¿Qué son los ingresos diferidos y merece la pena asumir el riesgo?

Conceptos clave

• Los ingresos diferidos se producen cuando las empresas reciben un pago antes de entregar bienes o servicios.
• Según los principios GAAP, los ingresos diferidos son un pasivo hasta que se cumplen las obligaciones de desempeño. Una vez cumplidas, pasan a ser ingresos devengados.
• Los ingresos diferidos se clasifican como pasivo corriente o pasivo no corriente, según el momento en que se entregan los bienes o se prestan los servicios.
• Una gestión adecuada de los ingresos diferidos garantiza el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes, reduce el riesgo, mejora la precisión financiera y genera previsiones más fiables.

A todos nos gusta cobrar y hacerlo por adelantado puede parecer lo ideal. Sin embargo, el dinero recibido antes de ser devengado se considera un pasivo contable y gestionarlo a escala resulta bastante complejo. Los ingresos diferidos son precisamente eso: dinero recibido antes de ser devengado. Se consideran un pasivo contable y pueden complicar la contabilidad de su empresa.

Medir el coste real del rendimiento futuro no es sencillo, pero comprender este concepto es fundamental para gestionar las finanzas de su organización. Tanto si gestiona un servicio de suscripción como si recibe depósitos de clientes, la gestión de los ingresos diferidos tiene un impacto directo en la salud financiera de su empresa y en su credibilidad ante los inversores.

Analicemos con más detalle qué son los ingresos diferidos, en qué situaciones se aplican y cómo gestionarlos.

Al calcular los ingresos, los ingresos diferidos hacen referencia a los fondos o pagos que una empresa recibe por adelantado por productos o servicios que aún no se han entregado. También se conocen habitualmente como "ingresos no devengados". Los ingresos solo se consideran "devengados" y se reflejan en la cuenta de resultados de su empresa una vez que ha entregado lo prometido a sus clientes.

Los ingresos diferidos son habituales en determinados modelos de negocio, como los servicios por suscripción y las empresas de software como servicio (SaaS). También se aplican a los comercios minoristas tradicionales que ofrecen tarjetas regalo, así como a los proveedores de servicios que exigen depósitos o pagos iniciales, como contratistas, abogados y organizadores de bodas. Comprender cómo encajan los ingresos diferidos en su modelo de negocio es fundamental para aplicar correctamente las prácticas recomendadas de reconocimiento de ingresos y para una planificación financiera eficaz.

La diferencia entre los ingresos diferidos y los ingresos devengados radica en el momento en que se produce el intercambio: ¿el pago tiene lugar antes o después de la prestación del servicio? Los ingresos diferidos y los ingresos devengados son conceptos opuestos.

• Los ingresos diferidos se producen cuando se recibe el pago antes de prestar los servicios.
• Los ingresos devengados se producen cuando se han prestado los servicios pero aún no se ha recibido el pago.

Los ingresos diferidos se dan cuando usted le debe al cliente un servicio o producto, mientras que los ingresos devengados se dan cuando el cliente le debe a usted el pago por los servicios prestados. Esto implica también que los ingresos diferidos aparecen como un pasivo en su balance, mientras que los ingresos devengados figuran como un activo.

Los ingresos diferidos son importantes porque afectan directamente a sus estados financieros. Si prevé prestar el servicio en el plazo de un año, los ingresos diferidos figurarán como un pasivo corriente. Si prevé prestarlo dentro de un año o más, se clasificarán como un pasivo no corriente.

Distinguir entre pasivos a corto y a largo plazo no es solo una cuestión de orden contable. Indica qué volumen de ingresos es probable reconocer a corto plazo frente a los que se reconocerán más adelante. A medida que se prestan los servicios, el pasivo por ingresos diferidos en el balance disminuye proporcionalmente, mientras que los ingresos aumentan en la cuenta de resultados. Así se convierten las obligaciones de servicio en beneficios.

Ofrecer una imagen fiel de su situación financiera a través de sus estados financieros es fundamental, ya que los inversores merecen una visión completa de las finanzas. La dirección necesita información precisa para elaborar presupuestos y previsiones, y los prestamistas quieren comprender la relación entre la tesorería actual y las obligaciones futuras.

Los ingresos diferidos se clasifican un pasivo en la contabilidad de devengo porque representan una obligación de su empresa de entregar bienes o servicios en el futuro. Aunque se haya recibido el pago, el dinero aún no se ha devengado. Si su empresa no cumple con la entrega, es posible que deba reembolsar el importe, por lo que los ingresos diferidos se consideran un pasivo.

