La gestión de inventarios es el proceso que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de inventarios eficiente del flujo de mercancías, desde el fabricante hasta el almacén y el punto de venta. Implica vigilar los niveles de existencias, pronosticar la demanda y asegurarse de que haya suficiente inventario para satisfacer las expectativas de los clientes.
La gestión de inventarios es el proceso mediante el cual las empresas hacen seguimiento de sus productos desde que se reciben hasta que se almacenan, solicitan y envían. Desde el almacén hasta las manos del cliente, las estrategias y herramientas de gestión de inventarios exitosas ayudan a su empresa a brindar experiencias excepcionales a los clientes. Es lo que permite saber siempre lo que hay en stock y lo que no.
Imagínese esto: ve un anuncio online de un producto que realmente desea, así que lo toma como una señal del universo para darse un capricho. Pero cuando hace clic en el botón "Comprar", aparece un frustrante mensaje: “Actualmente no disponible”. Qué decepción. Detrás de esto, está el inventory management.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre cómo gestionar adecuadamente su inventario y mantenerse al día con la demanda, una práctica clave para el éxito empresarial.
La gestión de inventarios es la forma en que las empresas rastrean y controlan los bienes que compran, almacenan, venden y utilizan. Para algunas empresas, como los fabricantes, los “bienes” son las materias primas o componentes que utilizan para fabricar productos. Para otros, como los minoristas, se trata de existencias listas para vender. Las estrategias y necesidades de inventory management difieren de una empresa a otra. Pero, independientemente de su negocio o sector, el objetivo es idéntico: obtener la cantidad correcta de los productos adecuados en el lugar apropiado y en el momento oportuno.
¿Cómo pueden triunfar las empresas a pesar de dificultades como los problemas de la cadena de suministro y los cambios en la demanda? Aquí encontrará todo lo que necesita saber para una gestión de existencias eficaz.
El desafío central de la gestión de inventarios es claro: si compra de más, corre el riesgo de acumular existencias obsoletas; si compra de menos, podría quedarse sin stock y perder ventas frente a la competencia. Saber cuándo y cuánto pedir es fundamental para gestionar con éxito el inventario. Con datos del inventario en tiempo real y las herramientas de control de inventarios adecuadas, las empresas pueden aplicar la IA, la automatización y el análisis predictivo para identificar los momentos clave cuanto antes. La automatización de la gestión de inventarios ahorra dinero y evita el desperdicio de mano de obra.
Las estrategias de gestión de inventarios que utilice dependerán del modelo de negocio de su empresa. Estas son algunas técnicas populares:
Dropshipping: esta técnica consiste en externalizar el almacenamiento y la fabricación. Sin embargo, el hecho de que el dropshipping le permita omitir estos pasos no significa que no haya otras tareas de inventory management de las que ocuparse. Concéntrese en supervisar los niveles de stock de su proveedor en tiempo real. Implemente sistemas automatizados de procesamiento de pedidos y mantenga canales de comunicación claros con sus proveedores para garantizar el cumplimiento oportuno de los pedidos y evitar desabastecimientos o retrasos.
Previsión de la demanda: es el arte y la ciencia de predecir la demanda de los clientes de determinados productos. Los pronósticos precisos y oportunos son fundamentales para las empresas de todos los tamaños. Factores como la estacionalidad, la competencia, la geografía y los tipos de productos que vende pueden afectar a la demanda. Todas las decisiones empresariales deben basarse en datos, por lo que los pronosticadores deben considerar invertir en las herramientas adecuadas para la proyección de tendencias, la investigación de mercado y mucho más. La previsión de la demanda también le ayuda a tomar decisiones sobre la cantidad de existencias de seguridad que debe tener a mano en caso de que la demanda aumente repentinamente.
Gestión de inventarios perpetua: esta técnica se basa en un software de inventory management para realizar un seguimiento continuo de los niveles de inventario en tiempo real. Al digitalizar y automatizar el proceso de gestión de inventarios, las empresas pueden mejorar la precisión, mantener un mejor control de inventarios sobre los niveles de existencias y reducir los costes. Otra ventaja clave de un sistema de inventario perpetuo es su capacidad para integrarse con otros sistemas de su empresa, como la gestión de pedidos, la contabilidad, el servicio de atención al cliente y más.
Cantidad de pedido económica (EOQ): con esta técnica, se procesan los números para determinar la cantidad de pedido ideal, lo que le ayuda a satisfacer la demanda y a minimizar los costes totales asociados con el pedido, la recepción y la retención del inventario. La fórmula EOQ es una ecuación que se puede utilizar para determinar la cantidad óptima de inventario que se debe solicitar a un fabricante o proveedor.
EOQ se utiliza mejor en situaciones en las que la demanda, los pedidos y los costes de mantenimiento permanecen constantes. Aunque la fórmula puede modificarse para determinar diversos niveles de producción o intervalos de pedidos, la mayoría de las empresas con extensas cadenas de suministro y altos costes variables dependen de algoritmos dentro de sus sistemas informáticos para calcular el EOQ.
