Guía completa sobre el mejor CRM para startups

Alrededor del 80 % de las empresas de reciente creación sobreviven el primer año y solo el 50 % llega al quinto. Para preparar su startup para superar esas estadísticas, debe encontrar soluciones tecnológicas que le ayuden a recaudar capital, crecer con rapidez y mantener los niveles de eficiencia.

Es aquí donde entra en juego la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Un buen CRM para startups aumentará la productividad, fortalecerá las relaciones con los clientes y mejorará sus resultados, todo al mismo tiempo.

Temas que trataremos:

• ¿Qué es un CRM para startups?
• ¿Por qué es imprescindible para las startups contar con un sistema de CRM?
• ¿Qué pueden hacer las startups con un CRM?
• ¿Qué tipos de CRM son los mejores para las startups?
• ¿Cómo elegir un CRM para startups?
• ¿Cuándo es el mejor momento para que las startups adquieran un CRM?

CRM es un sistema que gestiona los datos de los clientes y proporciona herramientas fáciles de usar que ayudan a tomar decisiones. Eso puede incluir herramientas de CRM para las áreas de ventas, servicio de atención al cliente, marketing, comercio e incluso otras específicas del sector, como servicios financieros y atención sanitaria.

Para cualquier startup, es habitual que los equipos realicen continuamente múltiples tareas con el fin de maximizar su tiempo. El CRM puede cambiar por completo la forma en que los equipos trabajan, al facilitar el trabajo y mejorar la situación del negocio.

Estas son solo algunas de las tareas para las que las empresas están utilizando los sistemas de CRM:

• Identificar público objetivo y lanzar campañas de marketing
• Facilitar el seguimiento de las transacciones de ventas y pronosticar ingresos futuros
• Brindar un servicio de atención al cliente inmediato en cualquier canal

Algunas plataformas de CRM pueden reunir todos los datos de su empresa a partir de una variedad de fuentes, e incluso cuentan con funcionalidades de inteligencia artificial (IA).

Tanto si está respaldado por crowdfunding, subvenciones, préstamos para empresas o capital de riesgo, en tanto que fundador de una startup, tendrá que sentar las bases para el crecimiento. A continuación, se describen cinco formas en que un CRM puede ayudarle a lograrlo.

Los ingresos son la principal métrica para las startups. El crecimiento y unas ventas estables demuestran que los clientes son fieles a la marca y están dando el importante paso del interés a la conversión.

Con más de 15 años de experiencia ayudando a las startups con sus movimientos de ventas empresariales, Salesforce Ventures publicó el informe The Startup Enterprise GTM Report con información sobre cómo las startups deberían vender a las empresas.

Una de las conclusiones del informe es: "Los fundadores deberían construir y liderar el movimiento de ventas de la empresa. Los fundadores no se retiraron de su cargo hasta haber alcanzado los 5 millones de dólares en ingresos recurrentes anuales".

Esto demuestra que las ventas dirigidas por los fundadores son ahora más importantes que nunca. Con un CRM, incluso los fundadores sin experiencia en ventas o marketing pueden crear y ejecutar procesos de ventas estructurados y repetibles.

Estas son algunas de las formas en que el CRM puede ayudarle a vender de forma más rápida, sencilla e inteligente:

• Identificación de los datos demográficos del público objetivo, como la edad, la ubicación y el gasto medio
• Configuración de secuencias de comunicación y acciones automatizadas
• Visualización de cómo interactúan los clientes potenciales con los medios digitales, como su sitio web y sus correos electrónicos
• Obtención de informes e información detallados

Quizás esté listo para crecer, pero ¿estará a la altura su pila tecnológica?

Piense en su pila tecnológica como si fuese una caja de herramientas. ¿Utiliza varias herramientas que hacen el mismo trabajo? ¿Todas tienen un propósito y aportan valor? ¿Funcionan bien juntas?

Con CRM, tiene muchas herramientas ideales para las startups en una sola plataforma, lo que significa que puede ahorrar tiempo, reducir costes y mantenerse ágil a medida que la empresa crece.

Por ejemplo, Starter Suite y Pro Suite tienen herramientas de automatización que ayudan a las startups a manejar un mayor volumen de ventas, solicitudes de servicio de atención al cliente y campañas de marketing, todo con una interfaz intuitiva, fácil de usar y rápida de configurar.

