Minería de procesos: guía completa

Cada vez que alguien hace clic en un botón en un sistema empresarial, actualiza un registro, envía un formulario o cambia un estado, esa acción se registra. En el transcurso de un día, esos registros capturan cómo se va moviendo realmente el trabajo en la organización.

La minería de procesos analiza ese rastro que deja la actividad. Le muestra cómo funcionan realmente sus procesos leyendo las huellas digitales que se han dejado en sus sistemas. Y, una vez que tenga ese nivel de visibilidad, podrá mejorar sus flujos de trabajo en función de pruebas reales. En esta guía descubrirá cómo la minería de procesos afecta a organizaciones como la suya para mejorar sus procesos empresariales.

• La minería de procesos utiliza datos de registro de eventos para visualizar y analizar cómo se ejecutan realmente los procesos empresariales.
• A diferencia del mapeo de procesos tradicional, la minería de procesos muestra rutas de ejecución reales basadas en la actividad del sistema.
• Los tres tipos principales de minería de procesos son el descubrimiento, la conformidad y la mejora, cada uno centrado en comprender y mejorar el rendimiento de los procesos.
• El software de minería de procesos ayuda a las organizaciones a detectar cuellos de botella, brechas de cumplimiento normativo, repetición de trabajos e ineficiencias operativas.
• Las herramientas modernas de minería de procesos se integran con plataformas de análisis, sistemas de automatización y aplicaciones empresariales para permitir la mejora continua.
• Salesforce apoya la minería de procesos escalable a través de datos unificados, unificando visibilidad operativa y automatización sobre una base conectada.

La minería de procesos es un método de análisis basado en datos que utiliza registros de eventos de sistemas empresariales para reconstruir y evaluar cómo se ejecutan realmente los procesos empresariales. En pocas palabras, es una forma de utilizar los datos del sistema para saber cómo se desarrolla realmente el trabajo en su organización.

Los registros de eventos contienen registros estructurados, como ID de casos, nombres de actividades, marcas de tiempo y acciones de usuario o del sistema. El software de minería de procesos analiza esos registros para mapear la secuencia de pasos que sigue cada transacción. De esta forma obtendrá una representación visual del flujo real del proceso en los distintos sistemas y equipos.

Dado que el modelo se crea a partir de datos del sistema transaccional, refleja el verdadero proceso "tal cual", con las variaciones, los retrasos y las desviaciones respecto a los flujos de trabajo esperados. Eso hace que la minería de procesos sea diferente de la documentación tradicional o de los ejercicios de mapeo, que se basan en la información aportada por personas en lugar de en las pruebas del sistema.

La minería de procesos comienza con los datos existentes en sus sistemas empresariales. Cada transacción deja una pista estructurada. El software organiza los datos y encuentra patrones casi imposibles de detectar manualmente. A diferencia de los análisis tradicionales, que normalmente agregan datos en informes o paneles, la minería de procesos reconstruye la secuencia completa de eventos para mostrar cómo se desarrolla realmente el trabajo de principio a fin.

Los registros de eventos son la base de la minería de procesos. Cada registro suele contener un ID de caso que agrupa las actividades relacionadas, una marca de tiempo que registra cuándo se ha producido cada acción y una descripción de la propia actividad. Cuando el software de minería de procesos analiza estos registros, ordena los eventos cronológicamente y los conecta en rutas de proceso completas. Ofrece una visibilidad objetiva y a nivel del sistema de los procesos en miles o millones de casos.

Una vez estructurados los datos, las herramientas de minería de procesos generan un mapa visual del proceso basado en datos de ejecución reales.

Ese mapa le permite ver:

• La ruta más habitual que sigue un caso de principio a fin.
• Dónde se agregan pasos adicionales.
• La frecuencia con la que hay que repetir trabajos.
• Qué pasos provocan retrasos sistemáticos.
• En qué punto se desvía el proceso real del flujo de trabajo previsto.

También se puede comparar el proceso grabado con un modelo predefinido. Eso facilita la detección de infracciones de cumplimiento normativo, lagunas de políticas o soluciones no oficiales que se han convertido en habituales.