Cantidad mínima de pedido (MOQ): esta técnica prioriza la compra de la menor cantidad de inventario posible. La MOQ puede basarse en el número de unidades o en una cifra en dólares. Es crucial comprender cómo afecta a su inventario y rentabilidad. Si es un comprador, debe tener en cuenta sus necesidades de inventario y capacidad de almacenamiento antes de comprometerse con una MOQ. Si es un vendedor, debe establecer cuidadosamente sus MOQ para garantizar la rentabilidad sin disuadir a los clientes potenciales.
Gestión de inventarios justo a tiempo (JIT): esta técnica consiste en pedir la cantidad exacta de inventario que necesita, justo cuando la necesita. El objetivo es tener el menor exceso de inventario posible en un momento dado. Es una solución ideal para empresas sin mucho espacio de almacenamiento y aquellas con márgenes más pequeños, o para aquellas que desean reducir el gasto excesivo en materiales. Para que el inventory management JIT funcione, los vendedores deben mantenerse en constante comunicación con los proveedores y fabricantes. El tiempo es esencial, y este método requiere un software comprometido y optimizado para funcionar sin problemas.
Cuando se hace correctamente, el JIT puede reducir los costes y desperdicios, y aumentar la eficiencia. El inventory management justo a tiempo también tiene sus inconvenientes. Las interrupciones de la cadena de suministro, los errores en los pedidos y los artículos dañados pueden causar retrasos, lo que frustra a los clientes. Es por eso que esta técnica requiere las herramientas adecuadas y un seguimiento meticuloso para que las cosas funcionen sin problemas.
Independientemente de las técnicas de gestión de inventarios que su empresa decida utilizar, es clave supervisar cada etapa del proceso en la gestión de almacenes.
Cada paso del proceso de gestión de inventarios se basa sobre el anterior, por lo que es fundamental empezar con una base sólida. Estos son los momentos clave del inventory management:
Paso 1 — Recibir el inventario y los datos de entrada: cuando los proveedores entregan materiales o productos, los datos relevantes deben registrarse y cargarse en su sistema de inventory management. Consejo profesional: implemente herramientas IA para ayudar a sus equipos a automatizar el proceso de entrada de datos. Esto reduce las tareas administrativas y mejora la precisión.
Paso 2 — Almacenamiento estratégico: durante este paso, las consideraciones clave incluyen el espacio de almacenamiento, el flujo de tráfico de la instalación y cómo hacer que sus productos más populares sean fácilmente accesibles. Los modelos generativos impulsados por IA, entrenados con detalles del almacén y datos históricos de ventas pueden ofrecer información valiosa para optimizar el uso del espacio y mejorar la eficiencia operativa.
Paso 3 — Gestión y cumplimiento de pedidos: una vez que un cliente realiza una compra, se activa la gestión de pedidos. Este proceso involucra todo lo que sucede después del botón "Comprar". Es lo que controla todos los procesos operativos posteriores, las personas, los sistemas y las asociaciones que ayudan a cumplir con los pedidos. La gestión de pedidos es lo que permite dar a sus clientes actualizaciones en tiempo real sobre dónde está su pedido (“¡Su pedido ha salido del almacén y está en camino a su puerta!”)
Paso 4 — Actualizar los niveles de inventario: cuando su software de gestión de inventarios y pedidos está sincronizado, todo el proceso posterior a la compra es transparente, tanto para sus empleados como para sus compradores. El inventario se actualiza automáticamente en tiempo real, por lo que siempre sabrá qué hay en stock y qué no. Esto proporciona a los comerciantes y a los gestores de inventario una visión precisa de los pedidos y facilita la gestión y la coordinación de los procesos de embalaje, envío y cumplimiento.
Paso 5 — Repetición de pedidos y reposición: a medida que se cumplen los pedidos y disminuyen los niveles de inventario, los nuevos pedidos le permiten mantener un suministro continuo de productos. Es crucial saber cuánto y cuándo volver a pedir. Hacer un pedido demasiado pronto podría resultar en existencias muertas (inventario que ya no se puede vender porque está caducado, obsoleto o fuera de temporada). Esperar demasiado tiempo para hacer un pedido, o no pedir lo suficiente, podría significar desabastecimientos y clientes insatisfechos. Las herramientas impulsadas por IA pueden ayudarle a supervisar los niveles de inventario, generar alertas de repetición de pedidos basadas en umbrales predefinidos e incluso realizar pedidos automáticamente a los proveedores.
Para ayudarle a llevar la cantidad adecuada de inventario al lugar correcto en el momento justo, aproveche la IA en cada etapa del proceso de gestión. La IA puede automatizar tareas, obtener información valiosa y aumentar la eficiencia operativa.
El primer paso para una gestión de inventarios exitosa es saber dónde están sus productos en un momento dado. La capacidad de ver la cantidad y el flujo de sus productos en tiempo real se conoce como “visibilidad del inventario”. Una vez que tenga una visión clara de todo su inventario, es mucho más fácil rastrear y almacenar cantidades masivas de datos, hacer coincidir la oferta con la demanda y reducir los casos de sobreventa y subventa. Esto también permite el crecimiento a escala. Entonces, ¿cómo se obtiene una visión nítida del inventario?
