Daten sammeln, auswerten, Umsatz steigern: Ein Dreisatz, der zum Erfolg führt. Allerdings nicht immer. Das gehört zur Umsatzplanung dazu, kann aber mit der passenden Strategie unter Kontrolle gebracht werden. Kommen in Ihrem Unternehmen die Mitarbeiter mit einer zeitgemäßen CRM-Software in Kontakt, eröffnet das ganz neue Abschluss-Chancen. Die Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine erfordert das richtige Gleichgewicht – dann wird vieles möglich.

Ohne Vergangenheit keine Zukunft – gerade bei der Umsatzplanung im Unternehmensbereich beweist sich dieser Sinnspruch immer wieder aufs Neue. Sales Forecast lautet der wichtige Begriff dahinter und bedeutet ins Deutsche übersetzt schlicht Verkaufsprognose. Sie ist das Herzstück der Zukunftsstrategie. Umsatzsteigerung, Expansion, Verkauf einer Sparte oder Erfolg im Personalmarketing: Vor jeder Aktion müssen die entsprechenden Firmendaten solide und schlüssig ermittelt und aufbereitet werden. Sie sind grundlegend für den Hausgebrauch, zur Vorlage bei Geschäftspartnern und Banken oder zu Repräsentationszwecken. Wie bei allen Aspekten der Buchhaltung gilt ein akribisches Vorgehen als unverzichtbar – so gelingt schrittweise eine souveräne Umsatzplanung.      

Erst analysieren, dann den Umsatz steigern

Zahlen sagen viel aus über den Zustand Ihres Unternehmens. Voraussetzung zur Ermittlung ist eine sachliche und realistische Auswertung der vorhandenen Strukturen. Die Umsatzplanung analysiert vier Bereiche:

  1. Markt

  2. Standort

  3. Konkurrenz

  4. Zielgruppe

Grundlage hierbei sind die Branchenwerte. Diese werden von Berufsverbänden oder den Industrie- und Handelskammern errechnet. Sie geben einen hervorragenden Überblick, wie es um die wirtschaftliche Entwicklung in einer bestimmten Region und in einer bestimmten Branche bestellt ist. Deutschlandweit ermittelt das statistische Bundesamt diese Daten, allerdings eher aus einer übergeordneten Perspektive. Für Unternehmer deutlich interessanter sind die Daten der IHK-Niederlassungen vor Ort. Die dort errechneten Durchschnittswerte schließen viele Faktoren mit ein, auch Wachstumsparameter und branchenspezifische Prognosen. Vor allem der durchschnittliche Umsatz sollte zumindest für kleine und mittelständische Unternehmen als Zielvorgabe dienen. Wer eine Bezugsgröße hat, kann realistisch den Umsatz steigern. Startups geben sie zumindest eine seriöse Orientierungshilfe. Grundsätzlich gilt für alle Branchenkennzahlen: Es handelt sich um Durchschnittswerte. Konkreter wird es erst mit Aufstellung der Best-Practice-Methode.

Best Practice: Eine Methode macht Umsatz

Unter „Best Practices“ versteht man die aussichtsreichsten Vorgehensweisen, um am Markt zu bestehen. Der Erfolg bemisst sich dabei in direkter Abgrenzung zur Konkurrenz. Mithilfe von Benchmarks wird die Einhaltung der Ziele kontrolliert. Bei Planungen allgemein, aber mehr noch bezüglich des zu erwartenden Unternehmensumsatzes, zählen zwei Hauptpunkte:

  • Qualifizierung vom Start weg: Komplexe Strukturen sind unvermeidlich. Sorgen Sie von Beginn an für größtmögliche Transparenz. Halten Sie alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand. Berücksichtigen Sie die bislang erreichten Ziele, die noch ausstehenden und vor allem die genaue interne Zuordnung. Auch nach Wochen oder Monaten sollte jeder Involvierte wissen, wo er im Prozess mit welcher Aufgabe betraut  ist.

  • Sales Forecast klar benennen: Grundlage sind die Begriffe, vor allem deren Abgrenzung untereinander. Vor diesem Hintergrund werden die Qualifikation zukünftiger Projekte und die Wahrscheinlichkeitsberechnung auf eine maximal seriöse Grundlage gestellt. Das führt zu einer Reduzierung auf das Wesentliche: Teilen Sie dem Kunden nur wenige, aber aussagekräftige Informationen mit und klammern Sie allzu spezielle Begriffe aus – Kunden schätzen kompakte Informationen, solange die Zusammenarbeit erfolgreich verläuft. Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen damit Luft.   

Einnahmen und Ausgaben: Klären Sie Ihre Finanzen!