El mapeo de procesos tradicional suele ser un ejercicio manual. Los equipos se reúnen en talleres, describen cómo se supone que debe desarrollarse un flujo de trabajo y documentan los pasos acordados en un diagrama. Ese enfoque tiene utilidad, pero se trata más de la perspectiva que de una evidencia física.

La minería de procesos da un vuelco a este proceso y comienza con los datos antes de intentar mejorar el proceso. En lugar de preguntarse cómo debe desarrollarse el trabajo, analiza cómo ha avanzado realmente cada transacción en sus sistemas.

Por un lado, el mapeo de procesos tradicional:

• Se basa en entrevistas y documentación.
• Captura el flujo de trabajo previsto.
• Por lo general, se hace en un momento puntual.

Por su parte, la minería de procesos:

• Se basa en datos del sistema transaccional.
• Refleja la ruta de ejecución real.
• Se puede supervisar de forma continua a medida que se incorporen nuevos datos.

Cuando puede ver la ruta de ejecución real, determinados problemas se vuelven obvios, como los cuellos de botella ocultos o los riesgos de cumplimiento. Es posible que descubra que las aprobaciones habitualmente van rebotando de un equipo a otro antes de la aprobación final. Tal vez observe cómo los casos de servicio vuelven a abrirse con más frecuencia de lo esperado. Es posible que los pasos diseñados para que se produzcan una vez se realicen varias veces. Sea cual sea el caso, puede obtener una referencia clara gracias a la minería de procesos y realizar actualizaciones basadas en los datos físicos.

Una vez que los datos de registro de eventos están conectados y mapeados, las organizaciones utilizan la minería de procesos de tres maneras distintas. Cada uno tiene un propósito operativo distinto.

El descubrimiento de procesos crea un modelo directamente a partir de los registros de eventos sin depender de un flujo de trabajo predefinido.

A menudo es aquí donde comienzan las organizaciones, donde puede encontrar la ruta dominante, las rutas alternativas y la variación existente en sus sistemas.

El descubrimiento resulta útil cuando:

• Crea que el proceso documentado ya no refleja la realidad.
• Se esté preparando para la automatización y necesite entender los patrones de ejecución.
• Desee un punto de partida fáctico antes de rediseñar los flujos de trabajo.

Responde a una pregunta sencilla: ¿Qué está sucediendo en este momento?

La comprobación de conformidad compara la ejecución real con un modelo esperado.

En esta ocasión, ya tiene un proceso definido, tal vez vinculado a reglas de cumplimiento normativo, políticas internas o requisitos normativos. La minería de procesos evalúa con qué exactitud se ajusta la actividad real a ese modelo y señala las desviaciones.

Esto es particularmente relevante en entornos regulados. En lugar de auditar pequeñas muestras manualmente, puede evaluar poblaciones completas de transacciones e identificar dónde se omitieron políticas, pasos omitidos o aprobaciones concedidas de forma improcedente.

Responde a otra pregunta: ¿Estamos trabajando de la manera en que se supone que debemos?

La mejora de los procesos se basa en el descubrimiento y la conformidad al agregar análisis de rendimiento.

Una vez que sabe cómo se ejecuta un proceso y dónde se desvía, la mejora de los procesos se centra en su optimización. Conecta los datos de ejecución con mediciones como el tiempo del ciclo, el tiempo de espera, la utilización de recursos y las señales de coste. A partir de ahí, las organizaciones pueden priorizar los cambios que tengan un efecto cuantificable. La mejora a menudo contribuye directamente a las iniciativas de automatización, en las que usted y su equipo automatizan patrones de ejecución validados y se centran en áreas con muchos problemas.

Responde a la pregunta con visión de futuro: ¿Dónde podemos mejorar y qué será lo que marque la principal diferencia?

La minería de procesos pasa a tener utilidad cuando va más allá de la visibilidad y comienza a influir en las decisiones.

La minería de procesos permite ver dónde se invierte realmente el tiempo. Un gerente puede saber que las aprobaciones son lentas, pero no percatarse de que un paso específico agrega dos días adicionales a casi todas las transacciones. La minería de procesos hace que eso sea visible.

Puede identificar pasos de aprobación que superen sistemáticamente los objetivos. Puede detectar patrones de repetición de trabajo que añadan días a un ciclo. Puede cuantificar la frecuencia con la que el trabajo permanece parado entre transferencias. Además, no tiene que depender de compañeros de equipo para identificar retrasos porque sus datos ya se lo indican. De esa manera, los esfuerzos de mejora pasan de basarse en la opinión a hacerlo en pruebas.

