Guía completa sobre el análisis de ventas

Todo equipo de ventas busca la fórmula mágica para aumentar los ingresos. Sin embargo, la respuesta suele estar justo enfrente de sus ojos: en los datos. Aunque no siempre es fácil transformar los datos en acciones concretas, el análisis puede darle las claves que necesita para mejorar sus próximos resultados trimestrales.

¿No sabe por dónde empezar? Ha llegado al lugar indicado. Repasaremos los fundamentos del análisis de ventas, sus ventajas y las métricas que debe usar para que su negocio siga creciendo.

Temas que trataremos:

• ¿Qué es el análisis de ventas?
• Ventajas del análisis de ventas
• Tipos de análisis de ventas
• 9 métricas de ventas esenciales
• Consejos para integrar el análisis en los procesos comerciales
• Funciones que buscar en una herramienta de análisis de ventas

El análisis de ventas —o la analítica de ventas— consiste en recopilar datos comerciales mediante tecnología para conocer el progreso de su empresa hacia sus objetivos. Esto mejora las previsiones y ayuda a identificar oportunidades nuevas. Los responsables pueden ver qué está haciendo bien el equipo y qué hay que ajustar. Al convertir los datos de ventas que antes estaban aislados en información útil y aprovechable, podrá tomar decisiones de negocio más acertadas.

El análisis aporta numerosas ventajas que contribuyen a aumentar los ingresos de la empresa.

Los datos revelan el estado del negocio en un momento dado. Si analiza los datos de forma aislada, puede llegar a conclusiones erróneas, ya sea porque la relevancia de un determinado suceso no está clara o porque simplemente se trata de algo puntual. Al analizarlos de forma global, podrá identificar tendencias que sienten las bases para elaborar previsiones sobre el comportamiento.

Ver los análisis mediante gráficos y diagramas suele facilitar la identificación y el aprovechamiento de las tendencias de ventas. Por ejemplo, que un producto registre un descenso en las ventas durante un solo mes puede deberse a un acontecimiento en el sector o a que varios comerciales han estado de baja. Sin embargo, un producto cuyas ventas lleven seis meses en picado indica un problema que hay que abordar.

Las estrategias de ventas más eficaces varían según los productos y los clientes. La recopilación automática de datos durante el proceso de captación de candidatos (como mediante llamadas o correos electrónicos) proporciona a los comerciales más información que nunca. Por ejemplo, si una línea de negocio concreta tarda más que otras en cerrarse, adaptar la estrategia de ventas a los productos puede incrementar las ventas. Además, analizar el rendimiento de cada comercial desvela quién alcanza sus objetivos y metas. A partir de ahí, es posible determinar a quiénes de ellos les vendría bien más formación o nuevas estrategias para mejorar su proceso de ventas.

Los responsables de ventas toman muchas decisiones cada día. Aunque los datos no son algo nuevo, ahora es posible analizarlos para adoptar decisiones cotidianas de menor envergadura. Antes, se examinaban los datos brutos y había que interpretarlos correctamente para tomar una decisión, y gran parte de esa información enseguida quedaba obsoleta. Hoy en día, los paneles interactivos, junto a los datos y las métricas, permiten decidir con mayor rapidez y precisión.

Por ejemplo, los análisis ofrecen a los supervisores una visión completa y en tiempo real del rendimiento del equipo. Gracias a los datos y las métricas, los análisis se centran en las áreas de mejora. Los supervisores pueden identificar rápidamente las mejores medidas para superar los obstáculos, como ofrecer más formación en técnicas de cierre a un comercial que genera muchos candidatos de gran calidad, pero que tiene dificultades para cerrar ventas.

Si bien existen muchos tipos de análisis aplicados a las ventas, todos se engloban en tres grandes categorías. Conocerlas le permitirá encontrar más formas de aprovechar los análisis de manera eficaz en su empresa.

Los análisis de rendimiento de ventas examinan lo que ocurre mediante el historial de datos comerciales y la tasa de abandono (el porcentaje de clientes que han dejado de utilizar sus productos o servicios) para prever lo que es probable que suceda. Las métricas de rendimiento suelen comprar distintos puntos de datos entre sí, como los ingresos objetivo y los actuales, para calcular cuánto se está avanzando porcentualmente hacia el objetivo.

Muchas métricas ofrecen pistas sobre si se van a alcanzar los objetivos de ventas y ayudan a identificar áreas de mejora. Por ejemplo, si el objetivo de ventas de un comercial es 1 millón de euros, necesitará tener 3 millones en el embudo debido a la tasa media de cierre. La métrica del embudo de ventas permite identificar a los comerciales que podrían correr el riesgo de no alcanzar sus objetivos de ventas, y así intervenir a tiempo en lugar de esperar a que finalice el periodo de ventas.

