Was ist Sales-Force-Automation-Software und warum brauchen Sie sie?

Laut der „State of Sales“-Marktstudie von Salesforce verbringen Vertriebsmitarbeiter:innen in einer durchschnittlichen Arbeitswoche nur 30 % ihrer Zeit mit dem Verkaufen. Die restliche Zeit entfällt auf Aufgaben wie das Priorisieren von Leads, die Dateneingabe und das Erstellen von Angeboten. All diese manuellen Tätigkeiten lassen sich mit einer Sales-Force-Automation-Software deutlich effizienter gestalten.

Erfahren Sie, wie Sales Force Automation Ihr Unternehmen voranbringt und Ihren Vertriebsmitarbeiter:innen mehr Zeit für umsatzrelevante Aktivitäten verschafft.

• Was ist eine Sales-Force-Automation-Software?
• Wie funktioniert Sales Force Automation?
• Vorteile von Sales Force Automation
• Die wichtigsten Funktionen einer Software für Sales Force Automation
• Wie Sie die richtige Sales-Force-Automation-Software auswählen

Sales Force Automation automatisiert die Vertriebsprozesse eines Unternehmens, indem die Software zeitaufwendige Aufgaben wie das Lead-Management, die Umsatzprognose und die Leistungsanalyse übernimmt. Dadurch können Verkäufer:innen viel Zeit und Mühe sparen und Fehler vermeiden.

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Sales Force Automation aktualisiert Daten anhand von Aktivitätstriggern – beispielsweise, wenn Verkäufer:innen ihre Kund:innen anrufen. Die Daten der Software basieren auf einer Customer-Relationship-Management-Plattform (CRM), die alle Daten eines Vertriebsteams zentralisiert.

Eine Sales-Force-Automation-Software nutzt künstliche Intelligenz (KI), um Vertriebsprozesse zu beschleunigen. Prädiktive KI liefert Vertriebsteams wertvolle Vorhersagen darüber, mit welchen Maßnahmen sie ihre Geschäfte in der Vertriebspipeline am besten vorantreiben können. Generative KI erstellt Texte für E-Mails, Angebote und andere Mitteilungen anhand vorhandener Daten.

Sales Force Automation unterstützt Sie unter anderem bei folgenden Aufgaben:

• Leads und Verkaufschancen priorisieren: Die Software nutzt KI, um Kundenprofile zu scannen – einschließlich Daten zu Leads, Kontakten, Accounts und Opportunities. Außerdem erkennt sie Muster, um Leads zu identifizieren, die mit hoher Wahrscheinlichkeit den größten Umsatz bringen oder zum Abschluss eines Deals führen.
• Kunden- und Vertriebsdaten erfassen: Erfassen Sie automatisch Kunden- und Interessentendaten – wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern – aus Tabellen, E-Mails oder Kalendern und synchronisieren Sie sie mit Ihrer CRM-Plattform. Halten Sie die Informationen aktuell, indem Sie Vertriebsinteraktionen wie Anrufe und Meetings mithilfe von KI mit den Kundenprofilen synchronisieren.
• Angebote und Vorschläge erstellen und Genehmigungen einholen: Konfigurieren, bepreisen und erstellen Sie Angebote oder Vorschläge mit vordefinierten Templates in der Sales-Force-Automation-Software und senden Sie die erforderlichen Informationen umgehend an potenzielle Kund:innen. Genehmigungsworkflows mit Triggern und Regeln unterstützen den Geschäftsabschluss.
• Interne Meetings und Schulungen aufzeichnen: Zeichnen Sie erfolgreiche Verkaufsgespräche automatisch auf, erstellen Sie eine Liste mit ausgewählten Gesprächen und teilen Sie sie mit Ihrem Vertriebsteam. So können Sie konkrete Fähigkeiten demonstrieren – etwa den Umgang mit Einwänden oder das Verhandeln von Preisen. Die Mitarbeiter:innen können die Aufzeichnungen jederzeit abrufen.

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Laut der „State of Sales“-Marktstudie von Salesforce ist eine der wichtigsten Strategien für Umsatzwachstum die optimierte Nutzung von Tools und Technologien. Der Hauptvorteil für Vertriebsteams: Sales Force Automation steigert die Effizienz und Produktivität. Teams können sich stärker auf wichtige Vertriebsaktivitäten konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen.

Das sind weitere Vorteile von Sales Force Automation:

• Genauigkeit: Bei der manuellen Dateneingabe machen Menschen häufig Fehler. Durch die Automatisierung von Aufgaben lässt sich die Genauigkeit jedoch verbessern.
• Skalierbarkeit: Die Software wächst mit Ihrem Vertriebsteam und Ihrem Unternehmen mit. Wenn Sie beispielsweise mehr Vertriebsmitarbeiter:innen einstellen, können Sie weitere Softwarelizenzen hinzufügen. Oder Sie könnten auf neue technische Funktionen wie den mobilen Zugriff upgraden.
• Zeitersparnis: Die Informationen in der Sales-Force-Automation-Software sind jederzeit abrufbar und stets aktuell. Das Ergebnis: schnellere Reaktionszeiten auf Anliegen und Fragen von (potenziellen) Kund:innen.
• Abstimmung: Da alle Unternehmensdaten in der Sales-Force-Automation-Software zentralisiert sind, können sich die Teams leichter bei geschäftlichen Entscheidungen abstimmen.