Starter y Pro Suite son dos soluciones de Salesforce diseñadas específicamente para startups. Son paquetes de CRM asequibles que incluyen herramientas de marketing, ventas, servicio de atención al cliente y comercio en una sola plataforma. Starter cuenta con herramientas que ayudan a familiarizarse rápidamente con CRM, y Pro ofrece las mismas funcionalidades que Starter además de personalización, automatización y funciones avanzadas.

Casi dos tercios de los clientes coinciden en que esperan que las empresas adapten las experiencias a sus necesidades y preferencias cambiantes. Con CRM, puede entablar relaciones más sólidas con los clientes personalizando cada interacción.

Si quiere conocer el valor vitalicio de los clientes, los productos que probablemente compren a continuación o cuándo visitaron su aplicación móvil, podrá acceder a esa información directamente en su perfil de cliente.

Además, puede garantizar transiciones fluidas entre sus equipos. Por ejemplo, cuando el departamento de marketing consigue un cliente potencial, puede dirigirlo sin problemas al área de ventas.

Así es como se mantiene la satisfacción de los clientes y, como todos sabemos, los clientes satisfechos se convierten en clientes habituales que comparten sus experiencias con los demás.

Cuando se trata de la situación financiera, el CRM puede mejorar significativamente el recorrido, ayudarle a administrar el capital de trabajo y disminuir la tasa de consumo, que son cruciales, especialmente en las primeras etapas de cualquier startup.

Además, puede mejorar la eficiencia operativa y reducir los costes para prestar servicio a los clientes con flujos de trabajo automatizados que ayudan a minimizar las tareas manuales, optimizar la asignación de recursos y brindar mejores experiencias a los clientes, al tiempo que reducen los costes.

Estas son solo algunas formas en que puede aumentar el flujo de efectivo y mejorar los márgenes:

• Acelere el ciclo de ventas automatizando la gestión de clientes potenciales y los correos electrónicos de seguimiento. Esto ayuda a los comerciales a centrarse en los clientes potenciales de alta prioridad y hace que el contacto sea rápido y fácil.
• Cree campañas de marketing más eficientes con correos electrónicos personalizados y automatizados que mantengan el movimiento de los clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas.
• Acelere el proceso de pago generando facturas, cobrando pagos e incorporando enlaces de pago directamente en sus presupuestos.
• Incremente la materialización de oportunidades con análisis predictivos de datos de ventas y servicio de atención al cliente.

Independientemente de dónde se encuentre en el mundo o en qué equipo esté, todos los miembros de su empresa pueden colaborar en tiempo real y acceder a toda la información que necesitan en una plataforma centralizada.

Estas son algunas de las formas en que un sistema de CRM puede ayudar a las startups a superar sus mayores desafíos, crecer rápidamente y fortalecer las relaciones con clientes nuevos y existentes.

¿Ha oído hablar de los silos de datos? Se trata de colecciones de información a las que no pueden acceder otras partes de la empresa.

Imagine que su equipo de marketing envía una oferta por correo electrónico, pero el equipo de ventas no puede ver quién está interesado en esa oferta porque los datos se encuentran en diferentes aplicaciones.

A medida que su equipo y su tecnología crecen, estos silos pueden generar problemas con la asignación de recursos y la duplicación del trabajo. Además, el 81 % de los líderes de TI reconoce que los silos de datos están obstaculizando las iniciativas de transformación digital.

CRM elimina los silos de datos al reunir sus datos en un solo lugar, por lo que cada equipo tiene una visibilidad completa de todos esos datos.

Gracias a las funciones de análisis, también puede analizar rápidamente los datos, tomar decisiones y mejorar el rendimiento. Por ejemplo, supongamos que nota que los ingresos han aumentado, pero las conversiones de nuevos clientes han disminuido. Eso podría ser una señal de que sus clientes actuales están comprando más, pero sus campañas de marketing no están llegando a nuevos posibles clientes, razón suficiente para cambiar de estrategia.

Si se invierte en CRM en una fase temprana, es posible fidelizar a los clientes de por vida desde el principio. Según el informe 2024 Salesforce Customer Success Metrics Global Highlights, las pequeñas empresas que implementaron Salesforce experimentaron un aumento del 42 % en la satisfacción del cliente y del 41 % en la retención de clientes.

Para obtener esos resultados, es necesario estar al tanto de las necesidades de los clientes y abordar los problemas de manera proactiva antes de que ocurran, con funciones como las siguientes:

• Autoservicio sin interrupciones
• Cronogramas de interacciones en cualquier canal
• Automatización personalizada y basada en datos

Muchos CRM para startups incluyen flujos de trabajo automatizados y funcionalidades de IA, lo que elimina las tareas tediosas y que requieren mucho tiempo. De este modo, puede dedicar menos tiempo a introducir datos manualmente y más a trabajar en tareas complejas.

