¿Qué es un embudo de ventas? ¿Y cómo se construye?

Jen Gustavson, escritora, Salesblazer

25 de marzo de 2025

A los vendedores les encanta cerrar negociaciones. Pero centrarse únicamente en el cierre es como si un maratonista intentase tomar un atajo: puede adelantarse, pero le expulsarán de la carrera. Los mejores vendedores, como los mejores corredores, no se saltan ningún paso en el camino hacia el éxito. Ahí es donde entra en juego un buen embudo de ventas. Le da la estructura y la orientación para construir relaciones sólidas y asegurar victorias constantes en las negociaciones.

Puede parecer un gran obstáculo, pero le mostraremos cómo construir un embudo de ventas saludable, paso a paso, con la ayuda de software de ventas.

• ¿Qué es un embudo de ventas?
• ¿Por qué es importante un embudo de ventas?
• ¿Cómo funcionan los embudos de ventas?
• ¿Cuáles son las etapas de un embudo de ventas?
• ¿Cómo se construye un embudo de ventas saludable?
• ¿Qué herramientas se necesitan para construir y mantener un embudo de ventas?
• ¿Cómo se evalúa y mejora su embudo de ventas?
• Cómo limpiar su embudo de ventas

Un embudo de ventas es una representación visual de dónde se encuentra cada cliente potencial en el proceso de ventas. Le ayuda a identificar los siguientes pasos y cualquier obstáculo o retraso para que pueda mantener las negociaciones avanzando hacia el cierre.

Un embudo de ventas no debe confundirse con un embudo de conversión. Aunque se basan en conjuntos de datos similares, un embudo de ventas se centra en dónde está el cliente potencial en su proceso de compra, lo que ayuda a los representantes a determinar qué deben hacer para mantener las negociaciones en movimiento. Por ejemplo, un cliente potencial que se queda en la fase de negociación puede necesitar un cambio en el precio del producto para pasar a la fase de contrato.

El embudo de conversión también es una representación visual del proceso de ventas, pero desde el punto de vista del cliente. Piense en él como la conversación que ocurre en la mente de un cliente potencial a medida que avanzan los pasos del proceso de ventas, subrayando su nivel de compromiso y “aceptación”. Esto va desde la conciencia al inicio del proceso de ventas (“Este es producto nuevo me gusta”) hasta la evaluación y compra hacia el final del proceso (“Tengo que asegurarme de que este producto tenga todas las funciones que necesito antes de comprarlo”).

Un embudo de ventas le ofrece una visión panorámica de dónde se encuentra cada negociación en el proceso de ventas y de cualquier obstáculo que pueda dificultar el éxito de la compra. Con esta información, puede superar obstáculos y aumentar las posibilidades de cerrar la venta.

Un embudo de ventas también ofrece una imagen clara del potencial total de ingresos y le permite crear previsiones precisas. Con estas previsiones, puede ver cuántas probabilidades tiene de alcanzar los objetivos de ingresos y ajustar la estrategia de ventas según sea necesario para asegurarse de alcanzar sus metas.

En última instancia, un embudo de ventas saludable consiste en mantener las negociaciones en movimiento. Sin uno, los clientes potenciales pueden quedarse atascados en el proceso de ventas y es posible que los representantes no sepan cómo solucionarlo. Esto puede llevar al incumplimiento de los objetivos de ventas, la pérdida de ingresos y la frustración del equipo de ventas.

Un embudo de ventas sigue el recorrido de los clientes potenciales desde el primer contacto hasta la compra. Una vez que un cliente potencial de ventas ha sido considerado como “cualificado” (adecuado para el producto), entra en el embudo como candidato y los representantes siguen el progreso a medida que se desarrollan las conversaciones de ventas. Cuando el candidato cumple unos criterios específicos (requisitos necesarios para completar una etapa del embudo), pasa a la siguiente etapa. Esta progresión suele hacerse mediante una plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM), que a menudo está integrada en el software de ventas y se muestra en un panel de control que ofrece una representación visual de la salud y el rendimiento del embudo.

