Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) erklärt

Vertriebsmitarbeitende benötigen Zugriff auf verschiedene Apps, um ihre Arbeit gut erledigen zu können – von Plattformen mit aktuellen Lead-Informationen und Echtzeit-Bestandsdaten bis hin zu Programmen für das Finanzreporting und das Vertragsmanagement.

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) führt die verschiedenen Tools eines Unternehmens zusammen, sodass der Vertrieb und andere Abteilungen Daten gemeinsam nutzen können. Wenn Prozesse dank ERP-Software oder ähnlicher Lösungen koordiniert werden, können Vertriebsmitarbeitende den Quote-to-Cash-Prozess beschleunigen, Umsätze präziser prognostizieren und reibungsloser mit anderen Teams zusammenarbeiten.

Erfahren Sie mehr darüber, was Enterprise Resource Planning ist, warum es wichtig ist und welche Alternativen Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen besser zu verstehen.

ERP-Software bildet zentrale Geschäftsprozesse in einem vernetzten System ab und unterstützt Teams dabei, effizienter zu arbeiten und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Sie bündelt Funktionen aus den Bereichen Finanzen, Produktion, HR, Vertrieb, Einkauf und Supply Chain und gibt Entscheidungsträger:innen Zugang zu umfassenden Echtzeit-Daten.

Ein ERP-System vereint Software, Daten und Workflows und macht sie über eine einheitliche Oberfläche zugänglich. Außerdem erleichtert es die gemeinsame Nutzung von Daten und sorgt für eine konsistente Kommunikation zwischen den Abteilungen. Wenn Unternehmen beispielsweise ein CRM wie Salesforce in ihre ERP-Lösung integrieren, vernetzen sie Vertrieb, Marketing und Kundenservice mit operativen Prozessen, Finanzen, IT und HR.

ERP-Systeme integrieren Daten und Prozesse aus verschiedenen Unternehmensbereichen, zum Beispiel HR, Buchhaltung, Einkauf und Produktion. So kann jede Anwendung auf dieselben Informationen zugreifen, was eine einheitliche Sicht auf alle Geschäftsaktivitäten schafft. Das ERP-System speichert nicht nur Daten, sondern automatisiert auch Aufgaben und den Informationsaustausch zwischen Anwendungen, um Prozesse zu optimieren und das Reporting zu verbessern.

CRM-Systeme (Customer Relationship Management) sind stärker spezialisiert und konzentrieren sich auf die Anforderungen von Vertriebsteams – von den ersten Kontaktpunkten in Vertrieb und Marketing bis hin zu Kundenservice und Kundenbindung. ERP-Systeme hingegen können alle Aspekte des Geschäftsbetriebs abdecken, legen ihren Schwerpunkt jedoch häufig stärker auf das Rechnungswesen und bieten weniger Funktionen für Vertriebsteams.

• CRM-Systeme verfolgen Sales-Pipelines und das Kundenengagement über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg, verwalten Kundeninteraktionen und verbessern den direkten Kundenservice. Sie lassen sich in ERP-Software integrieren, was besonders sinnvoll ist, wenn die ERP-Software nur eingeschränkte Funktionen für Vertrieb und Kundenverwaltung bietet.
• ERP-Systeme umfassen mehrere Geschäftsbereiche und können auch Backend-Prozesse rund um Beschaffung, HR, Rechnungswesen und Finanzen, Lager- und Lieferkettenmanagement und vieles mehr abdecken.

ERP gibt Unternehmensverantwortlichen die Möglichkeit, ihre Ressourcen optimal einzusetzen – von finanziellen Mitteln bis zur Personalplanung –, damit sie effizient arbeiten und wettbewerbsfähig bleiben. Gleichzeitig unterstützt ERP Mitarbeitende im operativen Tagesgeschäft dabei, Prozesse im gesamten Unternehmen effizienter zu steuern. So schafft ein intelligentes ERP-System beispielsweise mehr Freiraum für Vertriebsmitarbeitende, um stabile Kundenbeziehungen aufzubauen und Berichte auszuwerten.

