Cómo crear un plan de ventas: guía completa (consejos + ejemplos)

Hay un mundo en el que la planificación de las ventas se realiza una vez al año. Redacte el plan en enero, piense “¡Qué bien, ya está hecho!”, todo sale según lo previsto y alcanza sus metas.

Mientras tanto, en la Tierra las cosas funcionan de otra manera: se crea el plan, comienza a actuar en consecuencia... y entones empieza la acción. Un competidor lanza un nuevo producto, un analista cambia su informe y su mejor representante de ventas renuncia.

¿Y ahora qué?

A continuación, compartimos consejos sobre cómo crear un plan de ventas flexible. Descubrirá por qué un plan es tan importante, verá ejemplos de los diferentes tipos y aprenderá a crear uno que le acerque más a sus ambiciosos objetivos de ingresos y, al mismo tiempo, reduzca los costes.

Qué aprenderá sobre la planificación de ventas:

• ¿Qué es un plan de ventas?
• ¿Por qué es importante la planificación de ventas?
• Proceso de planificación de ventas
• Tipos de planes de ventas
• Cómo crear un plan de ventas
• 5 consejos para optimizar su plan de ventas

Un plan de ventas es una estrategia para alcanzar los objetivos de ingresos. Comienza cuando los líderes de ventas definen las metas a largo plazo de la empresa. Luego, preparan el escenario para lograr los objetivos de ventas mediante el establecimiento de planes de contratación, cuotas de ventas y un presupuesto. Los gerentes de ventas utilizan estos planes de alto nivel para crear estrategias para sus equipos, que les ayudarán a alcanzar las metas a largo plazo de la empresa y a reaccionar a medida que cambian las tendencias del mercado. Toman decisiones en torno a la compensación, las zonas y los segmentos de clientes. Por último, los vendedores traducen el plan anual en planes de cuentas para cerrar negociaciones individuales, generando nuevas oportunidades de negocios.

La planificación de ventas proporciona objetivos claros y un proceso de ventas para conseguirlos. Sin ella, será más difícil para una empresa determinar cuáles son sus objetivos de ingresos de ventas o de qué forma van a crecer. Pero estas son solo algunas de las ventajas de un plan de ventas eficaz. Estas son otras:

Determina las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

La planificación de ventas le permite probar y medir cómo las diferentes acciones afectarán a sus cifras, para que pueda elegir el camino correcto hacia sus objetivos. Comience sumando los números que conoce: cuánto venderá probablemente su equipo (en función del rendimiento anterior) y cuánto costará (en función de sus recursos actuales). Llegará a una predicción de las cifras que alcanzará.

Si la predicción no alcanza sus objetivos, un plan le ayuda a probar diferentes escenarios, para que pueda encontrar la acción que le permita alcanzar su número objetivo de la manera más rentable.

¿Y si contrata a más personas? ¿Si aumenta sus cuotas? ¿Si sube de nivel su programa de habilitación para aumentar las tasas de ganancias (el número de negociaciones que se cierran)? La planificación de ventas le brinda un marco para cuadrar las cuentas hasta que encuentre una realidad que coincida con su sueño.

Aumenta el compromiso

Con un plan, su equipo de ventas tiene el apoyo necesario para cumplir tanto sus objetivos personales como los de la empresa. Por ejemplo, cuando un nuevo representante se une al equipo, el plan le indica las actividades diarias que debe completar para ayudar a cumplir sus objetivos de ventas. Si un representante de ventas establecido comienza a tener dificultades para alcanzar sus objetivos, el plan le proporciona recursos para hacer crecer su base de clientes.

Este nivel de respaldo crea un equipo de ventas más comprometido, lo que a menudo significa un mayor rendimiento. Cuando el equipo de ventas tiene el apoyo que necesita, la empresa tiene una mejor tasa de retención porque el equipo de ventas tiene éxito. La empresa también se gana la reputación de tener objetivos claros que conducen al éxito, lo que facilita la contratación de nuevos representantes de ventas.

