Guía completa para crear previsiones de ventas precisas

De: Paul Bookstaber
Escritor en Salesblazer
9 de noviembre de 2023 | Lectura: 11 minutos

Elaborar una previsión de ventas es tanto un arte como una ciencia. Las previsiones de ventas precisas mantienen contentos a sus líderes y contribuyen a la salud de su negocio. En esta guía, le explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la previsión de ventas para que pueda tener una idea clara de las ventas proyectadas de su empresa y sepa cómo mantener las expectativas de todos en el buen camino.

Hemos organizado esta guía de referencia de acuerdo con las principales preguntas que los equipos de ventas tienen sobre el proceso de previsión de ventas, basándonos en nuestras conversaciones internas y en más de 20 años de experiencia en el desarrollo soluciones y software de análisis de ventas.

Si es un líder de ventas que ya conoce de sobra las técnicas de previsión de ventas, pase a las secciones sobre el diseño de un plan de previsión de ventas y las herramientas para mejorar sus previsiones de ventas para adquirir conocimientos más relevantes. La previsión de ventas puede resultar especialmente difícil cuando nos enfrentamos a un giro inesperado de los acontecimientos, así que diríjase a la sección sobre lo que sucede con las previsiones de ventas en tiempos impredecibles para obtener más información al respecto.

• ¿Qué son las previsiones de ventas?
• ¿Por qué son importantes las previsiones de ventas?
• ¿Cómo se hacen las previsiones de ventas?
• Cómo crear previsiones de ventas
• ¿Quién es el responsable de las previsiones de ventas?
• ¿Quién utiliza las previsiones de ventas?
• ¿Cuáles son los objetivos de las previsiones de ventas?
• ¿Cómo diseño un plan de previsión de ventas?
• ¿Qué sucede con la previsión de ventas en tiempos impredecibles?
• ¿Cómo de precisas son las previsiones de ventas?
• ¿Qué herramientas se utilizan para hacer previsiones de los ingresos por ventas? ¿Y cómo prevén los sistemas CRM los ingresos?
• Tendencias de previsiones de ventas: IA y automatización
• ¿Por qué son mejores las previsiones con CRM en comparación con otros métodos?

Las previsiones de ventas reflejan los ingresos esperados por ventas. Las previsiones de ventas ofrecen una estimación de cuánto planea vender su empresa en un periodo de tiempo determinado (como un trimestre o un año). Cuanto mejores sean las previsiones de ventas, mayor es el nivel de precisión que, además, viene determinado por la precisión de los datos.

Una sólida cultura de datos es la base de una previsión de ventas precisa. Esto requiere que todos los datos de ventas estén disponibles para todos en la empresa y que todos los equipos pongan de su parte para mantenerlos actualizados, apoyándose en la IA y la automatización de ventas. Más al respecto en la sección sobre las herramientas que se utilizan para prever los ingresos por ventas.

Todas las previsiones de ventas responden a dos preguntas clave:

• Cuánto: cada oportunidad de venta tiene su propia cantidad proyectada que aportará al negocio. Ya sean 500 EUR o 5 millones de EUR, los equipos de ventas tienen que crear una cifra que represente ese nuevo negocio. Para crear la cifra, tienen en cuenta todo lo que saben sobre el candidato.
• Cuando: las previsiones de ventas señalan un mes, trimestre o año en el que el equipo de ventas espera que lleguen los ingresos.

Llegar a esas dos proyecciones de ventas no es tarea fácil. Por lo tanto, los equipos de ventas tienen en cuenta los ingredientes importantes de quién, qué, dónde, por qué y cómo hacer sus previsiones:

• Quién: los equipos de ventas son responsables de la previsión de ventas.
• Qué: las previsiones deben basarse en las soluciones exactas que planea vender. A su vez, eso debe basarse en los problemas que sus candidatos han expresado, que su empresa puede resolver de manera única.
• Dónde: ¿dónde se toma la decisión de compra y dónde se utilizarán los productos reales? Los equipos de ventas ven una mayor precisión cuando se acercan (al menos para una visita) al centro de la acción.
• Por qué: ¿por qué el cliente potencial o existente está considerando nuevos servicios de su empresa? ¿Hay algún evento convincente que haya hecho que los considerare ahora? Sin un impulso y un por qué claro, la negociación puede estancarse inevitablemente.
• Cómo: ¿Cómo suele tomar decisiones de compra este candidato? Si en su previsión no tiene en cuenta cómo lo hacen ahora y cómo lo han hecho en el pasado, puede que los cálculos sean confusos.