En los sectores industriales regulados, las pequeñas desviaciones provocan grandes riesgos.

Con la minería de procesos, puede evaluar poblaciones completas de transacciones en lugar de pequeñas muestras de auditoría. Si se omiten, vuelven a ordenar o se gestionan los pasos necesarios de una política externa, los datos lo muestran. Esto es particularmente útil en finanzas, atención sanitaria y en otros entornos regulados, donde pequeñas desviaciones pueden tener consecuencias enormes.

Incluso si evalúa y optimiza sus procesos una vez, esos procesos no se quedan fijos. Acabará encontrándose con cambios de volumen o cambios en la estructura de su equipo.

La minería de procesos permite a las organizaciones supervisar el rendimiento a lo largo del tiempo en lugar de ejecutar un único análisis y seguir adelante. Cuando se implementan mejoras, los datos muestran si han funcionado. Cuando se introduce la automatización, puede medir su efecto real en el tiempo y la variación del ciclo.

Ahí es donde se conecta con iniciativas más amplias como la automatización de procesos. La minería destaca en qué lugares tendrá más impacto la automatización en lugar de dar palos de ciego.

La minería de procesos se sitúa junto a la inteligencia empresarial, la automatización robótica de procesos y la automatización de flujos de trabajo, pero desempeña una función diferente.

La inteligencia empresarial se centra en los resultados. Los paneles muestran los ingresos, el volumen de casos, el margen o el tiempo de resolución. Le indican lo que ha sucedido, aunque no cómo se ha desarrollado el proceso.

La minería de procesos se centra en la ejecución. Muestra cómo se ha movido el trabajo en los distintos sistemas para generar esos resultados.

La automatización robótica de procesos y las herramientas de flujo de trabajo ejecutan tareas. Mueven datos, activan acciones y reducen el trabajo manual. La minería de procesos ayuda a determinar qué tareas son lo suficientemente estables como para automatizarse y dónde se debe abordar en primer lugar la variación, para que los equipos puedan priorizar los esfuerzos de automatización con mayor precisión.

Los análisis explican el rendimiento. La automatización cambia el rendimiento. La minería de procesos conecta los dos al basar ambos en datos de ejecución reales. Esto le permite pasar de identificar problemas a ajustar realmente los flujos de trabajo para obtener mejores resultados.

A medida que las organizaciones amplían las operaciones basadas en IA y los programas de transformación digital más amplios, comprender el comportamiento de los procesos es sumamente importante. No se puede rediseñar lo que no se ve claramente.

La minería de procesos identifica a los candidatos de automatización en función de patrones cuantificables.

Destaca las actividades repetitivas, las transferencias manuales y las tareas de gran volumen que siguen rutas predecibles. Esta información le ayuda a seleccionar e implementar la automatización en áreas donde tendrá el efecto más inmediato. Se convierten en excelentes candidatos para aplicar robótica o automatización de los flujos de trabajo.

También expone áreas con demasiadas variaciones y, en esos casos, es posible que tenga que rediseñar el proceso antes de aplicar y ver esas ventajas de la automatización del lugar de trabajo .

Los sistemas de IA se basan en datos estructurados y de gran calidad sobre cómo se ejecuta el trabajo.

La minería de procesos muestra esa estructura. Proporciona visibilidad sobre los tiempos de ciclo, las rutas de ejecución y los patrones de desviación sobre los que pueden informar los modelos de previsión y las herramientas de planificación, al tiempo que guía cómo deben ajustarse los flujos de trabajo para mejorar la uniformidad. En entornos centrados en iniciativas como la gestión de proyectos con IA , la minería de procesos refuerza la inteligencia operativa al fundamentar las decisiones de la IA en un comportamiento real del flujo de trabajo.

Cuando se esté planteando usar un software de minería de procesos, hay algunas funcionalidades clave que debe buscar, especialmente aquellas que afecten a los requisitos de escalabilidad e integración.

