¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA)?

RPA son las siglas en inglés de "Robotic Process Automation", que se traduce como "Automatización Robótica de Procesos". Se trata de una tecnología de software que combina la robótica y la automatización para ejecutar tareas repetitivas. La RPA es un método de automatización de procesos empresariales que utiliza una aplicación (un "robot") para replicar las acciones de oficina de un empleado, interactuando con una interfaz como lo haría un operador humano.

Las herramientas RPA son capaces de registrar las tareas repetitivas realizadas por los usuarios y generar un script que luego seguirá el robot de software para realizar esa misma tarea. A menudo, el script creado por este robot se deriva de los clics, entradas, movimientos y acciones generales ejecutadas por el usuario en la pantalla. El robot RPA sigue entonces el script para repetir estos pasos, capturando datos y manipulando aplicaciones y sistemas exactamente como lo haría un usuario humano.

La RPA se utiliza en diversos sectores para automatizar tareas empresariales repetitivas. Las empresas suelen recurrir a la captura de datos de pantalla y otras técnicas de automatización para mover datos entre varios sistemas o aplicaciones, o para ejecutar una acción.

Dado que la RPA se utiliza principalmente para tareas manuales y tediosas, se aplica a menudo en roles, funciones y entidades comerciales que dedican mucho tiempo a este tipo de procesos. La RPA ha desempeñado un papel crucial en los sectores de seguros, banca y salud, donde ha ofrecido numerosas ventajas:

• Reducción de costes y mejora de la experiencia de clientes y empleados
• Racionalización de la integración de clientes
• Automatización de la extracción, entrada y procesamiento de datos en todas las aplicaciones, documentos e imágenes
• Mejora de la precisión y el cumplimiento de los procesos

La RPA es especialmente útil en organizaciones donde los empleados deben ejecutar grandes volúmenes de tareas reproducibles y donde la automatización puede ayudarles a ahorrar tiempo para centrarse en tareas de mayor valor añadido.

La RPA también puede utilizarse en otros escenarios:

• Entrada manual y manipulación de datos (por ejemplo, actualizaciones del sistema CRM)
• Integración de empleados o socios
• Creación de informes y agregación de datos
• Generación de documentos
• Procesamiento de nóminas
• Configuración de usuarios
• Procesamiento de facturas y pagos
• Tramitación de pedidos y notificaciones de envío
• Verificación de currículos y referencias de candidatos
• Gestión de gastos
• Procesos de tramitación de préstamos, reclamaciones y recursos
• Gestión de inventario y aprovisionamiento

La automatización se ha convertido en un reto estratégico en la era digital, donde las empresas se esfuerzan por aumentar la productividad, mejorar la experiencia del cliente, y desarrollar y comercializar rápidamente nuevos productos y servicios. A medida que el mercado de las tecnologías RPA crece, los responsables de TI muestran cada vez más interés en su capacidad para eliminar tareas repetitivas, racionalizar las operaciones y reducir costes. Pero si bien todas las nuevas tecnologías ofrecen ventajas, su implementación también plantea ciertos desafíos. A continuación encontrará una lista no exhaustiva:

• Eficiencia: se sabe que la RPA aumenta la productividad de los empleados, permitiéndoles dedicar menos tiempo a tareas repetitivas. Según Gartner, la RPA podría reducir en un 30% el tiempo de trabajo global de los empleados a tiempo completo.
• Precisión: la automatización suele permitir una entrada de datos más precisa que cuando se realiza manualmente. Las herramientas RPA también pueden ser 100% conformes con las políticas del sector y de la organización.
• Reducción de costes: el aumento de la productividad de los empleados permite a las organizaciones ahorrar dinero. Los empleados pueden realizar más tareas de mayor valor añadido sin aumentar su tiempo de trabajo.
• Acceso a tecnologías heredadas: las organizaciones que aún utilizan tecnologías heredadas a menudo tienen dificultades para integrar estas herramientas con otros sistemas basados en la nube. A través de la interfaz de usuario, la RPA ofrece una forma sencilla de transferir datos hacia y desde los sistemas heredados.

• Sustitución de trabajadores humanos: el riesgo de eliminación de ciertos puestos administrativos asociado a la RPA, como a cualquier otra tecnología de automatización, es muy criticado.
• Ausencia de funciones inteligentes: la RPA, cuando se utiliza sola, sólo puede ejecutar tareas copiadas de un script, sin posibilidad de aprender o mejorar dicho script. Actualmente se está desplegando una nueva generación de herramientas de IA y automatización inteligente diseñadas específicamente para cubrir esta carencia.
• Complejidad de los proyectos: los proyectos de transformación RPA tienden a ser relativamente complejos y requieren cierto tiempo antes de ver un retorno de la inversión. Por lo tanto, a veces algunos proyectos RPA fracasan antes de dar sus frutos.

Algunos piensan que la RPA y las API se hacen sombra, convencidos de que las API facilitan la integración de sistemas y conjuntos de datos, mientras que la RPA sólo recupera datos de un sistema a otro. Sin embargo, hay situaciones en las que un enfoque orientado a API puede aprovechar la RPA para producir un mecanismo que amplíe el alcance de la integración y facilite el acceso a un mayor número de terminales.

La RPA también puede utilizarse cuando un enfoque orientado a API aún no permite automatizar los procesos empresariales. Ejemplos:

• No hay API disponible para un sistema determinado, por ejemplo, una aplicación heredada o local, o un sistema que ha requerido una enorme personalización.
• Retraso o falta de inversión en la creación de una API para un terminal determinado (la RPA puede utilizarse entonces como solución temporal para garantizar el acceso al sistema).
• Diferentes equipos encargados de gestionar la automatización y la integración.