Las previsiones permiten a los líderes establecer objetivos de ventas realistas, crear cuotas alcanzables y motivadoras para los representantes de ventas y medir los ingresos esperados, lo que ayuda a tomar decisiones de presupuesto y gasto para toda la empresa. Si las previsiones son erróneas, las empresas pueden gastar de más (poniéndose en una situación de riesgo) y establecer cuotas inalcanzables (lo cual es desmoralizador para los representantes de ventas).

Para entender por qué la previsión de ventas es tan importante para la salud de la empresa, piense en dos escenarios: uno con un fabricante de automóviles y otro con una tienda de comercio electrónico.

En el caso de un fabricante de automóviles, los coches tardan mucho tiempo en construirse. El fabricante tiene una cadena de suministro compleja para garantizar que cada pieza esté disponible exactamente cuándo necesite construir los automóviles, por lo que la cantidad de automóviles disponibles satisfará la demanda.

Cuando compra algo online, ya sea en un gran mercado o en una pequeña boutique, obtienes una estimación de entrega. Si su entrega llega un día o una semana después de lo prometido, eso afectará su satisfacción con la empresa y disminuirá su disposición a querer volver a comprar allí.

La previsión de ventas es similar en ambos casos. Las previsiones de ventas ayudan a todo el plan de negocios a planificar los recursos para enviar productos, pagar el marketing, contratar empleados y mucho más. Una previsión de ventas precisa produce una máquina bien engrasada que satisface la demanda de los clientes, tanto hoy como en el futuro. A nivel interno en los equipos de ventas, los ingresos por ventas que se cumplen en el período de tiempo estimado mantienen contentos a los líderes y colaboradores, al igual que un envío que llega a tiempo.

Si las previsiones son equivocadas, la empresa se enfrenta a retos que afectan a todo, desde los precios hasta la entrega de los productos al usuario final. En cambio, si las previsiones son precisas y las cuotas de ventas se cumplen, la empresa puede hacer mejores inversiones, tal vez contratando a 20 nuevos desarrolladores en lugar de 10, o estableciendo una oficina de ventas muy necesaria en un territorio donde hay una gran demanda.

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Hay varias formas de prever las ventas. Hoy en día, la mayoría de los equipos gestionan las previsiones con herramientas de análisis de ventas y un CRM. Estas herramientas permiten a los líderes y representantes de ventas comprender el rendimiento del equipo, identificar las tendencias del mercado e inspeccionar las negociaciones.

Un CRM de ventas bien engrasado contiene una gran cantidad de datos importantes que se pueden utilizar para crear modelos predictivos. Para crear una previsión de ventas, los líderes aprovecharían los datos de su CRM de la siguiente manera:

Recopile datos históricos: analice el rendimiento de las ventas anteriores con paneles interactivos para identificar tendencias y patrones.

Evaluar el embudo actual: evalúe las negociaciones activas para estimar su probabilidad de cierre dentro del período de la previsión.

Tenga en cuenta las condiciones del mercado: considere factores externos, como los cambios económicos o en la industria, que podrían afectar las ventas.

Incorpore las aportaciones de su equipo: recopile información de los representantes de ventas sobre sus oportunidades activas y los cierres previstos.

En nuestra guía más detallada para la previsión de ventas, también sugerimos mantener una cadencia regular para mantener a todos alineados. Para obtener más información sobre consejos y prácticas recomendadas, consulte la guía aquí.

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Crear una previsión de ventas es relativamente sencillo. Los datos históricos se analizan para predecir tendencias futuras. Pero, sin las herramientas adecuadas, acceder a los datos y convertirlos en información valiosa puede llevar mucho tiempo. Aun así, el proceso de previsión de ventas puede entenderse de la siguiente manera:

Definir el período de previsión: determine el período de tiempo para la previsión, como mensual, trimestral o anual.

Recopile los datos necesarios: recopile información relevante, incluidos datos históricos de ventas, detalles del embudo actual y análisis de mercado.