Marcarse objetivos es fundamental para vender con éxito, y hacerlo bien es crucial. Los comerciales se frustran cuando los objetivos son demasiado ambiciosos, mientras que los objetivos demasiado bajos se traducen en menos ingresos. Antes, las previsiones solían depender de la intuición y del análisis del historial de datos. Ahora, los análisis permiten combinar el historial de datos con información sobre las condiciones actuales para afinar las previsiones.

Los comerciales necesitan datos sobre las oportunidades para trazar la mejor estrategia con la que cerrar ventas. Los supervisores necesitan paneles de control que muestren qué comerciales van camino de superar sus objetivos y cuáles necesitan orientación para mantenerse en buen rumbo. Por último, los responsables de ventas necesitan ver los datos de toda la empresa para detectar problemas y ajustar la estrategia en consecuencia.

Con los análisis de ventas, puede utilizar la previsión negativa para evaluar el riesgo y conocer las consecuencias que tendría en la empresa que un cliente actual redujera su presupuesto. Aunque muchos piensan que las previsiones de ventas son propias del departamento comercial, estas técnicas también permiten ver la repercusión en toda la empresa. Por ejemplo, otros departamentos podrían aumentar sus presupuestos gracias al incremento de ventas y al crecimiento generado por un buen rendimiento comercial.

Los análisis pueden ayudarle a predecir el rendimiento futuro, especialmente en lo que respecta a si su equipo o un comercial concreto alcanzará un objetivo. El análisis predictivo implica recopilar el historial de datos sobre sus comerciales y utilizar una herramienta estadística para reconocer patrones y vaticinar los resultados venideros. Con una herramienta de análisis de ventas como Salesforce, su equipo podrá consultar información valiosa a través de informes y paneles de control.

Gracias a esta información, su negocio podrá dar el salto a la venta basada en datos para predecir, planificar y alcanzar sus objetivos y resultados. Hoy día es posible prever aspectos del ciclo de ventas que antes resultaba impensable. Además, los comerciales pueden cerrar operaciones con mayor rapidez al saber por dónde iniciar la conversación con los consumidores, lo que reduce la pérdida de clientes y acorta los procesos.

Si bien existen muchos tipos de análisis aplicados a las ventas, todos se engloban en tres grandes categorías. Conocerlas le permitirá encontrar más formas de aprovechar los análisis de manera eficaz en su empresa.

Calculando el valor anual del contrato (VAC), se conoce el importe total de todas las oportunidades nuevas y adicionales. Sin embargo, este dato por sí solo sirve de poco. Al comparar el VAC actual con el de años anteriores, puede determinar si sus ventas han crecido o disminuido, lo que apunta hacia la tendencia futura. También puede analizar el crecimiento entre periodos de ventas para detectar cambios al detalle.

Cada trimestre y cada año, los responsables de ventas establecen los objetivos generales de la empresa, conocidos como objetivos de ventas. Con estas cifras en la mano, pueden tomar otras decisiones importantes, como sobre las cuotas, los territorios y las estrategias. Tras revisar los datos del periodo anterior, deben tener en cuenta los factores externos que podrían afectar al cumplimiento de los objetivos y fijar metas que permitan crecer. Desglosar los objetivos de ventas en incrementos más pequeños, como trimestres, facilita su seguimiento.

Los responsables pueden comparar el rendimiento de cada comercial sumando todas las ventas que cierra cada uno, tanto las nuevas como las periódicas. Los comerciales que más venden pueden ejercer de mentores para sus compañeros, mientras que quienes van rezagados pueden recibir formación extra. Las ventas por comercial suponen una suma sencilla, mientras que la cuota compara las ventas por comercial con el objetivo de ventas asignado a cada uno.

Al igual que las ventas por comercial, esta métrica consiste en sumar las ventas según la región del cliente. Por ejemplo, las ventas por región incluirían el total de todas las ventas procedentes de clientes en Norteamérica o Asia-Pacífico. Esta métrica permite identificar patrones que ayudan a detectar oportunidades. Por ejemplo, si las ventas disminuyen en una región concreta, los responsables deben investigar las causas y buscar soluciones. Por otro lado, una tendencia al alza trimestre a trimestre puede indicar una fuerte demanda de clientes en esa zona.

Para detectar tendencias en las ventas —especialmente en productos—, puede calcular la tasa de venta; es decir, el porcentaje de inventario vendido durante un periodo determinado. Esta métrica es especialmente útil para las empresas que comercializan productos físicos, ya que ayuda a gestionar la cadena de suministro y el inventario.

Sumando todas las ventas de cada producto, los responsables de ventas pueden identificar de dónde proviene la mayor parte de los ingresos por producto. Esta métrica muestra si un producto necesita más comerciales o mejoras para impulsar la demanda.

Sus ingresos futuros dependen del embudo de ventas, por lo que conviene llevar una rigurosa gestión del ciclo de ventas. Ahora bien, un gran volumen por sí solo no garantiza el éxito. Con esta métrica, puede determinar tanto el volumen como la calidad del embudo de ventas para predecir la probabilidad de convertir a los clientes que se encuentran en él. Tenga en cuenta que las distintas líneas de negocio pueden alterar la velocidad de los acuerdos; por ejemplo, una renovación permanece abierta mucho más tiempo que una venta incremental. Es importante considerar estos factores al medir la velocidad.