Aumenta los ingresos y reduce los gastos

En pocas palabras, un plan ayuda a la empresa a asignar recursos correctamente, lo que ahorra dinero. Por ejemplo, un plan puede asegurarse de que los líderes no contraten demasiados miembros del equipo de ventas para una zona y muy pocos representantes para otras, lo que significaría que se malgasta dinero y se desperdician oportunidades de negocios.

Al mismo tiempo, un plan claro facilita que el equipo comercial alcance sus objetivos, lo que significa más ingresos para la empresa. Como el equipo de ventas está alcanzando sus objetivos, es menos probable que se vayan, lo que ahorra dinero en contratación, formación y pérdida de ingresos debido a los puestos vacantes.

Muchas organizaciones piensan que la planificación de ventas ocurre en el otoño en preparación para el próximo año. Aunque esto puede funcionar para una empresa establecida, no es un enfoque realista o sólido para la mayoría de las empresas.

Las empresas deben llevar a cabo un proceso formal de planificación de ventas anualmente, y luego revisarlo con regularidad a lo largo del año para asegurarse de que siga teniendo sentido. De lo contrario, la organización puede perder nuevas oportunidades de aumentar los ingresos y de realizar cambios que puedan reducir las pérdidas.

La frecuencia con la que las empresas deben revisar su plan depende de la estabilidad del negocio, los cambios del mercado y la complejidad de los planes. Las startups y las empresas nuevas deben revisar su plan al menos cada trimestre. Las empresas establecidas que lanzan nuevos productos deben revisar los planes para las nuevas líneas de productos al menos cada trimestre, y quizás mensualmente justo después del lanzamiento.

Los diferentes tipos de planes están destinados a reunir la visión a largo plazo de su empresa, las tácticas a corto plazo y todo lo demás. Los líderes establecen una visión a cinco años de hacia dónde se dirige la empresa. Luego, los gerentes de ventas entran en un nuevo marco de tiempo, el próximo año, y crean pronósticos de ventas y planes de zonas que ayudan a los vendedores a alcanzar sus números. Elaboran planes de capacidad para asegurarse de que los equipos funcionen de forma sencilla y precisa. Por último, los vendedores crean planes de cuentas para cada negociación.

Echemos un vistazo más de cerca a estos diferentes tipos de planes con los ejemplos a continuación.

Plan a largo plazo

Aquí es donde el liderazgo (el CEO, el director de ingresos, el CFO y el vicepresidente de ventas) se une y establece el camino a largo plazo para la empresa. Piensan en dónde están las oportunidades y cómo aprovecharlas. Por ejemplo, podrían decidir aumentar el valor anual del contrato (ACV) en 30 millones de Euro en los próximos cinco años y, al mismo tiempo, reducir la tasa de contratación, porque quieren que los vendedores existentes sean más productivos.

Plan anual

El gerente de ventas crea un plan anual para establecer objetivos más inmediatos que ayudarán a la empresa a acercarse a las metas establecidas en el plan a largo plazo. Este plan comienza con la comprensión de la capacidad del equipo, o la cantidad de ingresos que probablemente producirán. A partir de ahí, se establecen territorios, cuotas y planes de compensación para garantizar que los vendedores alcancen sus números.

Digamos que el plan a largo plazo es lograr 30 millones de Euro en ACV durante los próximos cinco años y, al mismo tiempo, hacer que los vendedores sean más productivos. En ese caso, en lugar de contratar a más personas, un gerente de ventas podría establecer un objetivo de 4 millones de Euro en ACV en el primer año y aumentar las cuotas que los vendedores tienen para lograrlo.

Plan de zonas

Un plan de zonas se centra en un mercado objetivo específico y en el perfil de los clientes ideales. Sin embargo, no debe limitarse a segmentar a los clientes en función de la geografía. También debe hacerlo en función de categorías significativas para el negocio. Por ejemplo, si desea vender a más empresas, es posible que desee segmentar a los clientes por tamaño de su organización y asignar a los vendedores con experiencia empresarial a las grandes empresas. La planificación de zonas facilita la asignación de representantes de ventas a la mejor zona para su experiencia. Por ejemplo, un vendedor que solía trabajar como enfermero registrado puede asignarse a clientes del sector sanitario.