Seleccionar un método de previsión: elija un enfoque, como la previsión histórica (utilizar datos de ventas anteriores para predecir el rendimiento futuro), la previsión del embudo (evaluar las negociaciones actuales por su probabilidad de cierre) o una combinación de métodos. Una combinación de métodos mediría las tendencias obtenidas de los datos históricos con el estado actual del embudo.

Analizar y proyectar: utilice los datos recopilados para identificar tendencias y proyectar futuras cifras de ventas. Luego, revise regularmente la previsión para ajustarla a nueva información o cambios en el mercado.

Con la previsión histórica, por ejemplo, si sus ventas crecieron un 10 % cada año durante los últimos cinco años, podría prever una tasa de crecimiento similar para el próximo año. Con la previsión de embudos de ventas, su CRM puede mostrar negociaciones por valor de 500 000 USD en etapas avanzadas con una probabilidad de cierre del 80 %, por lo que su previsión proyecta 400 000 USD en ingresos de estas negociaciones.

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Cada organización tiene sus propios responsables de las previsiones de ventas. Estos son algunos de los equipos que suelen ocuparse de ellas:

• Líderes de producto: se responsabilizan de saber qué productos estarán disponibles para vender y cuándo.
• Líderes de ventas: prometen los números que sus equipos cumplirán. La forma en que se hacen las previsiones varía dependiendo de la antigüedad del líder. Por ejemplo, los gerentes de primera línea prevén grupos de oportunidades, mientras que los gerentes de tercera línea consideran un amplio conjunto de números y tasas de cierre tradicionales para hacer a una previsión general.
• Representantes de ventas: informan de sus propios números a sus gerentes.

Independientemente de cómo calcule una empresa sus previsiones de ventas, el proceso debe ser transparente. A fin de cuentas, el liderazgo de ventas tiene que ser responsable de determinar unas cifras. Independientemente de si cumple, se incumple o se supera, la responsabilidad de la previsión recae en ellos.

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Las previsiones de ventas afectan prácticamente a todos los departamentos de una empresa. Por ejemplo, el departamento de finanzas las utiliza para decidir cómo realizar las inversiones anuales y trimestrales. Los líderes de producto las usan para planificar la demanda de nuevos productos. Y el departamento de RR. HH. para alinear las necesidades de contratación con el rumbo de la empresa.

En mayor o menor nivel, la previsión de ventas afecta a todos los miembros de la empresa.

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El objetivo principal de la previsión de ventas es pintar una imagen precisa de las ventas esperadas. Los líderes se fijan en estas cifras cuando elaboran su hoja de ruta operativa y su presupuesto. Si confían en el crecimiento proyectado, pueden ponerse a planificar.

Podrían decidir dotar de personal a más puntos de contacto de atención al cliente, financiar más eventos de marketing externo o invertir más en la comunidad, así como adelantarse a la compra de nuevos equipos o actualizaciones que se encarecen con el paso del tiempo. Sin una previsión de ventas, los líderes están tomando decisiones de gasto críticas a ciegas. Si las ventas no salen según lo planeado, podrían provocar recortes en la plantilla, una reducción del soporte o la detención del desarrollo de productos.

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La previsión de ventas es un músculo que debe ir ejercitando, no un elemento que deba tachar de su lista de tareas pendientes. Aunque es absolutamente necesario diseñar un marco para su plan de previsión de ventas cada año, también debe cambiar sus estrategias de vez en cuando para desarrollar nuevos músculos.

Elabore un plan de previsión de ventas con su equipo centrándose en tres actividades principales:

• Cálculo del número y del período de tiempo: su plan debe explicar cómo calculará la cantidad monetaria estimada y cuáles serán los plazos. Consulte la sección sobre cómo un CRM puede ayudarle con la previsión, más adelante en esta guía, para obtener más información sobre las herramientas de previsión de ventas que puede utilizar para hacer esto.
• Revisión y modificación: también debe planificar revisiones de la previsión en momentos clave y modificarla si fuese necesario. La mayoría de los líderes de ventas realizan un seguimiento diario del progreso con respecto a su previsión. Pero también es recomendable programar revisiones específicas a lo largo del trimestre. Asegúrese de revisar las últimas cifras con software y herramientas de automatización de ventas que sincronicen los datos de previsión de su CRM.
• Rompiendo los esquemas: incluso las mejores organizaciones de ventas necesitan revisar su proceso de ventas de vez en cuando. Romper sus patrones puede ayudarle a encontrar nuevas formas de elaborar previsiones aún más precisas. Pruebe a realizar previsiones entre la alta dirección y los empleados (sin la participación de los mandos intermedios), haga diferentes preguntas, haga revisiones de patrocinio ejecutivo y mire los datos desde diferentes ángulos.