Por ejemplo, puede utilizar la IA para registrar y transcribir llamadas de ventas, y sincronizar automáticamente contactos, eventos y correos electrónicos con su CRM.

¿Quiere saber lo que sus clientes opinan de su empresa? Las herramientas de CRM pueden ayudarle a entender cómo utilizan sus productos y servicios. Con esa información, podrá mejorar sus ofertas, destacar en mercados abarrotados e identificar patrones y tendencias.

Estos son algunos tipos de reseñas de los clientes que puede analizar:

• Lo que les gusta o no les gusta
• Cómo podría mejorar el producto
• Qué les haría cambiar de marca o dejar de comprar

CRM ayuda a las empresas de cualquier tamaño a aumentar significativamente los ingresos y los índices de conversión. Tiene las herramientas que necesita para atraer eficazmente a los compradores, mejorar la productividad, cerrar acuerdos más rápido y aumentar los ingresos en una sola plataforma.

Todo se reduce a lo siguiente:

• Centrarse en actividades y oportunidades de alto impacto
• Comprensión de las necesidades de los clientes
• Obtener visibilidad completa del proceso de ventas y el rendimiento
• Anticiparse a los objetivos y hacer un seguimiento de los resultados

La combinación de IA y CRM puede suponer un cambio radical para las startups. La IA puede ayudarle a identificar rápidamente tendencias en los datos de los clientes, encontrar nuevas formas de conectar con los clientes potenciales, generar contenido y personalizar las experiencias de marketing.

Según el informe de tendencias de las pequeñas empresas, las pymes que utilizan la IA afirman que tiene muchos beneficios, desde la precisión de las previsiones hasta la información competitiva. De hecho, el 85 % mencionan mejoras importantes o moderadas en la forma en que los representantes de ventas usan su tiempo.

En concreto, la IA generativa está abriendo nuevas oportunidades y liberando tiempo para centrarse en tareas más importantes. El 64 % de los trabajadores de oficina de las pymes creen que la IA generativa podría ayudar a sus empresas a operar de manera más eficiente y el 62 % piensa que podría ayudarles a atender mejor a los clientes.

CRM también desempeña un papel crucial en la organización y la gobernanza de los datos. Dado que se trata de una plataforma centralizada para la gestión de datos, necesita controles de acceso avanzados que definan los permisos de los usuarios, así como registros de auditoría, para garantizar la integridad y la seguridad de los datos. Si opera en mercados regulados, algunos CRM también pueden ayudarle a cumplir con la normativa de protección de datos. Tener sus datos organizados y protegidos prepara a su empresa para usar herramientas fiables basadas en IA, lo cual es crucial para construir su futuro con la IA.

El mejor CRM es aquel con el que se puede crecer rápidamente, pero ¿cómo saber si es posible? A continuación se explican las siete características que habría que buscar en un CRM para startups.

Si aún no está familiarizado con CRM, necesita una solución simplificada que le enseñe a utilizarlo, preferiblemente con instrucciones integradas.

El CRM debe ser flexible para adaptarse y actualizar fácilmente las funciones a medida que la empresa asuma más clientes y supere la fase inicial.

Cuando esté listo, debería ser capaz de abordar estas tareas:

• Personalizar su CRM para que se adapte a sus necesidades
• Implementar rápidamente herramientas de automatización aún más eficientes
• Integrar otras aplicaciones directamente en su CRM

Quizá piense que un sistema de CRM está solo al alcance de grandes empresas, pero hay soluciones más sencillas y asequibles. Consulte las opciones diseñadas específicamente para startups y empresas menos consolidadas. (Puntos de bonificación si tienen una prueba gratuita).

Por ejemplo, aunque Salesforce tiene soluciones empresariales, los paquetes Starter Suite y Pro Suite son perfectos para startups. Son opciones de CRM simplificadas y de bajo coste que incluyen herramientas de ventas, servicio de atención al cliente, marketing y comercio en una sola plataforma (y también incluyen una prueba gratuita).

Necesita arrancar a buen ritmo y comenzar a ver resultados pronto, por lo que el CRM perfecto debe ser fácil de configurar y usar para todos, sin ayuda de un experto. Busque en su CRM estas características:

• Entorno intuitivo
• Facilidad para la importación de datos
• Recursos de formación y celeridad en la asistencia

El mejor CRM para startups permitirá a sus equipos conectarse, colaborar y compartir datos entre sí sin problemas, independientemente de su ubicación o función.

