Explicación del software de planificación de recursos empresariales (ERP)

Los comerciales necesitan acceso a una combinación de aplicaciones para desempeñar bien su trabajo: desde plataformas que proporcionan información actualizada sobre los clientes potenciales y detalles del inventario en tiempo real hasta programas para crear informes financieros y gestionar contratos.

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) ayuda a reunir todas las herramientas de una empresa, permitiendo que ventas y otros departamentos compartan datos. Cuando las operaciones se coordinan gracias a un software ERP o soluciones similares, los representantes de ventas pueden acelerar el proceso del presupuesto a la venta, prever ventas con mayor precisión y colaborar con otros equipos de forma más fluida.

Descubra qué es la planificación de recursos empresariales, por qué es importante y las alternativas que pueden ayudarle a comprender mejor su negocio.

El software ERP gestiona las operaciones clave del negocio en un sistema conectado y ayuda a los equipos a trabajar de forma más eficiente y a tomar decisiones mejor informadas. Integra funciones como finanzas, fabricación, recursos humanos, ventas, compras y cadena de suministro y permite que los responsables de la toma de decisiones accedan a datos completos y en tiempo real.

Un sistema ERP integra software, datos y flujos de trabajo, a los que se puede acceder a través de una interfaz unificada. También facilita el intercambio de datos y fomenta una comunicación coherente entre departamentos. Por ejemplo, cuando las organizaciones integran un CRM como Salesforce con su solución ERP, conectan ventas, marketing y atención al cliente con operaciones, finanzas, TI y RR.HH.

Los sistemas ERP integran datos y procesos de distintas áreas del negocio, como RR.HH., contabilidad, compras y fabricación. Esto garantiza que todas las aplicaciones puedan acceder a la misma información y crea una visión unificada de las actividades empresariales. El software ERP no solo almacena datos, sino que también automatiza tareas y el intercambio de información entre aplicaciones para agilizar procesos y mejorar la elaboración de informes.

Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son más especializados. Se centran en lo que deben lograr los equipos de ventas, desde los primeros puntos de contacto de ventas y marketing hasta el servicio al cliente y los esfuerzos de retención. Por su parte, los sistemas ERP pueden incluir todos los aspectos de las operaciones empresariales, pero a menudo se centran más en la contabilidad y menos en funcionalidades para los equipos de ventas.

• Los sistemas CRM rastrean los procesos de ventas y las interacciones a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente, gestionan las interacciones con los clientes y mejoran el servicio al cliente directo. Pueden integrarse con software ERP, lo que puede ser una decisión inteligente si las capacidades de ventas y gestión de clientes del software ERP son limitadas.
• Los sistemas ERP abarcan múltiples operaciones empresariales y también pueden incluir procesos internos relacionados, entre otros, con compras, RR.HH., contabilidad, finanzas, gestión de inventario y cadena de suministro.

La ERP ofrece a los líderes empresariales una forma de determinar el mejor uso de sus recursos, desde activos financieros hasta planificación de la plantilla, para que puedan operar de forma eficiente y mantenerse competitivos. También ayuda a que quienes están en primera línea a gestionar los procesos en toda la organización de forma más eficaz. Por ejemplo, un ERP inteligente permite a los comerciales disponer de más tiempo para analizar informes y construir relaciones sólidas con los clientes.

Algunos piensan que la ERP solo es necesaria para operaciones empresariales más grandes, pero eso no es cierto. Las pequeñas empresas suelen tener que hacer más con menos, así que la ERP es igual de necesaria, especialmente cuando ahorra tiempo y esfuerzo automatizando tareas rutinarias. Las pequeñas empresas pueden utilizar soluciones ERP con interfaces sin código que permiten personalizaciones sencillas basadas en las necesidades.

Un sistema ERP es valioso porque conecta funciones empresariales clave en una sola plataforma. Esto ayuda a las organizaciones a operar de forma más fluida y estratégica, dado que mejora la colaboración entre equipos y departamentos, se comparten datos multifuncionales para crear una fuente única de verdad y se pueden obtener datos en tiempo real para tomar decisiones mejor informadas. Los sistemas ERP también pueden mejorar la eficiencia y reducir costes mediante la automatización de procesos. Además, al añadir integraciones de software de terceros para unir ventas, servicio, marketing, comercio y TI en una sola plataforma, las empresas pueden mejorar su capacidad de ampliación.

Los sistemas ERP pueden configurarse de diferentes maneras para que las organizaciones se adapten mejor a sus necesidades técnicas, su presupuesto y sus objetivos. Estos son los tres tipos principales y lo que ofrecen:

Los sistemas ERP locales o en las instalaciones otorgan a las organizaciones el control total del software y la responsabilidad total de su seguridad. Como se implementan en los servidores de la empresa, requieren recursos informáticos in situ para el mantenimiento y el soporte. Sin embargo, esto limita el acceso a una ubicación física, haciendo difícil, o imposible, que el personal de campo los utilice.