Sales Force Automation kommt vor allem dem Vertriebsteam zugute – doch auch Sales Operations, Marketing und das Management profitieren davon. Denn die Software führt die Daten und Systeme der verschiedenen Teams zusammen. Wenn Manager:innen beispielsweise eine Umsatzprognose in Echtzeit einsehen müssen oder die Marketingabteilung das neueste Kundenangebot benötigt, finden sie alles direkt in der Software.

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Da Sales Force Automation die Daten im gesamten Unternehmen zentralisiert und vernetzt, muss sich die Software in die Systeme, Tools und Prozesse aus Finance, Marketing, Operations und anderen Bereichen integrieren lassen. So können Updates und Änderungen an Daten mühelos synchronisiert werden – unabhängig davon, woher sie im Unternehmen kommen.

Achten Sie bei einer Software für Sales Force Automation auch auf diese Features:

• Sales-Rhythmen: Unterstützen Sie Verkäufer:innen mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Best Practices, damit Leads kontinuierlich durch die Vertriebspipeline fließen. Automatische Trigger informieren Vertriebsmitarbeiter:innen rechtzeitig und halten sie auf Kurs.
• Beziehungsdiagramme und Insights: Entdecken Sie Kundenbeziehungsnetzwerke ganz ohne manuelle Recherche. Finden Sie neue Kontakte, die auf externen Daten oder relevanten Internetquellen basieren und in Ihr CRM übernommen wurden.
• Zusammenfassungen von Verkaufsgesprächen: Halten Sie die wichtigsten Punkte aus Telefonaten fest und erstellen Sie daraus eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse – einschließlich konkreter nächster Schritte.
• Anrufstatistiken: Mittels KI identifizieren Sie wichtige Momente in den Gesprächen Ihrer Vertriebsmitarbeiter:innen und erfahren mehr über Wettbewerber, Einwände von Kund:innen, Einstellungen zur Preisgestaltung und häufig gestellte Fragen. Verwenden Sie eindeutige Schlüsselwörter, damit die KI die Produkte und Funktionen der Konkurrenz identifizieren kann.
• Berichte und Dashboards: Sales Force Automation erfasst und analysiert Vertriebsdaten und erstellt daraus personalisierte Berichte und Dashboards. Mithilfe von Dashboards lassen sich Vertriebspipelines in einer zentralen, einheitlichen Ansicht verwalten und Veränderungen im Zeitverlauf verfolgen.
• Vorgefertigte Templates: Die Software sollte anpassbare Templates für Angebote und Vertriebsprozesse wie Account-Planung und Kundenbriefings umfassen. Das sorgt für Einheitlichkeit und Standardisierung.
• Incentive Compensation Management: Optimieren Sie komplexe Provisionsworkflows und erhöhen Sie die Genauigkeit Ihrer Vergütungspläne durch automatisierte Provisionsberechnungen. Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Lohnabrechnungssystem kompatibel ist.
• Regionsplanung: Berücksichtigen Sie Software, die Mapping-Funktionen für das Gebietsmanagement bietet. So können Sie die Abdeckung durch Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen automatisch bewerten, faire Gebietsaufteilungen sicherstellen und wirtschaftliche Daten einblenden.

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Um die richtige Sales-Force-Automation-Software auszuwählen, sollten Sie zunächst die Ziele Ihres Vertriebsteams festlegen und überlegen, wie Sie sie am besten erreichen können. Erfahrungsgemäß möchten Teams oft verschiedene Systeme miteinander verknüpfen, einen besseren Überblick über die Vertriebsleistung gewinnen oder ihre Erkenntnisse hinsichtlich Prognosen erweitern.

Beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie eine Sales-Force-Automation-Software bewerten:

• Fordern Sie eine Demo an, um zu verstehen, wie die Software funktioniert.
• Testen Sie die Software mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich ist und anpassbare Funktionen bietet.
• Informieren Sie sich über den Rhythmus zukünftiger Updates und Upgrades der Software.
• Erkunden Sie die Schulungsangebote, das Lernportal und die Ressourcen der Software, um das Wissen Ihres Teams kontinuierlich auszubauen.
• Überprüfen Sie, welche Arten von Kundensupport angeboten werden, falls Sie ein Problem oder eine Frage haben.

Wenn Ihr Vertriebsteam beispielsweise mehr E-Mail-Kundenakquise betreiben möchte, sollte sich die Software in Ihre bestehende E-Mail-Plattform integrieren lassen. Suchen Sie nach einer Software, die mithilfe von Opportunity-Management-Insights vielversprechende Profile potenzieller Kund:innen identifiziert, bei denen eine Konversion wahrscheinlich ist. Sie sollte E-Mail-Vorlagen oder generative KI-Funktionen bieten, um personalisierte E-Mails basierend auf Ihren CRM-Daten zu erstellen.

Erwägen Sie eine Software mit einem personalisierten Planungslink, über den potenzielle Kund:innen einen Termin direkt bei Verkäufer:innen buchen können. Verfolgen Sie künftige E-Mails und weitere Interaktionen wie Anrufe oder die Social-Media-Kundenakquise, indem Sie die Aktivitäten im CRM Ihrer Software synchronisieren.

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Mit der richtigen Sales-Force-Automation-Software automatisieren Sie zeitaufwendige Aufgaben und beschleunigen Ihre Vertriebsprozesse. Dadurch können sich Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen voll und ganz auf das konzentrieren, was zählt: mehr Umsatz, Wachstum und Vertriebserfolg.