Herramientas como los escáneres de códigos de barras y los SKU pueden rastrear el flujo físico de mercancías, pero eso es solo una parte del panorama. Los sistemas de gestión de inventarios más avanzados también tienen en cuenta las reservas en tiempo real en todos los canales de venta. Por ejemplo, una plataforma que integra datos de ventas de la página web, la aplicación y las tiendas físicas de un minorista ofrece una visión integral de su inventario. En estas empresas, los equipos de operaciones y comercialización pueden ver de inmediato cuántas unidades hay en stock por artículo y ubicación, cuántas esperan ser enviadas y dónde se almacenan dentro de un centro logístico o una ubicación de almacén. La repetición de pedidos automatizada y el análisis predictivo garantizan que las marcas puedan reabastecer los productos en momentos clave, como cuando la demanda está aumentando pero aún no se ha alcanzado el punto de repetición de pedidos.
Una mayor visibilidad permite la compra al por mayor, al tiempo que reduce los costes de almacenamiento, y los análisis integrados permiten predecir con mayor precisión la demanda para realizar compras oportunas. Los informes y las repeticiones de pedidos automatizadas reducen errores costosos, como faltantes, exceso de existencias, selecciones incorrectas o envíos equivocados. Esto facilita mantener los estantes abastecidos y entregar los productos de forma rápida y precisa, lo que mejora la satisfacción del cliente y fomenta la recompra.
Muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo para gestionar el inventario. Pero, incluso la hoja de cálculo mejor organizada y actualizada de forma rutinaria no puede ofrecer información en tiempo real sobre las condiciones del mercado por sí sola ni es capaz de identificar los problemas emergentes de los proveedores, como un barco con mercancías que está atascado en el puerto. Tampoco es compatible con opciones de cumplimiento flexibles como: comprar online o recoger en la tienda (BOPIS), que son cada vez más populares entre los consumidores.
La conclusión es que la gestión manual del inventario no es una práctica sostenible a medida que las empresas crecen. No obstante, si transfiere los datos de inventario de los equipos aislados a la plataforma digital adecuada, puede gestionar de forma eficiente el flujo de mercancías en toda su cadena de suministro. Incluso para las empresas omnicanal que venden en tiendas físicas, redes sociales y canales basados en aplicaciones. Esto ayuda a evitar problemas comunes como la sobreventa online.
Digitalización y automatización de la gestión de inventarios:
Combine una buena visibilidad del inventario con algunas de las prácticas recomendadas de gestión de inventarios, y tendrá la fórmula del éxito.
La visibilidad es fundamental para sus esfuerzos de gestión de inventarios, pero hay algunas otras prácticas recomendadas que debería considerar. Esto es lo que debe tener en cuenta al planificar su estrategia de gestión de inventarios:
Control de calidad: antes de vender productos a los clientes, es esencial que las empresas comprueben minuciosamente todo el inventario en busca de defectos o de cualquier otro problema potencial. Sin control de calidad, los clientes pueden terminar comprando productos dañados, lo que genera críticas negativas y mala reputación.
El inventario debe inspeccionarse a medida que llega a las instalaciones de su almacén, pero también se debe priorizar el control de calidad en todos sus procesos de manipulación, almacenamiento y envío. Esto incluye un embalaje adecuado y trabajar con socios de envío fiables que manejen su inventario con cuidado.
Sistemas conectados: al integrar su sistema de inventory management con el resto de su ecosistema de comercio electrónico, crea una visión transparente y unificada de su negocio para equipos multifuncionales. Es mucho más fácil obtener información que impulsará su negocio cuando la gestión de inventarios está integrada con su plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y su sistema de gestión de pedidos.
Supervisión y optimización: el inventory management no es una tarea estática. Las condiciones del mercado, las demandas de los clientes y los objetivos comerciales cambian. Si supervisa y mejora continuamente sus prácticas de gestión de inventarios, será mucho más fácil adaptarse. Recopile y analice comentarios, datos y realice un seguimiento de las métricas para identificar oportunidades de mejora para su negocio.
¿Se pregunta cómo medir el rendimiento de sus sistemas y operaciones de gestión de inventarios? Estos son algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) que debería supervisar:
La gestión de inventarios se centra en el control general y la optimización de los niveles de inventario, mientras que la gestión de pedidos se ocupa de cumplir con los pedidos de los clientes. Ambos procesos son esenciales para una gestión eficaz de la cadena de suministro y para garantizar la satisfacción del cliente. La gestión de inventarios y la gestión de pedidos son dos procesos distintos, pero interconectados en la cadena de suministro.
Para medir el éxito de su gestión de inventarios, realice un seguimiento continuo de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se alinean con sus objetivos empresariales. Al aprovechar las sólidas capacidades de análisis e informes, puede obtener información valiosa sobre la rotación de inventario, las tasas de cumplimiento de pedidos y los niveles de satisfacción del cliente.
El seguimiento de la precisión del inventario, la minimización de los desabastecimientos y la mejora de la eficiencia de la cadena de suministro son indicadores de una gestión eficaz del inventario.