Esta métrica incluye todas las ventas presupuestadas en curso, de principio a fin. Al controlar el tiempo del presupuesto al cierre (quote-to-close), los responsables ven en detalle todo lo que está marcha.

Cada venta requiere un esfuerzo considerable de los comerciales. Sin embargo, las operaciones de mayor valor permiten alcanzar los objetivos de ingresos con un coste de recursos menor. Gracias a esta métrica, los responsables pueden ofrecer formación y estrategias para aumentar el valor de compra. Además, los comerciales con valores medios de compra más altos pueden compartir sus conocimientos con el resto del equipo para ayudarlos a mejorar sus propios resultados.

▸▸▸ Únase a la comunidad de Salesblazer
Estamos construyendo la comunidad de profesionales de ventas más grande y exitosa, para que pueda aprender, conectarse y crecer.

Uno de los retos de incorporar el análisis de datos es que transforma el proceso de ventas. Aunque casi siempre cambia el modo de trabajar a mejor, sigue suponiendo un cambio tanto para los responsables como para los comerciales.

De primeras, los comerciales suelen mostrarse reticentes al análisis de datos, ya que lo perciben como una forma de que los evalúen y los controlen. Antes de añadir nuevas métricas, reúnase con el equipo de ventas y señale las que ya utilizan en sus procesos, como las cuotas y los objetivos. Explíqueles que contar con más datos les proporcionará información adicional para alcanzar sus metas comerciales. Ponga ejemplos concretos de su trabajo diario para que observen un valor inmediato. Además, al comprender cómo se utilizan esos datos para tomar otras decisiones en la empresa, les hará sentir que forman parte de la solución.

Empiece elaborando documentación detallada sobre el proceso de ventas actual, incluidas las herramientas y estrategias que se utilizan. Trabaje con sus comerciales para crear un nuevo procedimiento que integre los nuevos análisis. Al involucrarlos, podrá diseñar un proceso que funcione para el personal que se encarga de vender sus productos.

Al incluir paneles de control de ventas personalizados, cada comercial puede disponer exactamente de la información que necesita. Además, cada uno puede configurar su panel de control según sus preferencias y tareas. Puede configurarse, por ejemplo, semanal o mensualmente. Aunque resulte tentador tener paneles de control distintos para los supervisores y para los comerciales, usar los mismos para todos favorece la transparencia y la colaboración.

La herramienta de análisis adecuada puede facilitar la incorporación de métricas a su flujo de trabajo. Además, la tecnología le permite utilizar el análisis de ventas a un nivel mucho más avanzado.

Al elegir una herramienta de análisis, tenga en cuenta las siguientes funciones:

Las representaciones gráficas permiten a los responsables y comerciales ver de un vistazo la situación. Una herramienta que ofrece múltiples opciones también permite a los usuarios adaptarla a sus preferencias y a su estilo de aprendizaje.

Su CRM ya recopila muchas de las métricas necesarias para el análisis. Al utilizar una herramienta integrada, aumentará la adopción y la precisión. Ver los análisis directamente en el registro de un cliente resulta muy valioso para los usuarios en su trabajo diario.

Las herramientas que proporcionan a su equipo de ventas información específica (además de datos) contribuyen a crear embudos de ventas más sólidos, mejorar las previsiones y aumentar los ingresos.

Su equipo de ventas está hasta arriba y no tiene tiempo para buscar los datos en distintos lugares. Al tener un único punto de acceso, podrá ver desde un mismo lugar las métricas, las oportunidades más prometedoras y actualizaciones semanales sobre las ventas.

¿Está buscando una nueva oportunidad? ¿Quiere saber qué cliente priorizar? Una herramienta de análisis de ventas que ofrezca información basada en IA le da las respuestas que necesita para crear embudos más sólidos y mejorar la precisión de las previsiones. También puede diseñar situaciones de prueba y ver cómo afectan los cambios en el embudo a su tasa de cierre de ventas y de ingresos.

Sin lugar a dudas, el análisis es la clave del futuro de las ventas. Si lo integra en sus procesos y herramientas, los ingresos de su empresa probablemente se dispararán, ya que podrá identificar tendencias y escoger las estrategias de ventas idóneas. Con todo, es fundamental hacer un seguimiento continuo de las métricas adecuadas para obtener los datos necesarios con los que tomar mejores decisiones empresariales. Las empresas que utilizan herramientas de análisis de ventas a una transición más sencilla y obtienen mejores resultados.

Se trata, sin duda, de un cambio importante. Sin embargo, una vez que lo adopte, su empresa mejorará tanto sus procesos como los resultados. Su equipo tiene las habilidades y el conocimiento necesarios para llevar el departamento de ventas al siguiente nivel con el análisis de ventas.

^{_{Los autores se han ayudado de la IA para redactar estas preguntas frecuentes.}}