Manche gehen davon aus, dass ERP nur für größere Unternehmen relevant ist, aber das stimmt nicht. Kleine Unternehmen müssen oft mehr mit weniger Ressourcen erreichen, weshalb ERP für sie genauso unverzichtbar ist, vor allem wenn sie durch die Automatisierung von Routineaufgaben Zeit und Aufwand sparen können. Kleine Unternehmen können ERP-Lösungen mit No-Code-Oberflächen nutzen, die einfache, bedarfsorientierte Anpassungen ermöglichen.

Ein ERP-System ist wertvoll, weil es zentrale Geschäftsfunktionen auf einer einzigen Plattform vernetzt. Das hilft Unternehmen, reibungsloser und strategischer zu arbeiten: durch bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, abteilungsübergreifenden Datenaustausch für eine einheitliche Datengrundlage und Echtzeit-Einblicke für fundiertere Entscheidungen. ERP-Systeme können außerdem durch Prozessautomatisierung die Effizienz steigern und Kosten senken. Durch die Integration von Drittanbieter-Software lassen sich zudem Vertrieb, Service, Marketing, Commerce und IT auf einer Plattform zusammenführen und die Skalierbarkeit des Unternehmens verbessern.

ERP-Systeme lassen sich auf verschiedene Arten einrichten, damit Unternehmen ihre technischen Anforderungen, ihr Budget und ihre Ziele optimal erfüllen können. Hier sind die drei wichtigsten Typen und ihre jeweiligen Vorteile:

On-Premises-ERP-Systeme geben Unternehmen die volle Kontrolle über die Software und die vollständige Verantwortung für deren Sicherheit. Da die Software auf unternehmenseigenen Servern bereitgestellt und genutzt wird, sind dedizierte IT-Ressourcen vor Ort für Wartung und Support erforderlich. Dies schränkt den Zugriff jedoch auf einen festen Standort ein, was den Einsatz für Mitarbeitende im Außendienst erschwert oder unmöglich macht.

Dieser ERP-Typ basiert auf dem Software-as-a-Service-Modell (SaaS) und ermöglicht allen Personen mit Login und Internetzugang die Nutzung. In der Regel handelt es sich um ein Abonnement, das Daten-Hosting, Schulungen, flexible Anpassungen, Software-Updates und bei Bedarf Support umfasst.

Diese auch als Two-Tier-ERP bekannten Systeme kombinieren cloudbasierte und On-Premises-ERP-Lösungen. Unternehmen, die dieses Modell wählen, betreiben ausgewählte Anwendungen und deren Daten in der Cloud, während andere nur über einen lokalen Server zugänglich sind.

Die Suche nach dem richtigen ERP-System und dessen Bewertung kann schnell unübersichtlich werden. Einfacher wird es, wenn Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftszielen beginnen. Vergleichen Sie verschiedene ERP-Tools anhand einheitlicher Kriterien, um herauszufinden, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Hier sind einige der wichtigsten Faktoren, die Sie bei verschiedenen ERP-Tools vergleichen sollten:

Überlegen Sie, wer am häufigsten auf die verschiedenen Funktionen Ihres ERP-Systems zugreift und wo sich diese Personen befinden. Wenn alle im Büro arbeiten, ist eine Vor-Ort-Lösung möglicherweise die beste Wahl. Wenn die meisten Mitarbeitenden remote oder im Außendienst tätig sind, ist ein cloudbasiertes ERP-System wahrscheinlich die bessere Option. Wägen Sie bei Ihrer Entscheidung ab, wie viel Kontrolle Sie benötigen und ob Sie die Ressourcen haben, Ihr ERP-System selbst zu betreiben und zu pflegen.

Moderne ERP-Software sollte eine integrierte Form von künstlicher Intelligenz mitbringen. Vergleichen Sie, wo und wie die KI in den jeweiligen ERP-Systemen eingesetzt wird. Prüfen Sie anschließend, ob und wie sie in Prozessautomatisierung, Datenanalyse, Kundeninteraktionen, Reporting und Prognosen eingebunden ist.

