Guia de modelo de CRM (para Excel)

Por Brett Grossfeld, Líder sênior de marketing de produtos, Growth Products da Salesforce

Um modelo de CRM é uma estrutura pré-projetada para gerenciar relacionamentos com clientes e processos de vendas. Para uma pequena empresa, um modelo é uma maneira acessível e econômica de começar a gerenciar o relacionamento com o cliente sem investir em software caro. Normalmente, esses modelos são planilhas (como no Excel ou Planilhas Google) ou um layout básico em uma plataforma de CRM, fornecendo uma estrutura para acompanhar leads, contatos e interações com clientes.

• Um modelo de CRM é uma estrutura de planilha gratuita ou de baixo custo (Excel ou Planilhas Google) que ajuda as pequenas empresas a organizar contatos, acompanhar leads e padronizar seus processos de vendas sem investir em software.
• Um modelo eficaz inclui cinco componentes principais: gerenciamento de contatos, um registro de interações, um pipeline de vendas, tarefas e lembretes e notas.
• Os modelos funcionam bem no início, mas o crescente volume de dados, trabalho manual e relatórios limitados são sinais de que é hora de migrar para um CRM dedicado, como o Starter Suite.

Um modelo de CRM é uma estrutura predefinida que ajuda as empresas a organizar as informações dos clientes, acompanhar oportunidades de vendas e gerenciar relacionamentos de forma consistente. Criados geralmente no Excel ou no Planilhas Google, os modelos de CRM oferecem uma maneira simples de padronizar os dados dos clientes e as atividades de vendas sem criar um sistema do zero.

A maioria dos modelos de CRM inclui:

• Informações de contato e da empresa
• Fonte de leads
• Estágio do pipeline de vendas
• Valor do negócio
• Tarefas de acompanhamento
• Notas e histórico de comunicação

Para startups e pequenas empresas, um modelo de CRM é uma maneira fácil de organizar os relacionamentos com clientes e criar um processo de vendas consistente. À medida que as equipes crescem, muitas migram para um software de CRM para automatizar processos, colaborar e gerar relatórios em tempo real.

O uso de um modelo de CRM oferece vários benefícios importantes para uma empresa:

• Custo-benefício: Muitos modelos de CRM são gratuitos, o que os torna um ponto de partida inteligente antes de você estar pronto para uma solução mais avançada.
• Fácil de usar: Um modelo baseado em planilhas é intuitivo, especialmente se você ou sua equipe já estiver familiarizado com programas como o Excel ou o Planilhas Google.
• Informações centralizadas: Ele fornece um local único e organizado para armazenar todos os dados dos clientes, desde informações de contato até o histórico de comunicação. Isso elimina a necessidade de procurar notas, emails e arquivos físicos dispersos.
• Organização aprimorada: Ele ajuda você a padronizar seu processo de vendas, garantindo que cada lead e cliente sejam tratados de forma consistente e que nada passe despercebido.
• Escalabilidade: Embora um modelo simples seja um ótimo começo, um CRM dedicado para pequenas empresas oferece planos ou modelos gratuitos que podem acompanhar o crescimento da sua empresa à medida que suas necessidades se tornam mais complexas.

Para ser eficaz, um bom modelo de CRM deve incluir as seguintes seções principais:

• Gerenciamento de contatos: Uma lista central de todos os seus contatos, incluindo nomes, empresas, cargos e informações de contato (telefone, email etc.). Ele também deve incluir um campo para anotar sua função, como um "lead", "cliente" ou "parceiro".
• Log de interação: Uma seção para registrar cada interação com um contato. Isso deve incluir a data, um resumo da conversa, as próximas etapas e quem foi responsável pela interação. Isso fornece um histórico completo e garante que todos na sua equipe estejam alinhados.
• Pipeline de vendas: Uma representação visual de onde cada cliente em potencial está no seu processo de vendas. Isso ajuda você a acompanhar as oportunidades, desde o contato inicial até o fechamento do negócio. As etapas comuns incluem "Lead", "Qualificado", "Proposta enviada", "Negociação" e "Ganho/Perdido".
• Tarefas e lembretes: Uma maneira de atribuir e acompanhar tarefas relacionadas a cada contato, como "chamada de acompanhamento" ou "enviar proposta". Esse recurso é essencial para manter sua lista de tarefas em dia e garantir acompanhamentos no momento certo.

Observação: Uma área dedicada a informações adicionais sobre um contato, como suas necessidades específicas, preferências ou detalhes pessoais que podem ajudar você a construir um relacionamento mais sólido.

Embora um modelo de CRM seja um excelente ponto de partida, sua empresa pode chegar a um ponto em que uma simples planilha não seja mais suficiente. Os sinais de que é hora de atualizar incluem:

• Dificuldade em gerenciar um volume crescente de dados: Sua planilha está ficando lenta, difícil de usar e sujeita a erros.
• Necessidade de automação: Você está gastando muito tempo em tarefas manuais repetitivas, como enviar emails de acompanhamento ou atualizar as informações dos clientes.
• Falta de uma visão de 360 graus do cliente: Você precisa integrar dados de vendas, marketing e atendimento ao cliente em uma única visão abrangente.
• Relatórios e análises limitados: Uma planilha só pode fornecer percepções básicas, e você precisa de painéis mais avançados para tomar decisões orientadas por dados.
• Desejo de acesso móvel: Sua equipe precisa acessar as informações dos clientes e atualizar registros em qualquer lugar.

Para pequenas empresas prontas para ir além dos modelos, uma plataforma de CRM dedicada é o próximo passo lógico. O Starter Suite foi projetado especificamente para esse público, oferecendo uma solução completa que integra funcionalidades de vendas, atendimento e marketing.

Veja como o Starter Suite amplia a funcionalidade de um modelo básico:

• CRM pronto para uso: O Starter Suite conecta seus dados de vendas, marketing e atendimento desde o início, para que toda a sua equipe tenha a mesma visão.
• Pontuação de pessoas – saiba para quem vale a pena ligar: As planilhas exigem que alguém decida manualmente com quem fazer o acompanhamento. A pontuação de pessoas no Starter Suite classifica automaticamente cada lead por adequação e engajamento com um clique. Sua equipe deixa de trabalhar em uma lista e passa a trabalhar na lista certa.
• Automação que substitui o trabalho manual: E-mails de acompanhamento, atualizações de status de leads, sequências de campanhas: em uma planilha, alguém precisa se lembrar de fazer tudo isso. A automação integrada do Starter Suite significa que o trabalho acontece sem que ninguém o gerencie. Esse é o resultado de "operar como uma equipe muito maior" que seu público deseja.
• Assistente de IA: As planilhas não conseguem capturar o que realmente foi dito em uma chamada de vendas. O assistente de IA do Starter Suite pode transcrever chamadas e destacar os principais momentos, como objeções, compromissos de acompanhamento e menções à concorrência, diretamente no registro do negócio. Para empresas em que um representante gerencia todo o relacionamento, isso evita a perda de contexto.
• Painéis predefinidos que informam o que fazer em seguida: Os relatórios predefinidos do Starter Suite mostram o valor do pipeline, o desempenho das campanhas e o volume de casos em tempo real, para que as decisões sejam baseadas em dados, não em instinto. Para um proprietário de empresa que também é gerente de vendas e líder de atendimento, isso elimina horas de criação manual de planilhas todas as semanas.

Embora um modelo seja uma ótima maneira de começar, uma solução como o Starter Suite oferece os recursos e a escalabilidade necessários para apoiar uma empresa em crescimento e estabelecer a base para o sucesso a longo prazo.