Plan de cuentas

Ahora que los vendedores conocen sus objetivos y sus territorios, se encargan de la planificación por su cuenta, cliente por cliente, con planes de cuentas. Elaboran estrategias para aportar más valor a cada conversación y cerrar negociaciones individuales. Investigan las necesidades del cliente, identifican los obstáculos que se interponen en el camino de la venta y enumeran los elementos de acción pertinentes para construir relaciones a fin de avanzar en cada negociación. Luego, trabajan con diferentes personas dentro de su empresa para ejecutar sus planes de cuentas. Es posible que se conecten con representantes de desarrollo de negocios (BDR) para abrir la puerta a nuevos clientes potenciales, o con ingenieros de soluciones para crear demostraciones de presentaciones.

Para crear su plan anual, puede comenzar desde cero o utilizar una plantilla de plan de ventas y así asegurarse de que puede adaptarse a los cambios. El primer paso es reunir todos sus datos de ventas en un solo lugar. Luego, estudie cuánto pueden vender sus empleados (basado en análisis de datos históricos) y establezca objetivos (e incentivos) que harán realidad este objetivo. Utilice una tecnología de ventas capaz de actualizar todos los datos de su plan en tiempo real para medir el impacto del cambio y realizar los ajustes necesarios a tiempo.

¿Listo para crear su plan? A continuación, le explicamos cómo ir paso a paso.

1. Conecte los datos del plan con su CRM

Es importante crear su plan en un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Cuando reúne todos sus datos de ventas en un solo lugar y actualizados en tiempo real, tiene visibilidad de los cambios que ponen en riesgo sus objetivos.

También supone un ahorro de tiempo. Sin esta única fuente de verdad, pasaría semanas extrayendo datos manualmente de diferentes sistemas para comprender qué salió mal. Con cada día que pase, la brecha entre su plan y su realidad se ampliaría.

Imagine que comienza una campaña de ventas empresariales con 50 vendedores en enero, pero dos renuncian en marzo. Un CRM puede enviarle una alerta de que está por debajo del objetivo. Esos datos en tiempo real son fundamentales si desea ajustar su plan rápidamente para mantenerse al día.

Si su organización no tiene un CRM, busque uno que utilice IA, extraiga datos de cualquier fuente, se integre con sus demás sistemas y ayude a automatizar las funciones comerciales repetibles. Si ya utiliza un CRM, revise por completo sus esfuerzos de ventas para asegurarse de que todos los datos de ventas y clientes estén conectados.

2. Entienda la capacidad de su equipo (cuánto pueden vender)

Con los datos de su CRM, eche un vistazo a la capacidad, o los ingresos que predice que su equipo puede vender durante el próximo año. Para calcular la capacidad, observe todas las métricas que afectan a la producción de ventas, incluidos los datos de contratación, una revisión de las cuotas y los objetivos, y los datos históricos de rendimiento de los representantes de ventas, para predecir las ventas futuras.

Con el ejemplo anterior, puede determinar que, en función del rendimiento del año anterior, cada vendedor, en promedio, puede generar ingresos por valor de 120.000 €. Sin embargo, ahora que ha perdido dos vendedores, le faltan 240.000 € en su capacidad.

3. Trabaje con partes interesadas de toda la organización

Un plan de ventas impulsa la dirección de toda la organización, por lo que debe representar los objetivos de todas las partes interesadas. Los equipos de ventas y marketing deben estar perfectamente alineados, y además, los equipos de éxito del cliente, producto o servicio y finanzas también deben incluirse en el proceso. Si solo se incluye al departamento de ventas en la elaboración del borrador, entonces se corre el riesgo de que el director financiero aparezca con un plan de 500 millones de Euro, el CEO con un plan de 1.000 millones de Euro y el jefe de ventas con un plan de 2.500 millones de Euro.