Puede comparar este recorrido con un río que fluye libre. Si hay problemas aguas arriba, eventualmente los habrá aguas abajo. Por ejemplo, imagine que nota que las negociaciones se quedan atascadas en la fase de reunión/demostración. En demasiados casos, los clientes potenciales asisten a las reuniones pero no avanzan, lo que provoca un cuello de botella. Para abordar esto, puede evaluar la efectividad de sus vídeos de demostración y actualizar el contenido, según sea necesario, o revisar las grabaciones de las demostraciones recientes para identificar áreas de mejora. También puede ofrecer formación adicional a sus representantes sobre cómo liderar llamadas de demostración efectivas.

A continuación, repasamos las etapas específicas de un embudo de ventas y cómo ayudan a acercar a un cliente potencial a una venta.

Las etapas de un embudo pueden variar ligeramente según la industria o el sector, pero generalmente siguen el mismo orden: prospección, calificación de clientes potenciales, llamada o reunión de ventas, propuesta, negociación y compromiso, firma de contratos y posventa. Cada una de estas etapas le ayuda a identificar las siguientes acciones recomendadas según en qué punto se encuentren los clientes potenciales en el camino hacia una venta.

1. Prospección

La prospección de ventas se refiere al proceso de encontrar nuevos clientes potenciales. Está la prospección saliente, que implica contactos en frío con personas que encajan con su perfil de comprador, y la prospección entrante, que consiste en contactar con personas y empresas que ya han mostrado interés en su producto o empresa asistiendo a un evento, suscribiéndose a una newsletter, solicitando información sobre el producto o pidiendo una demostración.

2. Calificación de candidatos

No todos los clientes potenciales se convertirán en una negociación cerrada. Antes de presentar su producto, debe asegurarse de que encaje bien con los clientes potenciales que ha identificado. Aquí es donde entra en juego la calificación de los clientes potenciales. Primero, establezca una base de criterios para la calificación, como candidatos que estén en una ubicación geográfica o sector específicos. Muchos CRM le permiten configurar estos criterios y hacen una puntuación de candidatos automática para que no tenga que revisarlos manualmente. Haga un seguimiento de los candidatos que cumplan criterios preestablecidos con una llamada de calificación del cliente potencial, donde recopilará información importante como sus necesidades, presupuesto, plazos y quién tiene el poder de tomar decisiones de compra. Los clientes potenciales que mejor se alineen con su producto y tengan más probabilidades de comprar se convierten en candidatos cualificados. Al centrarse en los candidatos cualificados, optimiza sus esfuerzos y aumenta la probabilidad de cerrar negociaciones con los clientes potenciales adecuados.

3. Llamada de ventas, demostración o reunión

En esta etapa, ha filtrado estratégicamente los candidatos que no están listos para comprar y se está centrando en los que sí lo están. Es entonces cuando empieza a avanzar hacia una venta. Programe una demostración o reunión para debatir productos que solucionen las necesidades del cliente. Asegúrese de que todos los implicados entiendan el objetivo de esta reunión. Tener una agenda preparada con antelación ayudará a mantener todo en orden. Tenga en cuenta: esta es una oportunidad para construir un caso de negocio que demuestre cómo su producto ayudará a su cliente potencial a alcanzar sus objetivos.

4. Propuesta

Esta etapa es cuando hace una oferta de venta oficial. Resume cómo su empresa puede ayudar a abordar las necesidades del cliente potencial, reitera la información sobre precios y demuestra cómo el valor empresarial de su producto compensa con creces su coste. En esta etapa debe recordar la personalización y el valor percibido. Quiere que el cliente potencial sepa que conoce su empresa a la perfección, así que asegúrese de no hacerle una propuesta estándar, sino adaptarla a sus necesidades específicas.

5. Negociación y compromiso

El cliente potencial probablemente tendrá objeciones o consultas adicionales que requerirán renegociar la propuesta inicial. Hable sobre cómo ampliar o reducir el ámbito del trabajo, ajuste los precios y gestione las expectativas para llegar a una negociación final.

6. Firma del contrato

Enfríe el champán porque acaba de cerrar una negociación. Haga que la firma del contrato sea sencilla utilizando un servicio de firma electrónica que permita que su futuro cliente firme y cargue los documentos desde cualquier lugar. Ahora puede mover la negociación hacia la gestión logística de pedidos.

7. Posventa

El cierre de una negociación es solo el comienzo de la experiencia del cliente. El comprador esperará un servicio atento durante la implementación y un seguimiento regular del progreso de la cuenta. En los momentos adecuados, puede venderle nuevos servicios y soluciones prémium a clientes existentes.

