Was ist der Order-to-Cash-Prozess? Das Wichtigste im Überblick

Der Order-to-Cash-Prozess (O2C) ist ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg und prägt maßgeblich die Beziehung eines Unternehmens zu seinen Kund:innen. Viele Unternehmen konzentrieren den Großteil ihrer Ressourcen auf die Phase bis zur Bestellung. Dabei kann die Optimierung des O2C-Prozesses erhebliche Vorteile bringen, die sich im gesamten Unternehmen positiv auswirken.

Die gute Nachricht: Die verschiedenen Funktionen im O2C-Prozess lassen sich durch eine integrierte Softwarelösung wie CPQ Software deutlich verbessern. Sie können Ihren O2C-Prozess von Anfang bis Ende optimieren, um Ihre Kund:innen schneller und effektiver zu bedienen, Fehler und Verzögerungen zu minimieren und sicherzustellen, dass Leistungsdaten im Unternehmen bestmöglich genutzt werden.

Was ist der Order-to-Cash-Prozess?
Der O2C-Prozess wird von allen Bereichen Ihres Unternehmens beeinflusst
Technologien unterstützen den Prozess auf jeder Ebene

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Order-to-Cash bezeichnet das gesamte Auftragsabwicklungssystem eines Unternehmens. Der Prozess beginnt in dem Moment, in dem Kund:innen eine Bestellung aufgeben. Alles, was davor liegt, gehört zu den Bereichen Branding, Marketing oder Vertrieb. Wichtig ist dabei: Diese Funktionen hören nicht schlagartig auf, wenn eine Bestellung eingeht, aber ihre Kerntätigkeiten sind in der Phase der Kundenbeziehung angesiedelt, die vor dem Beginn des O2C-Zyklus liegt.

Manche gehen davon aus, dass der O2C-Prozess abgeschlossen ist, sobald die Bestellung eingegangen und bezahlt wurde. Doch es gibt weitere wichtige Schritte, die danach folgen. Die im gesamten Order-to-Cash-Zyklus erfassten Aktivitätsdaten müssen ausgewertet werden, damit das Management Optimierungspotenziale erkennen und nutzen kann.

Unternehmen sollten den Order-to-Cash-Zyklus aus verschiedenen Gründen optimieren. Zum einen wirken sich O2C-Aktivitäten auf die gesamte Organisation aus, darunter Supply-Chain-Management, Bestandsmanagement und Personalplanung. Engpässe in einem Bereich können Probleme in völlig anderen Abteilungen verursachen.

Hinzu kommt: Die Rechnungsstellung und das Debitorenmanagement im Rahmen des O2C-Prozesses bestimmen die Zahlungseingänge des Unternehmens. Verzögerungen beim Zahlungseinzug können die Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnungen, potenzielle Akquisitionen und andere liquiditätsbezogene Bereiche beeinträchtigen.

Und schließlich zeigt ein zuverlässiger und konsistenter O2C-Prozess, dass Ihr Unternehmen wirklich alle Bereiche im Griff hat. Um ihn erfolgreich zu managen, müssen Sie in jeder Unternehmensfunktion überzeugen, von Vertrieb und Produktion über Technologie-Management, Auftragsabwicklung und Versand bis hin zur Buchhaltung.

Technologie spielt in jedem Schritt des Order-to-Cash-Prozesses eine entscheidende Rolle. Es gibt keine einzige Maßnahme im folgenden Abschnitt, die sich nicht durch den Einsatz innovativer Technologie und vernetzter Systeme verbessern ließe.

Für ein optimales Management des O2C-Prozesses benötigen viele verschiedene Beteiligte jederzeit Zugang zu genauen Echtzeitdaten. Neben vernetzten Daten sollten geeignete Tools wie Automatisierung, digitale Rechnungsstellung und digitales Versandmanagement eingesetzt werden. Letztlich erfordern optimale Ergebnisse im O2C-Prozess eine Kombination aus Technologie, Prozessmanagement und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit.

Im Folgenden sind die acht wichtigsten Schritte des Order-to-Cash-Prozesses aufgeführt.