Una vez completado el trabajo, podrá reconocer los ingresos en su cuenta de resultados. Hasta ese momento, deben clasificarse como "no devengados" para reflejar su situación financiera real y cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Los ingresos diferidos solo representan un riesgo cuando no es posible prestar los servicios prometidos. Para evitar que los ingresos diferidos se conviertan en un problema, le recomendamos seguir estas prácticas recomendadas:

• Clasifique con rigor los pasivos corrientes y no corrientes: una clasificación incorrecta de los ingresos diferidos puede ofrecer una imagen distorsionada a accionistas, prestamistas e inversores sobre el momento en que se prevé cumplir las obligaciones de desempeño y reconocer los ingresos.
• Sea transparente sobre cuándo se prestarán los servicios: unos plazos claros le protegen en varios frentes. Los clientes tienen menos probabilidades de solicitar reembolsos cuando las expectativas están bien definidas y la dirección puede planificar mejor los recursos humanos, las necesidades de tesorería y otros recursos cuando llegue el momento de cumplir esas obligaciones.
• Aplique los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP): Se trata de un conjunto de principios contables normalizados que se utilizan para elaborar estados financieros de forma clara y coherente.

Bajo el GAAP y las NIIF, los principios de reconocimiento de ingresos exigen que los ingresos se reconozcan a medida que se cumple la obligación de desempeño y no cuando se recibe el efectivo. Aunque al principio puede parecer algo engorroso, aplicar el modelo de cinco pasos del ASC 606 ayuda a centrar la atención en los términos del contrato, las obligaciones de desempeño y los plazos. El software de gestión de ingresos puede facilitar considerablemente este proceso.

Los ingresos diferidos son más frecuentes de lo que podría pensarse. Algunos modelos de negocio asumen sistemáticamente este pasivo, y prácticamente cualquier empresa de servicios podría registrar alguna forma de ingresos diferidos. A continuación se muestran algunos ejemplos habituales:

• Servicios de suscripción y streaming: muchas empresas de software SaaS, minoristas, operadoras de telecomunicaciones y servicios de streaming del sector del entretenimiento ofrecen suscripciones a contenidos, productos o servicios antes de su entrega. Por ejemplo, si contrata un servicio de streaming y paga una suscripción anual, el proveedor no podrá contabilizar esa tarifa como ingreso hasta que no haya disfrutado de un año completo viendo sus series y programas favoritos.
• Viajes y hostelería: muchos hoteles, aerolíneas y empresas de alquiler de vehículos cobran una parte (o en ocasiones la totalidad) del importe en el momento de la reserva y reciben el resto una vez que el viaje ha tenido lugar.
• Empresas basadas en membresías o matrículas: empresas como gimnasios, clubes privados o instituciones educativas pueden exigir el pago por adelantado para garantizar su plaza o membresía. De este modo, la organización genera ingresos de forma constante aunque usted no utilice el servicio con regularidad o no llegue a utilizarlo nunca.
• Contratos de alquiler o arrendamiento: los pagos de alquiler de inmuebles o de leasing de vehículos se cobran habitualmente con uno o varios meses de antelación y también se consideran ingresos diferidos.
• Seguros: del mismo modo, la mayoría de los seguros se pagan por adelantado, pero por lo general solo se utilizan cuando es necesario. Aunque la mayoría de los seguros se facturan mensualmente, algunos se abonan de forma anual.
• Consultores o profesionales independientes: cualquier profesional que trabaje con honorarios fijos, como abogados privados, médicos o consultores de empresa, suele cobrar por adelantado con el compromiso de realizar una cantidad determinada de trabajo en un periodo acordado. También pueden incluirse tutores, profesores de música, servicios de limpieza del hogar y otros si facturan su trabajo en paquetes por adelantado.
• Tarjetas regalo: el pago recibido por la venta de un vale regalo no se considera ingreso devengado y se clasifica como pasivo hasta que el vale haya sido canjeado.

Los ingresos diferidos no se calculan con una única fórmula universal, ya que cada contrato es diferente. Es necesario comprender cómo se prestan los servicios (o se entregan los bienes) a lo largo del periodo de rendimiento y asignar los ingresos a cada etapa.

Lo más sencillo es comenzar con un ejemplo simple de ingresos diferidos en el que los servicios se prestan de forma equitativa (y los ingresos se devengan de manera uniforme) durante un periodo predeterminado.

Imagine una escuela de repostería llamada Wonderful Cakes Academy (WCA). Un curso de repostería en WCA consta de 12 sesiones repartidas en seis meses, con dos clases al mes a 100 $ por clase. El curso se imparte de julio a diciembre, y WCA cobra a los alumnos en junio. Esta situación ilustra perfectamente el concepto de ingresos diferidos, ya que el pago íntegro debe recibirse el mes anterior al inicio de las clases.

