¿Cuáles son las etapas del pipeline de ventas?

Para algunas empresas, las ventas fluyen de forma natural. Los leads pueden llegar a través de distintas campañas de marketing o de recomendaciones de clientes actuales. Tras varias conversaciones, esos clientes potenciales pueden acabar convirtiéndose en clientes de pago. Sin embargo, en muchas pymes, el proceso de ventas puede ser desordenado y poco estructurado, lo que hace que los resultados sean impredecibles.

Para evitarlo, las empresas pueden desarrollar y analizar su pipeline de ventas. Al hacer un seguimiento del volumen de leads que entran en el embudo, de cuántos son compradores cualificados, del porcentaje que llega a la etapa de propuesta y de otros indicadores, los responsables obtienen información valiosa sobre las áreas de mejora de su proceso de ventas. Esto les permite impulsar las ventas de forma estratégica. Además, pueden utilizar el pipeline para adoptar un enfoque de ventas más disciplinado y estructurado, que facilite la identificación de necesidades empresariales más amplias (como la contratación de personal) y la definición de objetivos (como los ingresos y el flujo de caja).

En este artículo, respondemos a la pregunta "¿Qué es un pipeline de ventas?", repasamos las distintas etapas del pipeline de ventas y explicamos cómo los responsables de las empresas pueden crear y personalizar su pipeline de ventas.

En esencia, el pipeline de ventas es un resumen de las oportunidades de venta actuales y futuras que permite que los responsables estimen los ingresos que generarán, detecten obstáculos en el proceso de ventas y prevean el flujo de caja.

Cuando los propietarios de empresas profundizan en los datos de su pipeline de ventas, pueden obtener información muy valiosa.

• Ingresos y flujo de caja previstos. Solo un determinado porcentaje de sus leads acabará convirtiéndose en oportunidades ganadas. Con esta información, los responsables pueden hacer previsiones de ventas que les ayuden a planificar los presupuestos y los recursos humanos de cara al futuro. También les resultará más fácil ajustar los objetivos de ventas en función del rendimiento actual de su embudo de ventas.
• Carencias y sobreasignación de recursos. En su pipeline de ventas, puede observar que algunos comerciales centran sus esfuerzos en leads que quizá nunca se conviertan, mientras dejan desatendidos, sin darse cuenta, a clientes potenciales que están dispuestos a comprar sus productos y servicios y suelen cerrar contratos y acuerdos de mayor valor. Busque formas de aprovechar más el tiempo de su equipo para obtener mejores resultados a largo plazo.
• Duración del ciclo de ventas. En algunas empresas, cerrar un acuerdo puede llevar semanas, mientras que en otras, las negociaciones pueden prolongarse durante meses. Utilice su pipeline de ventas para saber cuánto tarda normalmente su equipo de ventas en llevar los leads desde el inicio del embudo hasta el cierre.
• Cuellos de botella y obstáculos en el proceso. Por ejemplo, puede descubrir que la etapa de propuesta retrasa habitualmente una semana el proceso de ventas porque es necesario elaborar presupuestos personalizados. Con esta información, puede buscar soluciones que automaticen la elaboración de estimaciones de proyectos. También puede descubrir que algunos clientes potenciales no interactúan con el material de marketing que comparte en la etapa de generación de leads. En ese caso, pruebe nuevos recursos de marketing para comprobar cómo responden y si tienen más probabilidades de convertirse en oportunidades ganadas.
• Rendimiento de los comerciales y carencias de habilidades. Un buen pipeline de ventas también permite saber qué comerciales cierran más ventas, cuáles consiguen acuerdos de mayor valor y cuáles necesitan más ayuda y formación para alcanzar su cuota de ventas. Con esta información, puede proporcionarles el apoyo que necesitan para mejorar su rendimiento y recuperar el ritmo de ventas.

Las empresas que aprovechan un pipeline de ventas pueden comprender, a partir de los datos, cómo evolucionan sus resultados de ventas actuales y futuros. Con esta información, podrán tomar decisiones más fundamentadas sobre la contratación de personal, la formación de los comerciales, el aumento o la reducción del presupuesto publicitario y mucho más.

A continuación, repasamos las principales etapas del pipeline de ventas que toda empresa debería supervisar.