4. Mida la brecha entre su realidad y su sueño

Ahora que comprende la realidad que tiene ante usted y cuánto cree que su equipo puede vender, determine la brecha entre sus predicciones y sus objetivos de ingresos.

Por ejemplo, imagine que su objetivo del plan a largo plazo es alcanzar los 6 millones de Euro en ACV este año. Tras una caída de 240.000 € en su capacidad, como mostramos anteriormente, deberá averiguar cómo aún puede cumplir el objetivo.

5. Encuentre las acciones para llenar el vacío y alcanzar su objetivo

Es hora de escribir un plan para lograr sus objetivos. Comience con la columna vertebral (su equipo) y describa lo que se espera (cuotas), cuáles son las recompensas (compensación), cómo organizar a los clientes (segmentos) y cómo asignar los representantes (territorios).

Luego, para cerrar la brecha y alcanzar sus objetivos, cree escenarios hipotéticos para probar el impacto de diferentes acciones posibles. Las pautas deben ser el ahorro de costes y la eficiencia: cómo alcanzar su objetivo aprovechando al máximo lo que tiene. ¿Y si contrata a dos personas más? (Sencillo, pero difícilmente rentable). ¿Qué pasa si asigna a sus empleados de mayor rendimiento a zonas más lucrativas? ¿Qué tal si crea un programa de formación que capacite a sus vendedores en un sector estratégico?

En el ejemplo anterior, está tratando de encontrar una manera de añadir 240.000 € a su capacidad sin agregar costes. Uno de los escenarios que probó muestra que un nuevo programa de habilitación podría funcionar, ya que formar a sus vendedores para vender de manera más efectiva puede ayudarle a cerrar más negociaciones y exitosas. Este puede ser su plan A. Pero como requerirá invertir en un nuevo programa de habilitación, es posible que también quiera considerar un plan B que no conlleve un presupuesto adicional. Por ejemplo, puede proponer aumentar la cuota de cada vendedor.

6. Presente sus propuestas de acciones al equipo de liderazgo y llévelas a cabo

Presente su caso a los líderes para obtener la aprobación de sus propuestas. Muéstreles los datos de su plan para demostrar por qué la solución propuesta alcanzará sus objetivos y será rentable al mismo tiempo.

Podría argumentar a favor del plan A: invertir en un nuevo programa de formación. Si el liderazgo se resiste debido al coste, entonces es hora de implementar un plan B: aumentar la cuota de cada vendedor. Los representantes de ventas pueden protestar al principio, pero puede replantearlo como una oportunidad para que ganen más dinero.

Recuerde: se dedica a las ventas. Encontrar la parte positiva es su especialidad.

7. Siga ajustándose y manténgase en el objetivo incluso cuando cambien las condiciones del mercado

El cambio llegará, ya sea de fuerzas externas (una alteración en su base de clientes) o internas (un pivote en la hoja de ruta de su producto). El cambio de mentalidad implica sacar su plan de la estantería, desempolvarlo y reimaginarlo como algo vivo, que respira. Es una hoja de ruta que se ajusta continuamente a lo largo del año, con la vista puesta en el objetivo.

Aunque los planes pueden ser excepcionalmente detallados, los siguientes ejemplos muestran la estructura básica de dos tipos de planes.

Plan anual básico

Objetivo: aumentar las ventas en un 15% hasta alcanzar los 10,5 millones Euro en 2025.

Ciclo de ventas: enero de 2025 a diciembre de 2025.
Valor promedio del contrato objetivo: 100.000 €
Tasa de cierre objetivo: 20%

Métricas que se deben tener en cuenta:

• Llamadas
• Correos electrónicos
• Conversaciones
• Reuniones
• Contratos

Recursos necesarios para implementar el plan:

• 1 nuevo representante de ventas junior
• 1 rol de soporte administrativo a tiempo parcial
• Formación a todos los representantes sobre el lanzamiento de nuevos productos a finales de 2024.

Plan de zonas:

Zona: en 2025, The Widget Co añadirá una vertical para el sector sanitario. Aunque actualmente tienen algunos clientes del sector sanitario, esta nueva zona será un área de crecimiento.

