Guía de la plantilla de CRM (para Excel)

Por Brett Grossfeld, líder sénior de Marketing de producto, Growth Products, Salesforce

Una plantilla de CRM es una estructura prediseñada para gestionar las relaciones con los clientes y los procesos de ventas. Para una pequeña empresa, una plantilla es una forma accesible y rentable de comenzar con la gestión de relaciones con el cliente sin invertir en software costoso. Estas plantillas suelen ser hojas de cálculo (como Excel o Hojas de cálculo de Google) o un diseño básico dentro de una plataforma de CRM, que proporciona una estructura para realizar un seguimiento de los prospectos, los contactos y las interacciones con los clientes.

• Una plantilla de CRM es una hoja de cálculo gratuita o de bajo costo (Excel o Hojas de cálculo de Google) diseñada para ayudar a las pequeñas empresas a organizar sus contactos, hacer seguimiento de sus prospectos y estandarizar su proceso de ventas sin invertir en software.
• Una plantilla eficaz incluye cinco componentes fundamentales: gestión de contactos, registro de interacciones, oportunidades de ventas, tareas y recordatorios, y notas.
• Las plantillas funcionan bien al principio, pero un mayor volumen de datos, el trabajo manual repetitivo y las capacidades limitadas de generación de informes son señales de que ha llegado el momento de pasar a un CRM específico, como Starter Suite.

Una plantilla de CRM es una estructura prediseñada que ayuda a las empresas a organizar la información de los clientes, hacer seguimiento de las oportunidades de ventas y gestionar las relaciones de manera coherente. A menudo creadas en Excel o Hojas de cálculo de Google, las plantillas de CRM ofrecen una forma sencilla de estandarizar los datos de los clientes y las actividades de ventas sin tener que crear un sistema desde cero.

La mayoría de las plantillas de CRM incluyen:

• Información de contacto y de la empresa
• Fuente del prospecto
• Etapa de la oportunidad de ventas
• Valor de la negociación
• Tareas de seguimiento
• Notas e historial de comunicaciones

Para las startups y las pequeñas empresas, una plantilla de CRM es una forma sencilla de organizar las relaciones con los clientes y establecer un proceso de ventas repetible. A medida que los equipos crecen, muchos pasan a utilizar software de CRM para automatizar procesos, colaborar y generar informes en tiempo real.

Usar una plantilla de CRM ofrece varios beneficios clave para una empresa:

• Rentable: Muchas plantillas de CRM son gratuitas, por lo que constituyen un buen punto de partida antes de pasar a una solución más avanzada.
• Fácil de usar: Una plantilla basada en una hoja de cálculo es intuitiva, especialmente si tú o tu equipo ya están familiarizados con programas como Excel o Hojas de cálculo de Google.
• Información centralizada: Proporciona un único lugar organizado para almacenar todos los datos de los clientes, desde la información de contacto hasta el historial de comunicaciones. Esto elimina la necesidad de buscar entre notas, correos electrónicos y archivos físicos dispersos.
• Mejor organización: Te ayuda a estandarizar tu proceso de ventas, lo que garantiza que todos los prospectos y clientes reciban un trato coherente y que no se pase nada por alto.
• Escalabilidad: Si bien una plantilla sencilla es un excelente punto de partida, un CRM específico para pequeñas empresas ofrece planes o plantillas gratuitos que pueden adaptarse al crecimiento de tu negocio a medida que tus necesidades se vuelven más complejas.

Una buena plantilla de CRM debe incluir las siguientes secciones fundamentales para ser eficaz:

• Gestión de contactos: Una lista centralizada de todos tus contactos, incluidos sus nombres, empresas, cargos e información de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.). También debe incluir un campo para indicar su función, como “prospecto”, “cliente” o “socio”.
• Registro de interacciones: Una sección para registrar cada interacción con un contacto. Esto debe incluir la fecha, un resumen de la plática, los próximos pasos y quién fue responsable de la interacción. Esto proporciona un historial completo y garantiza que todos los miembros de tu equipo estén al tanto.
• Oportunidades de venta: Una representación visual de la etapa en la que se encuentra cada prospecto dentro de tu proceso de ventas. Esto te ayuda a hacer seguimiento de las oportunidades desde el contacto inicial hasta el cierre de la negociación. Las etapas habituales incluyen “prospecto”, “calificado”, “propuesta enviada”, “negociación” y “ganada/perdida”.
• Tareas y recordatorios: Una forma de asignar y hacer seguimiento de las tareas relacionadas con cada contacto, como “llamada de seguimiento” o “enviar propuesta”. Esta función es fundamental para mantener al día tu lista de tareas pendientes y garantizar que los seguimientos se realicen oportunamente.