Este tipo de ERP utiliza el modelo de software como servicio (SaaS), lo que permite que cualquier persona con acceso a internet lo utilice. Normalmente, esto funciona como una suscripción, que incluye alojamiento de datos, formación, personalizaciones flexibles, actualizaciones de software y soporte, si fuese necesaria.

También conocidos como ERP de dos niveles, son una combinación de soluciones locales y en la nube. Las organizaciones que eligen este modelo suelen alojar aplicaciones seleccionadas y sus datos en la nube, mientras que otras solo son accesibles a través de un servidor local.

Comprar y evaluar sistemas ERP puede resultar abrumador, pero puede simplificar el proceso empezando por los objetivos principales de su negocio. Recopile información concreta sobre diversas opciones de software ERP para determinar cuál funcionará mejor para su negocio.

Estos son algunos de los factores que debería tener en cuenta a la hora de comparar opciones de ERP:

Considere quién accederá más a menudo a las distintas funciones de su ERP y dónde se encuentran. Si todos trabajan en la oficina, un ERP local puede ser la mejor opción. Si la mayoría de los empleados trabajan de forma remota o sobre el terreno, un ERP en la nube probablemente sea la mejor opción. Para tomar su decisión, valore cuánto control quiere y si dispone de los recursos para alojar y mantener su ERP.

Un software ERP moderno debería incluir algún tipo de inteligencia artificial integrada. Compare dónde y cómo se aplica la IA en cada sistema ERP. Luego examine si (y cómo) está integrada en la automatización de procesos, el análisis de datos, las interacciones con los clientes, los informes y las previsiones.

Considere lo personalizables que son los informes y los dashboards. La IA potente y las opciones de informes flexibles proporcionan información práctica de calidad y en tiempo real para ayudar a sus líderes y sus empleados de primera línea a tomar decisiones más rápidas e informadas.

Asegúrese de que las opciones ERP incluyan automatización integrada para reducir las tareas manuales. Identifique las opciones de automatización para los procesos que sus equipos usan con más frecuencia y dónde identifica más errores humanos. Esto puede incluir gestión de pedidos, gestión de inventario, facturación y programación.

Los módulos especiales o las integraciones con software de terceros son esenciales. Ofrecen capacidad de ampliación y adaptaciones personalizadas para satisfacer las necesidades de su negocio, cubriendo desde contabilidad, recursos humanos, ventas y marketing hasta inventario y almacenamiento, gestión de la cadena de suministro, adquisiciones y compras. Algunos programas ERP ofrecen ajustes mediante módulos no-code o low-code, mientras que otros dependen de API. Considere qué opción funciona mejor para su negocio.

Aunque muchas empresas consideran que los sistemas ERP son útiles para gestionar procesos internos, hay otras soluciones que podrían encajar mejor para flujos de trabajo complejos y operaciones orientadas al cliente. A menudo, los sistemas ERP por sí solos no pueden soportar funciones empresariales clave, como gestionar los procesos de ventas, impulsar las interacciones con los clientes o satisfacer requisitos de cumplimiento específicos del sector.

​​Para abordar esas carencias, las organizaciones pueden recurrir a software flexible e integrado.

Una plataforma basada en IA, como Sales Cloud, puede ayudarle a crear un ecosistema conectado donde la información interna y externa fluye entre sus equipos de ventas, marketing, ingresos, ejecutivos y administración. Esto puede suponer una mayor agilidad operativa y una toma de decisiones mejor informada en todos los niveles.

Al considerar alternativas al software ERP, tenga en cuenta estas características:

• Capacidad de ampliación: los sistemas empresariales deben poder crecer junto con su negocio. Elija una solución que le permita empezar forma gradual y ampliarse fácilmente mediante integraciones y complementos preconfigurados.
• Personalización: aunque las herramientas listas para usar pueden funcionar bien, las plataformas capaces de adaptarse a sus necesidades de ventas, atención al cliente, marketing y comercio suelen ofrecer mejores resultados.
• Automatización: una gran ventaja de tener sistemas interconectados es la reducción del trabajo manual. Su sistema debería ser capaz de gestionar tareas como registrar datos y activar los siguientes pasos en un flujo de trabajo.
• Inteligencia artificial: los sistemas con asistentes de IA pueden ayudarle a analizar rápidamente grandes cantidades de información dispersa. Algunos incluso utilizan agentes autónomos que pueden actuar y, con el tiempo, aprender de los resultados para ser más eficientes.
• Innovación: las plataformas basadas en la nube ofrecen actualizaciones continuas para que pueda aprovechar las nuevas funciones a medida que se lanzan. Una comunidad sólida de usuarios también puede ayudarle a sacar más valor de sus herramientas.

El software ERP puede ayudar a las empresas a mejorar la colaboración, el servicio de atención al cliente y la productividad al consolidar sistemas y datos multifuncionales en una sola plataforma. El software ERP tradicional no es la única forma de satisfacer esta necesidad. Considere el software respaldado por IA, como Agentforce, para cerrar las brechas e impulsar su negocio.