Der erste Schritt des O2C-Prozesses ist das Auftragsmanagement. Er beginnt, sobald Kund:innen eine Bestellung aufgeben. Ob über eine E-Commerce-Plattform auf Ihrer Website, per E-Mail an den Vertrieb oder durch die persönliche Benachrichtigung von Vertriebsmitarbeiter:innen – Sie sind für das Auftragsmanagement verantwortlich, sobald der Kauf bestätigt ist.

Ihr Auftragsmanagement-System muss automatisiert sein, und sofortige Benachrichtigungen sollten eine Reihe von Maßnahmen in anderen Abteilungen anstoßen, damit alle Beteiligten den Auftrag im Blick behalten. Eine Studie von IBM ergab, dass Unternehmen, die erstklassige O2C-Verfahren eingeführt hatten, beim Auftragsmanagement 81 % effektiver waren als Unternehmen, die dies nicht getan hatten. Sorgen Sie dafür, dass neue Aufträge ordnungsgemäß erfasst werden, und informieren Sie alle relevanten Beteiligten umgehend, um eine genaue und pünktliche Auftragsabwicklung sicherzustellen.

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Sorgfältiges Kreditmanagement zu Beginn des O2C-Prozesses minimiert Probleme, die am Ende des Prozesses auftreten können. Wo Kredit in Frage kommt, sollte jede Erstbestellung automatisch einen Kreditgenehmigungsprozess durchlaufen. Unkomplizierte Genehmigungen oder Ablehnungen kann eine automatisierte Software übernehmen; bei Fällen, die eine genauere Prüfung erfordern, werden die zuständigen Mitarbeiter:innen im Finanzbereich benachrichtigt.

Das Auftragsmanagement-System sollte Bestandskund:innen mit bestehender Kreditgenehmigung direkt zur Auftragsabwicklung weiterleiten. Bestandskund:innen, deren Kreditantrag bei einer früheren Bestellung abgelehnt wurde oder die erstmals einen Kredit beantragen, sollten dagegen wie Neukund:innen behandelt werden. Automatisiertes Kreditmanagement vereinfacht die Debitorenbuchhaltung, und strategische Kreditrichtlinien stellen sicher, dass Sie Kredite nur an geeignete Kund:innen vergeben.

Automatisierte Lagerverwaltungssoftware ist ein wichtiger Bestandteil des Fulfillment-Prozesses. Die Lagerbestände sollten auf der Vertriebsseite in Echtzeit aktualisiert werden, um zu vermeiden, dass Bestellungen angenommen werden, die nicht erfüllt werden können. Falls eine nicht vorrätige Bestellung doch ins Fulfillment gelangt, muss sie sofort markiert werden. Anschließend müssen die betroffenen Kund:innen informiert und die Bestellung storniert werden, was dazu beitragen kann, Abrechnungsprobleme zu vermeiden.

Bestellungen, die zur Erfüllung weitergeleitet werden, sollten in einem standardisierten digitalen Format vorliegen, damit alle, die eine Bestellung bearbeiten, sämtliche relevanten Details klar nachvollziehen können. Papierbestellungen sowie veraltete Softwareprogramme, die keine Bestelldaten austauschen, führen zu Ungenauigkeiten, kostspieligen Rückfragen und Engpässen.

Der Erfolg des Bestellversands hängt von der Produktlogistik ab. Deshalb muss der Versandbereich des O2C-Prozesses regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass er hohen Leistungsstandards entspricht.

Daten aus den Bereichen Bestell- und Fulfillment-Management müssen dem Versandteam sofort zur Verfügung stehen, damit Sendungen anhand der Abholzeiten der Spediteure geplant und Bestellungen pünktlich an Kund:innen geliefert werden können.

Wie bei allem, was mit Kreditmanagement und Debitorenbuchhaltung zusammenhängt, können Verzögerungen und Fehler bei der Rechnungsstellung schnell eskalieren und zu Liquiditätsproblemen führen, die das gesamte Unternehmen beeinträchtigen. Wenn korrekte Rechnungen zuverlässig und pünktlich verschickt werden, kann die Finanzabteilung Geldeingänge effektiv prognostizieren und Ausgaben entsprechend planen.