“Tiene que hacerse cargo de esa cuenta, porque si no hace lo correcto, si no hace un seguimiento, estará disponible para que otra persona se haga cargo”, dijo Galem Girmay , responsable de Habilitación de Ingresos para APAC y EMEA de UserTesting. “Quiere proteger por lo que ha trabajado tan duro y asegurarse de que la conversación siga avanzando.”

Para que un embudo se considere saludable, debe fluir. Los clientes potenciales deben pasar de una etapa a otra en un plazo determinado o eliminarse del embudo. Para garantizar un flujo continuo, los representantes deben atraer nuevos clientes potenciales con regularidad, calificarlos, cultivarlos para aumentar su interés por comprar y, en última instancia, cerrar negociaciones. Los representantes pueden seguir este flujo en una plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM). Las revisiones periódicas del embudo también son importantes: le ayudan a ver qué negociaciones están atascadas para que pueda determinar qué necesita hacer para que vuelvan a avanzar.

“Debe asegurarse de que los objetivos del equipo de ventas se reflejen en el CRM, lo que significa tener datos precisos y actualizar el embudo de forma constante a medida que un cliente potencial avanza de una etapa a otra”, dijo Girmay.

Así es como construir una embudo sólida y saludable:

1. Obtener candidatos con probabilidades de comprar.

Cada empresa tendrá criterios diferentes sobre qué cuenta como un buen cliente potencial, y muchas incluso utilizan un sistema de puntuación de candidatos para priorizarlos según la probabilidad de que compren. Por ejemplo, en Salesforce, nuestro sistema de puntuación de candidatos funciona con IA para priorizarlos automáticamente basándose en datos existentes de los clientes y de marketing.

Sin embargo, en muchos casos tendrá que contactar directamente con los clientes potenciales para asegurarse de que encajan bien. Aquí tiene algunas preguntas frecuentes que debe plantearse al calificar a los candidatos:

• ¿Qué necesidades tiene?
• ¿Tiene presupuesto para nuestra solución?
• ¿Está en posición de tomar decisiones?
• ¿Cuál es su calendario para la compra?

Estas preguntas aseguran que no sature su cartera con candidatos estancados ni desajuste sus previsiones de ventas.

2. Cultivar a los candidatos hasta el cierre de la negociación.

Cultivar candidatos implica desarrollar y reforzar las relaciones con los clientes potenciales proporcionando información práctica que genere confianza en su solución. En este aspecto, la personalización y la comunicación son clave.

Hay varias formas de lograrlo, pero la más común es la generación de oportunidades por correo electrónico. Es rentable y fácil de automatizar, con plantillas de correo electrónico y tareas de seguimiento, y se puede supervisar con analíticas que a menudo se integran directamente en CRM para ventas impulsados por IA. Puede enviar contenido personalizado, como blogs, vídeos, documentos técnicos y libros electrónicos en sus correos. Esta información valiosa responde a las necesidades únicas de los clientes potenciales.

Otras formas de cultivo pueden incluir el correo directo, las llamadas de seguimiento o el marketing en redes sociales. Haga lo que haga, es importante mantener la negociación viva con un seguimiento constante, ya que los clientes potenciales normalmente no hacen una compra en su primer contacto.

3. Mantener relaciones para realizar ventas cruzadas y ascendentes.

El trabajo del vendedor no termina cuando se cierra la negociación. Necesita seguir cultivando relaciones sólidas con los clientes actuales para realizar ventas cruzadas y ascendentes. Al mantenerse conectado y ofrecer un apoyo valioso, puede posicionarse como un asesor de confianza y aumentar la probabilidad de ofrecerles mejoras relevantes, incrementando tanto el valor de su contrato como el valor vitalicio del cliente.

Con una visión clara de su embudo de ventas, puede evaluar su salud general y tomar medidas proactivas (como las mencionadas anteriormente) para abordar los problemas. Por ejemplo, si su embudo está saturado de clientes potenciales que se quedan atascados en las primeras conversaciones, puede centrarse en cultivar candidatos para acercarlos a las etapas finales. Para un embudo con mucho peso en el fondo, puede priorizar la generación de candidatos y la prospección para asegurar una afluencia constante de nuevas oportunidades. Todo se trata de encontrar el equilibrio adecuado para maximizar su potencial de ingresos.

