: keine manuelle Anpassung nötig, das System personalisiert jede Rechnung automatisch für Ihre Kund:innen.

Sie können aber auch ein einfaches Rechnungstool verwenden. Auch ohne umfangreiche Personalisierungen und Integrationen lassen sich mit verschiedenen Tools funktionale Rechnungen erstellen.

Folgen Sie diesen fünf Schritten:

1. Erstellen Sie mit Ihrer Rechnungssoftware automatisch eine Rechnung auf Basis der Bestellung. (Durch die Automatisierung dieses Schritts sparen Sie erheblich Zeit.)
2. Richten Sie die Software so ein, dass sie nutzungsbasierte Produkte automatisch erfasst und den fälligen Betrag anhand der Preisstruktur berechnet. (So vermeiden Sie fehleranfällige manuelle Prozesse und sorgen für einen reibungslosen und präzisen Ablauf.)
3. Passen Sie die Rechnung an die Präferenzen Ihrer Kund:innen an.
4. Prüfen Sie die Rechnung mit der Software auf Ausnahmen. (Lassen Sie alle zur Prüfung markierten Rechnungen von einer Person gegenlesen.)
5. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung den Kund:innen zeitnah und entsprechend ihren Präferenzen zugestellt wird.

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Die Verwaltung von Ausgangsrechnungen klingt nach einer einfachen Aufgabe. Wird sie jedoch nicht effizient gehandhabt, kann die Rechnungsstellung für Käufer:innen schnell zum Ärgernis werden.

Bewährte Vorgehensweisen im Überblick:

• Vernetzen Sie das Revenue Management mit Ihrem CRM. Ihre Rechnungsdaten und CRM-Daten überschneiden sich in der Regel. Wer zwei separate Systeme nutzt, erzeugt unnötigen Mehraufwand und erhöht das Fehlerrisiko. Durch die Integration von Rechnungsstellung und CRM lassen sich präzise Rechnungen automatisch erstellen und direkt an Kund:innen versenden.
• Versenden Sie Ausgangsrechnungen zeitnah. Kund:innen erwarten einen regelmäßigen Rechnungseingang. Müssen sie eine Rechnung erst einfordern, entsteht unnötige Reibung im Prozess. Gleichzeitig bedeutet eine verspätete Rechnung, dass Ihrer Organisation die Zahlung nicht zum erwarteten Zeitpunkt vorliegt, was zu Problemen im Revenue Management führen kann.
• Versenden Sie Rechnungen digital. Da Papierrechnungen kostspielig und zeitaufwendig sind, setzen viele Unternehmen heute auf digitale Rechnungen. Wer noch auf dem Postweg abrechnet, riskiert, als veraltet wahrgenommen zu werden. Digitale Rechnungen ermöglichen zudem eine durchgehende Automatisierung, von der Erstellung über die Prüfung bis hin zum Versand.
• Stellen Sie die Richtigkeit aller Daten sicher. Pünktliche Rechnungen sind wichtig, korrekte Rechnungen sind es noch mehr. Fehlerhafte Rechnungen können bei Kund:innen Zweifel an Ihrem Unternehmen wecken. Wenn Sie sich bei einer Rechnung nicht sicher sind, sollten Sie sie erst versenden, wenn alle Angaben überprüft wurden. Verlängern Sie in diesem Fall die Zahlungsfrist und informieren Sie Kund:innen klar über diese Änderung.
• Prüfen Sie Rechnungen auf Ausnahmen. Das Ziel des Prüfprozesses ist eine möglichst vollständige Automatisierung, bei der Ihre Rechnungssoftware den Großteil der Prüfung übernimmt. Das Tool erkennt Ausnahmen, etwa Einkaufspreise, die einen definierten Schwellenwert überschreiten, und markiert solche Rechnungen zur manuellen Überprüfung.
• Nutzen Sie automatisierte Erinnerungen für das Zahlungstracking. Mit einem geeigneten Rechnungssystem behalten Sie jederzeit den Überblick, wer bereits gezahlt hat und wessen Rechnung noch offen ist. Indem das System unbezahlte Rechnungen markiert, kann sich Ihr Team gezielt an diese Kund:innen wenden. So lässt sich die Zahlungsdauer verkürzen und zugleich können mögliche Zustellfehler schnell erkannt werden.

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Eine klare und präzise Ausgangsrechnung erleichtert den Zahlungsprozess und reduziert Rückfragen von Kund:innen zu Rechnungen. Mit einer Software für die Rechnungsstellung kann Ihr Team den Prozess genau und effizient gestalten und dabei viele Bereiche der Rechnung individuell auf die Präferenzen der Kund:innen abstimmen.

Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess gezielt auf die eigenen Anforderungen und die ihrer Kund:innen ausrichten, können gleichzeitig ihr Revenue Lifecycle Management verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.

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