Achten Sie darauf, wie flexibel sich Berichte und Dashboards anpassen lassen. Leistungsstarke KI und flexible Reporting-Optionen liefern Führungskräften und Mitarbeitenden im operativen Tagesgeschäft schnell aussagekräftige Erkenntnisse in Echtzeit und ermöglichen so schnellere und fundiertere Entscheidungen.

Stellen Sie sicher, dass die ERP-Lösungen integrierte Automatisierung bieten, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. Ermitteln Sie, welche Automatisierungsmöglichkeiten für die von Ihren Teams am häufigsten genutzten Prozesse verfügbar sind, und identifizieren Sie, wo die meisten Fehler durch manuelle Eingriffe entstehen. Das kann Auftragsverwaltung, Lagerhaltung, Rechnungsstellung und Terminplanung umfassen.

Spezialmodule oder Integrationen mit Drittanbietersoftware sind unverzichtbar. Sie ermöglichen Skalierbarkeit und individuelle Anpassungen an Ihre Geschäftsanforderungen – von Buchhaltung, HR, Vertrieb und Marketing bis hin zu Lagerhaltung, Supply-Chain-Management, Beschaffung und Einkauf. Manche ERP-Software ermöglicht Anpassungen über No-Code- oder Low-Code-Module, andere setzt auf APIs. Überlegen Sie, welche Option am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Viele Unternehmen profitieren von ERP-Systemen bei der Verwaltung interner Prozesse. Für komplexe Workflows und kundenbezogene Abläufe können jedoch andere Lösungen besser geeignet sein. Eigenständige ERP-Systeme unterstützen häufig keine geschäftskritischen Funktionen wie das Management von Vertriebspipelines, die Förderung von Kundeninteraktionen oder die Erfüllung branchenspezifischer Compliance-Anforderungen.

Um diese Lücken zu schließen, können Unternehmen auf flexible, integrierte Software setzen.

Eine KI-gestützte Plattform wie Sales Cloud hilft Ihnen, ein vernetztes Ökosystem aufzubauen, in dem interne und externe Informationen nahtlos zwischen Ihren Vertriebs-, Marketing-, Umsatz-, Führungs- und Verwaltungsteams fließen. So können Unternehmen agiler arbeiten und auf allen Ebenen fundiertere Entscheidungen treffen.

Achten Sie bei ERP-Alternativen auf Software mit diesen Funktionen:

• Skalierbarkeit: Unternehmenssysteme müssen mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Wählen Sie eine Lösung, mit der Sie klein starten und die sich dank vorgefertigter Integrationen und Add-ons problemlos erweitern lässt.
• Anpassbarkeit: Ein ERP-Tool mit Standardfunktionen kann durchaus seinen Zweck erfüllen. Plattformen, die sich gezielt an Ihre Anforderungen in Vertrieb, Kundenservice, Marketing und Commerce anpassen lassen, liefern jedoch in der Regel bessere Ergebnisse.
• Automatisierung: Ein großer Vorteil vernetzter Systeme ist der reduzierte manuelle Aufwand. Ihr System sollte Aufgaben wie die Datenerfassung und die Auslösung nächster Schritte in einem Workflow automatisch übernehmen können.
• Künstliche Intelligenz: Systeme mit KI-Assistenten helfen Ihnen, große Mengen verstreuter Informationen schnell zu analysieren. Einige nutzen sogar autonome Agents, die eigenständig handeln und im Laufe der Zeit aus Ergebnissen lernen, um Sie immer effizienter zu unterstützen.
• Innovation: Cloud-basierte Plattformen liefern kontinuierliche Updates, sodass Sie neue Funktionen direkt bei der Veröffentlichung nutzen können. Eine starke Community aus Anwender:innen kann Ihnen außerdem dabei helfen, noch mehr aus Ihren Tools herauszuholen.

ERP-Software kann Unternehmen dabei helfen, Zusammenarbeit, Kundenservice und Produktivität zu verbessern, indem sie bereichsübergreifende Systeme und Daten auf einer einzigen Plattform zusammenführt. Traditionelle ERP-Software ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, diesen Bedarf zu decken. KI-gestützte Software wie product.agentforce kann bestehende Lücken schließen und Ihr Unternehmen voranbringen.