Para mantener un buen embudo ventas, necesita herramientas efectivas para supervisar e impulsar las negociaciones en cada etapa. Eso incluye herramientas para organizar los datos de los clientes, alinear los esfuerzos del equipo y proporcionar imágenes claras para que los representantes prioricen tareas. Estas son algunas herramientas de gestión de embudos que le pueden ayudar.

Software de gestión de relaciones con clientes (CRM): el software CRM es una herramienta fundamental para gestionar y organizar los datos de los clientes, hacer un seguimiento de interacciones y supervisar el embudo de ventas. Le ayuda a centralizar la información de los clientes, hacer un seguimiento de los candidatos y automatizar tareas, lo que mejora la eficiencia y las interacciones. Hoy en día, un CRM con funcionalidad de IA es clave: puede añadir automáticamente datos de diferentes fuentes, como correos electrónicos, llamadas y reuniones, para registrar las negociaciones e identificar acciones recomendadas en el proceso de ventas para asegurarse de que mantiene sus negociaciones por buen camino.

Herramientas de análisis de ventas e informes: estas herramientas proporcionan información valiosa sobre métricas clave del embudo, como la tasa de conversión, la antigüedad de la operación y el número de candidatos cualificados. Esto le permite identificar tendencias, comparar las ventas actuales con los indicadores clave de rendimiento (KPI) y tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus estrategias de ventas. Los datos en tiempo real son clave, ya que le permiten ajustar su estrategia rápidamente para evitar posibles escollos.

Herramientas de comunicación y colaboración: las herramientas de comunicación, como clientes de correo electrónico, plataformas de mensajería y software de videoconferencia permiten que los representantes se conecten con clientes potenciales de forma remota. Además, ofrecen a los equipos de ventas la capacidad de mantener conversaciones en tiempo real desde cualquier lugar, lo que permite que los miembros del equipo discutan la idoneidad de los candidatos, compartan actualizaciones, atiendan consultas de clientes y coordinen actividades. Las herramientas de mensajería colaborativa en tiempo real, como Slack, permiten compartir información, delegar tareas y actuar rápidamente si una negociación se estanca en el embudo.

Herramientas de habilitación de ventas: estas herramientas interactivas utilizan contenido, módulos de coaching y cursos de formación para ayudar a los representantes a incorporarse, mejorar sus habilidades y cerrar negociaciones de forma eficiente. A medida que cambian las necesidades del mercado y de los compradores, la habilitación de ventas proporciona a los representantes las herramientas para gestionar las últimas necesidades de los clientes potenciales y abordar los problemas de forma rápida y eficiente a fin de garantizar que las negociaciones avancen rápidamente hacia el cierre.

Una embudo saludable se caracteriza por una rápida progresión de las negociaciones en cada etapa, lo que conduce a una alta tasa de conversión (porcentaje de candidatos que compran). Para evaluar y mejorar cómo avanzan los leads en cada etapa del embudo es necesario supervisar métricas de resultados, como el número de candidatos cualificados, la tasa de conversión y la antigüedad de los candidatos. Además, supervisar señales de las negociaciones, como la fuente de los candidatos, el sector y la función de los responsables de la toma de decisiones puede garantizarle que está tratando con los candidatos de mayor calidad.

Principales métricas del embudo de ventas

Para mantener sus datos limpios y las negociaciones en marcha, puede configurar métricas rastreables y detalles de clientes potenciales en su CRM y revisarlos con regularidad. Puede supervisar muchas métricas, pero las más importantes están directamente ligadas al número de negociaciones en su embudo y a cómo avanzan de la prospección al cierre. Incluyen, por ejemplo:

Número de candidatos cualificados: como hemos señalado antes, un candidato cualificado es un cliente potencial cuyas necesidades se alinean con la solución que ofrece su producto y que tiene la intención y los recursos para comprarlo. Cuantos más candidatos cualificados tenga, probablemente mayor será su tasa de conversión.