Das Rechnungssystem muss korrekte Informationen von den Mitarbeiter:innen erhalten, die operative Aufgaben verantworten. Datenpunkte wie Bestelldetails, Kosten, Kreditkonditionen, Bestelldatum und Versanddatum müssen im Rechnungssystem erfasst werden, damit Rechnungen automatisch mit den richtigen Informationen erstellt und ohne Verzögerung verschickt werden können.

Automatisierte Buchhaltungssysteme sollten ausstehende Rechnungen zu festgelegten Zeitpunkten vor Fälligkeit markieren. Die Mitarbeiter:innen in der Debitorenbuchhaltung sollten diese Rechnungen prüfen, um offensichtliche Fehler zu identifizieren, die zu Zahlungsverzögerungen führen könnten. Unbezahlte Rechnungen mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen könnten beispielsweise nach zwei Wochen markiert werden, wodurch automatisch eine Zahlungserinnerung ausgelöst und eine Rechnungsprüfung angestoßen wird.

Werden Fehler entdeckt, müssen die Fachkräfte in der Debitorenbuchhaltung die Daten aus dem Bestellsystem schnell prüfen, die Ursache des Informationsfehlers ermitteln und umgehend eine korrigierte Rechnung versenden können.

Der wirksamste Schutz gegen einen Rückstau beim Zahlungseinzug ist, dass Mitarbeiter:innen eingegangene Zahlungen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erfassen. Probleme entstehen, wenn von Kund:innen geleistete Zahlungen nicht im Bestellsystem verarbeitet wurden und Konten weiterhin als unbezahlt angezeigt werden. Das kann zu Irritationen führen, wenn Kund:innen zur Zahlung aufgefordert werden, obwohl diese bereits geleistet wurde. Außerdem können dadurch ungenaue Liquiditätsschätzungen entstehen, was dazu führen kann, dass Finanzteams höhere Liquiditätsdefizite prognostizieren, als tatsächlich zu erwarten sind.

Wird eine Rechnung offiziell überfällig, muss das Kundenkonto markiert und der Kredit ausgesetzt werden. Wenn Kund:innen versuchen, eine weitere Bestellung aufzugeben, sollte das automatisierte System sie darauf hinweisen, dass die ausstehende Zahlung beglichen werden muss, bevor der nächste Kauf abgeschlossen werden kann. Die Mitarbeiter:innen in der Debitorenbuchhaltung sollten umgehend Kontakt mit Kund:innen aufnehmen, bei denen Rechnungen überfällig sind, und ihnen die weiteren Schritte im Mahnverfahren sowie mögliche Konsequenzen erläutern. Verantwortliche in Buchhaltung und Finanzen müssen außerdem alle überfälligen Konten regelmäßig prüfen, um ihre Prognose für uneinbringliche Forderungen aktuell zu halten und die nächsten Schritte festzulegen.

Vernetzte Softwarelösungen können Leistungsdaten über alle Phasen des Order-to-Cash-Prozesses hinweg erfassen. Durch die Beobachtung und Analyse dieser Daten können Führungskräfte erkennen, wie sich der gesamte O2C-Prozess auf alle anderen Bereiche des Unternehmens auswirkt – darunter die Kundenbeziehungen, die Länge des Vertriebszyklus sowie Onboarding- und Kundenservicefunktionen.

Das Management kann diese Datenpunkte auch nutzen, um festzustellen, ob Verlangsamungen in einem Bereich andere O2C-Prozesse negativ beeinflussen. Da die einzelnen Bereiche des O2C-Prozesses stark voneinander abhängig sind, können selbst kleine Ineffizienzen in einer Funktion einen Dominoeffekt auslösen und an anderer Stelle zu kostspieligen Problemen führen.

Eine erfolgreiche Steuerung und Optimierung des Order-to-Cash-Zyklus hilft Unternehmen, ihren Kund:innen effizient Mehrwert zu bieten und zeitnah für ihre Leistungen bezahlt zu werden. Technologie kann Unternehmen ebenfalls dabei unterstützen, ihre Order-to-Cash-Prozesse zu verbessern. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, sodass sich Mitarbeiter:innen auf ihre wichtigste Aufgabe konzentrieren können: das Kundenerlebnis zu verbessern.