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Los eventos impredecibles tienen un impacto enorme en su previsión de ventas. El clima extremo o las crisis económicas cambian drásticamente su previsión. Lo que pensaba que sabía sobre el crecimiento esperado de los ingresos puede cambiar de repente.

En cuanto ocurra un evento extraordinario, los líderes de ventas y finanzas de su empresa querrán saber rápidamente:

• ¿Cómo está nuestro embudo de ventas hoy?
• ¿Cuáles son los mejores y peores escenarios?
• ¿Cómo ha cambiado la previsión con respecto a hace una semana o un mes?

Su previsión implica recursos, personal y más (consulte la sección sobre objetivos de previsión de ventas). Por lo tanto, aunque las cosas puedan estar cambiando rápidamente, esto no significa que deba renunciar a ella.

En lugar de intentar recalcular su previsión en función de estimaciones dudosas o conjeturas, la mejor opción es confiar en el software y las herramientas de análisis de ventas para obtener una visión precisa del estado de las negociaciones y el embudo en tiempo real.

Durante una crisis, los representantes deben alimentar su CRM con datos a medida que se desarrollan los eventos para que los líderes tengan una visibilidad clara del embudo en rápida evolución. Esos datos permiten a los líderes elaborar las nuevas previsiones y apoyar a sus representantes con decisiones a nivel corporativo sobre dónde deben enfocar su tiempo. Su previsión será tan buena como los datos que obtengan de sus equipos de ventas.

En tiempos de incertidumbre, el acceso rápido a los datos de ventas y la capacidad de pivotar el territorio de ventas y la implementación de recursos en consecuencia pueden marcar la diferencia entre la continuidad del negocio y la disolución. No hay una solución mágica para hacer previsiones perfectas en una crisis o escenario imprevisto. Sin embargo, actualizar atentamente lo que está en proceso y analizar los datos de ventas con más frecuencia de lo habitual le ayudará a ver las tendencias y rediseñar su previsión en consecuencia.

La empatía y el cuidado siempre son fundamentales, pero aún más en estas situaciones. Empatizar con los desafíos de sus clientes y cuidar de sus propios representantes de ventas debe estar por encima de cualquier otra cosa. Genere confianza con socios internos y externos. Esa confianza le ayudará a crecer de nuevo en el futuro. Obtenga más información sobre cómo mantener las relaciones con los clientes como líder de ventas.

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Según Gartner , solo el 45 % de los líderes de ventas confían en las previsiones de ventas de su organización. Aunque es natural que los representantes aporten algo de intuición a sus previsiones de ventas, ahí es donde puede aparecer el margen de error.

Esto nos lleva de nuevo a adoptar una cultura de datos sólida. Para obtener una previsión más precisa, todos en el ciclo de ventas, desde los representantes hasta los gerentes y los ejecutivos, deben tener interés en asegurarse de que esas cifras reflejen la realidad más reciente. Los representantes pueden mantener toda la información de los candidatos actualizada, los gerentes pueden realizar un seguimiento del progreso del proceso de ventas y los líderes pueden revisar cómo todos los equipos están haciendo un seguimiento de esas cifras de previsión, con la IA actuando como respaldo para detectar cualquier inexactitud u oportunidades de ajuste a lo largo del camino.

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Un CRM ofrece a los líderes de ventas una visión en tiempo real de las previsiones de todo su equipo. La herramienta prevé los ingresos brindándole:

• Una visión precisa de todo su negocio.Las previsiones completas en un CRM vienen con una visión completa de su embudo.
• Seguimiento de sus mejores empleados. Vea qué representantes están en camino de superar sus objetivos con tablas de clasificación actualizadas al minuto.
• Previsiones para equipos de ventas complejos. Los pronósticos divididos le permiten acreditar las cantidades correctas a las oportunidades de ventas, por ingresos, valor del contrato y más.