Con el CRM adecuado, puede convertir a un nuevo comprador en un cliente fiel. Busque una solución que le permita ver todo el recorrido de un cliente con su empresa, desde su primer contacto hasta su última interacción. De esa manera, puede adaptar cada interacción a cada cliente.

Un CRM centrado en el fomento de las buenas relaciones también es muy útil para las comunicaciones con inversores actuales y potenciales. Le permite gestionar fácilmente las asociaciones y conectarse mejor con empresas de capital de riesgo y otras fuentes de financiación potenciales.

Un buen CRM facilita la operativa comercial a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente. La automatización es un componente clave para reducir el trabajo manual de los equipos de toda la empresa.

Un CRM adecuado para startups debe incluir funciones de análisis y generación de informes de primer nivel diseñadas para mejorar el rendimiento.

Los CRM basados en análisis incluyen herramientas de minería de datos, que capturan y analizan datos de múltiples fuentes, así como herramientas de segmentación, que permiten a los equipos segmentar clientes actuales y potenciales en función de factores demográficos, de interacción y de comportamiento de compra.

Con tantas opciones disponibles, puede ser difícil encontrar la que ofrezca el equilibrio perfecto entre coste, funcionalidades y personalización. Los siguientes seis consejos le ayudarán a decidir cuál es la mejor opción.

En primer lugar, determine qué es lo que quiere lograr con el CRM. ¿Cuál es el objetivo final? ¿Qué métricas utilizará para evaluar el logro de ese objetivo?

Si desea priorizar perfiles de clientes detallados en los que basar sus decisiones de ventas y marketing, opte por un CRM que ofrezca una visión completa de cada cliente, además de funciones de IA que recomienden formas óptimas de conectar con ellos.

Haga una lista de las herramientas tecnológicas que tiene actualmente y las que necesita. A continuación, defina el propósito de cada una. Intente averiguar el lugar que ocupa la gestión de las relaciones entre todas ellas, qué función ofrece que no tienen sus otras herramientas y si hay alguna función que se repite.

¿Cuáles son las funciones más importantes? Algunas herramientas de CRM son excelentes para el análisis de datos; otras ofrecen una gran experiencia al cliente; y algunas están a la vanguardia en IA.

¿Y si necesita las tres? La IA de Salesforce ayuda a las startups a extraer información práctica de los datos, personalizar las experiencias y mejorar la productividad.

El siguiente paso es comparar algunas soluciones para ver cuál se adapta mejor a sus necesidades. Durante esa evaluación, considere la escala, el coste y la facilidad de uso.

Pregúntese:

• ¿Podrá el CRM adaptarse al crecimiento del negocio o tiene un límite finito?
• ¿Cuál es su coste de implementación y gestión?
• ¿Hay costes o tarifas adicionales que no son obvios desde el principio?
• ¿Cómo se integra con las soluciones existentes?
• ¿Es fácil de usar y entender?

Cuando haya seleccionado algunas soluciones favoritas, lea reseñas sobre ellas. Preste atención a cualquier tema recurrente como problemas de rendimiento, tarifas ocultas o soporte limitado.

En este punto, debería tener una lista de tres o cuatro soluciones, así que es el momento de recurrir a las partes interesadas clave. Solicitar sus comentarios sobre las soluciones es esencial, pues para lograr la adopción del CRM, es importante contar con el apoyo de quieres lo utilizarán a diario.

Asegúrese de incluir a los jefes de departamento, los directores de TI, el personal de primera línea y cualquier otra persona que lo vaya a utilizar habitualmente.

Antes de comprar la solución, consulte al proveedor sobre el servicio postventa y la asistencia técnica. Lo ideal es que el CRM incluya asistencia a demanda para resolver problemas inmediatos, además de la actualización de las herramientas cuando haya nuevas funciones y funcionalidades.

Cuanto antes, mejor. Si adopta un CRM desde el principio, arrancará su actividad con "datos limpios" y podrá hacer un seguimiento del rendimiento desde el primer día.

Además, a medida que su startup madure, la implementación será más costosa, por lo que es aconsejable empezar con un CRM que se adapte al crecimiento de la empresa. Posponer la implementación podría suponer tener que gestionar y migrar todos sus datos al CRM en el futuro.

Ahora que sabe cómo elegir el mejor CRM para su startup, está listo para arrancar con buen pie.

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