Objetivo: los clientes del sector sanitario representaron 100.000 € en ventas en el primer trimestre de 2024. El objetivo es 300.000 € en ventas para el segundo trimestre de 2025.

Recursos necesarios:

• Cambiar un representante de ventas de la vertical gubernamental (eliminación gradual) al sector sanitario.
• Dedicar soporte administrativo a tiempo parcial al sector sanitario.
• Asignar 50.000 € en presupuesto de marketing para el patrocinio del sector sanitario.

La planificación de ventas solo ofrece el éxito deseado si las empresas elaboran el plan adecuado para su negocio y objetivos concretos. Sin un plan que funcione para su organización específica, no es probable que vea los resultados esperados. Las organizaciones que dedican tiempo a optimizar su plan tienen más probabilidades de alcanzar mejores resultados.

Aquí tiene 5 consejos para optimizar su plan:

1. Colabore desde el principio y con frecuencia en toda la organización

Los planes más precisos se crean cuando todos los departamentos trabajan juntos. Para garantizar un plan cohesivo, las necesidades de toda la organización deben incluirse en el primer borrador y a medida que se realizan las revisiones. Esto garantiza que el equipo de ventas tenga los productos adecuados para vender y que todos los líderes entren en juego.

2. Incluya detalles relevantes para ayudar a lograr los objetivos

Aunque es tentador incluir solo los resultados deseados, los planes más útiles y precisos proporcionan una hoja de ruta sobre cómo llegar al destino.

Las métricas específicas que supervise deben estar relacionadas con objetivos que se alineen con su plan de ventas específico. Por ejemplo, si la cantidad de personal es un problema en su departamento de ventas, es importante realizar un seguimiento de las tasas de retención de empleados.

Como mínimo, se recomienda realizar un seguimiento de las siguientes métricas para garantizar la eficiencia de las ventas:

• Llamadas
• Correos electrónicos
• Conversaciones
• Reuniones
• Contratos
• Índice de cierre
• Valor medio del contrato
• Ciclo de ventas

Como se indicó anteriormente, considere añadir otras métricas que se alineen con los objetivos de nivel superior. Piense primero en cuál es el eje del objetivo (p.ej., empleados para los objetivos de retención) y luego identifique todas las métricas relacionadas con el que debe vigilar.

3. Tenga en cuenta la estacionalidad de su negocio

Para las ventas, no todos los meses son iguales. Muchas empresas tienen ciclos de ventas estacionales, como ralentizaciones durante el verano. Al incorporar esta estacionalidad en las expectativas de ventas, su plan será más preciso de lo que sería si estableciera los mismos objetivos para todos los meses.

Por ejemplo, debido a las vacaciones y a que muchos clientes se toman un tiempo libre la última semana del año, diciembre tiene de 15 a 17 días de venta efectivos, en comparación con los 23 de otros meses. Por esa razón, la mayoría de los representantes de ventas van a cerrar menos negociaciones en diciembre que en mayo.

4. Establecer objetivos basados en el nivel de experiencia del equipo

Aunque observar el rendimiento histórico del equipo de ventas es un buen punto de partida, asegúrese de considerar también a su equipo actual. A un nuevo representante le lleva tiempo construir su base de clientes y alcanzar los objetivos de ventas. Incluso con una experiencia significativa en otras organizaciones, un nuevo representante de ventas no tendrá el mismo rendimiento que un veterano en su primer mes. Establezca cuotas más bajas para los representantes más nuevos, auméntelas gradualmente y su plan será más fácil de ejecutar.

5. Utilice los conocimientos de la IA para crear su plan

Los datos históricos le dan un punto de partida para entender de lo que es capaz su equipo. Sin embargo, las herramientas de IA pueden tener en cuenta variables adicionales, como nuevos representantes de ventas, nuevos productos e incluso nuevos competidores. Mediante el uso de tecnología, como el software de planificación de ventas, puede mantener a los vendedores en el buen camino, configurar planes fácilmente, optimizarlos en tiempo real y mejorar la flexibilidad operativa.