Una previsión se basa en el resumen bruto de un conjunto de oportunidades. Puede pensar en una previsión como una apuesta por un conjunto de variables: responsable, tiempo, categorías de previsión, familia de productos y territorio de ventas. Puede colaborar en las previsiones con todas las personas necesarias para ver cómo se acumulan las oportunidades. Profundice en las oportunidades por líder de ventas, unidad operativa, gerente e individuos.

También nos encantan los CRM con paneles de ventas e informes. Estos ponen de manifiesto dónde están los retos empresariales, en términos claros y sencillos. Podría ser que cuatro de los cinco equipos de venta estén en la tasa de crecimiento adecuada y solo tenemos que centrarnos en otro. Puede ser que un determinado producto deba cuestionarse. Los datos abren nuevas puertas para aumentar las ventas y ver qué podría estar funcionando de manera más efectiva.

Otra cosa que es genial de un CRM es la orientación de la IA. Una herramienta de IA para ventas ofrece una perspectiva neutral sobre lo que realmente está sucediendo con las ventas. Por ejemplo, la IA podría notar que una oportunidad se ha descartado tres trimestres seguidos, un hallazgo que le habría llevado más tiempo a una persona que revisara los datos. Piense en la IA como su científico de datos personal, que lleva sus previsiones y operaciones de ventas completas a un nuevo nivel.

Las herramientas de IA predictiva echan un vistazo a los datos históricos de ventas para darle una idea de lo que podría esperar en el futuro. La IA analiza factores como la tasa de ganancia o el número de reuniones con los clientes. Elimina algunas de las conjeturas de la previsión de ventas y le ayuda a obtener cifras más precisas. Trate de analizar los datos de ventas durante al menos 12 meses. De lo contrario, es posible que no haya datos suficientes para obtener previsiones de ventas precisas.

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La IA ya se utiliza en la previsión de ventas para analizar los datos de ventas y predecir las ventas futuras. Dado que la previsión requiere procesar un montón de datos históricos para identificar patrones y tendencias, la IA es una opción natural que ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y hacer proyecciones informadas.

La IA ayuda a la previsión de ventas de varias formas:

• Información impulsada por IA: la IA analiza grandes conjuntos de datos para descubrir patrones y proporcionar previsiones de ventas más precisas, al mismo tiempo que ofrece a los representantes una visión completa del estado de la cuenta con KPI, como las interacciones, la tasa de ganancia y el tamaño medio de las negociaciones.
• Recopilación automatizada de datos: las herramientas de automatización recopilan y actualizan los datos de ventas en tiempo real, lo que reduce la introducción de datos manual y los errores.
• Análisis predictivo: los modelos de IA predicen los resultados de ventas futuros en función de los datos históricos y las tendencias actuales, lo que permite llevar a cabo ajustes proactivos de la estrategia.

Los sistemas CRM modernos integran IA y automatización. Idealmente, el uso de la IA para trabajar con grandes conjuntos de datos debería disminuir la inexactitud y aumentar la fiabilidad de las previsiones de ventas. Ahora, más aplicaciones de IA son capaces de ejecutar tareas con autonomía, en lugar de actuar como un copiloto. Estos agentes de IA utilizan un razonamiento complejo para llevar a cabo tareas de principio a fin, ofreciendo resultados precisos y ahorrando tiempo.

Aunque la previsión de ventas es muy importante, juntar todas las piezas, especialmente a una cadencia regular, puede llevar mucho tiempo. En un futuro próximo, los agentes de IA podrán tomar algunos de los aspectos que más tiempo consumen y automatizarlos por completo, de la misma manera que automatizan ciertas habilidades, como la generación de oportunidades, el coaching de ventas o la elaboración de presupuestos.

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La previsión de ventas es significativamente más precisa cuando se utiliza un CRM en lugar de una hoja de cálculo. Cuando una empresa está comenzando, los equipos de ventas suelen confiar en hojas de cálculo, o en una servilleta, para calcular sus previsiones de ventas. Esto puede funcionar por un tiempo, pero no es sostenible a medida que la empresa crece.

La realidad es que vender es más complejo que nunca. Implica todo, desde el rendimiento de las campañas de generación de demanda hasta las llamadas telefónicas a los clientes potenciales. Cuanto más quiera vender, más deberá confiar en un CRM.

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