Tasa de conversión: esta métrica mide el porcentaje de clientes potenciales que se convierten con éxito en clientes reales. Le ayuda a evaluar la eficacia de sus esfuerzos de ventas y a identificar áreas de mejora. Por ejemplo, si su tasa de conversación es baja en comparación con trimestres anteriores, podría revisar la calidad de sus candidatos para ver si realmente encajan bien con su producto.

Antigüedad de los candidatos: el tiempo que tarda un candidato en pasar de la primera etapa (prospección) a la etapa final (compra). Identificar patrones es clave para detectar retrasos en su proceso. Si nota un aumento considerable en la antigüedad media de los candidatos, o un valor atípico, podría ser una señal de que algunos de sus clientes potenciales están atascados en el embudo, o que probablemente no comprarán y deberían eliminarse.

Cobertura del embudo: este es el valor total y/o número de negociaciones en su embudo, lo que le permite ver si tiene suficientes ventas potenciales para alcanzar sus objetivos de ingresos. Si la cobertura de su embudo es alta, significa que tiene buenas posibilidades de alcanzar sus objetivos, porque hay suficientes negociaciones en curso. Si la cobertura de su embudo es baja, quizá necesite buscar más clientes potenciales para asegurarse de generar unos ingresos potenciales suficientes para alcanzar sus objetivos.

Otras señales clave del embudo

Aunque son esenciales, puede que las métricas anteriores no cuenten toda la historia de la salud de su embudo. Supervisar algunas señales adicionales de las negociaciones le permite comprender en mayor profundidad a sus clientes ideales, lo que les gusta y si está teniendo éxito a la hora de atraer candidatos que probablemente se convertirán en clientes reales.

Fuente del candidato: este es el origen de sus clientes potenciales. ¿De dónde surgieron? ¿A través de esfuerzos de marketing, contacto directo o contactos en frío? Una vez que empiece a prestar atención a estas fuentes, puede que descubra que algunas tienen una tasa de conversión más alta que otras. Aproveche esas fuentes para obtener candidatos de mayor calidad.

Sector: puede que compradores de una amplia gama de sectores se interesen en su producto, pero ¿en qué sectores es más popular? Revisar esta métrica le ayudará a descubrirlo.

Responsables de la toma de decisiones: ¿hay una línea directa con las personas que finalmente firmarán los contratos? Si no, ¿a qué responsables de la toma de decisiones debería dirigirse?

Mantener un embudo de ventas limpio es fundamental para hacer previsiones precisas y vender de manera eficiente. Descubra cómo ordenar su embudo de ventas en 4 pasos sencillos:

1. Actualice regularmente la información de los clientes potenciales: asegúrese de que todos los datos de contacto y el estado de los candidatos estén actualizados para evitar errores de comunicación y oportunidades perdidas. Para facilitarlo, aproveche los agentes de ventas autónomos con IA, que pueden supervisar los candidatos mientras permiten que sus representantes se centren en tareas de mayor valor.
2. Elimine los candidatos inactivos o no cualificados: dedique tiempo a evaluar sus candidatos y eliminar aquellos que no han interactuado en mucho tiempo o que ya no encajan en su perfil objetivo. Esto también puede abordarse con la ayuda de la IA, puesto que los agentes de ventas con IA pueden contactar y tratar de interactuar con los candidatos.
3. Estandarizar la introducción de datos: implemente prácticas de introducción de datos consistentes para mantener la uniformidad, facilitar la clasificación y simplificar el análisis de la información.
4. Realizar revisiones periódicas del embudo: gestionar eficazmente el embudo requiere proactividad. Programe evaluaciones rutinarias para identificar cuellos de botella y áreas de mejora a fin de asegurarse que las negociaciones avancen sin problemas.

Al implementar estas prácticas, podrá mantener un embudo de ventas saludable que apoye la productividad de su equipo de ventas y le ayude a alcanzar sus objetivos de ingresos.

Una vez que tiene un embudo saludable, la clave es mantenerlo, supervisar su rendimiento y ajustarlo según sea necesario para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y a las necesidades de los compradores. Para construir relaciones sólidas y generar confianza, asegúrese de gestionar eficazmente las objeciones que surjan durante el proceso de ventas y de ofrecer valor desde la primera conversación hasta el cierre. Con un proceso de ventas y un embudo sólidos, será mucho más fácil alcanzar unos objetivos de ventas ambiciosos, incluso en tiempos de cambio.