Como mínimo, las herramientas de minería de procesos sólidas deben permitir:

• Descubrimiento automatizado que cree modelos de procesos directamente a partir de registros de eventos.
• Análisis de conformidad que compare la ejecución con respecto a flujos de trabajo definidos.
• Paneles de rendimiento vinculados al tiempo del ciclo, al tiempo de espera y al rendimiento.
• Análisis de la causa raíz que explica por qué se producen cuellos de botella.
• Integración con sistemas empresariales como CRM, ERP y plataformas de servicios.

Sin estas funcionalidades, la minería de procesos se convierte en un análisis puntual. Sin embargo, con ellas, puede obtener una perspectiva continua sobre su trabajo y mejorar a medida que cambie y reciba datos.

Los entornos empresariales añaden complejidad a la que no se enfrentan las implementaciones más pequeñas.

Los procesos abarcan varios sistemas e implican grandes volúmenes de datos. También tiene requisitos de seguridad y gobernanza más estrictos y exigentes. Una solución empresarial viable debe admitir la ingesta de datos multisistema, al tiempo que se mantienen la integridad de los datos y los controles de acceso.

También debe proporcionar visibilidad en los distintos departamentos. El proceso del pedido al cobro no solo se produce en las finanzas. Los flujos de trabajo del servicio de atención al cliente no se quedan dentro de una sola aplicación. La minería de procesos con MuleSoft en Salesforce conecta los datos de eventos en esos sistemas, por lo que el análisis refleja el ciclo de vida completo de la transacción en lugar de una sola vista de aplicación.

La minería de procesos aporta más valor cuando se ejecuta con datos operativos conectados. En Salesforce, Data 360 y MuleSoftApromore trabajan juntos para crear una vista unificada de la ejecución de procesos en todos los sistemas.

Con Salesforce, los datos de eventos de CRM, servicios y sistemas externos se pueden unificar a través de Data 360 y MuleSoft antes de que lleguen a la capa de minería. Los datos se conectan y estandarizan continuamente, lo que significa que la integración admite el análisis a lo largo de los ciclos de vida completos de las transacciones, incluidos los flujos de trabajo que se producen en varios departamentos y plataformas.

Apromore ofrece funcionalidades de minería de procesos además de esa base de datos. Admite el descubrimiento automatizado, la comprobación de conformidad y el análisis de rendimiento en procesos empresariales complejos. Su equipo disfrutará de una visión clara de principio a fin de cómo fluye realmente el trabajo en toda la empresa.

Comience con estos pasos principales para incorporar la minería de procesos en sus flujos de trabajo.

Elija un proceso de gran volumen, multifuncional o vinculado directamente a los ingresos o el cumplimiento normativo.

El proceso del presupuesto al cobro es un punto de partida habitual porque afecta a las ventas, las finanzas y la gestión logística. El proceso de adquisición al pago es diferente, especialmente en entornos donde los costes son un factor importante. Los flujos de trabajo de servicio de atención al cliente a menudo se seleccionan cuando los tiempos de respuesta o los casos atrasados están bajo la lupa.

La clave consiste en seleccionar un proceso en el que el rendimiento sea importante y la variación probablemente sea cuantificable.

La minería de procesos se basa en registros de eventos estructurados. Eso significa confirmar que cada transacción se puede rastrear con un ID de caso, una marca de tiempo y una etiqueta de actividad.

Es posible que sea necesario coordinar los datos de varios sistemas para que los eventos relacionados se conecten en una sola vista de proceso. Limpiar y normalizar los datos en esta etapa evita que los modelos se distorsionen más adelante.

Establezca mediciones de referencia con antelación. El tiempo de ciclo, el tiempo de espera y la frecuencia de la ruta proporcionan contexto una vez que se haya generado el modelo.

Las partes interesadas deben revisar los resultados y decidir cuáles son las áreas prioritarias. Algunos cuellos de botella pueden exigir actualizaciones de políticas, mientras que otros pueden ser idóneos para la automatización. Las mejoras deben supervisarse con el tiempo para confirmar que el rendimiento realmente cambia.

Empezar poco a poco, validando los resultados y expandirse gradualmente tiende a generar una adopción más sólida que empezar en todos los departamentos a la vez.

La minería de procesos aporta más beneficios cuando se usa con datos conectados y de toda la empresa. Salesforce reúne integración, datos unificados y funcionalidades avanzadas de minería de procesos gracias a su colaboración con Apromore.

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