Cuando un alumno paga 1200 $ en junio, WCA registra esta transacción del siguiente modo:

• Débito: 1200 $ en efectivo
• Crédito: 1200 $ de ingresos diferidos

En el balance, esto aparece como:

• Activo: el efectivo aumenta 1200 $
• Pasivo: los ingresos diferidos aumentan 1200 $
• Sin impacto en la cuenta de resultados por el momento

A medida que WCA imparte dos clases al mes (servicios por valor de 200 $), la escuela reconoce los ingresos del siguiente modo:

• Débito: 200 $ de ingresos diferidos
• Crédito: 200 $ de ingresos

Este proceso continúa, de modo que el pasivo por ingresos diferidos va disminuyendo mientras que los ingresos devengados aumentan 200 $ cada mes.

Al final de diciembre, una vez finalizado el curso, WCA habrá:

• Se han contabilizado los 1200 $ como ingresos devengados durante el semestre
• Reducido el pasivo por ingresos diferidos a cero
• El reconocimiento de ingresos refleja con precisión la prestación del servicio

Este enfoque sistemático garantiza el cumplimiento de las prácticas recomendadas de reconocimiento de ingresos y proporciona información financiera precisa a las partes interesadas durante todo el periodo de prestación del servicio.

Para algunas empresas, gestionar y hacer el seguimiento de las cuentas de ingresos diferidos es más sencillo que para otras. Por ejemplo, en el caso del arrendamiento de un vehículo o de un contrato de alquiler o de seguro, la empresa suele reconocer los ingresos al mes siguiente, una vez finalizado el periodo de cobertura del cliente y completado el pago mensual. Sin embargo, algunas empresas ofrecen a sus clientes plazos más amplios para canjear un producto o servicio.

Estas son algunas prácticas recomendadas que debe tener en cuenta:

Utilice software de contabilidad dedicado o herramientas para gestionar los ciclos de ingresos que puedan automatizar el seguimiento y garantizar la visibilidad de los saldos de las cuentas de ingresos diferidos, los calendarios de reconocimiento y las obligaciones pendientes. Es importante saber qué servicios están pendientes, cuándo está prevista su entrega y los posibles retrasos que puedan afectar al reconocimiento en cualquier momento.

Mantenga un registro de auditoría claro y realice conciliaciones mensuales de las cuentas contables de ingresos diferidos para garantizar la exactitud e identificar cualquier discrepancia a tiempo. Clasificar los ingresos diferidos como pasivo corriente (obligaciones con vencimiento en un año) o pasivo no corriente (obligaciones con vencimiento superior a un año) permite presentar el balance de situación con precisión y mejora la planificación financiera.

Asegúrese de contar con planes de contingencia, ya que cualquier empresa puede verse afectada por imprevistos. Factores como las condiciones meteorológicas, la inestabilidad política, las brechas de seguridad de datos, las crisis de salud pública o los daños a la reputación de la marca en redes sociales pueden repercutir negativa y rápidamente en los ingresos. Establezca protocolos de forma proactiva para gestionar cancelaciones, reembolsos o modificaciones de servicios. Entienda cuándo deben devolverse los ingresos diferidos y cuándo pueden aplicarse a servicios alternativos.

Considere implementar una solución de operaciones de ingresos que se integre con sus herramientas actuales para automatizar las tareas relacionadas. Las plataformas que gestionan su ciclo de vida de ingresos completo facilitan el seguimiento de las mejores prácticas y el mantenimiento de registros detallados de contratos, acuerdos de servicio y confirmaciones de entrega para cumplir con los requisitos de auditoría. Y no olvide ofrecer formación para las nuevas herramientas que adopte, de modo que su equipo de contabilidad sepa cómo gestionar los ingresos diferidos y otros aspectos (como la tarificación basada en el uso) dentro del sistema elegido.

Para gestionar los ingresos diferidos de forma eficaz, es importante ejercer disciplina financiera, planificar el uso del efectivo con cuidado y coordinar las operaciones entre las distintas unidades de negocio, lo cual no es una tarea sencilla. Por suerte, existen herramientas de gestión de ingresos y recursos (incluidos estándares de reconocimiento de ingresos y principios de reconocimiento de ingresos) que ayudan a simplificar la contabilización de los ingresos diferidos y a evitar que los pagos anticipados se gasten antes de haberse devengado.

Las soluciones tecnológicas adecuadas pueden automatizar gran parte del proceso de seguimiento y reconocimiento, lo que reduce los errores y libera a su equipo para centrarse en actividades estratégicas. Busque plataformas que se integren con sus sistemas existentes y ofrezcan visibilidad en tiempo real de los calendarios y las obligaciones de reconocimiento de ingresos diferidos, en apoyo de sus objetivos de gestión del ciclo de vida de ingresos.