Ohne spitzen Bleistift kein Sales Forecast. Allen Wandlungen bei den Marketing-Begriffen zum Trotz geht es bei der Umsatzplanung nach wie vor um klassische Buchführung: Der Einnahmen- steht die Ausgabenseite gegenüber. Orientieren Sie sich an den üblichen Punkten:

  • Zahlungsziele beachten: Anhand der Durchschnittswerte Ihrer Branche gelingt Ihnen eine seriöse Hochrechnung, wie das Ziel Umsatz steigern in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen ist. Daneben sollten die Zahlungsziele Beachtung genießen. Halten Sie diese nicht nur penibel ein, sondern schaffen Sie rechtzeitig Rücklagen in Form der beiden Ressourcen Zeit und Personal. Durchlaufzeiten können sich schnell verlängern und die angedachte Planung durcheinanderwirbeln.

  • Kosten berechnen: Der Kostenfaktor beinhaltet Material- und Personalkosten. Beim Material kommen je nach Branche zusätzliche Kosten hinzu, etwa die Anlieferung oder die Zwischenbearbeitung. Bei den Aufwendungen für das Personal fallen weitere Posten an: Die Löhne bzw. Gehälter der jeweiligen Mitarbeiter (je nach Position in der Firma unterschiedlich hoch), Urlaubs- und Weihnachtsgeld, das Gehalt des Geschäftsführers und eventuelle Bonuszahlungssysteme. Abschließend machen auch die Lohnnebenkosten (Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und Krankenkasse) eine größere Summe aus.

  • Allgemeine Kosten: Darunter finden sich diverse Posten, die nicht bei den beiden obigen auftauchen. Unter Allgemeine Kosten fallen zum Beispiel die Miete für das Büro oder Ladenlokal, exklusive Betriebskosten, die Aufwendungen für die Öffentlichkeitsarbeit, die Gebühren für Kommunikationsmittel (Internet, Telefon), Versicherungen und Weiterbildungsmaßnahmen der Belegschaft. Planen Sie auch einen nicht näher bestimmten Posten Zusatzkosten ein – früher oder später werden Sie ihn brauchen.    

Software optimiert den Sales Forecast

CRM-Programme bündeln verschiedene Faktoren und entwerfen Szenarien, wohin eine bestimmte Unternehmenspolitik führen kann – die Einbindung einer solchen Software ist ohne Alternative. Sie sorgt für den nötigen Überblick und bietet allen Beteiligten die Chance, über den gleichen Kenntnisstand zu verfügen. Ein Thema mit Zukunft: Softwaregestütztes CRM wird im Zeitalter des Internets der Dinge noch einmal an Bedeutung zulegen. Allerdings bleibt der Kundendialog unverzichtbar. Nutzen Sie eine CRM-Software zur Optimierung der Umsatzplanung. Die Erfahrungswerte der Mitarbeiter, insbesondere deren Einschätzung des Kunden, machen den Unterschied. Planung und Kundenkommunikation gehören zusammen. CRM-Software spielt dabei eine schlagkräftige Rolle:

  • CRM-Software unterstützt Ihre Arbeit, indem sie für Entlastung in der Verwaltung sorgt und dadurch die Prozesse auf einem gleichbleibenden Niveau hält.

  • CRM-Software sammelt Informationen über potenzielle oder tatsächliche Kunden und bietet damit auch langfristig eine wertvolle Archivfunktion.

  • CRM-Software in der Cloud-Lösung erweitert den Spielraum für Ihre Mitarbeiter und sie selbst enorm. Unabhängig von der Größe des Unternehmens verbessert sie die Kundenbeziehung und den Workflow.

Erfolg setzt engagierte Mitarbeiter voraus, eine Software hilft und verbessert. Diese beiden Aspekte geben den Ausschlag: Den Umsatz steigern und gleichzeitig die Chance erhöhen, das einmal erreichte Niveau auf Dauer zu halten. Dabei basiert die Umsatzplanung auf einer seriösen Kalkulation, während der Mitarbeiter nach wie vor der entscheidende Faktor ist. Er benennt den Sales Forecast, er gestaltet den Prozess.

Damit der Kunde kommt und bleibt: Der Aufwand in Sachen CRM ist gigantisch und sollte sich auszahlen. Mit der passenden Software wird Umsatz steigern und Kunden halten zur Erfolgsdisziplin in Ihrem Unternehmen. Bringen und halten Sie Ihren Mitarbeiterstamm auf Medaillenkurs! Steigern Sie Ihre Unabhängigkeit dank souveräner Werkzeuge und starkem Teamgeist.

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