Nota: Un espacio específico para cualquier información adicional sobre un contacto, como sus necesidades específicas, preferencias o datos personales que puedan ayudarte a establecer una relación más sólida.

Si bien una plantilla de CRM es un excelente punto de partida, tu empresa puede llegar a un punto en el que una simple hoja de cálculo ya no sea suficiente. Algunas señales de que ha llegado el momento de dar el salto son:

• Dificultad para gestionar un volumen de datos cada vez mayor: Tu hoja de cálculo se vuelve lenta, difícil de navegar y propensa a errores.
• Necesidad de automatización: Pasas demasiado tiempo realizando tareas manuales repetitivas, como enviar correos electrónicos de seguimiento o actualizar la información de los clientes.
• Falta de una visión de 360 grados del cliente: Debes integrar los datos de ventas, marketing y servicio al cliente en una única vista integral.
• Capacidades limitadas de generación de informes y análisis: Una hoja de cálculo solo puede ofrecer perspectivas básicas y necesitas tableros más avanzados para tomar decisiones basadas en datos.
• Necesidad de acceso desde dispositivos móviles: Tu equipo necesita acceder a la información de los clientes y actualizar registros desde cualquier lugar.

Para las pequeñas empresas que están listas para ir más allá de las plantillas, una plataforma de CRM específica es el siguiente paso lógico. Starter Suite está diseñada específicamente para este público, ya que ofrece una solución todo en uno que integra funcionalidades de ventas, servicio y marketing.

Así es como Starter Suite amplía las funcionalidades de una plantilla básica:

• CRM listo para usar: Starter Suite conecta tus datos de ventas, marketing y servicio desde el principio, para que todo tu equipo trabaje con la misma información.
• Puntuación de personas: descubre a quién vale la pena llamar: Las hojas de cálculo requieren que alguien decida manualmente a quién hacer seguimiento. La puntuación de personas de Starter Suite clasifica automáticamente cada prospecto según su adecuación y nivel de participación, y se activa con un solo clic. Tu equipo deja de contactar a personas de una lista y empieza a centrarse en las personas adecuadas.
• Automatización que reemplaza el trabajo manual: Correos electrónicos de seguimiento, actualizaciones del estado de los prospectos, secuencias de campañas. En una hoja de cálculo, alguien tiene que acordarse de hacer todo esto. La automatización integrada de Starter Suite hace que estas tareas se realicen sin que nadie tenga que gestionarlas. Ese es el resultado de “funcionar como un equipo mucho más grande” que tanto buscan las empresas.
• Asistente de IA: Las hojas de cálculo no pueden registrar lo que realmente se dijo en una llamada de ventas. El asistente de IA de Starter Suite puede transcribir las llamadas y destacar momentos clave (objeciones, compromisos de seguimiento, menciones de competidores) directamente en el registro de la negociación. Para las empresas en las que una sola persona gestiona toda la relación con el cliente, esto ayuda a evitar la pérdida de información relevante.
• Tableros prediseñados que te indican qué hacer a continuación: Los informes prediseñados de Starter Suite muestran en tiempo real el valor de las oportunidades en curso, el rendimiento de las campañas y el volumen de casos, para que las decisiones se basen en información relevante y no en intuiciones. Para el propietario de una empresa que también está a cargo de las ventas y del soporte, esto reemplaza horas de trabajo manual creando pestañas nuevas cada semana.

Si bien una plantilla es una excelente forma de comenzar, una solución como Starter Suite ofrece las funciones y la escalabilidad necesarias para respaldar el crecimiento de una empresa y sentar las bases para el éxito a largo plazo.