Los clientes recorren un proceso que va desde el descubrimiento hasta la compra y continúa después, cuando se convierten en compradores habituales. Las siete etapas clave del pipeline de ventas son:

1. Prospección. A través de anuncios, relaciones públicas y otras actividades promocionales, los clientes potenciales descubren que su empresa existe. A menudo, se utilizan parámetros de segmentación para dirigir el mensaje a compradores potenciales que encajan con el perfil de su base de clientes actual y con el de su cliente ideal.
2. Cualificación de leads. Para hacer avanzar los leads, ofrezca un e-book, un libro blanco, un seminario web u otro tipo de recurso de captación que permita determinar si el cliente potencial está interesado en conocer mejor sus productos y servicios.
3. Demostración o reunión. A continuación, programe una demostración o una reunión para presentar sus productos y soluciones a los compradores potenciales. En este punto, conviene evaluar si existe un caso de negocio sólido que justifique presentar una propuesta al lead.
4. Propuesta. Exponga su propuesta de valor resumiendo cómo su empresa puede ayudar a satisfacer las necesidades del cliente potencial. Demuestre que los precios propuestos ofrecen un valor más que suficiente para compensar el coste de contratar sus servicios. En esta etapa, recuerde destacar sus ventajas competitivas para diferenciar su propuesta de la de otros proveedores con los que podría reunirse el cliente.
5. Negociación y compromiso. Analice la posibilidad de ampliar o reducir el alcance del trabajo, ajuste los precios y gestione las expectativas hasta llegar a un acuerdo que siente las bases de una colaboración beneficiosa para ambas partes.
6. Oportunidad ganada. Por último, se cierra la venta y se avanza hacia la gestión del pedido.
7. Posventa. En el ámbito empresarial, la venta no debería darse por concluida con la firma del primer contrato. Sus representantes deben esforzarse por ofrecer un servicio excepcional durante la incorporación del cliente y hacer un seguimiento periódico de la evolución de la cuenta. En los momentos adecuados, podría ofrecerles a sus clientes actuales nuevos servicios o soluciones prémium de mayor valor. Cuando el contrato esté próximo a vencer, puede explorar con ellos las opciones de renovación. También puede solicitarles a sus clientes más satisfechos que le recomienden a otros clientes potenciales.

Entre las distintas etapas del pipeline de ventas, los responsables de ventas suelen encontrar nuevas formas de conectar con los clientes y aumentar las probabilidades de que completen una compra.

En Internet hay decenas de buenas plantillas de pipeline de ventas. Eso sí, incluso después de elegir una, deberá personalizarla para adaptarla a las necesidades de su organización.

En primer lugar, asegúrese de que incluya los elementos básicos: las distintas etapas del pipeline de ventas y métricas importantes como las siguientes:

• Origen del lead. Determine cómo conocen su empresa sus clientes potenciales. Puede ser a través de anuncios digitales, publicidad impresa, campañas de correo electrónico, recomendaciones de clientes u otros canales de marketing y ventas. Es posible que descubra que los leads procedentes de determinadas fuentes se convierten en clientes de pago con mayor frecuencia que los de otras.
• Sector. Su producto puede funcionar bien para una amplia variedad de clientes. Dicho esto, quizá descubra que tiene más éxito entre compradores de determinados sectores, a los que podría dirigir sus esfuerzos con mayor frecuencia.
• Responsables de la toma de decisiones. Tenga siempre en cuenta el número de contactos del lado del cliente con los que necesita coordinarse. Adapte su estrategia según trate con el CEO, el director financiero o incluso el CTO.
• Tamaño del acuerdo. Algunos compradores están dispuestos a invertir 100 000 dólares en su producto, mientras que otros tienen un presupuesto de 5000 dólares. Segméntelos en consecuencia y personalice sus propuestas.
• Probabilidad de cierre. Aunque su equipo de ventas tenga cientos de leads de alto valor en el pipeline, es posible que los comerciales no consigan cerrar la mayoría de esas oportunidades. Calcule la probabilidad de que cada lead se convierta en cliente basándose en las conversaciones que su equipo ha mantenido con ellos, en la etapa del pipeline de ventas en la que se encuentran y en otros criterios que indiquen su disposición a cerrar un acuerdo.

Diseñe su pipeline de ventas de forma flexible para adaptarlo a distintos análisis y consultas. Además, actualice la plantilla según sea necesario para detectar anomalías en los datos, de modo que pueda corregir los puntos débiles de su embudo de ventas o aprovechar oportunidades que aceleren sus ventas.

Para automatizar los informes y relacionar mejor la actividad de cada comercial con el rendimiento general, utilice software de gestión de ventas, como una plataforma CRM. Los equipos que cuentan con el pipeline de ventas y el panel de control adecuados pueden aprovechar la información obtenida para mejorar sus ventas, reducir costes y superar sus objetivos.

▸▸▸ Únase a la comunidad de Salesblazer
Estamos construyendo la comunidad de profesionales de ventas más grande y exitosa, para que pueda aprender, conectarse y crecer.